AI assistant
EXMAR NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2012
Apr 13, 2012
3948_rns_2012-04-13_352e2426-8821-4a0c-b1d7-8f7eb69e016f.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
EXMAR NV De Gerlachekaai 20 te 2000 Antwerpen BTW BE 0860.409.202 RPR Antwerpen
VOLMACHT STANDARD PROXY FORM
Buitengewone algemene vergadering van 15 mei 2012 te Antwerpen Extraordinary general meeting of 15 May 2012 in Antwerp
De aandeelhouder die zich wenst te laten vertegenwoordigen zal ervoor zorgen dat deze volmacht ten laatste op 9 mei 2012 op de zetel van de vennootschap toekomt Shareholders who wish to be represented at the meeting shall ensure that this proxy arrives at the registered office of the company by 9 May 2012
IK ONDERGETEKENDE I, THE UNDERSIGNED
Naam/benaming : Name/company name:
…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………
Voornaam:
First name : ………………………………………………………………………………………………………………..
Adres/zetel: Address/registered office: ……………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………
Eigenaar van ……………………………………………………………………………………….. aandelen van de naamloze vennootschap EXMAR (RPR 860.409.202) Owner of ............................................................ shares of the public limited company EXMAR (RLP 860.409.202)
NOTEER dat ik vertegenwoordigd zal worden op de algemene vergadering voor het totaal aantal aandelen waarvoor ik mijn stemrecht wens uit te oefenen. Mijn stemrecht zal worden beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum, namelijk op 1 mei 2012 om middernacht (CET).
NOTE that I shall be represented at the extraordinary general meeting for the total number of shares for which I wish to exercise my voting right. My voting right shall be limited to the number of shares of which the ownership shall be established on the date of registration, i.e. 1 May 2012 at midnight (CET).
VERKLAAR in kennis te zijn gesteld dat de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van EXMAR NV zal worden gehouden op dinsdag 15 mei 2012 om 15.30 u te Antwerpen, Schaliënstraat 5, gebouw Delphis- 5de verdieping.
CERTIFY that I have been informed that the extraordinary general meeting of shareholders of EXMAR NV shall take place on Tuesday, 15 May 2012, at 3.30 p.m. at Schaliënstraat 5 – Delphis Building, 5th Floor, Antwerp.
WENS zich te laten vertegenwoordigen als aandeelhouder op de algemene vergadering voor alle agendapunten door :
WISH to be represented as shareholder at the extraordinary general meeting for all agenda items by:
Naam, voornaam (*): Name, first name (*):
…………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………...
Adres:
Address : …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………...
(*) De naam van de gevolmachtigde moet niet noodzakelijk vermeld worden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt, zal EXMAR een gevolmachtigde aanstellen die u op de vergadering zal vertegenwoordigen en die er zal stemmen volgens de door u vermelde instructies. Indien u geen instructies vermeldt, wordt u geacht in te stemmen met de voorgestelde besluiten.
(*) The proxy holder's name need not necessarily be mentioned. If you do not appoint a proxy holder, EXMAR will appoint a proxy holder to represent you at the meeting and to vote in accordance with your instructions. If you give no instructions, you will be deemed to agree with the proposed resolutions.
OM ER IN ZIJN/HAAR NAAM TE STEMMEN over alle hierna genoemde AGENDAPUNTEN :
TO VOTE IN HIS/HER NAME on all the AGENDA ITEMS below :
Na bekendmaking van de oproeping om aan de Algemene Vergadering deel te nemen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het kapitaal van EXMAR bezitten, met inachtneming van de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen, nieuwe onderwerpen met voorstellen tot besluit op de agenda laten plaatsen, evenals nieuwe voorstellen tot besluit met betrekking tot bestaande agendapunten indienen. Indien overeenkomstig artikel 533ter W.Venn nieuwe agendapunten worden toegevoegd zal (**)
De volmachtdrager gerechtigd zijn te stemmen over de nieuwe agendapunten
De volmachtdrager zich onthouden te stemmen over de nieuwe agendapunten
(**) Indien de volmachtgever geen keuze aankruist, of ze allebei aankruist, zal de volmachtdrager zich dienen te onthouden van deze stemming.
After publication of the convening notice of the general meeting, one or more shareholders who, alone or jointly, hold at least 3% of the share capital are entitled to add items to the agenda of the shareholder's meeting and submit resolution proposals with respect to existing agenda items – taking into account the provisions of the Code of Companies. In case new agenda items are added, pursuant to article 533ter Code of Companies, (**)
The proxy holder will be entitled to vote on the new agenda items
The proxy holder shall abstain from voting on the new agenda items
(**) If the shareholder ticks both or none of the boxes above, the proxy will be required to abstain from voting on new agenda items, if any.
1. Kennisneming en bespreking van het bijzonder verslag van de raad van bestuur, opgemaakt in toepassing van de artikelen 604, 607 en 620 van het Wetboek van Vennootschappen in verband met de machtiging tot toegestaan kapitaal en het verkrijgen en vervreemden van eigen aandelen in geval van dreigend nadeel.
