Nextensa SA — AGM Information 2022

Apr 13, 2022

VOLMACHT VOOR DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING

Om geldig te zijn dient uw volledig ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op dinsdag 10 mei 2022 schriftelijk overgemaakt te worden aan Nextensa NV, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu), hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel). De e-mail dient vergezeld te worden van een gescande of gefotografeerde kopie van het ingevulde en ondertekende volmachtformulier.

Aangezien de voorgestelde volmachtdrager potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, dient u voor elk van de voorstellen tot besluit specifieke steminstructies aan te duiden. Indien geen specifieke steminstructies werden gegeven, zal de volmachtdrager geacht worden de specifieke steminstructie te hebben gekregen om voor de goedkeuring van het punt te stemmen.

Ondergetekende:
naam en voornaam /	………………………………………………………………
(vennootschaps)naam:	………………………………………………………………
adres / zetel:		……………………………………………………………………………………………
	…………………………………
eigenaar van:	……………………	aandelen op naam, en/of
eigenaar van:	……………………	gedematerialiseerde aandelen, van
vennootschapsnaam:	Nextensa NV
zetel:	Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel
ondernemingsnummer:	0436.323.915
heeft kennis genomen van de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden
datum:	maandag 16 mei 2022 om 16u
plaats:		in Maison de la Poste, Picardstraat 5 bus 7, 1000 Brussel.
en stelt de volgende persoon aan als lasthebber, belast met zijn/haar vertegenwoordiging op de gewone
algemene vergadering van aandeelhouders:
	de secretaris van de vergadering
……………………

(schrappen wat niet past)¹

¹ Teneinde de aandeelhouders in staat te stellen hun stemrecht alsnog te kunnen uitoefenen indien de Vennootschap zich bij wijzigende omstandigheden genoodzaakt zien de fysieke toegang tot de algemene vergadering te beperken, worden de aandeelhouders uitgenodigd om de secretaris van de vergadering aan te duiden als volmachthouder.

STEMINSTRUCTIES VOOR BESTAANDE AGENDAPUNTEN

De lasthebber zal namens de ondergetekende aandeelhouder stemmen of zich onthouden in overeenstemming met de hierna vermelde steminstructies. Indien geen steminstructies werden gegeven voor (een) hierna vermeld(e) voorstel(len) tot besluit, of indien, om welke reden ook, de door de aandeelhouder gegeven steminstructies niet duidelijk zijn, zal de lasthebber steeds voor de goedkeuring van de (het) voorstel(len) tot besluit stemmen.

Gewone algemene vergadering van aandeelhouders van 16 mei 2022

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT

• 1. Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2021.
• 2. Kennisname van de verslagen van de commissaris m.b.t. de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2021.
• 3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten per 31 december 2021.

De documenten waarnaar de agendapunten 1 tot en met 3 verwijzen zijn terug te vinden in het jaarverslag 2021 van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap: https://nextensa.eu/nl/investorrelations-nl/general-meetings-nl/.

4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten per 31 december 2021 en bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de statutaire jaarrekening per 31 december 2021 goed, met inbegrip van de goedkeuring van een bruto-dividend van € 2,50 per aandeel. Aangezien de eigen aandelen niet dividendgerechtigd zijn, hangt het totale bedrag van de dividenduitkering af van het aantal eigen aandelen voor rekening van Nextensa op de dag van de algemene vergadering. De algemene vergadering machtigt de raad van bestuur om in functie hiervan het finale bedrag van de totale dividenduitkering (en de daaruit voortvloeiende andere wijzigingen in de winstverdeling) in de statutaire jaarrekening in te vullen.

	Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding
5.	Remuneratieverslag.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering stemt in met het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten per 31 december 2021.

