PKP Cargo S.A. — AGM Information 2022

Jun 3, 2022

OGŁOSZENIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA PKP CARGO S.A.

Zarząd PKP CARGO S.A. z siedzibą w Warszawie przy ul. Grójeckiej 17, 02-021 Warszawa, wpisanej do Krajowego Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000027702, NIP: 954-238-19-60, o kapitale zakładowym 2.239.345.850 zł (wpłaconym w całości), (dalej zwana: "Spółką") działając na podstawie art. 399 § 1, w związku z art. 395 § 1, 2 i 5, art. 402¹ , 402² Kodeksu spółek handlowych, niniejszym zwołuje:

ZWYCZAJNE WALNE ZGROMADZENIE

PKP CARGO S.A.

(dalej zwane: "Walnym Zgromadzeniem")

które odbędzie się w dniu

29 czerwca 2022 roku o godz. 11.00 w siedzibie Spółki

w Warszawie, przy ul. Grójeckiej 17

Na dzień zwołania Walnego Zgromadzenia, tj. na dzień 03 czerwca 2022 roku ogólna liczba akcji w PKP CARGO S.A. wynosi 44.786.917.

Z akcji tych przysługuje łącznie 44.786.917 głosów.

PORZĄDEK OBRAD:

• 1. Otwarcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Sporządzenie listy obecności.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie wyboru Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 1. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i jego zdolności do podejmowania uchwał.
• 1. Przyjęcie porządku obrad.
• 1. Informacja Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. o wynikach postępowania kwalifikacyjnego na stanowiska w Zarządzie PKP CARGO S.A.
• 1. Rozpatrzenie sprawozdania z działalności Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. jako organu Spółki oraz oceny sytuacji Spółki, z uwzględnieniem oceny systemu kontroli wewnętrznej i systemu zarządzania ryzykiem, compliance oraz funkcji audytu wewnętrznego.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie (podjęcie uchwały) Jednostkowego Sprawozdania Finansowego PKP CARGO S.A. za rok obrotowy zakończony w dniu 31 grudnia 2021 roku sporządzonego zgodnie z MSSF UE.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie (podjęcie uchwały) Skonsolidowanego Sprawozdania Finansowego Grupy Kapitałowej PKP CARGO za rok obrotowy zakończony 31 grudnia 2021 roku sporządzonego zgodnie z MSSF UE.
• 1. Rozpatrzenie i zatwierdzenie (podjęcie uchwały) Sprawozdania Zarządu z działalności Grupy Kapitałowej PKP CARGO za rok 2021.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie pokrycia straty netto wykazanej w Jednostkowym Sprawozdaniu Finansowym PKP CARGO S.A. za rok obrotowy zakończony w dniu 31 grudnia 2021 roku sporządzonym zgodnie z MSSF UE.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Zarządu PKP CARGO S.A. z wykonania przez nich obowiązków za rok obrotowy 2021.
• 1. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium Członkom Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. z wykonania przez nich obowiązków za rok obrotowy 2021.
• 1. Podjęcie uchwały w sprawie zaopiniowania "Sprawozdania o wynagrodzeniach Członków Zarządu i Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. za rok 2021".
• 1. Powołania do Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. VIII kadencji członków spełniających kryteria niezależności.
• 1. Podjęcia Uchwały w sprawie zmiany "Regulaminu Walnego Zgromadzenia PKP CARGO Spółka Akcyjna".
• 1. Podjęcie Uchwały w sprawie zawarcia umowy o zarządzanie spółką zależną będącej Kartą Grupy PKP.
• 1. Sprawy różne.
• 1. Zamknięcie obrad.

Zgodnie z art. 402² Kodeksu spółek handlowych, Spółka przedstawia następujące informacje dotyczące udziału w Walnym Zgromadzeniu.

I. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu

Zgodnie z art. 406¹ § l Kodeksu spółek handlowych prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu mają jedynie osoby będące akcjonariuszami Spółki na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia ("dzień rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu") tj. na dzień 13 czerwca 2022 roku.

