Softimat S.A. — AGM Information 2016

Nov 22, 2016

CONVOCATION

SOFTIMAT S.A.

Siège social: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne BCE (Nivelles) 0421.846.862 – T.V.A. BE0421.846.862

Les actionnaires sont invités à assister aux assemblées générales extraordinaires qui se réuniront le jeudi 22 décembre 2016 au siège social, Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, comme suit :

• 15h00 : Assemblée Générale Extraordinaire I modifications statutaires ;
• 15h30 : Assemblée Générale Extraordinaire II modification non statutaire.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE I

ORDRE DU JOUR

1. Réduction de capital suite au rachat d'actions propres

• (a) Suite à la décision de l'assemblée générale du 20 juin 2014 de réduire le capital d'un montant maximum de 3.000.000 EUR par le rachat d'actions propres et à l'autorisation donnée au Conseil d'administration d'acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 92.456 actions propres effectué entre le 7 décembre 2015 et le 29 janvier 2016, pour un total de 191.398,85 EUR, lesquelles actions sont nulles de plein droit ; et,
• (b) suite à la décision de l'assemblée générale du 15 février 2016 de réduire le capital d'un montant maximum de 3.000.000 EUR par le rachat d'actions propres et à l'autorisation donnée au Conseil d'Administration d'acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 350.342 actions propres effectué entre le 8 mars 2016 et le 4 novembre 2016, pour un total de 855.744,34 EUR, lesquelles actions sont nulles de plein droit.

En conséquence, constatation de la réduction du capital d'un montant correspondant aux dites actions pour le ramener de 21.028.363,05 EUR à 19.981.219,86 EUR représenté par 5.739.269 actions.

2. Rapport spécial du Conseil d'Administration en application de l'article 633 du Code des sociétés

Lecture du rapport conformément à l'article 633 du Code des sociétés et décision quant à la poursuite des activités.

3. Décision de l'assemblée générale à prendre dans le cadre de l'article 633 du Code des sociétés : dissolution ou poursuite des affaires sociales

Proposition de décision : L'actif net de la société étant réduit à un montant inférieur à la moitié du capital social, le conseil d'administration a établi un rapport spécial comme prescrit par l'article 633 du Code des sociétés. L'assemblée générale extraordinaire prend connaissance du rapport et des mesures visant au redressement de la situation financière de la société qui y sont exposées. Elle décide de poursuivre les activités de la société.

4. Modification de l'article 6bis des statuts concernant les seuils de transparence

Modification du seuil de notification lié au droit de vote des personnes physiques ou morales, détentrices de titres représentatifs ou non du capital, pour le porter de 3% à 25% du total des droits de vote.

Proposition de modifier le texte de l'article 6bis comme suit : « Toute personne physique ou morale qui possède ou acquiert des titres représentatifs ou non du capital, conférant le droit de vote, doit déclarer à la société et à l'Autorité des Services et Marchés Financiers (FSMA) le nombre de titres qu'elle possède lorsque les droits de vote afférents à ces titres atteignent une quotité de vingt-cinq pour cent (25%) ou plus du total des droits de vote existant au moment de la réalisation de la situation donnant lieu à la déclaration.

La même déclaration doit être faite en cas d'acquisition additionnelle de titres visés au premier paragraphe, lorsqu'à la suite de cette acquisition, les droits de vote afférents aux titres que ladite société possède atteignent une quotité de trente pour cent (30%), cinquante pour cent (50%), septante-cinq pour cent (75%) et nonante cinq pour cent (95%).

La même déclaration doit être faite en cas de cession de titres lorsque, à la suite de cette cession, les droits de vote tombent en deçà d'un des seuils précités.

Sont ajoutés aux titres possédés, acquis ou cédés par (i) un tiers agissant en son nom propre, mais pour le compte de ladite personne (ii) une personne physique ou morale liée à ladite personne et (iii) un tiers agissant en son nom propre, mais pour le compte d'une personne physique ou morale liée à ladite personne.