Goedgekeurd Verworpen Onthouding

6. Kwijting aan Leasinvest Real Estate Management NV, aan de vaste vertegenwoordiger van Leasinvest Real Estate Management NV en aan de raad van bestuur.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan Leasinvest Real Estate Management NV, die tot 19 juli 2021 zaakvoerder was van de Vennootschap, evenals aan haar vaste

vertegenwoordiger (de heer Michel Van Geyte) en aan de Raad van Bestuur van de Vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar 2021.

	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
7.	Kwijting aan de commissaris. controleopdracht gedurende het boekjaar 2021.					Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris Ernst & Young Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Joeri Klaykens, voor de uitoefening van de
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
8.	het benoemings- en remuneratiecomité.					Goedkeuring wijziging remuneratiebeleid, met het oog op de afschaffing van de vaste vergoeding van EUR 4.000 per jaar voor de leden van het auditcomité en van het benoemings- en remuneratiecomité. Voorstel van besluit: de algemene vergadering keurt het gewijzigd remuneratiebeleid, zoals ter beschikking gesteld op de website van de Vennootschap www.nextensa.eu, goed met het oog op de afschaffing van de vaste vergoeding van EUR 4.000 per jaar voor de leden van het auditcomité en van
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
9.	(Her)benoeming bestuurders2
	9.1. Voorstel tot besluit: de algemene vergadering stelt vast dat het bestuurdersmandaat van Jan Suykens, Starboard BV en Granvelle Consultants & C° BV afloopt na deze jaarvergadering. De algemene vergadering besluit deze mandaten niet te hernieuwen.
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	i.		onmiddellijke ingang, tot (her)benoeming van: jaarvergadering die in 2026 zal worden gehouden.			9.2. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit, bij afzonderlijke stemming en met An Herremans als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij haar mandaat loopt tot de afloop van de
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	ii.		jaarvergadering die in 2026 zal worden gehouden.			Hilde Delabie als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij haar mandaat loopt tot de afloop van de
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding
	iii. onafhankelijk bestuurder.					Dirk Adriaenssen als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij zijn mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2026 zal worden gehouden. Dirk Adriaenssen kwalificeert als een onafhankelijk bestuurder volgens de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87, §1 WVV en van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en de algemene vergadering benoemt hem als
	Goedgekeurd		Verworpen		Onthouding

² Het CV van An Herremans en Hilde Delabie is beschikbaar op de website van de Vennootschap: https://nextensa.eu/nl/investorrelations-nl/general-meetings-nl/.

iv. Piet Dejonghe als niet-uitvoerend bestuurder, waarbij zijn mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2026 zal worden gehouden.

Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
v.	worden gehouden.			Midhan BV (RPR 0897.698.871), vast vertegenwoordigd door Michel Van Geyte, als uitvoerend bestuurder, waarbij zijn mandaat loopt tot de afloop van de jaarvergadering die in 2026 zal
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
algemene vergadering.				9.3. Voorstel tot besluit: De algemene vergadering besluit deze bestuurders te vergoeden zoals vastgelegd tijdens de buitengewone algemene vergadering van 19 juli 2021 en tijdens deze gewone
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
10. Goedkeuring vergoeding commissaris.
van de evolutie van de gezondheidsindex.				Voorstel tot besluit: Rekening houdend met de gewijzigde groepsstructuur na de business combination met Extensa keurt de algemene vergadering een verhoging goed van de jaarlijkse vergoeding van de commissaris. De jaarlijkse vergoeding van de commissaris voor de controle van de statutaire en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar 2021, 2022 en 2023 wordt vastgesteld op € 67.000,00 (excl. BTW en out-of-pocket kosten), jaarlijks te indexeren in functie
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
				11. Kennisname van het jaarverslag van de raad van bestuur m.b.t. de jaarrekening van Leasinvest Real Estate Management NV, opgeslorpt door de Vennootschap vanaf 1 januari 2022, per 31 december
2021.
Management NV per 31 december 2021.				12. Kennisname van het verslag van de commissaris m.b.t. de jaarrekening van Leasinvest Real Estate
afgesloten per 31 december 2021.				13. Goedkeuring van de jaarrekening van Leasinvest Real Estate Management NV voor het boekjaar
Leasinvest Real Estate Management NV goed.				Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de jaarrekening per 31 december 2021 van
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding
14. Kwijting aan de bestuurders van Leasinvest Real Estate Management NV.
				Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de bestuurders van Leasinvest Real Estate Management NV voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar 2021.
Goedgekeurd		Verworpen	Onthouding

15. Kwijting aan de commissaris van Leasinvest Real Estate Management NV.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris van Leasinvest Real Estate Management NV voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar 2021.