Zastawnicy i użytkownicy, którym przysługuje prawo głosu maja prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, jeżeli ustanowienie na ich rzecz ograniczonego prawa rzeczownego jest zarejestrowane na rachunku papierów wartościowych w dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

W celu zapewnienia udziału w Walnym Zgromadzeniu, akcjonariusz uprawniony ze zdematerializowanych akcji na okaziciela jak też zastawnik lub użytkownik (dalej łączni zwani: "akcjonariuszem" lub "akcjonariuszami") powinien zażądać – nie wcześniej niż po ogłoszeniu zwołania Walnego Zgromadzenia, tj. nie wcześniej niż w dniu 03 czerwca 2022 roku i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, tj. nie później niż w dniu 14 czerwca 2022 roku - od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą podstawą sporządzenia wykazów przekazywanych podmiotowi prowadzącemu depozyt papierów wartościowych tj.: Krajowemu Depozytowi Papierów Wartościowych S.A. zgodnie z przepisami ustawy o obrocie instrumentami finansowymi.

Listę akcjonariuszy z akcji na okaziciela uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółka ustala na podstawie wykazu sporządzonego przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. zgodnie z przepisami ustawy o obrocie instrumentami finansowymi.

Lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będzie wyłożona w siedzibie Spółki w Warszawie, ul. Grójecka 17, przez trzy dni powszednie przed dniem odbycia Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach 24, 27 i 28 czerwca 2022 roku, w godzinach od 9:00 do 16:00. Akcjonariusz może żądać przesłania mu listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu nieodpłatnie pocztą elektroniczną, podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres mailowy Spółki WZA.29.06.2022@pkpcargo.com.

Osoby uprawnione do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu będą mogły otrzymać urządzenia/karty do głosowania w dniu Walnego Zgromadzenia bezpośrednio w sali obrad od godz. 9:00 po uprzednim zarejestrowaniu swojej obecności.

Spółka, w oparciu o otrzymany z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu oraz listę akcjonariuszy, którzy ewentualnie złożyli zaświadczenia w siedzibie Spółki dokona weryfikacji uprawnień dotyczących uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu danego akcjonariusza. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem.

II. Prawo uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przez pełnomocnika

Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Pełnomocnik akcjonariusza wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z każdej akcji. Akcjonariusz posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Spółka od dnia publikacji niniejszego ogłoszenia na stronie internetowej www.pkpcargo.com udostępnia do pobrania formularz zawierający wzór pełnomocnictwa w postaci elektronicznej. Wykorzystanie wzoru nie jest obowiązkowe.

O udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej należy zawiadomić Spółkę przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Pełnomocnictwo udzielone w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia podpisem kwalifikowanym. Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej akcjonariusz lub pełnomocnik przesyła skan udzielonego pełnomocnictwa oraz:

• 1) skany następujących dokumentów:
  • a) w przypadku akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną oryginał lub kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie takiego akcjonariusza oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do jego reprezentowania;
  • b) w przypadku pełnomocnika niebędącego osobą fizyczną oryginał lub kopia odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego istnienie takiego pełnomocnika oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do jego reprezentowania;
• 2) dane identyfikacyjne:
  • a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne akcjonariusza zawierające: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu;
  • b) w przypadku pełnomocnika będącego osobą fizyczną dane identyfikacyjne pełnomocnika zawierające imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, serię i numer dokumentu tożsamości lub numer PESEL (w zależności od danych identyfikacyjnych użytych w pełnomocnictwie).

W przypadku podmiotów zagranicznych, w których państwie siedziby nie są prowadzone odpowiednie rejestry, zamiast oryginału lub kopii odpisu z rejestru, o których mowa powyżej, należy złożyć oryginały lub kopie dokumentów potwierdzających istnienie danego podmiotu oraz prawo jego przedstawiciela lub przedstawicieli do jego reprezentowania.

