Gyldendal — AGM Information 2024

Jun 4, 2024

Forslag til endring av Gyldendal ASAs vedtekter som følge av endringer i allmennaksjeloven

Notat til generalforsamlingen – Sak 10 til generalforsamlingen 25. juni 2024

Bakgrunn

1. Endringer i allmennaksjeloven

Det er vedtatt endringer i allmennaksjeloven (asal.) som tra dte i kraft 1. juni 2023. Endringene gjelder blant annet frist for pa melding til generalforsamling i asal. § 5-3.

Lovendringen medfører at følgende bestemmelse i Gyldendal ASAs vedtekter bør endres:

• Vedtektenes § 8, om frist for pa melding til generalforsamling

2. Behov for presisering

En generell gjennomgang av vedtektene har videre tydeliggjort et behov for enkelte presiseringer i Gyldendal ASAs følgende vedtekter:

• Vedtektenes § 4, om styrets sammensetning og tjenestetid
• Vedtektenes § 6, om saker som skal behandles i ordinær generalforsamling
• Vedtektenes § 10, om valgkomite ens tjenestetid

Forslag til endringer

1. Vedtektenes § 8 - Frist for påmelding til generalforsamling

Det følger av vedtektenes § 8 at aksjeeiere som ønsker a delta i generalforsamlingen skal melde seg hos selskapet innen en bestemt frist som angis i innkallelsen, og som «ikke skal utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen».

Fra og med 1. juli 2023 ble asal. § 5-3 endret til at pa meldingsfristen ikke kan settes tidligere enn to virkedager før generalforsamlingen. Endringene innebærer dermed at Gyldendal ASAs vedtektsbestemte pa meldingsfrist ikke lenger er i samsvar med asal. § 5-3.

For a bringe vedtektenes § 8 i samsvar med endringen i asal. § 5-3, foresla r styret at generalforsamlingen treffer vedtak om a endre fristen for pa melding til generalforsamling i vedtektenes § 8 fra:

I innkallelsen kan det bestemmes at aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, skal melde seg hos selskapet innen en bestemt frist som angis i innkallelsen, og som ikke skal utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen.

til:

De aksjonærer som vil møte på generalforsamling eller avgi stemme ved fullmakt, må melde fra skriftlig til selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen.

2. Vedtektenes § 4 – Styrets sammensetning og tjenestetid

Slik vedtektene sta r i dag omtales ikke ansattrepresentanter i styret og deres tjenestetid. For a presisere dette foresla r styret at generalforsamlingen treffer vedtak om a endre vedtektenes § 4 fra:

Selskapets styre består av seks til ti medlemmer.

Styremedlemmer og varamedlemmer velges for ett år av gangen.

Styret velger selv sin leder.

til:

Selskapets styre består av seks til ti medlemmer, inkludert ansattrepresentanter som velges av og blant de ansatte.

Aksjonærvalgte styremedlemmer og varamedlemmer velges av generalforsamlingen for ett år av gangen. For øvrig gjelder allmennaksjelovens bestemmelser om tjenestetid.

Styret velger selv sin leder.

3. Vedtektenes § 6 – Saker til behandling i ordinær generalforsamling

Listen i vedtektenes § 6 over saker som den ordinære generalforsamlingen skal behandle er ikke utfyllende iht. asal. § 5-6. Den bør inkludere et punkt om saker som etter allmennaksjeloven skal behandles av generalforsamlingen. Styret foresla r at generalforsamlingen treffer vedtak om a endre vedtektenes § 6 fra:

Den ordinære generalforsamling skal behandle:

• 1. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, herunder utdeling av utbytte.
• 2. Valg av styremedlemmer og fastsettelse av deres honorar.
• 3. Eventuelt valg av revisor og godkjennelse av revisors godtgjørelse.
• 4. Andre saker som styret måtte forelegge eller som skriftlig forlanges behandlet av aksjeeier senest 28 dager før generalforsamlingen holdes.

til:

Den ordinære generalforsamling skal behandle:

• 1. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, herunder utdeling av utbytte.
• 2. Valg av styremedlemmer og fastsettelse av deres honorar.
• 3. Eventuelt valg av revisor og godkjennelse av revisors godtgjørelse.
• 4. Andre saker som etter allmennaksjeloven hører under generalforsamlingen.
• 5. Andre saker som styret måtte forelegge eller som skriftlig forlanges behandlet av aksjeeier senest 28 dager før generalforsamlingen holdes.

4. Vedtektenes § 10 – Valgkomitéens tjenestetid

Vedtektenes § 10 spesifiserer ikke valgkomite ens tjenestetid. Styret foresla r at generalforsamlingen treffer vedtak om a endre vedtektenes § 10 fra:

Selskapet skal ha en valgkomité. Komiteen skal ha fire medlemmer. Komiteens medlemmer velges av generalforsamlingen, som også velger komiteens leder.

til:

Selskapet skal ha en valgkomité. Komitéen skal ha fire medlemmer. Komitéens medlemmer velges av generalforsamlingen for to år av gangen. Generalforsamlingen velger også komitéens leder.

Vedlegg 1 – Lovbestemmelser før og etter endringer som trådte i kraft 1. juli 2023

Gulmarkeringene nedenfor viser de deler av lovbestemmelsene som er særlig sentrale med hensyn til endringene.

1. Allmennaksjeloven § 5-3

Gjeldende asal. § 5-3

§ 5-3. Krav om forhåndsvarsel til selskapet

(1) I vedtektene kan det fastsettes at aksjeeiere som vil delta i generalforsamlingen, skal meddele dette til selskapet innen en bestemt frist. Fristen kan ikke utløpe tidligere enn fem dager før møtet.

(2) Fristen skal angis i innkallingen til generalforsamlingen. En aksjeeier som ikke har meldt fra innen fristens utløp, kan nektes adgang.

Ny asal. § 5-3 (fra 1. juli 2023)

§ 5-3. Forhåndsmelding til selskapet for å delta på generalforsamlingen

(1) Eiere av forvalterregistrerte aksjer som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet melding om dette på forhånd. I vedtektene kan det fastsettes at også øvrige aksjeeiere som vil delta på generalforsamlingen, må gi selskapet slik melding.

(2) Melding etter første ledd må være mottatt av selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen. Styret kan, før det er sendt innkalling til generalforsamlingen, fastsette en senere frist for meldingen.

(3) Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om melding etter første ledd, herunder krav til format og innhold.