Aedifica SA — AGM Information 2017

Sep 27, 2017

PROCURATION ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE DE 27 OCTOBRE 2017

Ce formulaire de procuration dûment complété, daté et signé doit parvenir à la société au plus tard le 21 octobre 2017,

• par lettre ordinaire (au siège de la société : Avenue Louise 331-333, 1050 Bruxelles) ou
• par e-mail (à : shareholders@aedifica.be)

En cas de communication par e-mail, l'original du formulaire de procuration signé sur support papier doit être transmis par le mandataire à la société au plus tard lors de l'assemblée générale.

Les formulaires de procuration reçus en retard ou ne répondant pas aux formalités requises seront refusés.

Le (La) soussigné(e) (le mandant),

Personne morale :

Dénomination sociale et forme juridique :
Siège social :
Numéro d'entreprise :
Valablement représentée par 1 :	1.
	2.

Personne physique:

Nom de famille et prénom :
Adresse :

Propriétaire de __________________ actions (en pleine propriété / en usufruit / en nue-propriété)² de la société anonyme « AEDIFICA », société immobilière réglementée publique de droit belge, ayant son siège social à 1050 Bruxelles, Avenue Louise 331-333, RPM Bruxelles 0877.248.501 (ci-après « Aedifica » ou la « Société »), nomme et désigne, comme mandataire spécial avec pouvoir de substitution :

¹ A compléter avec les noms et fonctions.

² Biffer les mentions inutiles

Nom de famille et prénom : __________
Adresse : _____________
__________

(Veuillez noter qu'au cas où vous désigneriez un membre du Conseil d'Administration/Comité de Direction d' « AEDIFICA », ou tout autre collaborateur ou personne liée à « AEDIFICA », cette personne sera réputée, en vertu de la loi, présenter un conflit d'intérêts pour l'exercice du droit de vote.)

à qui il/elle confère par la présente tous pouvoirs pour le/la représenter à l'assemblée générale ordinaire des actionnaires de « AEDIFICA », qui se tiendra au The Dominican à 1000 Bruxelles, Rue Léopold 9, le 27 octobre 2017 à 15H, pour délibérer sur l'ordre du jour annexé, et aux fins d'y voter en son nom et pour son compte dans le sens des instructions de vote exprimées ci-après.

Pour pouvoir assister à l'assemblée générale, les personnes physiques agissant en qualité de mandataire doivent pouvoir justifier leur identité et les représentants et mandataires spéciaux des personnes morales doivent joindre à la présente ou, en tout cas remettre au plus tard immédiatement avant le début de l'assemblée générale, les documents établissant leur qualité d'organe ou de mandataire spécial.

Le mandataire pourra notamment :

• assister à l'assemblée générale ordinaire ;
• constituer et composer le bureau de l'assemblée générale ;
• prendre part à toute délibération et voter sur toute proposition se rapportant à l'ordre du jour ;
• aux effets ci-dessus, signer tous pièces, procès-verbaux, listes de présence, et autres documents, substituer et généralement faire le nécessaire.

Si une instruction de vote pour un point inscrit à l'ordre du jour n'est pas exprimée, le mandataire votera en faveur de la proposition concernée, ou au cas où le mandant a biffé la proposition précédente (« le mandataire votera en faveur de la proposition »), le mandataire votera au mieux des intérêts de l'actionnaire, en fonction des délibérations. En cas de conflit d'intérêt potentiel au sens de l'article 547bis, §4 du Code des sociétés, le mandataire ne pourra toutefois voter que s'il dispose d'instructions de vote spécifiques pour chaque point de l'ordre du jour.

Au cas où de nouveaux sujets à traiter ou des propositions de décision sont mis à l'ordre du jour conformément à l'article 533ter du Code des sociétés (voir la convocation pour plus d'informations), la Société mettra un formulaire de procuration adapté sur son site internet. Dans ce cas, la Société recommande fortement d'utiliser le formulaire de procuration ainsi modifié. Si une procuration a été transmise à la Société pour l'ordre du jour initial et aucun formulaire de procuration adapté est envoyé à la Société (en temps utile) pour l'ordre du jour adapté, les règles suivantes s'appliqueront :