W przypadku wątpliwości co do prawdziwości kopii dokumentów, o których mowa powyżej, Spółka lub osoba (osoby) wyznaczona przez Spółkę do rejestracji akcjonariuszy, może zażądać przed rozpoczęciem obrad Walnego Zgromadzenia, okazania oryginałów przedmiotowych dokumentów lub ich odpisów poświadczonych przez notariusza lub inny podmiot uprawniony do poświadczania za zgodność z oryginałem, a także umożliwienia Spółce sporządzenia i zachowania ich kopii. W razie ich nieprzedstawienia lub nieumożliwienia sporządzenia i zachowania ich kopii, akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza może nie zostać dopuszczony do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.

Jeżeli pełnomocnictwo do uczestniczenia w obradach i wykonywania prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu udzielone przez akcjonariusza jest warunkowe, Spółka lub osoba (osoby) wyznaczona przez Spółkę do przeprowadzenia rejestracji akcjonariuszy, może domagać się dowodu, że dany warunek został spełniony.

Wszystkie ww. dokumenty lub informacje powinny zostać przesłane na adres mailowy: WZA.29.06.2022@pkpcargo.com najpóźniej do godziny 12:00 dnia powszedniego poprzedzającego dzień Walnego Zgromadzenia, tj. dnia 28 czerwca 2022 roku (uchybienie terminowi zawiadomienia Spółki o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej nie stoi na przeszkodzie uczestnictwu pełnomocnika w Walnym Zgromadzeniu na podstawie pełnomocnictwa udzielonego w formie pisemnej). Zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej powinno zawierać co najmniej nazwę lub imię i nazwisko mocodawcy, jego numer telefonu oraz adres mailowy, a także nazwę lub imię i nazwisko pełnomocnika, jego numer telefonu oraz adres mailowy.

Wraz z zawiadomieniem o udzieleniu pełnomocnictwa akcjonariusz/pełnomocnik przesyła do Spółki skan udzielonego pełnomocnictwa zawierającego co najmniej następujące dane: nazwę lub imię i nazwisko mocodawcy, nazwę lub imię i nazwisko pełnomocnika, numer i serię dowodu osobistego/numer paszportu/PESEL (lub inny odpowiadający mu numer dla obcokrajowca) pełnomocnika będącego osobą fizyczną, wyraźne upoważnienie pełnomocnika do reprezentowania mocodawcy na Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wraz z datą Walnego Zgromadzenia, liczbę akcji, z których wykonywane będzie prawo głosu, adres mailowy pełnomocnika, datę udzielenia pełnomocnictwa, oraz podpis akcjonariusza.

Spółka ma prawo do weryfikacji przesłanych zawiadomień oraz do podejmowania działań służących identyfikacji akcjonariusza i pełnomocnika oraz potwierdzenia właściwego umocowania. Weryfikacja może polegać w szczególności na zwrotnym pytaniu zadanym w formie telefonicznej lub elektronicznej akcjonariuszowi lub pełnomocnikowi. Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do zmiany lub odwołania udzielonego pełnomocnictwa. Zawiadomienia o ustanowieniu i odwołaniu pełnomocnika niespełniające wyżej wymienionych wymogów nie wywołują skutków prawnych wobec Spółki.

Wybór sposobu ustanowienia pełnomocnika należy do akcjonariusza. Spółka nie ponosi odpowiedzialności za błędy w wypełnieniu dokumentu pełnomocnictwa i działania osób posługujących się pełnomocnictwami. Pełnomocnik stawiający się na Walnym Zgromadzeniu obowiązany jest przedstawić na żądanie Spółki lub osoby (osób) wyznaczonej do rejestracji akcjonariuszy oryginały dokumentów, dołączonych do zawiadomienia, o których mowa powyżej.

Powyższe zasady znajdują odpowiednie zastosowanie do przedstawicieli osób prawnych.

Jednocześnie Zarząd PKP CARGO S.A. informuje, że w przypadku udzielenia przez akcjonariusza pełnomocnictwa wraz z instrukcją do głosowania, Spółka nie będzie weryfikowała czy pełnomocnicy wykonują prawo głosu zgodnie z instrukcjami, które otrzymali od akcjonariuszy. W związku z powyższym, Zarząd PKP CARGO S.A. informuje, że instrukcja do głosowania powinna być przekazana jedynie pełnomocnikowi.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa dalszemu pełnomocnikowi, należy przedłożyć nieprzerwany ciąg pełnomocnictw wraz z dokumentami wskazującymi na upoważnienie do działania w imieniu wcześniejszych pełnomocników.

