Softimat S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2014

Apr 25, 2014

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SOFTIMAT S.A.

Siège social: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne BCE (Nivelles) 0421.846.862 – T.V.A. BE0421.846.862

Les actionnaires sont invités à assister à l'assemblée générale ordinaire qui se réunira le mardi 27 mai 2014 à 16h30, au siège social, chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE ORDRE DU JOUR

• 1. Rapport de gestion et rapport du commissaire pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2013
• 1. Proposition d'approuver les comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2013 et l'affectation du résultat
• 1. Proposition de renouvellement, pour une période de six ans, des mandats d'administrateur de Messieurs Jacques Ghysbrecht, Jean-Luc Henry, Pierre Herpain, Jean-Claude Logé, Nicolas Logé et la société Socomade sa, représentée par Monsieur Bernard Lescot
• 1. Proposition de fixation, avec effet au 1er janvier 2014, des émoluments des administrateurs à un montant annuel de EUR 8.000 par administrateur
• 1. Proposition de nomination, pour une période de trois ans, de la société Fondu Pyl Stassin & Cie, représentée par Messieurs Jacques Lenoir et Philippe Vandesteene, comme commissaire
• 1. Proposition d'approuver les honoraires du commissaire Fondu Pyl Stassin & Cie, à hauteur de EUR 48.000 par an
• 1. Proposition de donner décharge aux administrateurs et au commissaire pour l'exercice 2013
• 1. Divers

Formalités à remplir pour être admis à l'assemblée générale :

a) Date d'enregistrement

Conformément à l'article 536 §2 du Code des Sociétés, le droit de participer à l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote est subordonné à l'enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire le mardi 13 mai 2014, à vingt-quatre heures (heure belge) – « date d'enregistrement » -, soit par leur inscription sur le registre des actions nominatives, soit par leur inscription dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation, soit par la production des actions au porteur à un intermédiaire financier, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale. Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d'enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.

b) Notification de la volonté de participer à l'assemblée générale

Les détenteurs d'actions dématérialisées qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée doivent demander à leur banque ou organisme financier de délivrer une attestation certifiant le nombre d'actions détenues à la date d'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l'assemblée. Cette attestation doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le mercredi 21 mai 2014.

Les détenteurs d'actions nominatives, inscrits dans le registre des actions nominatives à la date d'enregistrement, qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée sont priés de communiquer à la société, au plus tard le mercredi 21 mai 2014, leur intention de participer à l'assemblée générale, conformément à la lettre qui leur a été envoyée.

c) Procuration

Les actionnaires qui veulent se faire représenter à l'assemblée générale doivent accomplir les formalités d'admission mentionnées ci-dessus et remplir un formulaire de procuration qui doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le mercredi 21 mai 2014. Des formulaires de procuration sont disponibles au siège de la société et sur son site internet, à l'adresse www.softimat.com.

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Droits des Actionnaires :

a) Droit de requérir l'inscription de sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Dans les limites prévues à l'article 533ter du Code des Sociétés et dans les statuts de la société, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Ces demandes doivent parvenir à la société soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, pour le lundi 5 mai 2014 au plus tard. S'il est fait usage de cette possibilité, un ordre du jour complété sera publié le lundi 12 mai 2014 au plus tard.

b) Droit de poser des questions

Conformément à l'article 540 du Code des Sociétés, les actionnaires peuvent envoyer par écrit des questions au sujet des points portés à l'ordre du jour et auxquelles il sera répondu au cours de l'assemblée. Ces questions doivent parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le mercredi 21 mai 2014.

Le rapport d'entreprise, les formulaires de procuration et la convocation sont disponibles sur le site internet de la société à l'adresse www.softimat.com. Ces documents peuvent par ailleurs être obtenus sur demande à l'adresse info@softimat.com ou par téléphone au 02/352 83 86.

Les actionnaires et mandataires seront appelés à s'identifier par leur carte d'identité lors de l'accueil. La société n'envoie plus de courrier de confirmation à chaque actionnaire inscrit.

Lasne, le 11 avril 2014.

Le Conseil d'Administration