Softimat S.A. — AGM Information 2016

Nov 22, 2016

BIJEENROEPING

SOFTIMAT N.V.

Maatschappelijke zetel: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne BCE (Nijvel) 0421.846.862 – B.T.W. BE0421.846.862

De aandeelhouders worden uitgenodigd op de buitengewone algemene vergaderingen die zullen worden gehouden op donderdag 22 december 2016 op de maatschappelijke zetel, te 1380 Lasne, Chaussée de Louvain 435, als volgt:

• 15u00 : Buitengewone Algemene Vergadering I statutaire wijzigingen ;
• 15u30 : Buitengewone Algemene Vergadering II niet-statutaire wijzigingen.

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING I

DAGORDE

1. Kapitaalvermindering na inkoop van eigen aandelen

• (a) In overeenstemming met de beslissing van de algemene vergadering van 20 juni 2014 om het kapitaal te verminderen ten belope van een maximaal bedrag van 3.000.000 EUR door de inkoop van eigen aandelen, en met de toestemming verleend aan de Raad van Bestuur om eigen aandelen in te kopen op de Beurs, wordt vastgesteld dat 92.456 eigen aandelen ingekocht werden tussen 7 december 2015 en 29 januari 2016, ten bedrage van 191.398,85 EUR, welke aandelen van rechtswege nietig zijn; en,
• (b) in overeenstemming met de beslissing van de algemene vergadering van 15 februari 2016 om het kapitaal te verminderen ten belope van een maximaal bedrag van 3.000.000 EUR door de inkoop van eigen aandelen, en met de toestemming verleend aan de Raad van Bestuur om eigen aandelen in te kopen op de Beurs, wordt vastgesteld dat 350.342 eigen aandelen ingekocht werden tussen 8 maart 2016 en 4 november 2016, ten bedrage van 855.744,34 EUR, welke aandelen van rechtswege nietig zijn.

Er wordt bijgevolg overgegaan tot een kapitaalvermindering gelijk aan het bedrag van deze aandelen, waarbij het kapitaal van 21.028.363,05 EUR naar 19.981.219,86 EUR wordt gebracht, vertegenwoordigd door 5.739.269 aandelen.

2. Bijzonder verslag van de Raad van Bestuur conform artikel 633 van het Wetboek van Vennootschappen

Lezing van het verslag conform artikel 633 van het Wetboek van Vennootschappen en beslissing over het al dan niet voortzetten van activiteiten.

3. Beslissing van de algemene vergadering in het kader van artikel 633 van het Wetboek van Vennootschappen: stopzetting of voortzetting van de bedrijfsactiviteiten

Voorstel van besluit: Het nettoactief van de vennootschap is gedaald tot beneden de helft van het maatschappelijk kapitaal. De Raad van Bestuur heeft dan ook een bijzonder verslag opgesteld zoals voorgeschreven overeenkomstig artikel 633 van het Wetboek van Vennootschappen. De buitengewone algemene vergadering neemt kennis van het verslag en van de daarin voorgestelde maatregelen tot herstel van de financiële toestand van de vennootschap en besluit de activiteiten van de vennootschap voort te zetten.

4. Wijziging van artikel 6bis van de statuten inzake transparantiedrempels

Wijziging van de kennisgevingdrempel verbonden aan het stemrecht van de natuurlijke of rechtspersonen, houders van effecten die al dan niet het kapitaal vertegenwoordigen, van 3% tot 25% van het totaal aantal stemrechten.

Voorstel om de tekst van artikel 6bis te wijzigen als volgt: "Elke natuurlijke of rechtspersoon die effecten bezit of verwerft, ongeacht of ze al dan niet het kapitaal vertegenwoordigen, moet aan de vennootschap en de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten (FSMA) kennisgeving doen van het aantal effecten dat hij bezit wanneer de stemrechten verbonden aan die effecten vijfentwintig procent (25%) of meer bereiken van het totaal aantal bestaande stemrechten op het ogenblik waarop zich de omstandigheden voordoen op grond waarvan kennisgeving verplicht is.

Een dergelijke kennisgeving is eveneens van toepassing in geval van bijkomende verwerving ten opzichte van de effecten onder paragraaf 1, wanneer ingevolge die verwerving het aantal stemrechten die de desbetreffende vennootschap bezit dertig procent (30%), vijftig procent (50%), vijfenzeventig procent (75%) en negentig procent (90%) bereikt.

Deze kennisgeving is eveneens verplicht bij overdracht van effecten wanneer als gevolg hiervan de stemrechten dalen onder één van de bovenvermelde drempels.

Bij de effecten die een persoon bezit, verwerft of overdraagt, worden de effecten gevoegd in bezit van, verworven of overgedragen door (i) een derde die in eigen naam maar voor rekening van genoemde persoon optreedt, (ii) een met genoemde persoon verbonden natuurlijke of rechtspersoon en (iii) een derde die optreedt in eigen naam, maar voor rekening van een met genoemde persoon verbonden natuurlijke of rechtspersoon.

Verder worden effecten in bezit van, verworven of overgedragen door personen die gezamelijk optreden voor de verwerving, het bezit of de overdracht waaraan ten minste 25% van de stemrechten is verbonden, samengesteld.