Zasady opisane powyżej nie zwalniają pełnomocnika z obowiązku przedstawienia, przy sporządzaniu listy obecności osób uprawnionych do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, dokumentów służących do jego identyfikacji (dowód osobisty/paszport) oraz pełnomocnictwa (ciągu pełnomocnictw) wraz z jego/ich kopią.

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio do zawiadomienia o odwołaniu pełnomocnictwa.

W przypadku udzielenia pełnomocnictwa na piśmie pełnomocnik zobowiązany jest do pozostawienia oryginału pełnomocnictwa w Spółce.

III. Prawo akcjonariuszy do żądania umieszczenia poszczególnych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia

Akcjonariuszowi lub akcjonariuszom Spółki reprezentującym co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego przysługuje prawo żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie to, zawierające uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad, powinno zostać złożone Zarządowi Spółki, nie później niż 21 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do końca dnia 08 czerwca 2022 roku. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres mailowy: WZA.29.06.2022@pkpcargo.com, bądź w formie pisemnej na adres: Zarząd PKP CARGO S.A., ul. Grójecka 17, 02-021 Warszawa.

Akcjonariusz lub akcjonariusze powinien/i wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania, załączając do żądania imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub inny dokument równoważny zaświadczeniu. Dodatkowo w przypadku:

1) akcjonariuszy będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną – należy załączyć dokument potwierdzający uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza (na przykład: nieprzerwany ciąg pełnomocnictw). Jeżeli akcjonariusz nie podlega obowiązkowi wpisu do rejestru, jego przedstawiciele powinni załączyć inny dokument potwierdzający istnienie mocodawcy;

2) zgłoszenia żądania przez pełnomocnika – należy dołączyć pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez akcjonariusza (ewentualnie nieprzerwany ciąg pełnomocnictw), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie osoby podpisującej do działania w imieniu pełnomocnika.

IV. Prawo akcjonariuszy do zgłaszania projektów uchwał

Akcjonariusz lub akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Zgłoszenie to może być dokonane w postaci elektronicznej na adres mailowy: WZA.29.06.2022@pkpcargo.com, bądź w formie pisemnej na adres: Zarząd PKP CARGO S.A., ul. Grójecka 17, 02-021 Warszawa.

Akcjonariusz lub akcjonariusze powinien/nni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania, załączając do żądania imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub inny dokument równoważny zaświadczeniu. Dodatkowo w przypadku:

• 1) akcjonariuszy będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną – należy załączyć uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza (np. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw). Jeżeli akcjonariusz nie podlega obowiązkowi wpisu do rejestru, jego przedstawiciele powinni załączyć inny dokument potwierdzający istnienie mocodawcy;
• 2) zgłoszenia żądania przez pełnomocnika należy dołączyć pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez akcjonariusza (ew. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna – kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie osoby podpisującej do działania w imieniu pełnomocnika.

Każdy akcjonariusz może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczących spraw objętych porządkiem obrad. Każdy akcjonariusz ma prawo wnoszenia propozycji zmian i uzupełnień do projektów uchwał objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia – do czasu zamknięcia dyskusji nad punktem porządku obrad obejmującym projekt uchwały, której taka propozycja dotyczy.

Zgłaszane projekty powinny być przedstawione w języku polskim.

V. Zgłaszanie kandydatur na członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. spełniających kryteria niezależności

W związku z pkt. 15 porządku obrad Walnego Zgromadzenia dotyczącego powołania do Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. VIII kadencji członków spełniających kryteria niezależności, Spółka zwraca uwagę na postanowienia § 20 ust. 3 Statutu, zgodnie z którym uprawnionymi do

zgłaszania kandydatów na członków Rady Nadzorczej, o których mowa w ust. 1 powyżej, są wyłącznie akcjonariusze Spółki, którzy na Walnym Zgromadzeniu dysponują prawem głosu z akcji Spółki reprezentujących nie więcej niż 10% ogólnej liczby głosów w Spółce.