Presentation and discussion of the special report of the board of directors, drawn up in pursuance of Articles 604, 607 and 620 of the Companies Code in connection with the authorisation for authorised capital and the purchase and sale of own shares in case of imminent prejudice.
2. Wijziging van de bepalingen in de statuten van de Vennootschap die betrekking hebben op het toegestaan kapitaal - Verlenging van machtiging tot kapitaalverhoging binnen het toegestaan kapitaal ingeval van openbaar bod tot aankoop.
Amendment of the provisions in the Company's articles of association relating to the authorised capital – Extension of the authorisation to increase the capital within the limits of the authorised capital in case of a public takeover bid.
Voorstel tot besluit : Na kennisname van het vereiste verslag van de raad van bestuur besluit de vergadering tot hernieuwing van de bevoegdheid aan de raad van bestuur om binnen een termijn van vijf jaar (2017) te rekenen vanaf de bekendmaking van de beslissing, het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen binnen het toegestaan kapitaal op de wijze en tegen de voorwaarden die de raad zal bepalen met een maximum bedrag van twaalf miljoen US Dollar en;
verlenging van de machtiging aan de raad van bestuur tot 15 mei 2015 om het kapitaal te verhogen binnen het toegestaan kapitaal ingeval van een openbaar bod tot aankoop, zoals bedoeld in artikel 607 van het wetboek van vennootschappen
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: Following the presentation of the required report of the board of directors, the meeting decides to renew the authorisation for the board of directors, within a period of five years (2017) from the publication of the resolution, to increase the capital in one or in several instalments within the limits of the authorized capital, in the manner and under the terms to be specified by the board of directors, by a maximum amount of twelve million US dollars, and
to extend until 15 May 2015 the authorisation for the board of directors to increase the capital within the limits of the authorised capital in case of a public takeover bid, as referred to in Article 607 of the Companies Code.
For Against Abstain
3. Verlenging van de machtiging tot inkoop en vervreemding van eigen aandelen in geval van ernstig en dreigend nadeel. Extension of the authorisation to the acquisition or sale of the company's own shares to prevent imminent and serious harm to the company.
Voorstel tot besluit : De vergadering besluit om in het kader van artikel 620 van het wetboek van vennootschappen de in artikel 15 en 16 van de statuten voorziene machtiging te hernieuwen om gedurende een periode van drie (3) jaar vanaf de bekendmaking van deze statutenwijziging in de bijlagen tot het Belgisch Staatsblad, zonder verder besluit van de algemene vergadering en overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen, aandelen of winstbewijzen van de vennootschap te verkrijgen of te vervreemden wanneer zulks noodzakelijk zou zijn om te voorkomen dat de vennootschap een ernstig en dreigend nadeel zou lijden.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The meeting decides, in pursuance of Article 620 of the Companies Code, to renew the authorisation provided for in Articles 15 and 16 of the articles of association, for a period of three (3) years from the publication of this amendment to the articles of association in the Annexes to the Belgian official gazette, without any further resolution from the general meeting and in accordance with the provisions of the Companies Code, to acquire or sell the company's own shares or profit participation certificates if this should be necessary to prevent the company from suffering serious and imminent prejudice.
For Against Abstain
4. Aanpassing van de tekst van artikel 5 (eerste en laatste §) en artikel 15 en 16 van de statuten aan de genomen beslissingen : Alignment of the wording of Article 5 (first and last paragraph) and Articles 15 and 16 of the articles of association with the adopted resolutions.
Voorstel tot besluit : De vergadering beslist de eerste paragraaf van artikel 5 van de statuten aan de genomen beslissing aan te passen als volgt :
Aan de raad van bestuur is bij besluit van de algemene vergadering de dato 15 mei 2012 de bevoegdheid verleend om binnen de termijn van vijf jaar te rekenen van de datum van de bekendmaking van het besluit, in één of meerdere malen, op de wijze en tegen de voorwaarden die de raad zal bepalen, het kapitaal te verhogen met een maximum bedrag van twaalf miljoen US Dollar.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The meeting decides to align the wording of the first paragraph of Article 5 of the articles of association with the adopted resolution as follows:
By a resolution of the general meeting of 15 May 2012, the board of directors is authorized, within a period of five years from the date of publication of the resolution, to increase the capital in one or in several instalments, in the manner and under the terms to be specified by the board of directors, by a maximum amount of twelve million US dollars.
