CPD S.A. — AGM Information 2020

Apr 30, 2020

Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu CPD S.A. przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej

§ 1

Postanowienia ogólne

• 1. Regulamin niniejszy określa zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej, stanowiąc regulamin, o którym mowa w art. 406⁵ § 3 Kodeksu spółek handlowych.
• 1. Regulamin niniejszy uchwalany jest przez Radę Nadzorczą Spółki.
• 1. Regulamin niniejszy jest udostępniony w siedzibie Spółki i na jej stronie internetowej.
• 1. Wszelkie określenia pisane wielką literą, których nie zdefiniowano inaczej, mają znaczenie przypisane im w Regulaminie Walnego Zgromadzenia CPD S.A.
• 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają Regulamin Walnego Zgromadzenia CPD S.A. oraz zasady określone w ogłoszeniu o zwołaniu danego Walnego Zgromadzenia.

§ 2

Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej

• 1. O ile zwołujący Walne Zgromadzenie tak postanowił w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, Akcjonariusz może brać udział w Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
• 1. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje w szczególności:
  2. a. dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia, i
  3. b. wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku Walnego Zgromadzenia.
• 1. Udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej następuje za pośrednictwem dedykowanej internetowej platformy informatycznej.
• 1. Akcjonariusz, który chce wziąć udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, oprócz wymogów związanych z wykazaniem prawa do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki szczegółowo przedstawionych w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia, zobowiązany jest:
  2. a) zgłosić Spółce swój zamiar udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ("Zgłoszenie Zamiaru") najdalej na 5 (pięć) dni przed terminem Walnego Zgromadzenia. Zgłoszenie Zamiaru może nastąpić z wykorzystaniem formularza zamieszczonego na stronie internetowej Spółki pod adresem www.cpdsa.pl w zakładce "Walne Zgromadzenia". Skorzystanie przez Akcjonariusza z formularza nie jest obligatoryjne, lecz Zgłoszenie Zamiaru musi zawierać co najmniej te elementy dotyczące identyfikacji osób, które zawiera formularz. Zgłoszenie Zamiaru powinno być przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej, na adres shareholder@cpdsa.pl poprzez przesłanie na powyższy adres skanu dokumentu Zgłoszenia Zamiaru (format plików .pdf) podpisanego przez Akcjonariusza (w przypadku Akcjonariuszy innych niż osoby fizyczne - przez osoby uprawnione do reprezentowania Akcjonariusza) bądź jego pełnomocnika;
• b) do Zgłoszenia Zamiaru, o którym mowa w pkt a) powyżej, Akcjonariusz będący osobą fizyczną zobowiązany jest załączyć skan swojego dokumentu tożsamości, a Akcjonariusze niebędący osobami fizycznymi:
  • i) skan aktualnych odpisów z odpowiednich rejestrów, wymieniające osoby upoważnione do reprezentowania tych podmiotów, z których wynika ich prawo do reprezentowania Akcjonariusza przy Zgłoszeniu Zamiaru (format plików .pdf) oraz
  • ii) skan dokumentu tożsamości osób upoważnionych do reprezentowania Akcjonariusza przy Zgłoszeniu Zamiaru;
• c) w przypadku Zgłoszenia Zamiaru dokonanego przez pełnomocnika lub w przypadku, gdy Akcjonariusz dokonujący Zgłoszenia Zamiaru chce uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez pełnomocnika - do Zgłoszenia Zamiaru także dołączyć skan dokumentu tożsamości pełnomocnika i skan ważnego pełnomocnictwa udzielonego przez Akcjonariusza (format plików .pdf) lub pełnomocnictwo w formie elektronicznej;
• d) skany dokumentów tożsamości przesyłane zgodnie z pkt b) i c) powyżej winny być odręcznie przekreślone lub mieć umieszczoną informację "kopia" lub podobną, a dane inne niż zdjęcie, imię i nazwisko, PESEL/inny numer identyfikacyjny winny być zamazane;
• e) w przypadku, gdy Akcjonariusz nie jest wpisany na Listę Uprawnionych, ale podsiada imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu wystawione przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych Akcjonariusza nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji Uczestnictwa, Spółka ma obowiązek dopuścić go do udziału w Walnym Zgromadzeniu o ile do Zgłoszenia Zamiaru dołączy również skan powyższego imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu;
• f) spełnić wymagania techniczne, określane każdorazowo w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia w szczególności w zakresie posiadanego oprogramowania oraz łącza internetowego.
• 1. W celu weryfikacji ważności Zgłoszenia Zamiaru i uprawnienia do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółka ma prawo podejmowania działań związanych z identyfikacją Akcjonariusza i jego reprezentantów (w tym pełnomocników), w szczególności ma prawo skierowania pytania zwrotnego w formie elektronicznej oraz prawo kontaktu telefonicznego, przy czym działania te powinny być proporcjonalne do celu. Brak udzielenia odpowiedzi na zadawane pytania w trakcie weryfikacji będzie traktowany jako brak możliwości weryfikacji i stanowić będzie podstawę do odmowy dopuszczenia do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, o czym spółka zawiadomi Akcjonariusza na adres email Akcjonariusza podany w Zgłoszeniu Zamiaru.
• 1. Po pozytywnej weryfikacji uprawnień Akcjonariusza Spółka prześle Akcjonariuszowi (lub jego pełnomocnikowi jeśli Zgłoszenie Zamiaru zostało dokonane przez pełnomocnika) nie później niż na 3 (trzy) dni przed terminem Walnego Zgromadzenia na podany w Zgłoszeniu Zamiaru adres email szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej głosowanie na Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy. Login i hasło startowe będą zabezpieczone hasłem przesłanym wiadomością SMS na numer telefonu Akcjonariusza (lub jego pełnomocnika jeśli Zgłoszenie Zamiaru zostało dokonane przez pełnomocnika) wskazany w Zgłoszeniu Zamiaru. Akcjonariusz (lub jego pełnomocnik jeśli Zgłoszenie Zamiaru zostało dokonane przez pełnomocnika) zobowiązany jest do zmiany powyższego hasła na własne niezwłocznie po pierwszym zalogowaniu.
• 1. Akcjonariusze biorący udział w Walnym Zgromadzeniu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej głosują przy użyciu internetowej platformy informatycznej umożliwiającej oddawanie i obliczanie głosów, zapewniającej w przypadku głosowania tajnego brak możliwości identyfikacji wyniku głosowania przez poszczególnych Akcjonariuszy, do której Akcjonariusze zyskają dostęp zgodnie z ust. 6 powyżej. W przypadku, gdy z przyczyn technicznych leżących po stronie Spółki lub systemu Akcjonariusze biorący udział w Walnym Zgromadzeniu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej nie mogą oddać za jego pomocą głosu, Przewodniczący Walnego Zgromadzenia może zarządzić przerwę w obradach.
• 1. Ryzyko związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, niemożności odbioru transmisji, komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia wskutek awarii lub zakłóceń na łączach a także związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginu lub hasła leży wyłącznie po stronie Akcjonariusza i Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.

§ 3

Postanowienia końcowe

Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego uchwalenia.