De même, sont additionnés les titres possédés, acquis ou cédés par les personnes qui agissent de concert pour l'acquisition, la détention ou la cession de titres auxquels sont attachés vingt-cinq pour cent (25%) au moins des droits de vote.

Les dispositions qui précèdent sont régies par la loi du 2 mai 2007 relative à la publicité des participations importantes dans les sociétés cotées en Bourse et réglementant les offres publiques d'acquisition. ».

5. Modification des statuts

6. Pouvoirs à conférer au Conseil d'Administration pour la coordination des statuts

Pour être valablement adoptées, les propositions reprises aux points 3. et 4. ci-dessus requièrent les conditions de présence prévues par les articles 558, 559 et 620 du Code des Sociétés, soit la moitié du capital social présente ou représentée. Dans l'hypothèse où ce quorum ne serait pas atteint, une nouvelle assemblée générale extraordinaire sera convoquée pour le mardi 17 janvier 2017. Celle-ci délibérera quel que soit le nombre de titres représentés. Dans ce cas, la date du «22 décembre 2016 » sera remplacée par la date du « 17 janvier 2017 ».

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE II

ORDRE DU JOUR

1. Rémunération du mandat d'administrateur

Le Conseil d'Administration propose de ramener la rémunération du mandat d'administrateur à un montant par administrateur et par an de 4.000 EUR (au lieu de 8.000 EUR actuellement), et ce, à compter de l'exercice 2016.

Proposition de décision : L'Assemblée Générale fixe la rémunération du mandat d'administrateur à 4.000 EUR par administrateur et par an.

Formalités à remplir pour être admis aux assemblées générales :

a) Date d'enregistrement

Conformément à l'article 536 §2 du Code des Sociétés, le droit de participer à l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote est subordonné à l'enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire le jeudi 8 décembre 2016, à vingt-quatre heures (heure belge) – « date d'enregistrement » -, soit par leur inscription sur le registre des actions nominatives, soit par leur inscription dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation, soit par la production des actions au porteur à un intermédiaire financier, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale. Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d'enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.

b) Notification de la volonté de participer à l'assemblée générale

Les détenteurs d'actions dématérialisées qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée doivent demander à leur banque ou organisme financier de délivrer une attestation certifiant le nombre d'actions détenues à la date d'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l'assemblée. Cette attestation doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 16 décembre 2016.

Les détenteurs d'actions nominatives, inscrits dans le registre des actions nominatives à la date d'enregistrement, qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée sont priés de communiquer à la société, au plus tard le vendredi 16 décembre 2016, leur intention de participer à l'assemblée générale, conformément à la lettre qui leur a été envoyée)

c) Procuration

Les actionnaires qui veulent se faire représenter à l'assemblée générale doivent accomplir les formalités d'admission mentionnées ci-dessus et remplir un formulaire de procuration qui doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 16 décembre 2016. Des formulaires de procuration sont disponibles au siège de la société et sur son site internet, à l'adresse www.softimat.com.

Droits des Actionnaires :

a) Droit de requérir l'inscription de sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Dans les limites prévues à l'article 533ter du Code des Sociétés et dans les statuts de la société, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Ces demandes doivent parvenir à la société soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, pour le mercredi 30 novembre 2016 au plus tard. S'il est fait usage de cette possibilité, un ordre du jour complété sera publié le mercredi 7 décembre 2016 au plus tard.

b) Droit de poser des questions

Conformément à l'article 540 du Code des Sociétés, les actionnaires peuvent envoyer par écrit des questions au sujet des points portés à l'ordre du jour et auxquelles il sera répondu au cours de l'assemblée. Ces questions doivent parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 16 décembre 2016.

Les formulaires de procuration et la convocation sont disponibles sur le site internet de la société à l'adresse www.softimat.com. Ces documents peuvent par ailleurs être obtenus sur demande à l'adresse info@softimat.com ou par téléphone au 02/352 83 86.

Les actionnaires et mandataires seront appelés à s'identifier par leur carte d'identité lors de l'accueil. La société n'envoie plus de courrier de confirmation à chaque actionnaire inscrit.

Lasne, le 22 novembre 2016.

Le Conseil d'Administration