Proya Cosmetics Co., Ltd. — Governance Information 2018

Apr 17, 2018

珀莱雅化妆品股份有限公司

股东大会议事规则

第一章 总 则

第 1 条 为维护珀莱雅化妆品股份有限公司（以下简称“公司”）及公司股 东的合法权益，保证股东大会依法行使职权，根据《中华人民共和国公司法》 （以下简称“《公司法》”）和《珀莱雅化妆品股份有限公司章程》（以下简称“公 司章程”）以及国家相关法律、行政法规的规定，制定本规则。

第 2 条 本规则适用于公司年度股东大会和临时股东大会（以下统称“股 东大会”）。

第 3 条 公司应当严格按照法律、行政法规、公司章程及本规则的相关规 定召开股东大会，保证股东能够依法行使权利。

公司董事会应当切实履行职责，认真、按时组织股东大会。公司全体董事应 当勤勉尽责，确保股东大会正常召开和依法行使职权。

第 4 条 股东大会应当在《公司法》和公司章程规定的范围内行使职权。

第二章 股东大会的召集

第 5 条 公司年度股东大会每年召开 1 次，并应于上一会计年度结束后的 6 个月之内举行。临时股东大会不定期召开，有下列情形之一的，公司在事实发 生之日起 2 个月以内召开临时股东大会：

（一）董事人数不足《公司法》规定人数或者本章程所定人数的 2/3 时；

• （二）公司未弥补的亏损达实收股本总额 1/3 时；

• （三）单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东请求时；

（四）董事会认为必要时；

（五）监事会提议召开时；

（六）法律、行政法规、部门规章或本章程规定的其他情形。

公司董事会应当在本条前款规定的期限内按时召集股东大会。

第 6 条 独立董事有权向董事会提议召开临时股东大会。对独立董事要求 召开临时股东大会的提议，董事会应当根据法律、行政法规和本章程的规定，

在收到提议后 10 日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见。 董事会同意召开临时股东大会的，将在作出董事会决议后的 5 日内发出召开 股东大会的通知；董事会不同意召开临时股东大会的，将说明理由。

第 7 条 监事会有权向董事会提议召开临时股东大会，并应当以书面形式 向董事会提出。董事会应当根据法律、行政法规和公司章程的规定，在收到提 案后 10 日内提出同意或不同意召开临时股东大会的书面反馈意见。

董事会同意召开临时股东大会的，应当在作出董事会决议后的 5 日内发出召 开股东大会的通知，通知中对原提议的变更，应征得监事会的同意。

董事会不同意召开临时股东大会，或者在收到提案后 10 日内未作出反馈的， 视为董事会不能履行或者不履行召集股东大会会议职责，监事会可以自行召集和 主持。

第 8 条 单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东有权向董事会请求召 开临时股东大会，并应当以书面形式向董事会提出。董事会应当根据法律、行 政法规和公司章程的规定，在收到请求后 10 日内提出同意或不同意召开临时股 东大会的书面反馈意见。

董事会同意召开临时股东大会的，应当在作出董事会决议后的 5 日内发出召 开股东大会的通知，通知中对原请求的变更，应当征得相关股东的同意。

董事会不同意召开临时股东大会，或者在收到请求后 10 日内未作出反馈的， 单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东有权向监事会提议召开临时股东大 会，并应当以书面形式向监事会提出请求。

监事会同意召开临时股东大会的，应在收到请求 5 日内发出召开股东大会的 通知，通知中对原提案的变更，应当征得相关股东的同意。

监事会未在规定期限内发出股东大会通知的，视为监事会不召集和主持股东 大会，连续 90 日以上单独或者合计持有公司 10%以上股份的股东可以自行召集 和主持。

第 9 条 监事会或股东决定自行召集股东大会的，须书面通知董事会，同 时向公司所在地中国证监会派出机构和证券交易所备案。

在股东大会决议作出前，召集股东持股比例不得低于 10%。

监事会和召集股东应在发出股东大会通知及发布股东大会决议公告时，向公

司所在地中国证监会派出机构和证券交易所提交有关证明材料。

第 10 条 对于监事会或股东自行召集的股东大会，董事会和董事会秘书应 予配合。董事会应当提供股权登记日的股东名册。召集人所获取的股东名册不 得用于除召开股东大会以外的其他用途。