For Against Abstain
Voorstel tot besluit : De vergadering beslist de laatste paragraaf van artikel 5 van de statuten aan de genomen beslissing te wijzigen:
De raad van bestuur is bovendien bevoegd om gebruik te maken van de machtiging die hem krachtens dit artikel wordt gegeven om het kapitaal van de vennootschap te verhogen, nadat de vennootschap door de Financial Services and Markets Authority (FSMA – Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten), in kennis werd gesteld van een openbaar bod tot aankoop van haar effecten, voor zover het besluit van de raad van bestuur tot kapitaalverhoging plaatsvindt voor 15 mei 2015, en mits naleving van de wettelijke bepalingen ter zake.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The meeting decides to align the wording of the last paragraph of article 5 of the articles of association with the adopted resolution as follows:
The board of directors is also empowered to use the authorisation given to it under this article to increase the capital of the company, after the company has been notified by the Financial Services and Markets Authority (FSMA) of a public bid to buy its shares, insofar as the resolution of the board of directors to increase the capital is passed before 15 May 2015, and the relevant laws and regulations are complied with.
For Against Abstain
Voorstel tot besluit : De vergadering beslist de eerste paragraaf van artikel 15 van de statuten aan te passen aan de genomen beslissing als volgt :
Volgens een besluit van de buitengewone algemene vergadering van 15 mei 2012, dat genomen werd mits naleving van de wettelijke bepalingen ter zake, werd de vennootschap gemachtigd, voor een duur van 3 jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van het voornoemd besluit, haar eigen aandelen of winstbewijzen met stemrecht, of, zo deze bestaan, zonder stemrecht, te verkrijgen door aankoop of ruil, rechtstreeks of door een persoon die handelt in eigen naam, maar voor rekening van de vennootschap, zonder dat hiertoe een besluit van de algemene vergadering vereist is, indien deze verkrijging noodzakelijk is om te voorkomen dat de vennootschap een ernstig en dreigend nadeel zou lijden. Bij het nemen van het besluit tot verkrijging van eigen aandelen of winstbewijzen, zullen de toepasselijke bepalingen nageleefd worden.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The meeting decides to align the wording of the first paragraph of article 15 of the articles of association with the adopted resolution as follows:
By a resolution that was passed by the extraordinary general meeting of 15 May 2012 subject to compliance with the relevant laws and regulations, the company is authorised, for a period of three years from the publication of said resolution in the Annexes to the Belgian official gazette, to acquire its own stock or profit participation certificates with voting rights or, where such exist, without voting rights, by purchase or exchange, either directly or through a person acting in his own name but on behalf of the company, without a resolution of the general meeting being required to this effect, if this acquisition is necessary to prevent the company from suffering serious and imminent prejudice. Such decision to acquire the company's own stock or profit participation certificates shall be taken in accordance with the relevant laws and regulations.
For Against Abstain
Voorstel tot besluit : De vergadering beslist de tweede paragraaf van artikel 16 van de statuten aan te passen aan de genomen beslissing als volgt :
De raad van bestuur kan overeenkomstig de bepalingen van het Wetboek van Vennootschappen, zonder voorafgaande toestemming van de algemene vergadering, voor een duur van drie jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad van deze statutaire machtiging, verleend door de buitengewone algemene vergadering van 15 mei 2012, verworven aandelen of winstbewijzen van de vennootschap op de beurs of als gevolg van een aanbod tot verkoop, gericht aan alle aandeelhouders tegen dezelfde voorwaarden, vervreemden ter vermijding van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: The meeting decides to align the wording of the second paragraph of article 16 of the articles of association with the adopted resolution as follows:
The board of directors may, in accordance with the provisions of the Companies Code, and without the prior consent of the general meeting, for a period of three years from the publication in the Annexes to the Belgian official gazette of this authorisation granted by the extraordinary general meeting of 15 May 2012, dispose of acquired stock or profit participation certificates of the company on the Stock Exchange or by way of an offer of sale addressed to all shareholders under the same terms in order to prevent serious or imminent prejudice to the company.
For Against Abstain
5. Schrapping artikel 35 laatste paragraaf van de statuten Deletion of article 35, last paragraph, of the articles of association
Voorstel tot besluit : In overeenstemming met de bepalingen zoals voorzien in artikel 555 van het wetboek van vennootschappen besluit de vergadering de laatste paragraaf van artikel 35 van de statuten te schrappen.
Voor Tegen Onthouding
Proposed resolution: In accordance with the provisions of article 555 of the Companies Code, the meeting decides to delete the last paragraph of article 35 of the articles of association.
For Against Abstain
VERDER FURTHERMORE
Deel te nemen aan alle beraadslagingen;
To take part in all deliberations;
Deel te nemen aan de stemming over alle punten op de agenda;
To participate in the vote on all agenda items;
Alle notulen en andere documenten al dan niet goed te keuren en te ondertekenen;
As appropriate, to approve and sign all minutes and other documents
In algemene zin al het nodige te doen ter uitvoering van deze lastgeving, met belofte van bekrachtiging inzoverre vereist;
In general, to do all that is necessary to execute this proxy, with promise of ratification insofar as this is required;
Gedaan te op Done at ..................................................... on
handtekening moet worden voorafgegaan door de handgeschreven melding "goed voor volmacht" Signature must be preceded by the handwritten words "Valid as proxy"
Exmar volmacht buitengewone algemene vergadering 15 mei 2012