• les procurations qui ont été valablement notifiées avant publication de l'ordre du jour modifié, resteront valables pour les points mentionnés à l'ordre du jour pour lequel la procuration a été donnée.
• si l'ordre du jour modifié comporte une ou plusieurs nouvelles propositions de résolutions pour des sujets figurant initialement à l'ordre du jour, le mandataire est autorisé à s'écarter des instructions données par le mandant si l'exécution de ces instructions est susceptible de compromettre les intérêts du mandant. Le cas échéant, le mandataire est tenu d'en informer le mandant.
• si l'ordre du jour modifié comporte un ou plusieurs nouveaux sujets à traiter (qui ne figuraient pas dans l'ordre du jour initiale), la procuration (initiale) doit indiquer si le mandataire est autorisé ou non à voter sur ces points ou s'il doit s'abstenir (par cocher la case correcte ci-après) :

le mandant donne instruction au mandataire de s'abstenir quant aux nouveaux sujets et aux propositions de résolutions correspondantes qui pourraient être inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale ;

le mandant autorise le mandataire à émettre un vote sur les nouveaux points et les propositions de résolutions correspondantes qui pourraient être inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale, de la manière qu'il juge appropriée, compte tenu des intérêts du mandant.

Si le mandant n'a coché aucune de ces cases ou si le mandant les a cochées toutes les deux, le mandataire doit s'abstenir d'émettre un vote sur les nouveaux sujets et les propositions de résolutions y afférentes qui pourraient être inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale.

La présente procuration vaut également pour toute autre assemblée générale qui serait convoquée avec le même ordre du jour que l'assemblée susvisée. Toutefois, cette disposition ne s'appliquera que si le mandant a rempli en temps utile les formalités requises pour participer et prendre part au vote lors des assemblées générales ultérieures.

Le mandataire exercera le droit de vote du mandant dans le sens suivant (cf. l'ordre du jour en annexe et publié au Moniteur belge, dans l'Echo et De Tijd et sur le site internet http://www.aedifica.be/fr/assemblees-generales-2017) :

1. Présentation rapport de gestion	NE REQUIERT PAS DE VOTE
2. Présentation rapports commissaire	NE REQUIERT PAS DE VOTE
3. Commentaire rapport de rémunération	NE REQUIERT PAS DE VOTE
4. Prise de connaissance comptes annuels		NE REQUIERT PAS DE VOTE
consolidés
5. Approbation comptes annuels statutaires	OUI	NON	ABSTENTION
clôturés au 30 juin 2017, en ce compris
l'affectation du résultat
5. Approbation attribution d'un dividende de 2,25 €	OUI	NON	ABSTENTION
brut par action (réparti sur le coupon n° 17 : 1,66 €
et le coupon n°18 : 0,59 €)
6. Approbation du rapport de rémunération	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Serge Wibaut	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Stefaan Gielens	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à Mme. Adeline Simont	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Jean Kotarakos	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à Mme. Sophie Maes	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Jean Franken	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Eric Hohl	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à Mme. Katrien Kesteloot	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à Mme. Elisabeth Roberti-May	OUI	NON	ABSTENTION
7. Décharge à M. Olivier Lippens pour la période	OUI	NON	ABSTENTION
entre 1 juillet 2016 et 26 septembre 2016
8. Décharge à Ernst & Young réviseurs	OUI	NON	ABSTENTION
d'entreprises SC s.f.d. SCRL, représentée par M.
Jean-François Hubin
9. Renouvellement mandat Mme. Adeline	OUI	NON	ABSTENTION
SIMONT comme administrateur non-exécutif

9. Renouvellement mandat M. Eric HOHL comme administrateur non-exécutif	OUI	NON	ABSTENTION
10. Nomination de Mme. Marleen WILLEKENS comme administrateur indépendant non-exécutif au sens de l'article 526ter C. Soc.	OUI	NON	ABSTENTION
10. Nomination de M. Luc PLASMAN comme administrateur indépendant non-exécutif au sens de l'article 526ter C. Soc.	OUI	NON	ABSTENTION
11. Nomination d'Ernst & Young réviseurs d'entreprises SC s.f.d. SCRL, représentée par M. Joeri Klaykens comme commissaire	OUI	NON	ABSTENTION
11. Proposition de fixer les honoraires du commissaire à la somme de 38.000 euros par an hors TVA et débours, à indexer annuellement en fonction de l'évolution de l'indice-santé	OUI	NON	ABSTENTION
12. Approbation « long term incentive plan » pour tous les membres du comité de direction (CEO, CFO, COO, CLO et autres membres du comité de direction)	OUI	NON	ABSTENTION
12. Approbation de l'octroi aux membres du comité de direction du droit d'acquérir chacun définitivement des actions pour un montant brut de respectivement 120.000 euros (CEO), 100.000 euros (CFO), 50.000 euros (COO), 50.000 euros (CLO), et 40.000 euros (pour chaque autre membre du comité de direction) dans le cadre du « long term incentive plan » au cours de l'exercice social 2017/2018	OUI	NON	ABSTENTION
13. Approbation des clauses de changement de contrôle dans deux conventions d'ING Belgique du 20 septembre 2016 et dans la convention d'ING Belgique du 14 février 2017	OUI	NON	ABSTENTION
13. Approbation des clauses de changement de contrôle dans deux conventions de BNP Paribas du 24 octobre 2016 (avec entrée en vigueur : 31 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
13. Approbation des clauses de changement de contrôle dans la convention de Triodos Banque du 3 février 2017	OUI	NON	ABSTENTION
13. Approbation des clauses de changement de contrôle dans la convention de BNP Paribas Fortis du 24 février 2017	OUI	NON	ABSTENTION
14. Approbation comptes annuels Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus	OUI	NON	ABSTENTION
15. Décharge à M. Stefaan Gielens (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
15. Décharge à M. Jean Kotarakos (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION

15. Décharge à Mme. Sarah Everaert (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
15. Décharge à Mme. Laurence Gacoin (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
15. Décharge à M. Charles-Antoine Van Aelst (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
15. Décharge à la SA Aedifica (administrateur Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
16. Décharge à Ernst & Young réviseurs d'entreprises SC s.f.d. SCRL, représentée par Monsieur Jean-François Hubin (commissaire Vinkenbosch du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
17. Approbation comptes annuels Heydeveld du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus	OUI	NON	ABSTENTION
18. Décharge à la SA Aedifica (gérant Heydeveld du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016)	OUI	NON	ABSTENTION
19. Décharge à Ernst & Young réviseurs d'entreprises SC s.f.d. SCRL, représentée par Monsieur Jean-François Hubin (commissaire Heydeveld du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016) 20. Varia	OUI	NON	ABSTENTION
NE REQUIERT PAS DE VOTE

Fait à , le 2017

Pour le mandant, Signé³

___________________

Nom :

Nom :

___________________

³ Faire précéder la signature par la mention "bon pour pouvoir"

ANNEXE

ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLEE GENERALE ORDINAIRE QUI SE REUNIRA LE 27 OCTOBRE 2017 A 15H AU THE DOMINICAN À 1000 BRUXELLES, RUE LEOPOLD 9

• 1. Présentation du rapport de gestion sur l'exercice social statutaire et consolidé clôturé au 30 juin 2017
• 1. Présentation du rapport du commissaire sur les comptes annuels statutaires clôturés au 30 juin 2017 et du rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés clôturés au 30 juin 2017
• 1. Commentaire par le comité de nomination et de rémunération du rapport de rémunération qui forme une section spécifique de la déclaration de gouvernance d'entreprise
• 1. Prise de connaissance des comptes annuels consolidés clôturés au 30 juin 2017
• 1. Approbation des comptes annuels statutaires clôturés au 30 juin 2017 et affectation du résultat

Proposition d'approuver les comptes annuels statutaires clôturés au 30 juin 2017, en ce compris l'affectation du résultat qui s'y trouve proposée. En conséquence, proposition d'attribuer un dividende de 2,25 € brut par action (réparti sur le coupon n°17 : 1,66 € et le coupon n°18 : 0,59 €) aux actionnaires.

1. Approbation du rapport de rémunération qui forme une section spécifique de la déclaration de gouvernance d'entreprise

Proposition d'approuver le rapport de rémunération qui forme une section spécifique de la déclaration de gouvernance d'entreprise.

1. Décharge aux administrateurs de la société

Proposition de donner décharge aux administrateurs de la société pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice social clôturé au 30 juin 2017.

1. Décharge au commissaire de la société

Proposition de donner décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 30 juin 2017.

1. Renouvellement des mandats d'administrateurs

Proposition de renouveler, sous condition d'approbation par l'Autorité des Services et Marchés Financiers (« FSMA »), avec effet immédiat, le mandat des administrateurs suivants :

• Madame Adeline SIMONT, en qualité d'administrateur non-exécutif, jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2020 ;

• Monsieur Eric HOHL, en qualité d'administrateur non-exécutif, jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2020.