De bovenstaande bepalingen vallen onder de wet van 2 maart 2007 op de openbaarmaking van belangrijke deelnemingen in ter beurze genoteerde vennootschappen en tot reglementering van de openbare overnameaanbiedingen.

5. Wijziging van de statuten

1. Bevoegdheden toe te kennen aan de raad van bestuur voor de coördinatie van de statuten

Om rechtsgeldig te worden aangenomen, zijn op voorstellen 3. en 4. hierboven de voorwaarden inzake aanwezigheid van toepassing zoals voorzien in artikels 558, 559 en 620 van het Wetboek der Vennootschappen, namelijk de helft van het aanwezige of vertegenwoordigde maatschappelijk kapitaal. Indien dit quorum niet bereikt is, wordt een nieuwe buitengewone algemene vergadering samengeroepen op 17 januari 2017. Deze zal beraadslagen ongeacht het aantal

vertegenwoordigde effecten. In dat geval wordt de datum "22 december 2016" vervangen door de datum "17 januari 2017".

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING II

DAGORDE

1. Vergoeding van het bestuurdersmandaat

De Raad van Bestuur stelt voor de vergoeding van het bestuurdersmandaat vast te leggen op 4.000 EUR per bestuurder en per jaar (i.p.v. de huidige vergoeding van 8.000 EUR), en dit vanaf boekjaar 2016.

Voorstel van besluit: De Algemene Vergadering besluit de vergoeding van de bestuurders vast te leggen op 4.000 EUR per bestuurder en per jaar.

Formaliteiten te vervullen om de algemene vergaderingen te kunnen bijwonen:

Om te worden toegelaten tot deze buitengewone algemene vergaderingen dienen de aandeelhouders de volgende formaliteiten te vervullen:

a) Registratiedatum

Overeenkomstig artikel 536 §2 van het Wetboek van vennootschappen wordt het recht om deel te nemen aan de algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder uiterlijk op donderdag 8 december 2016, om vierentwintig uur (Belgisch uur) – "registratiedatum" – hetzij door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling, hetzij door voorlegging van de aandelen aan toonder aan een financiële tussenpersoon, ongeacht het aantal aandelen dat de aandeelhouder bezit op de dag van de algemene vergadering. Enkel de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn hebben het recht om deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering.

b) Kennisgeving van de wens om deel te nemen aan de algemene vergadering

De houders van gedematerialiseerde aandelen die de vergadering wensen bij te wonen of die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen hun bank of financiële instelling te vragen om een attest te bezorgen waarin wordt bevestigd hoeveel aandelen zij op de registratiedatum bezitten en waarvoor zij hebben aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering. Dit attest moet uiterlijk op vrijdag 16 december 2016 bij de vennootschap toekomen, hetzij per e-mail op het adres: info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80.

De houders van aandelen op naam, die op de registratiedatum zijn ingeschreven in het register van de aandelen op naam en die de algemene vergadering wensen bij te wonen of die zich wensen te laten vertegenwoordigen, worden verzocht de vennootschap hiervan uiterlijk op vrijdag 16 december 2016 op de hoogte te brengen overeenkomstig de brief die hen werd toegestuurd.

c) Volmacht

De aandeelhouders die zich willen laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering, dienen de hierboven vermelde aanmeldingsformaliteiten te vervullen en een volmachtformulier in te vullen dat uiterlijk op vrijdag 16 december 2016 in de vennootschap moet toekomen, hetzij per e-mail op het adres: info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80. Volmachtformulieren zijn ter beschikking in de vennootschap en ook via haar website, op het adres www.softimat.com.

Rechten van de Aandeelhouders:

a) Recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen van besluit in te dienen

Binnen de artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen, kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens 3% bezitten van het maatschappelijk kapitaal, te behandelen onderwerpen op de agenda van de vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. Deze verzoeken dienen uiterlijk tegen woensdag 30 november 2016 bij de vennootschap toe te komen, hetzij per e-mail op het adres info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80. Indien van deze mogelijkheid gebruik wordt gemaakt, wordt uiterlijk op donderdag 7 december 2016 een vervolledigde agenda gepubliceerd.

b) Recht om vragen te stellen

Overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen kunnen de aandeelhouders schriftelijk vragen indienen met betrekking tot de agendapunten. De vragen zullen tijdens de vergadering worden beantwoord. Deze vragen dienen uiterlijk tegen vrijdag 16 december 2016 bij de vennootschap toe te komen, hetzij per e-mail op het adres info@softimat.com, hetzij per brief gericht aan Softimat n.v., Chaussée de Louvain 435 te 1380 Lasne, hetzij per fax op het nummer 02/352.83.80.

De volmachtformulieren en de oproeping zijn beschikbaar op de website van de vennootschap op het adres www.softimat.com. Daarnaast kunnen deze documenten op vraag worden verkregen op het adres info@softimat.com of telefonisch op het nummer 02/352 83 86.

De aandeelhouders en gevolmachtigden worden verzocht zich bij het onthaal te identificeren aan de hand van hun identiteitskaart. De vennootschap stuurt niet langer een bevestigingsbrief naar elke ingeschreven aandeelhouder.

Lasne, 22 november 2016.

De Raad van Bestuur.