Nextensa SA — AGM Information 2024

Apr 11, 2024

VOLMACHT VOOR DE GEWONE EN BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

Om geldig te zijn dient uw volledig ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op woensdag 15 mei 2024 schriftelijk overgemaakt te worden aan Nextensa NV, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu), hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel). De e-mail dient vergezeld te worden van een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende volmachtformulier.

Aangezien de voorgestelde volmachtdrager potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, dient u voor elk van de voorstellen tot besluit specifieke steminstructies aan te duiden. Indien geen specifieke steminstructies werden gegeven, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om voor de goedkeuring van het punt te stemmen.

Ondergetekende:
naam en voornaam /	………………………………………………………………
(vennootschaps)naam:	………………………………………………………………
adres / zetel:		……………………………………………………………………………………………
	…………………………………
eigenaar van:	……………………	aandelen op naam, en/of
eigenaar van:	……………………	gedematerialiseerde aandelen, van
vennootschapsnaam:	Nextensa NV
zetel:	Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel
ondernemingsnummer:	0436.323.915
heeft kennis genomen van de gewone en buitengewone algemene vergadering die zal plaatsvinden
datum:	dinsdag 21 mei 2024 om 17u
plaats:		in Maison de la Poste, Picardstraat 5 bus 7, 1000 Brussel.
en stelt de volgende persoon aan als lasthebber, belast met zijn/haar vertegenwoordiging op de gewone
en buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders:
	de secretaris van de vergadering
……………………

(schrappen wat niet past)

STEMINSTRUCTIES VOOR BESTAANDE AGENDAPUNTEN

De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies. Indien geen steminstructies werden gegeven voor (een) hierna vermeld(e) voorstel(len) tot besluit, of indien, om welke reden ook, de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal de lasthebber steeds voor de goedkeuring van de (het) voorstel(len) tot besluit stemmen.

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT VAN DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

• 1. Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2023.
• 2. Kennisname van de verslagen van de commissaris m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2023.
• 3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten per 31 december 2023.

De documenten waarnaar de agendapunten 1 tot en met 3 verwijzen zijn terug te vinden in het jaarverslag 2023 van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap: https://www.nextensa.eu/nl/investeerders/gewone-algemene-vergadering.

4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2023 en bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening per 31 december 2023 en de daarin opgenomen resultaatsverwerking goed, met inbegrip van de goedkeuring van een brutodividend van € 1,50 per dividendgerechtigd aandeel.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------	--

De raad van bestuur is voornemens om dit dividend aan te bieden als keuzedividend, wat Nextensa zal toelaten om in de toekomst te kunnen inspelen op nieuwe opportuniteiten. De definitieve beslissing omtrent het tijdstip van de betaling en de voorwaarden en modaliteiten van het keuzedividend zal worden genomen door de raad van bestuur naar aanleiding van de algemene vergadering van 21 mei 2024 in het licht van de op dat moment geldende marktomstandigheden.

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten per 31 december 2023 goed, dat een specifiek onderdeel uitmaakt van de corporate governance verklaring in het jaarverslag. Goedgekeurd Verworpen Onthouding 6. Kwijting aan de bestuurders. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2023: i. Kwijting aan Midhan BV, vast vertegenwoordigd door Michel Van Geyte

Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding
ii.	Kwijting aan Piet Dejonghe
Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding
iii.	Kwijting aan Brain@Trust BV, vast vertegenwoordigd door Marcia De Wachter
Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding

	iv.		Kwijting aan Dirk Adriaenssen
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	v.	Kwijting aan Colette Dierick
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	vi.	Kwijting aan Hilde Delabie
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	vii.		Kwijting aan SoHo BV, vast vertegenwoordigd door Sigrid Hermans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	viii.	Kwijting aan An Herremans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	ix.		Kwijting aan Lupus AM BV, vast vertegenwoordigd door Jo De Wolf
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	x.		Kwijting aan Stellar BV, vast vertegenwoordigd door Arne Hermans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
7.	Kwijting aan de commissaris.		mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2023.		Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris, Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV, vast vertegenwoordigd door Christophe Boschmans, voor de uitoefening van zijn
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
8.	Benoeming nieuwe commissaris.		algemene vergadering van aandeelhouders van 2027.		Voorstel tot besluit: Op voordracht van de raad van bestuur en het auditcomité, besluit de algemene vergadering om Deloitte Bedrijfsrevisoren BV (0429.053.863), met zetel te Luchthaven Brussel Nationaal 1 J, 1930 Zaventem, als commissaris te benoemen en dit met onmiddellijke ingang en tot na de gewone
			Bedrijfsrevisoren, als vaste vertegenwoordiger aangeduid.		Deze commissaris heeft Ben Vandeweyer, die woonplaats kiest op de zetel van Deloitte
			(excl. BTW en out-of-pocket kosten, jaarlijks indexeerbaar).		De algemene vergadering besluit om de commissaris een vergoeding van EUR 90.000 per jaar toe te kennen voor de controle van de statutaire en geconsolideerde jaarrekeningen van de Vennootschap
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding

9. Varia.

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT VAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

• 1. Hernieuwing van de machtiging inzake toegestaan kapitaal.
  • 1.1 Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld met toepassing van artikel 7:199, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") met betrekking tot de hernieuwing van het toegestane kapitaal, waarin de bijzondere omstandigheden zijn beschreven waarin het bestuursorgaan van deze bevoegdheid tot kapitaalverhoging kan gebruik maken en de daarbij na te streven doeleinden worden uiteengezet.

1.2 Goedkeuring van de machtiging.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit:

(a) de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen, gedurende een periode van vijf jaar te rekenen van de datum van de bekendmaking van deze machtiging in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met een totaal bedrag van maximaal honderd en negen miljoen negenhonderd zevenennegentigduizend honderdachtenveertig euro en vierendertig cent (109.997.148,34 EUR), en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 WVV; en

(b) de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen om gedurende een periode van drie jaar vanaf de datum van deze vergadering, gebruik te maken van het toegestane kapitaal op de wijze vermeld hierboven, in geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de vennootschap binnen de perken van de wet.

De algemene vergadering besluit om in artikel 6 "TOEGESTAAN KAPITAAL" van de statuten van de vennootschap de woorden '19 juli 2021' te vervangen door '21 mei 2024'.

Goedgekeurd Verworpen Onthouding

2. Hernieuwing van de machtiging tot verkrijging, inpandneming en vervreemding van eigen effecten. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit om de machtigingen tot inkoop en vervreemding van eigen aandelen, zoals deze werden toegekend door de buitengewone algemene vergadering van 19 juli 2021, te hernieuwen voor een periode van respectievelijk vijf jaar en drie jaar.

De algemene vergadering besluit om in artikel 11 "VERKRIJGING, INPANDNEMING EN VERVREEMDING VAN EIGEN AANDELEN" van de statuten van de vennootschap de woorden '19 juli 2021' te vervangen door '21 mei 2024'.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------	--

De algemene vergadering besluit om artikel 43 "MACHTIGINGEN" van de statuten van de vennootschap te wijzigen als volgt: de overgangsbepaling wordt geherformuleerd zodat de machtigingen toegekend aan de raad van bestuur bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 19 juli 2021, van kracht blijven tot de datum van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de hernieuwing van de machtigingen besloten door de onderhavige buitengewone algemene vergadering.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------	--

3. Aanpassingen overeenkomstig de wet van 27 juni 2021 houdende diverse financiële bepalingen. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit in artikel 8 en artikel 23 van de statuten het woord 'vereffeningsinstelling' te vervangen door 'centrale effectenbewaarinstelling'.

Goedgekeurd	Verworpen		Onthouding
-------------	-----------	--	------------	--

4. Volmacht.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering beslist om toestemming te geven aan elk lid van de raad van bestuur en aan de instrumenterende notaris, elk individueel handelend, om over te gaan tot de neerlegging van de notulen en elke andere formaliteit bij de bevoegde Ondernemingsrechtbank.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------	--

STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE BIJKOMENDE AGENDAPUNTEN EN/OF NIEUWE/ALTERNATIEVE VOORSTELLEN TOT BESLUIT DIE LATER AAN DE AGENDA WORDEN TOEGEVOEGD

Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de Vennootschap een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders, dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven. Volmachten die voorafgaandelijk zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

De volgende steminstructies zullen daarom enkel van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.

• 1. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit;
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

• 2. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten");
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten").

De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten") indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen. In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

BEVOEGDHEDEN VAN EN INSTRUCTIES AAN DE LASTHEBBER

De lasthebber krijgt hierbij uitdrukkelijk de bevoegdheid en de opdracht om namens ondergetekende:

• 1. deel te nemen aan alle opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda zouden worden bijeengeroepen;
• 2. deel te nemen aan de beraadslagingen, er het woord te voeren, vragen te stellen en er het stemrecht uit te oefenen;
• 3. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen en, in het algemeen, alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

* * *

Dit formulier dient te worden ingevuld en ondertekend en uiterlijk op woensdag 15 mei 2024 schriftelijk te zijn ontvangen door de Vennootschap, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu) hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel).

Gedaan te:	………………………
Op:	………………………

Handtekening

Naam: ………………………………….........................

Hoedanigheid (voor vennootschappen): ………………………………….........................