AI assistant
Arctic Bioscience — AGM Information 2022
Apr 22, 2022
3536_rns_2022-04-22_f278d1d5-59c9-4071-b60a-133d44091afd.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ARCTIC BIOSCIENCE AS
Det innkalles med dette til ordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS («Selskapet»). Styret har besluttet at generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte, den 5. mai 2022 kl. 11.00 (CEST) virtuelt på Microsoft Teams.
Aksjeeiere kan også velge å avgi forhåndsstemme eller fullmakt, som beskrevet i innkallingen. For en mer effektiv generalforsamling oppfordrer vi så mange som mulig til å avgi forhåndsstemme eller fullmakt.
Til behandling foreligger følgende saker:
- 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder
- 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
- 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden
- 4. Årsregnskap og årsberetning
Årsregnskap, årsberetning og revisors beretning er vedlagt.
Det foreslås at selskapets underskudd for året 2021 på NOK 42 551 034 dekkes av egenkapitalen.
5. Honorar til styret
Styret foreslår at styres leder skal godtgjøres med NOK 500 000 og hvert av styrets øvrige medlemmer skal godgjøres med NOK 250 000 for utøvelsen av styrevervet for perioden 2021.
6. Honorar til revisor
Styret foreslår at revisors bistand til selskapets revisjon m.v. for regnskapsåret 2021 godtgjøres etter regning.
NOTICE OF ORDINARY GENERAL MEETING IN ARCTIC BIOSCIENCE AS
Notice is hereby given of an Ordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS (the "Company"). The Board of Directors has decided to conduct the general meeting without a physical meeting, to be held on 5. May 2022, at 11 a.m. (CEST) virtually on Microsoft Teams.
Shareholders may also choose to vote in advance or by proxy as described in this notice. For a more efficient general meeting, we encourage as many as possible to vote in advance or by proxy.
The agenda is as follows:
- 1. Opening of the general meeting by the chairperson of the board
- 2. Election of a chairperson and a person to co-sign the minute
- 3. Approval of the notice and the agenda
- 4. Annual accounts and annual report
The annual accounts, the annual report and the auditor's report is attached.
The board proposed that the company's loss for the year 2021, NOK 42 551 034 shall be covered against the equity.
5. Renumeration to the board
The board proposes that the chairperson shall receive a compensation of NOK 500 000 and that each of the directors shall receive a compensation of NOK 250 000 for their services during 2021.
6. Fee to the auditor
The board proposes that the auditor´s services for the financial year 2021 is compensated according to the auditor's invoices.

Styret foreslår for generalforsamlingen at følgende styremedlemmer gjenvelges:
- Harald Nordal (styrets leder)
- Jostein Christian Dalland
- Asbjørn Solevågseide
- Jan Endre Vartdal
- Per Magne Eggesbø
- Tore A. F. Tønseth
- Hu Cao
- Marita Holstad
Selskapets styre vil dermed bestå av følgende personer:
- Harald Nordal (styrets leder)
- Jostein Christian Dalland
- Asbjørn Solevågseide
- Jan Endre Vartdal
- Per Magne Eggesbø
- Tore A. F. Tønseth
- Hu Cao
- Marita Holstad
8. Tildeling av fullmakt om kapitalforhøyelse ved nytegning av aksjer
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar å tildele styret følgende fullmakt til å forhøye selskapets aksjekapital (den "Nye Fullmakten"):
- a) Aksjekapitalen skal i alt kunne forhøyes med NOK 686 312. Fullmakten kan benyttes flere ganger innen den angitte rammen.
- b) Styrefullmakten skal gjelde til 5.5.2024.
- c) Aksjeeiernes fortrinnsrett etter asl. § 10-4 skal kunne fravikes.
- d) Styrefullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter etter asl. § 10-2.
7. Valg av styremedlemmer 7. Election of board members
The board proposes to the general meeting that the following members are re-elected:
- Harald Nordal (chairperson)
- Jostein Christian Dalland
- Asbjørn Solevågseide
- Jan Endre Vartdal
- Per Magne Eggesbø
- Tore A. F. Tønseth
- Hu Cao
- Marita Holstad
Thus, the Company's Board of Directors will consist of the following persons:
- Harald Nordal (chairperson)
- Jostein Christian Dalland
- Asbjørn Solevågseide
- Jan Endre Vartdal
- Per Magne Eggesbø
- Tore A. F. Tønseth
- Hu Cao
- Marita Holstad
8. Granting of authorization to the board for capital increase by issuing new shares
The board proposes that the general meeting resolves to grant the board the following authorization to increase the company's share capital (the "New Authorization"):
- a) The share capital may altogether be increased by NOK 686 312. The authorization can be used several times within the specified frame.
- b) The authorization shall apply to 5.5.2024.
- c) The shareholders´ pre-emptive right pursuant to the private limited companies act § 10-4 may be deviated.
- d) The authorization does not comprise capital increase by non-cash payment or a right to charge the company with special obligations, cf. the private limited companies act § 10-2.

e) Styrefullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter asl. § 13-5.
Styrets begrunnelse for forslaget til fullmakt til å forhøye aksjekapitalen er å kunne benytte denne til å styrke selskapets egenkapital og innfri eksisterende og fremtidige aksjeopsjonsordninger for ansatte.
Den Nye Fullmakten skal fra tidspunktet for registrering av den Nye Fullmakten i Foretaksregisteret erstatte eksisterende fullmakt til styret i selskapet til å foreta kapitalforhøyelse gitt på ekstraordinær generalforsamling 27.1.2021 (den "Eksisterende Fullmakten"), da slik at den Eksisterende Fullmakten kan benyttes for kapitalforhøyelse som registreres i Foretaksregisteret senest samtidig med registrering av den Nye Fullmakten i Foretaksregisteret
Avskrift av seneste årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning er utlagt på selskapets kontor.
Det foreligger ikke hendelser etter siste balansedag som er av vesentlig betydning for selskapet.
e) The authorization does not comprise any resolution to merge pursuant to the private limited companies act § 13-5.
The purpose for the proposal of granting such authorisation to the board is that it may be used to strengthen the Company's equity and fulfil existing and future employee share option plans.
The New Authorization shall from the time of registration of the New Authorization in the Norwegian Register of Business Enterprises replace the existing authorization to the board to increase the company's share capital granted on the extraordinary general meeting on 27.1.2021 (the "Existing Authorization"), so that the Existing Authorization may be used for share capital increases which are registered in the Norwegian Register of Business Enterprises at latest simultaneously as registration of the New Authorization in the Norwegian Register of Business.
Copies of the latest annual accounts, the annual report and the auditor's report have been made available at the company's offices.
From the time of the last balance date there have been no events of material importance for the company.
****
Frist for registrering Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 4.5.2022 kl. 15.00 (CEST)
Aksjonærenes stemmerett
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Hver aksje i Selskapet gir én stemme på generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ****
Deadline for registration Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 4.5.2022 15pm (CEST)
Shareholder's voting rights
Shareholders are entitled to vote at the General Meeting according to the number of shares of which the shareholder in question is registered as beneficial owner in the Norwegian Central Securities Depositary (VPS) at the time of the general meeting. Each share carries one vote at

ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom aksjeeieren er påmeldt til generalforsamlingen og ervervet er
meldt og dokumentert i henhold til gjeldende regelverk.
For aksjer som er registrert på særskilt investorkonto (forvalterregistrert) gjelder at forvalter ikke kan møte eller stemme på generalforsamlingen for disse aksjene. Aksjeeier må, for å kunne møte og stemme på generalforsamlingen, overføre aksjene fra investorkontoen til en konto i eget navn.
Aksjeeieren må fremgå som direkteregistrert aksjeeier i VPS senest ved åpning av generalforsamlingen.
Påmelding for deltakelse
Påmelding for deltakelse gjøres via Selskapets hjemmeside:
https://arctic-bioscience.com/investors/general-
meetings eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan vedlagte skjema sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmeldte aksjeeiere vil få tilsendt en digital innkalling.
Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og/eller gjennom børsmelding.
Forhåndsstemmer
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via Selskapets hjemmeside: https://arcticbioscience.com/investors/general-meetings eller the General Meeting. If a shareholder has purchased shares but has not registered such purchase in the VPS at the time of the General Meeting, the voting rights for the assigned shares can only be exercised if the shareholder has been registered for the General Meeting, and the purchase has been notified and documented according to applicable law.
As regards shares which are registered in a separate investor account (registered under a management/nominee account), managers may not attend or vote for these shares at general meetings. A shareholder who wish to attend and vote at the General Meeting must transfer these shares from the investor account to an account in its own name. The shareholder must appear as a directly registered shareholder in the VPS at the latest by the opening of the General Meeting.
Notice of attendance
Notice of attendance should be registered through the Company's website:
https://arctic-bioscience.com/investors/generalmeetings or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either throughhttps://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send the attached form by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. Registered shareholders will receive an electronic invite.
Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the company's website and/or through a stock exchange announcement.
Advance votes
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website: https://arctic-bioscience.com/investors/general-

