Nextensa SA — AGM Information 2023

Apr 12, 2023

nextensa.
$DT$ $A$ $C$ $E$ $C$

VOLMACHT VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

Om geldig te zijn dient uw volledig ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op dinsdag 9 mei 2023 schriftelijk overgemaakt te worden aan Nextensa NV, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu), hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel). De e-mail dient vergezeld te worden van een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende volmachtformulier.

Aangezien de voorgestelde volmachtdrager potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, dient u voor elk van de voorstellen tot besluit specifieke steminstructies aan te duiden. Indien geen specifieke steminstructies werden gegeven, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om voor de goedkeuring van het punt te stemmen.

Ondergetekende:
naam en voornaam /	………………………………………………………………
(vennootschaps)naam:	………………………………………………………………
adres / zetel:		……………………………………………………………………………………………
	…………………………………
eigenaar van:	……………………	aandelen op naam, en/of
eigenaar van:	……………………	gedematerialiseerde aandelen, van
vennootschapsnaam:	Nextensa NV
zetel:	Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel
ondernemingsnummer:	0436.323.915
heeft kennis genomen van de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden
datum:	maandag 15 mei 2023 om 16u
plaats:		in Maison de la Poste, Picardstraat 5 bus 7, 1000 Brussel.
en stelt de volgende persoon aan als lasthebber, belast met zijn/haar vertegenwoordiging op de gewone algemene vergadering van aandeelhouders:
	de secretaris van de vergadering
……………………

(schrappen wat niet past)

STEMINSTRUCTIES VOOR BESTAANDE AGENDAPUNTEN

De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies. Indien geen steminstructies werden gegeven voor (een) hierna vermeld(e) voorstel(len) tot besluit, of indien, om welke reden ook, de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal de lasthebber steeds voor de goedkeuring van de (het) voorstel(len) tot besluit stemmen.

GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 15 MEI 2023

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT

• 1. Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2022.
• 2. Kennisname van de verslagen van de commissaris m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2022.
• 3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten per 31 december 2022.

De documenten waarnaar de agendapunten 1 tot en met 3 verwijzen zijn terug te vinden in het jaarverslag 2022 van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap: https://nextensa.eu/nl/investorrelations-nl/general-meetings-nl/.

4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2022 en bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening per 31 december 2022 en de daarin opgenomen resultaatsverwerking goed, met inbegrip van de goedkeuring van een brutodividend van € 2,60 per dividendgerechtigd aandeel.

Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding

5. Goedkeuring van het remuneratieverslag.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten per 31 december 2022 goed, dat een specifiek onderdeel uitmaakt van de Corporate governance verklaring in het jaarverslag.

Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de (huidige en voormalige) bestuurders van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2022:

i. Kwijting aan Midhan BV, vast vertegenwoordigd door Michel Van Geyte

Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
ii.	Kwijting aan Piet Dejonghe
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
iii.				Kwijting aan Brain@Trust BV, vast vertegenwoordigd door Marcia De Wachter
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
iv.		Kwijting aan Dirk Adriaenssen
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
v.	Kwijting aan Colette Dierick

	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	vi.	Kwijting aan Hilde Delabie
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	vii.			Kwijting aan SoHo BV, vast vertegenwoordigd door Sigrid Hermans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	viii.	Kwijting aan An Herremans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	ix.	Kwijting aan Jan Suykens
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	x.			Kwijting aan Starboard BV, vast vertegenwoordigd door Erik Van Dyck
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	xi.				Kwijting aan Granvelle Consultants & C° BV, vast vertegenwoordigd door Jean-Louis Appelmans
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
7.	Kwijting aan de commissaris. gedurende het boekjaar afgesloten per 31 december 2022.				Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV, vertegenwoordigd door Joeri Klaykens, voor de uitoefening van zijn mandaat
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
8.	(Her)benoeming bestuurders1				8.1. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering stelt vast dat het bestuurdersmandaat van Brain@Trust BV, vast vertegenwoordigd door Marcia De Wachter, en Colette Dierick afloopt na deze jaarvergadering. De algemene vergadering besluit deze mandaten niet te hernieuwen.
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
	i.	onafhankelijk bestuurder.	onmiddellijke ingang, tot (her)benoeming van:		8.2. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming en met SoHo BV (RPR 0860.525.404), vast vertegenwoordigd door Sigrid Hermans, als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij dit mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2027 zal worden gehouden. SoHo BV, vast vertegenwoordigd door Sigrid Hermans, kwalificeert als een onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, §1 WVV en van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en de algemene vergadering benoemt haar als
	Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding

¹ Het CV van Jo De Wolf en Arne Hermans is beschikbaar op de website van de Vennootschap: https://nextensa.eu/nl/investor-relationsnl/general-meetings-nl/.

ii. Lupus AM BV (RPR 0478.720.239), vast vertegenwoordigd door Jo De Wolf, als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij dit mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2027 zal worden gehouden. Lupus AM BV, vast vertegenwoordigd door Jo De Wolf, kwalificeert als een onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, §1 WVV en van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en de algemene vergadering benoemt hem als onafhankelijk bestuurder.

Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding

iii. Stellar BV (RPR 0799.559.221), vast vertegenwoordigd door Arne Hermans, als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij dit mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2027 zal worden gehouden. Stellar BV , vast vertegenwoordigd door Arne Hermans, kwalificeert als een onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, §1 WVV en van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en de algemene vergadering benoemt hem als onafhankelijk bestuurder.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------

8.3. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit deze bestuurders te vergoeden overeenkomstig het remuneratiebeleid en zoals vastgelegd tijdens de buitengewone algemene vergadering van 19 juli 2021.

Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
-------------	--	-----------	--	------------	--

9. Wijziging vaste vertegenwoordiger commissaris. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit met onmiddellijke ingang tot vervanging van de vaste vertegenwoordiger van de commissaris van de Vennootschap, Ernst & Young Bedrijfsrevisoren BV, door Christophe Boschmans. Het mandaat van de huidige commissaris loopt tot na de gewone algemene vergadering die zal worden gehouden in 2024. Goedgekeurd Verworpen Onthouding

10. Varia.

STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE BIJKOMENDE AGENDAPUNTEN EN/OF NIEUWE/ALTERNATIEVE VOORSTELLEN TOT BESLUIT DIE LATER AAN DE AGENDA WORDEN TOEGEVOEGD

Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de Vennootschap een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders, dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven. Volmachten die voorafgaandelijk zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

De volgende steminstructies zullen daarom enkel van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.

• 1. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
• zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit;

stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

• 2. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
• zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten");
• stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten").

De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten") indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen. In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

BEVOEGDHEDEN VAN EN INSTRUCTIES AAN DE LASTHEBBER

De lasthebber krijgt hierbij uitdrukkelijk de bevoegdheid en de opdracht om namens ondergetekende:

• 1. deel te nemen aan alle opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda zouden worden bijeengeroepen;
• 2. deel te nemen aan de beraadslagingen, er het woord te voeren, vragen te stellen en er het stemrecht uit te oefenen;
• 3. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen en, in het algemeen, alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

* * *

Dit formulier dient te worden ingevuld en ondertekend en uiterlijk op dinsdag 9 mei 2023 schriftelijk te zijn ontvangen door de Vennootschap, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu) hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel).

Gedaan te:	………………………
Op:	……………………… 2023
Handtekening

Naam:	…………………………………
Hoedanigheid (voor vennootschappen):	…………………………………