第 11 条 监事会或股东自行召集的股东大会，会议所必需的费用由本公司 承担。

第三章 股东大会的提案与通知

第 12 条 提案的内容应当属于股东大会职权范围，有明确议题和具体决议 事项，并且符合法律、行政法规和公司章程的有关规定。

第 13 条 公司召开股东大会，董事会、监事会以及单独或者合并持有公司 3%以上股份的股东，有权向公司提出提案。

单独或者合计持有公司 3%以上股份的股东，可以在股东大会召开 10 日前提 出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后 2 日内发出股东大会补 充通知，列明临时提案的内容。

除前款规定的情形外，召集人在发出股东大会通知后，不得修改股东大会通 知中已列明的提案或增加新的提案。

股东大会通知中未列明或不符合本规则第十二条规定的提案，股东大会不得 进行表决并作出决议。

第 14 条 公司召开年度股东大会和临时股东大会的，召集人应当分别于大 会召开 20 日和 15 日前向股东发出书面通知，将会议拟审议的事项以及开会的 日期和地点告知所有在册股东。

会议通知通过专人送达、传真、邮件或者公司章程规定的其他方式发出，非 直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

第 15 条 股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体 内容，以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。拟 讨论的事项需要独立董事发表意见的，发出股东大会通知或补充通知时应当同 时披露独立董事的意见及理由。

第 16 条 股东大会拟讨论非由职工代表担任的董事、监事选举事项的，股

东大会通知中应当充分披露董事、监事候选人的详细资料，至少包括以下内容：

• （一）教育背景、工作经历、兼职等个人情况；

• （二）与本公司或本公司的控股股东及实际控制人是否存在关联关系；

• （三）披露持有本公司股份数量；

（四）是否受过中国证监会及其他有关部门的处罚和证券交易所惩戒。 除采取累积投票制选举董事、监事外，每位董事、监事候选人应当以单项提 案提出。

第 17 条 因意外遗漏未向某有权得到通知的人送出会议通知或者该等人没 有收到会议通知，会议及会议的决议不因此无效。

第 18 条 发出股东大会通知后，无正当理由，股东大会不应延期或取消， 股东大会通知中列明的提案不应取消。一旦出现延期或取消的情形，召集人应 当在原定召开日前至少 2 个工作日公告并说明原因。

第四章 出席股东大会的人员资格与会议登记

第 19 条 公司登记在册的所有普通股股东（含表决权恢复的优先股股东） 或其代理人，均有权出席股东大会，并依照有关法律、行政法规、公司章程及 本规则行使表决权。

股东可以亲自出席股东大会，也可以委托代理人代为出席和表决。但委托他 人投票时，只可委托 1 人为其投票代理人。

第 20 条 股东大会召开时，本公司全体董事、监事和董事会秘书应当出席 会议，总经理和其他高级管理人员应当列席会议。召集人邀请的其他人员也可 出席股东大会。

第 21 条 为保证股东大会的严肃性和正常秩序，本公司董事会和其他召集 人有权拒绝本规则第十九条、第二十条所规定人员以外的人士入场。

第 22 条 股东或其代理人出席股东大会应办理会议登记手续，会议登记可 采用现场登记、传真或信函方式进行。

第 23 条 股东或委托代理人进行会议登记应当分别提供下列文件：

个人股东亲自出席会议的，应出示股票账户卡、本人身份证或其他能够表明 其身份的有效证件或证明；委托代理人出席会议的，应出示本人有效身份证、股 东授权委托书。

法人股东应由法定代表人或者法定代表人委托的代理人出席会议。法定代表 人出席会议的，应出示本人身份证、能证明其具有法定代表人资格的有效证明； 委托代理人出席会议的，代理人应出示本人身份证、法人股东单位的法定代表人 依法出具的书面授权委托书。

第 24 条 股东出具的委托他人出席股东大会的授权委托书应当载明下列 内容：

（一）代理人的姓名；

（二）是否具有表决权；

（三）分别对列入股东大会议程的每一审议事项投赞成、反对或弃权票的指

示；

（四）委托书签发日期和有效期限；

（五）委托人签名（或盖章）。委托人为法人股东的，应加盖法人单位印章。

第 25 条 委托书应当注明如果股东不作具体指示，股东代理人是否可以按 自己的意思表决。

委托人为法人的，由其法定代表人或者董事会、其他决策机构决议授权的人 作为代表出席公司的股东大会。

第 26 条 召集人和律师应当依据股东名册对股东资格的合法性进行验证， 并登记股东姓名（或名称）及其所持有表决权的股份数。在会议主持人宣布现 场出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份总数之前，会议登记应 当终止。