Goedgekeurd	Verworpen	Onthouding

16. Varia.

STEMINSTRUCTIES BETREFFENDE BIJKOMENDE AGENDAPUNTEN EN/OF NIEUWE/ALTERNATIEVE VOORSTELLEN TOT BESLUIT DIE LATER AAN DE AGENDA WORDEN TOEGEVOEGD

Indien bijkomende agendapunten en/of nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit later op geldige wijze aan de agenda worden toegevoegd, zal de Vennootschap een nieuw volmachtformulier ter beschikking stellen aan de aandeelhouders, dat is aangevuld met de bijkomende te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit en/of de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit, opdat de aandeelhouder in dit verband specifieke steminstructies aan de lasthebber kan geven. Volmachten die voorafgaandelijk zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

De volgende steminstructies zullen daarom enkel van toepassing zijn bij gebrek aan nieuwe specifieke steminstructies die op geldige wijze naar de lasthebber worden gestuurd na de datum van deze volmacht.

• 1. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe punten worden toegevoegd aan de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit;
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe agendapunten en de bijhorende voorstellen tot besluit.

• 2. Indien, na de datum van deze volmacht, nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit worden gedaan met betrekking tot punten op de agenda, dan zal de lasthebber (gelieve één van de twee vakjes aan te kruisen):
  • ❑ zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en stemmen of zich onthouden over de bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten");
  • ❑ stemmen of zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit zoals hij/zij het gepast acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

Indien de aandeelhouder hierboven geen keuze aangeeft, zal de lasthebber zich onthouden over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit en zal de lasthebber stemmen of zich onthouden over de

bestaande voorstellen tot besluit in overeenstemming met de hierboven gegeven instructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten").

De lasthebber kan echter, tijdens de algemene vergadering, afwijken van de hierboven gegeven steminstructies (onder "Steminstructies voor bestaande agendapunten") indien de uitvoering van die instructies de belangen van de aandeelhouder zou schaden. Indien de lasthebber gebruik maakt van deze mogelijkheid, dient hij de aandeelhouder daarvan in kennis te stellen. In geval van een belangenconflict zal de lasthebber in elk geval niet deelnemen aan de stemming over de nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit.

BEVOEGDHEDEN VAN EN INSTRUCTIES AAN DE LASTHEBBER

De lasthebber krijgt hierbij uitdrukkelijk de bevoegdheid en de opdracht om namens ondergetekende:

• 1. deel te nemen aan alle opeenvolgende vergaderingen die met dezelfde agenda zouden worden bijeengeroepen;
• 2. deel te nemen aan de beraadslagingen, er het woord te voeren, vragen te stellen en er het stemrecht uit te oefenen;
• 3. alle notulen, aanwezigheidslijsten, registers, akten of documenten betreffende hetgeen voorafgaat te ondertekenen en, in het algemeen, alles te doen wat noodzakelijk of nuttig is voor de uitvoering van deze volmacht.

* * *

Dit formulier dient te worden ingevuld en ondertekend en uiterlijk op dinsdag 10 mei 2022 schriftelijk te worden overgemaakt aan de Vennootschap, hetzij per e-mail (legal@nextensa.eu) hetzij per post (naar Picardstraat 11 bus 505, 1000 Brussel).

Gedaan te:	………………………
Op:	……………………… 2022
Handtekening

Naam:	…………………………………
Hoedanigheid (voor vennootschappen):	…………………………………