via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. For forhåndsstemme må pinkode og referansenummer benyttes.
NB: Da generalforsamlingen avholdes som et virtuelt møte ber vi om at de aksjonærene som vil delta på dagen, samtidig sender en e-post til [email protected] slik at selskapet har en e-post å sende detaljer til.
Informasjon vedrørende den ordinære generalforsamlingen, herunder denne innkalling med vedlegg og Selskapets vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets nettside: https://arctic-bioscience.com/investors/home/
meetings or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. For advance voting reference number and pin code must be stated.
NB: As the meeting is being held virtually, we ask that shareholders who enroll for participation in the meeting at the same time sends an e-mail to [email protected] so that the company have an e-mail that they can send details to.
Information regarding the ordinary general meeting, including this notice with attachments and the Company's articles of association, is available at the Company's website: https://arctic-bioscience.com/investors/home/
In case of discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
Ørsta, 22.4.2022
For styret i Arctic Bioscience AS
Harald Nordal Styrets leder / Chairperson of the Board of Directors
____________________________________________

Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS avholdes 5. mai 2022, kl. 11.00. Møtet vil bli holdt virtuelt på Microsoft Teams.
| Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ________, og stemmer for det antall aksjer som er eid per | |
|---|---|
| Record date: 4.5.2022 |
Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 4.5.2022 kl. 15:00 (CEST).
Forhåndsstemme
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Påmelding for virtuell deltakelse
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ eller via Investortjenester.
For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
NB: Da generalforsamlingen avholdes som et virtuelt møte ber vi om at de aksjonærene som vil delta på dagen, samtidig sender en e-post til [email protected] slik at selskapet har en e-post å sende detaljer til.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | |
|---|---|---|---|
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS
Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.
Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
Undertegnede: ____________________________________________________________
gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5.mai 2022 i Arctic Bioscience AS for mine/våre aksjer.

Ref.nr.: Pinkode:
Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 4.5.2022 kl. 15:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ____________________________________________________________
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5. mai 2022 i Arctic Bioscience AS for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2022 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder | | | |
| 2. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. | Årsregnskap og årsberetning | | | |
| 5. | Honorar til styret | | | |
| 6. | Honorar til revisor | | | |
| 7. | Valg av styremedlemmer | | | |
| 8. | Tildeling av fullmakt om kapitalforhøyelse ved nytegning av aksjer | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Ref.no.: PIN code:
Notice of Extraordinary General Meeting
Meeting in Arctic Bioscience AS will be held on 5. May 2022, at 11am. Meeting will be held virtually on Microsoft Teams.
| The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ___ and vote for the number of shares owned per | ||
|---|---|---|
| Record Date: 4.5.2022 |
Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 4.5.2022 at 3pm (CEST).
Advance votes
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ (use ref.nr and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Notice of attendance
Notice of attendance should be registered through the Company's website https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ or through VPS Investor Services.
For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
NB: As the meeting is being held virtually, we ask that shareholders who enroll for participation in the meeting at the same time sends an e-mail to [email protected] so that the company have an e-mail that they can send details to.
| Place | Date | Shareholder's signature |
|---|---|---|
Proxy without voting instructions for Extraordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS.
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Proxy should be registered through the Company's website https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ or through VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
The undersigned: ____________________________________________________________
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS on 5. May 2022.

Ref.no.: PIN code:
Proxy with voting instructions for Extraordinary General Meeting in Arctic Bioscience AS.
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 4.5.2022 at 3pm. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The undersigned: ____________________________________________________________
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Ordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS on 5. May 2022.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Ordinary General Meeting 2022 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening of the general meeting by the chairperson of the board | | | |
| 2. | Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes | | | |
| 3. | Approval of the notice and the agenda | | | |
| 4. | Annual account and annual report | | | |
| 5. | Renumeration to the board | | | |
| 6. | Fee to the auditor | | | |
| 7. | Election of board members | | | |
| 8. | Granting of authorization to the board for capital increase by issuing new shares | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)