第 27 条 出席股东大会的股东或委托代理人提交的文件具有下列情况之 一的，视为其出席该次会议资格无效：

（一）提交文件存在伪造、过期、涂改等情形；

• （二）提交文件内容无法辨认；

• （三）同一股东委托多人出席会议的，授权委托书签字样本明显不一致；

• （四）传真登记所传授权委托书签字样本与实际出席会议时提交的授权委托

• 书签字样本明显不一致；

（五）授权委托书未按照本规则第二十四条规定载明必备内容；

• （六）授权委托书无委托人签字或盖章；

（七）提交文件有其他明显违反法律、行政法规和公司章程规定的情形。

第 28 条 因存在本规则第二十八条所列情形致使股东或其代理人出席股 东大会资格被认定无效的，由股东或其代理人承担相应的法律后果。

第 29 条 出席会议人员的会议登记册由公司负责制作。会议登记册载明参 加会议人员姓名（或单位名称）、身份证号码、住所地址、持有或者代表有表决 权的股份数额、被代理人姓名（或单位名称）等事项。

第五章 股东大会的召开

第 30 条 本公司董事会和其他召集人应当采取必要措施，保证股东大会 的正常秩序。对于干扰股东大会、寻衅滋事和侵犯股东合法权益的行为，应当 采取措施加以制止并及时报告有关部门查处。

第 31 条 本公司召开股东大会的地点为：公司住所地或者召集人在会议 通知中所确定的地点。

股东大会应当设置会场，以现场会议形式召开，并应当按照法律、行政法规、 中国证监会或公司章程的规定，采用安全、经济、便捷的网络和其他方式为股东 参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的，视为出席。

股东可以亲自出席股东大会并行使表决权，也可以委托他人代为出席和在授 权范围内行使表决权。

第 32 条 股东大会由董事长主持。董事长不能履行职务或不履行职务时， 由半数以上董事共同推举的一名董事主持。

监事会自行召集的股东大会，由监事会主席主持。监事会主席不能履行职务 或不履行职务时，由半数以上监事共同推举的一名监事主持。

股东自行召集的股东大会，由召集人推举代表主持。

召开股东大会时，会议主持人违反议事规则使股东大会无法继续进行的，出 席股东大会有表决权过半数的股东同意，股东大会可推举一人担任会议主持人， 继续开会。

第 33 条 召开股东大会应当按照下列程序进行：

（一）会议主持人宣布会议开始；

（二）审议会议提案；

（三）股东发言；

• （四）股东进行投票表决；

• （五）计票和监票；

• （六）票数清点人代表公布表决结果；

• （七）形成会议决议；

• （八）会议主持人宣布会议闭会。

第 34 条 股东大会应按照预定的日期和程序进行。

• 第 35 条 在年度股东大会上，董事会、监事会应当就其过去一年的工作

• 向股东大会作出报告，独立董事应作出述职报告。

• 第 36 条 公司董事会应当就注册会计师对公司财务报告出具的非标准审

• 计意见的审计报告向股东大会作出说明。

第六章 股东大会提案的审议

第 37 条 股东大会审议会议通知所列事项的具体提案时，应当按通知所 列事项的顺序进行。

• 第 38 条 对于董事会、监事会及单独或者合并持有公司 3%以上股份的股

• 东所提出的提案，应当以提案提出的时间顺序审议。

第 39 条 会议主持人可以根据会议审议事项及其他实际情况，对列入会议 议程的提案采取先报告、集中审议的方式，或者采用逐项报告、逐项审议的方 式。

• 第 40 条 股东大会审议提案时，不得对提案进行修改。否则，有关变更

• 应当视为一个新的提案，不能在本次股东大会上进行表决。

第 41 条 股东大会给予每个提案以合理的讨论时间。

第七章 股东大会的表决和决议

• 第 42 条 股东（包括股东代理人）以其所代表的有表决权的股份数额行

• 使表决权，每一股份享有一票表决权。

公司持有的本公司股份没有表决权，且该部分股份不计入出席股东大会有表 决权的股份总数。

董事会和符合相关规定条件的股东可以征集股东投票权。

第 43 条 股东大会采取记名方式投票表决。

第 44 条 股东大会对提案进行表决前，应当推举两名股东代表参加计票 和监票。审议事项与股东有利害关系的，相关股东及代理人不得参加计票、监 票。股东大会对提案进行表决时，应当由股东代表与监事代表共同负责计票、 监票，并当场公布表决结果，决议的表决结果载入会议记录。

