Softimat S.A. — AGM Information 2016

Apr 29, 2016

BIJEENROEPING

SOFTIMAT N.V.

Maatschappelijke zetel: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne KBO (Niijvel) 0421.846.862 – B.T.W. BE0421.846.862

De aandeelhouders worden uitgenodigd op de gewone algemene vergadering van aandeelhouders die zal worden gehouden op dinsdag 31 mei 2016 om 16u30, op de maatschappelijke zetel, te 1380 Lasne, Chaussée de Louvain 435.

GEWONE ALGEMENE VERGADERING

DAGORDE

• 1. Beheersverslag van de commissaris over het boekjaar afgesloten per 31 december 2015
• 1. Voorstel om de jaarrekeningen afgesloten op 31 december 2015 goed te keuren en bestemming van het resultaat
• 1. Voorstel om kwijting te verlenen aan de bestuurders en aan de commissaris voor het boekjaar 2015
• 1. Diversen

Formaliteiten te vervullen om de algemene vergadering te kunnen bijwonen:

Om te worden toegelaten tot deze gewone algemene vergadering dienen de aandeelhouders de volgende formaliteiten te vervullen:

a) Registratiedatum

Overeenkomstig artikel 536 §2 van het Wetboek van vennootschappen wordt het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder uiterlijk op dinsdag 17 mei 2016, om vierentwintig uur (Belgisch uur) – "registratiedatum" – hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering. Enkel de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

b) Kennisgeving van de wens om deel te nemen aan de algemene vergadering

De houders van gedematerialiseerde aandelen die de vergadering wensen bij te wonen of die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen hun bank of financiële instelling te vragen om een attest te bezorgen waarin wordt bevestigd hoeveel aandelen zij op de registratiedatum bezitten en waarvoor zij hebben aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. Dit attest moet uiterlijk op woensdag 25 mei 2016 bij de vennootschap toekomen, hetzij per e-mail op het adres: info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80.

De houders van aandelen op naam, die op de registratiedatum zijn ingeschreven in het register van de aandelen op naam en die de algemene vergadering wensen bij te wonen of die zich wensen te laten vertegenwoordigen, worden verzocht de vennootschap hiervan uiterlijk op woensdag 25 mei 2016 op de hoogte te brengen overeenkomstig de brief die hen werd toegestuurd.

c) Volmacht

De aandeelhouders die zich willen laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering, dienen de hierboven vermelde aanmeldingsformaliteiten te vervullen en een volmachtformulier in te vullen dat uiterlijk op woensdag 25 mei 2016 in de vennootschap moet toekomen, hetzij per e-mail op het adres: info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80. Volmachtformulieren zijn ter beschikking in de vennootschap en ook via haar website, op het adres www.softimat.com.

Rechten van de Aandeelhouders:

a) Recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen van besluit in te dienen

Binnen de artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, te behandelen onderwerpen op de agenda van de vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze verzoeken dienen uiterlijk tegen maandag 9 mei 2016 bij de vennootschap toe te komen, hetzij per e-mail op het adres info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, wordt uiterlijk op maandag 16 mei 2016 een vervolledigde agenda gepubliceerd.

b) Recht om vragen te stellen

Overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen kunnen de aandeelhouders schriftelijk vragen indienen met betrekking tot de agendapunten. De vragen zullen tijdens de vergadering worden beantwoord. Deze vragen dienen uiterlijk tegen woensdag 25 mei 2016 bij de vennootschap toe te komen, hetzij per e-mail op het adres info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80.

Het jaarverslag, de volmachtformulieren en de oproeping zijn beschikbaar op de website van de vennootschap op het adres www.softimat.com. Daarnaast kunnen deze documenten op vraag worden verkregen op het adres info@softimat.com of telefonisch op het nummer 02/352 83 86.

De aandeelhouders en gevolmachtigden worden verzocht zich bij het onthaal te identificeren aan de hand van hun identiteitskaart. De vennootschap stuurt niet langer een bevestigingsbrief naar elke ingeschreven aandeelhouder.

Lasne, 11 april 2016.

De Raad van Bestuur.