• 1. Nomination des nouveaux administrateurs

Proposition de nommer, sous condition d'approbation par le FSMA, avec effet immédiat, les administrateurs suivants :

• Madame Marleen WILLEKENS, en qualité d'administrateur indépendant non-exécutif au sens de l'article 526ter du Code des sociétés (« C.Soc. »), jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2020 ;
• Monsieur Luc PLASMAN, en qualité d'administrateur indépendant non-exécutif au sens de l'article 526ter C. Soc., jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2020.
• 1. Nomination d'un nouveau commissaire et fixation des honoraires

Proposition de nommer, sous condition d'approbation par le FSMA, avec effet immédiat, Ernst & Young Réviseurs d'Entreprises SC s.f.d. SCRL, représentée par Monsieur Joeri Klaykens, dont les bureaux se trouvent à De Kleetlaan 2 à 1831 Diegem, en qualité de commissaire de la société jusqu'à l'issue de l'assemblée générale ordinaire qui se tiendra en 2020.

Proposition de fixer les honoraires du commissaire à la somme de 38.000 euros par an hors TVA et débours, à indexer annuellement en fonction de l'évolution de l'indice-santé.

1. Approbation du « long term incentive plan » décrit dans le rapport financier annuel 2016/2017. Approbation de l'octroi aux membres du comité de direction du droit d'acquérir chacun définitivement des actions dans le cadre de ce plan pour un montant brut de respectivement 120.000 euros (CEO), 100.000 euros (CFO), 50.000 euros (COO), 50.000 euros (CLO) et 40.000 euros (pour chaque autre membre du comité de direction) au cours de l'exercice social 2017/2018

Proposition d'approuver le « long term incentive plan » décrit dans le rapport financier annuel 2016/2017. Proposition d'approuver l'octroi aux membres du comité de direction du droit d'acquérir chacun définitivement des actions pour un montant brut de respectivement 120.000 euros (CEO), 100.000 euros (CFO), 50.000 euros (COO), EUR 50.000 euros (CLO) et 40.000 euros (pour chaque autre membre du comité de direction) dans le cadre de ce plan au cours de l'exercice social 2017/2018, conformément à la disposition 7.13 du Code de gouvernance d'entreprise 2009 et à l'article 520ter C.Soc.

1. Approbation des clauses de changement de contrôle contenues dans des conventions de crédit liant la société

Proposition d'approuver et, pour autant que de besoin, ratifier, conformément à l'article 556 C.Soc., toutes dispositions des deux conventions de crédit du 20 septembre 2016 et de la convention de crédit du 14 février 2017 entre la société et la SA ING Belgique qui stipulent une possible exigibilité anticipée du remboursement en cas de changement de contrôle sur la société.

Proposition d'approuver et, pour autant que de besoin, ratifier, conformément à l'article 556 C.Soc., toutes dispositions des deux conventions de crédit du 24 octobre 2016 entre la société et la SA BNP Paribas (avec entrée en vigueur : le 31 octobre 2016) qui stipulent une possible exigibilité anticipée du remboursement en cas de changement de contrôle sur la société.

Proposition d'approuver et, pour autant que de besoin, ratifier, conformément à l'article 556 C.Soc., toutes dispositions de la convention de crédit du 3 février 2017 entre la société et la NV Banque Triodos qui stipulent une possible exigibilité anticipée du remboursement en cas de changement de contrôle sur la société.

Proposition d'approuver et, pour autant que de besoin, ratifier, conformément à l'article 556 C.Soc., toutes dispositions de la convention de crédit du 24 février 2017 entre la société et la SA BNP Paribas Fortis qui stipulent une possible exigibilité anticipée du remboursement en cas de changement de contrôle sur la société.

1. Approbation des comptes annuels de la société anonyme «Vinkenbosch», absorbée par Aedifica le 28 octobre 2016, pour la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus

Proposition d'approuver les comptes annuels de la société anonyme «Vinkenbosch» pour la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus.

1. Décharge aux administrateurs de la société anonyme «Vinkenbosch»

Proposition de donner décharge aux administrateurs de la société anonyme «Vinkenbosch» pour l'exécution de leur mandat au cours de la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016.

1. Décharge au commissaire de la société anonyme «Vinkenbosch»

Proposition de donner décharge au commissaire de la société anonyme «Vinkenbosch» pour l'exécution de son mandat au cours de la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016.

1. Approbation des comptes annuels de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld», absorbée par Aedifica le 28 octobre 2016, pour la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus

Proposition d'approuver les comptes annuels de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld» pour la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus.

1. Décharge au gérant de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld»

Proposition de donner décharge au gérant de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld» pour l'exécution de son mandat au cours de la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016.

1. Décharge au commissaire de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld»

Proposition de donner décharge au commissaire de la société privée à responsabilité limitée «Heydeveld» pour l'exécution de son mandat au cours de la période du 1 janvier 2016 au 30 juin 2016 inclus, et, pour autant que de besoin, du 1 juillet 2016 au 28 octobre 2016.

1. Divers