第 45 条 会议主持人应当在表决前宣布出席会议的股东和代理人人数及所 持有表决权的股份总数，出席会议的股东和代理人人数及所持有表决权的股份 总数以会议登记为准。

第 46 条 董事、监事候选人名单以提案的方式提请股东大会表决。

第 47 条 股东大会在选举董事时应当采取累积投票制进行表决。累积投 票制在选举两个以上董事时，股东所持有的每一股份都拥有与应选出席位数相 等的投票权，股东既可以把所有的投票权集中选举一人，也可以分散选举多人。 采用累积投票制选举董事时，独立董事与其他董事应分别选举，以保证独立董 事在公司董事会中的比例。

股东大会就选举监事进行表决时，可以实施累积投票制。

第 48 条 股东大会将对所有提案进行逐项表决。对同一事项有不同提案 的，应当按提案提出的时间顺序进行表决。除因不可抗力等特殊原因导致股东 大会中止或不能作出决议外，股东大会不得对提案进行搁置或不予表决。

第 49 条 股东大会审议有关关联交易事项时，关联股东不应当参与投票 表决，其所代表的有表决权的股份数不计入有效表决总数。

第 50 条 出席股东大会的股东，应当对提交表决的提案发表以下意见之一： 同意、反对或弃权。

未填、错填、字迹无法辨认的表决票、未投的表决票均视为投票人放弃表决 权利，其所持股份数的表决结果应计为“弃权”。

第 51 条 股东大会通知中未列明或不符合本规则第十二条规定的提案， 股东大会不得进行表决并作出决议。

第 52 条 股东大会对表决通过的事项应形成会议决议。提案未获通过， 或者本次股东大会变更前次股东大会决议的，应当在股东大会决议公告中作特 别提示。

第 53 条 股东大会通过有关董事、监事选举提案的，新任董事、监事在

会议结束后立即就任。

第 54 条 股东大会通过有关派现、送股或资本公积转增股本提案的，公司 应当在股东大会结束后 2 个月内实施具体方案。

第 55 条 召集人应当保证股东大会连续举行，直至形成最终决议。因不 可抗力等特殊原因导致股东大会中止或不能作出决议的，应采取必要措施尽快 恢复召开股东大会或直接终止本次股东大会。

第八章 股东大会会议记录

第 56 条 股东大会应有会议记录，由董事会秘书负责。会议记录记载以 下内容：

（一）会议时间、地点、议程和召集人姓名或名称；

（二）会议主持人以及出席或列席会议的董事、监事、总经理和其他高级管 理人员姓名；

（三）出席会议的股东和代理人人数、所持有表决权的股份总数及占公司股 份总数的比例；

（四）对每一提案的审议经过、发言要点和表决结果；

（五）股东的质询意见或建议以及相应的答复或说明；

（六）计票人、监票人姓名；

（七）公司章程规定应当载入会议记录的其他内容。

第 57 条 召集人应当保证会议记录内容真实、准确和完整。出席会议的董 事、监事、董事会秘书、召集人或其代表、会议主持人应当在会议记录上签名。 会议记录应当与出席股东的签名册及代理出席的委托书等资料一并保存，保存 期限不少于 10 年。

第九章 股东大会的授权

第 58 条 法律、行政法规、部门规章和公司章程规定应当由股东大会决 定的事项，必须由股东大会对该等事项进行审议，以保障公司股东对公司重大 事项的决策权。

第 59 条 股东大会对董事会的授权按照公司章程、股东大会批准的公司 授权管理制度、对外担保决策制度和关联交易规则的规定执行。

第十章 附 则

第 60 条 在本规则中，“以上”包括本数。

第 61 条 本规则作为公司章程的附件，由股东大会批准后生效。

第 62 条 本规则的修改由股东大会决定。由董事会拟订修改草案，报股东 大会批准。

第 63 条 本规则的解释权属于董事会。

珀莱雅化妆品股份有限公司

二〇一八年四月