Nextensa SA — AGM Information 2025

Apr 16, 2025

VOLMACHT VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

Om geldig te zijn dient uw volledig ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op dinsdag 13 mei 2025 schriftelijk overgemaakt te worden aan Nextensa NV, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu), hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel). De e-mail dient vergezeld te worden van een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende volmachtformulier.

Aangezien de voorgestelde volmachtdrager potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, dient u voor elk van de voorstellen tot besluit specifieke steminstructies aan te duiden. Indien geen specifieke steminstructies werden gegeven, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om voor de goedkeuring van het punt te stemmen.

Ondergetekende:
naam en voornaam /	………………………………………………………………
(vennootschaps)naam:	………………………………………………………………
adres / zetel:		……………………………………………………………………………………………
	…………………………………
eigenaar van:	……………………	aandelen op naam, en/of
eigenaar van:	……………………	gedematerialiseerde aandelen, van
vennootschapsnaam:	Nextensa NV
zetel:	Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel
ondernemingsnummer:	0436.323.915
heeft kennis genomen van de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden
datum:	maandag 19 mei 2025 om 16u
plaats:		in Maison de la Poste, Picardstraat 5 bus 7, 1000 Brussel.
en stelt de volgende persoon aan als lasthebber, belast met zijn/haar vertegenwoordiging op de gewone algemene vergadering van aandeelhouders:
de secretaris van de vergadering
……………………

(schrappen wat niet past)

STEMINSTRUCTIES VOOR BESTAANDE AGENDAPUNTEN

De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies. Indien geen steminstructies werden gegeven voor (een) hierna vermeld(e) voorstel(len) tot besluit, of indien, om welke reden ook, de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal de lasthebber steeds voor de goedkeuring van de (het) voorstel(len) tot besluit stemmen.

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT

• 1. Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2024.
• 2. Kennisname van de verslagen van de commissaris m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2024.
• 3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten per 31 december 2024.

De documenten waarnaar de agendapunten 1 tot en met 3 verwijzen zijn terug te vinden in het jaarverslag 2024 van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap: https://www.nextensa.eu/nl/investeerders/gewone-algemene-vergadering.
4.		Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2024 en bestemming van het resultaat. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening per 31 december 2024 en de daarin opgenomen resultaatsverwerking goed.
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
5.	Goedkeuring van het remuneratieverslag. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten per 31 december 2024 goed, dat een specifiek onderdeel uitmaakt van de corporate governance verklaring in het jaarverslag.
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
6.	Kwijting aan de bestuurders. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2024:
	i. Kwijting aan Midhan BV, vast vertegenwoordigd door Michel Van Geyte
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	ii.	Kwijting aan Piet Dejonghe
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	iii.			Kwijting aan Dirk Adriaenssen
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	iv. Kwijting aan Hilde Delabie
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	v. Kwijting aan SoHo BV, vast vertegenwoordigd door Sigrid Hermans
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	vi. Kwijting aan An Herremans
		Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding

nextensa·
-----------	--	--	--	--	--

	vii.			Kwijting aan Lupus AM BV, vast vertegenwoordigd door Jo De Wolf
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	viii.			Kwijting aan Stellar BV, vast vertegenwoordigd door Arne Hermans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
7.		Kwijting aan de commissaris.	mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2024.		Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris, Deloitte Bedrijfsrevisoren BV, vast vertegenwoordigd door Ben Vandeweyer, voor de uitoefening van zijn
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
8.	keuren.				Benoeming commissaris voor assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie. Voorstel tot besluit: Op voordracht van de raad van bestuur en het auditcomité en voor zover deze wettelijke verplichting van toepassing blijft, besluit de algemene vergadering om de commissaris van de Vennootschap, Deloitte Bedrijfsrevisoren BV (0429.053.863), en diens vaste vertegenwoordiger, te belasten met de opdracht van de assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie, en dit met onmiddellijke ingang en tot na de gewone algemene vergadering van aandeelhouders van 2027 en om de jaarlijkse vergoeding van 45.240 euro (excl. BTW en onkosten, jaarlijks indexeerbaar) goed te
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
9.	• • •		een kredietbedrag van € 25 miljoen. kredietbedrag van € 90 miljoen. van 5 juni 2024 voor een kredietbedrag van € 100 miljoen.		Goedkeuring van de bepalingen die rechten toekennen aan derden in geval van wijziging van controle. Voorstel van besluit: De algemene vergadering besluit om alle bepalingen opgenomen in de volgende kredietovereenkomsten goed te keuren en, voor zover als nodig, te bekrachtigen die voorzien in een mogelijke opschorting en/of vervroegde opeisbaarheid van het krediet in geval van verandering van controle ten aanzien van de Vennootschap, overeenkomstig artikel 7:151 van het WVV: Kredietovereenkomst tussen de Vennootschap en BNP Paribas Fortis NV van 30 mei 2023 voor Kredietovereenkomst tussen de Vennootschap en Belfius Bank NV van 7 februari 2024 voor een Kredietovereenkomst tussen de Vennootschap en BNP Paribas Fortis NV en Belfius Bank NV
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding

10. Varia.

STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE BIJKOMENDE AGENDAPUNTEN EN/OF NIEUWE/ALTERNATIEVE VOORSTELLEN TOT BESLUIT DIE LATER AAN DE AGENDA WORDEN TOEGEVOEGD

Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de Vennootschap een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders, dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven. Volmachten die voorafgaandelijk zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

De volgende steminstructies zullen daarom enkel van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.

• 1. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit;
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

• 2. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten");
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten").

De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten") indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen. In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

BEVOEGDHEDEN VAN EN INSTRUCTIES AAN DE LASTHEBBER

De lasthebber krijgt hierbij uitdrukkelijk de bevoegdheid en de opdracht om namens ondergetekende:

• 1. deel te nemen aan alle opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda zouden worden bijeengeroepen;
• 2. deel te nemen aan de beraadslagingen, er het woord te voeren, vragen te stellen en er het stemrecht uit te oefenen;

3. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen en, in het algemeen, alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

* * *

Dit formulier dient te worden ingevuld en ondertekend en uiterlijk op dinsdag 13 mei 2025 schriftelijk te zijn ontvangen door de Vennootschap, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu) hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel).

Gedaan te:	………………………
Op:	………………………
Handtekening
Naam:	…………………………………

Hoedanigheid (voor vennootschappen): ………………………………….........................