Softimat S.A. — AGM Information 2021

Apr 22, 2021

CONVOCATION

SOFTIMAT S.A.

Siège: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne BCE (Nivelles) 0421.846.862 – T.V.A. BE0421.846.862

Les actionnaires sont invités à assister à l'assemblée générale ordinaire qui se réunira le mardi 25 mai 2021 à 16h30, au siège, Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne.

En raison des mesures prises par les autorités publiques dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, le conseil d'administration recommande aux actionnaires qui souhaitent participer à l'assemblée générale ordinaire d'exprimer leur vote par procuration en donnant mandat en faveur de Maître Nikita Tissot mentionnée dans le formulaire de procuration joint à la présente convocation et en y précisant leurs instructions de vote.

Les procurations dûment complétées et signées (version scannée ou photographiée) doivent être transmis par voie électronique au plus tard le mercredi 19 mai 2021 à l'adresse e-mail suivante : info@softimat.com ou par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne.

Le conseil d'administration a pris la décision de ne pas organiser cette année une assemblée générale à distance conformément à l'article 7:137, §1 du Code des sociétés et des associations.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE

ORDRE DU JOUR

• 1. Prise de connaissance du Rapport de gestion et rapport du commissaire pour l'exercice clôturé au 31 décembre 2020
• 1. Proposition d'approuver les comptes annuels arrêtés au 31 décembre 2020 et l'affectation du résultat
• 1. Proposition de donner décharge aux administrateurs pour l'exercice 2020
• 1. Proposition de donner décharge au commissaire pour l'exercice 2020
• 1. Divers

Formalités à remplir pour être admis à l'assemblée générale :

a) Notification de la volonté de participer à l'assemblée générale

Conformément à l'article 20 des statuts de la société, les détenteurs d'actions dématérialisées qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée doivent demander à leur banque ou organisme financier de délivrer une attestation certifiant le nombre d'actions détenues à la date d'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l'assemblée. Cette attestation doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, au plus tard le mercredi 19 mai 2021.

Les détenteurs d'actions nominatives, inscrits dans le registre des actions nominatives à la date d'enregistrement, qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée sont priés de communiquer à la société, au plus tard le mercredi 19 mai 2021, leur intention de participer à l'assemblée générale, conformément à la lettre qui leur a été envoyée.

b) Procuration

Les actionnaires qui veulent se faire représenter à l'assemblée générale doivent accomplir les formalités d'admission mentionnées ci-dessus et remplir un formulaire de procuration qui doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, au plus tard le mercredi 19 mai 2021. Des formulaires de procuration sont disponibles au siège de la société et sur son site internet, à l'adresse www.softimat.com.

Le rapport annuel, les formulaires de procuration et la convocation sont disponibles sur le site internet de la société à l'adresse www.softimat.com. Ces documents peuvent par ailleurs être obtenus sur demande à l'adresse info@softimat.com ou par téléphone au 02/352 83 86.

Les actionnaires et mandataires seront appelés à s'identifier par leur carte d'identité lors de l'accueil. La société n'envoie plus de courrier de confirmation à chaque actionnaire inscrit.

Lasne, le 18 mars 2021.

Le Conseil d'Administration.