Softimat S.A. — AGM Information 2015

Dec 18, 2015

SOFTIMAT S.A.

Siège social: Chaussée de Louvain 435 – 1380 Lasne BCE (Nivelles) 0421.846.862 – T.V.A. BE0421.846.862

Les actionnaires sont invités à assister à l'assemblée générale extraordinaire qui se réunira le vendredi 22 janvier 2016 à 11h30, au siège social, Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne.

ASSEMBLÉE GÉNÉRALE EXTRAORDINAIRE

ORDRE DU JOUR

1. Réduction de capital par le biais d'un nouveau programme de rachat d'actions propres

Proposition de réduire le capital à concurrence d'un montant maximum de 3.000.000 EUR par le biais d'un nouveau programme de rachat d'actions propres.

Proposition de donner autorisation au conseil d'administration, pour une durée de 36 mois à compter de la publication de la décision de l'assemblée aux Annexes du Moniteur Belge, d'acquérir en Bourse ses actions propres pour un prix compris entre EUR 1 et EUR 20 par action et ce, en exécution de la décision de l'assemblée de réduire le capital social à concurrence d'un montant maximum de 3.000.000 EUR.

Cette proposition comprend également la proposition de conférer au conseil d'administration le pouvoir d'accomplir toutes formalités en vue de faire constater les réductions de capital résultant des rachats d'actions qu'il effectuera en vertu de l'autorisation dont question ci-dessus.

2. Réduction de capital suite au rachat d'actions propres

• (a) Suite à la décision de l'assemblée générale du 27 mai 2013 de réduire le capital d'un montant maximum de 3.000.000 EUR par le rachat d'actions propres et à l'autorisation donnée au Conseil d'administration d'acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 58.822 actions propres effectué entre le 25 juillet 2014 et le 6 octobre 2014, pour un total de 169.037,19 EUR, lesquelles actions sont nulles de plein droit ; et,
• (b) suite à la décision de l'assemblée générale du 20 juin 2014 de réduire le capital d'un montant maximum de 3.000.000 EUR par le rachat d'actions propres et à l'autorisation donnée au Conseil d'Administration d'acquérir en bourse des actions de la société, constatation du rachat de 60.057 actions propres effectué entre le 16 septembre 2015 et le 4 décembre 2015, pour un total de 121.918,89 EUR, lesquelles actions sont nulles de plein droit.

En conséquence, réduction du capital d'un montant correspondant aux dites actions pour le ramener de 21.319.319,13 EUR à 21.028.363,05 EUR représenté par 6.182.067 actions.

3. Pouvoirs à conférer au Conseil d'Administration pour la coordination des statuts.

Pour être valablement adoptée, la proposition reprise au point 1. ci-dessus requiert les conditions de présence prévues par les articles 558, 559 et 620 du Code des Sociétés, soit la moitié du capital social présente ou représentée. Dans l'hypothèse où ce quorum ne serait pas atteint, une nouvelle assemblée générale extraordinaire sera convoquée pour le 15 février 2016. Celle-ci délibérera quel que soit le nombre de titres représentés. Dans ce cas, la date du «22 janvier 2016 » sera remplacée par la date du « 15 février 2016 ».

Formalités à remplir pour être admis à l'assemblée générale :

a) Date d'enregistrement

Conformément à l'article 536 §2 du Code des Sociétés, le droit de participer à l'assemblée générale et d'y exercer le droit de vote est subordonné à l'enregistrement comptable des actions au nom de l'actionnaire le vendredi 8 janvier 2016, à vingt-quatre heures (heure belge) – « date d'enregistrement » -, soit par leur inscription sur le registre des actions nominatives, soit par leur inscription dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation, soit par la production des actions au porteur à un intermédiaire financier, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale. Seules les personnes qui sont actionnaires à la date d'enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale.

b) Notification de la volonté de participer à l'assemblée générale

Les détenteurs d'actions dématérialisées qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée doivent demander à leur banque ou organisme financier de délivrer une attestation certifiant le nombre d'actions détenues à la date d'enregistrement et pour lequel ils ont déclaré vouloir participer à l'assemblée. Cette attestation doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 15 janvier 2016.

Les détenteurs d'actions nominatives, inscrits dans le registre des actions nominatives à la date d'enregistrement, qui souhaitent assister ou se faire représenter à l'assemblée sont priés de communiquer à la société, au plus tard le vendredi 15 janvier 2016, leur intention de participer à l'assemblée générale, conformément à la lettre qui leur a été envoyée.

c) Procuration

Les actionnaires qui veulent se faire représenter à l'assemblée générale doivent accomplir les formalités d'admission mentionnées ci-dessus et remplir un formulaire de procuration qui doit parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 15 janvier 2016. Des formulaires de procuration sont disponibles au siège de la société et sur son site internet, à l'adresse www.softimat.com.

Droits des Actionnaires :

a) Droit de requérir l'inscription de sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Dans les limites prévues à l'article 533ter du Code des Sociétés et dans les statuts de la société, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée, ainsi que déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Ces demandes doivent parvenir à la société soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, pour le jeudi 31 décembre 2015 au plus tard. S'il est fait usage de cette possibilité, un ordre du jour complété sera publié le jeudi 7 janvier 2016 au plus tard.

b) Droit de poser des questions

Conformément à l'article 540 du Code des Sociétés, les actionnaires peuvent envoyer par écrit des questions au sujet des points portés à l'ordre du jour et auxquelles il sera répondu au cours de l'assemblée. Ces questions doivent parvenir à la société, soit par e-mail à l'adresse info@softimat.com, soit par courrier adressé à Softimat s.a., Chaussée de Louvain 435 à 1380 Lasne, soit par fax au 02/352.83.80, au plus tard le vendredi 15 janvier 2016.

Les formulaires de procuration et la convocation sont disponibles sur le site internet de la société à l'adresse www.softimat.com. Ces documents peuvent par ailleurs être obtenus sur demande à l'adresse info@softimat.com ou par téléphone au 02/352 83 86.

Les actionnaires et mandataires seront appelés à s'identifier par leur carte d'identité lors de l'accueil. La société n'envoie plus de courrier de confirmation à chaque actionnaire inscrit.

Lasne, le 4 décembre 2015.

Le Conseil d'Administration