Spółka wyjaśnia, że próg 10 % ogólnej liczny głosów wynikający z przytoczonego powyżej § 20 ust. 3 Statutu oznacza zgodnie z definicją słownikową słowa "dysponuje" "ma coś do dyspozycji, rozporządza" (za https://sjp.pwn.pl/slowniki/dysponowa%C4%87.html), faktycznie posiadaną liczbę głosów a nie liczbę głosów wykonywaną na Walnym Zgromadzeniu w związku ze zgłoszeniem mniejszej ilości akcji do udziału w Walnym Zgromadzeniu niż rzeczywiście posiadana. Nie ma w tej sytuacji zastosowania także § 13 ust. 1 Statutu, który jest przepisem szczególnym i odnosi się do redukcji wykonywania prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu.

Zgłaszani kandydaci muszą spełniać kryteria wskazane w § 19 ust. 12, § 20 i § 21 Statutu, a także muszą być w stanie poświęcić niezbędną ilość czasu, pozwalającą im w sposób właściwy wykonywać swoje funkcje w Radzie Nadzorczej PKP CARGO S.A.

Zgłoszenie kandydata powinno nastąpić na piśmie w siedzibie Spółki pod adresem ul. Grójecka 17, 02-021 Warszawa lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej Spółki WZA.29.06.2022@pkpcargo.com z podaniem w tytule wiadomości "Zgłoszenie kandydata na członka Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. spełniającego kryteria niezależności". W zgłoszeniu należy wskazać liczbę akcji oraz liczbę głosów, jaką reprezentują akcjonariusz lub akcjonariusze zgłaszający danego kandydata. Ponadto wraz ze zgłoszeniem kandydata do Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. należy przesłać/przekazać:

• 1) życiorys kandydata,
• 2) oświadczenie o spełnieniu określonych Statutem kryteriów niezależności (wzór oświadczenia stanowi załącznik do niniejszego ogłoszenia),
• 3) dane kontaktowe do kandydata (numer telefonu, adres e-mail).

Ponadto kandydatury na członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. powinny być szczegółowo uzasadnione w sposób umożliwiający dokonanie świadomego wyboru w oparciu o kryteria wynikające z przepisów wewnętrznych w Spółce oraz przepisów prawa powszechnego.

Szczegółowy tryb powoływania członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. określa Statut oraz Regulamin Walnego Zgromadzenia PKP CARGO Spółka Akcyjna.

W przypadku zarządzania głosowania przy wyborach członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. spełniających kryteria niezależności, spowodowanego zgłoszeniem większej liczby kandydatów niż jest mandatów do obsadzenia, wyboru dokonuje się przez głosowanie nad każdą kandydaturą oddzielnie w kolejności alfabetycznej. Z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa, mandat (mandaty) zostaje obsadzony przez kandydata (zostają obsadzone przez kandydatów), który otrzymał największą (którzy otrzymali kolejno największą) liczbę głosów ważnie oddanych. Jeżeli kilku kandydatów otrzyma taką samą liczbę głosów, głosowanie powtarza się.

Akcjonariusz lub akcjonariusze dokonujący zgłoszenia kandydata przed Walnym Zgromadzeniem powinien/i załączyć do zgłoszenia imienne zaświadczenie o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub inny dokument równoważny zaświadczeniu.

Dodatkowo w przypadku:

• 1) akcjonariuszy będących osobami prawnymi i jednostkami organizacyjnymi nieposiadającymi osobowości prawnej, którym ustawa przyznaje zdolność prawną – należy załączyć uprawnienie do działania w imieniu tego podmiotu załączając kopię odpisu z właściwego rejestru lub innego dokumentu potwierdzającego upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza (np. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw). Jeżeli akcjonariusz nie podlega obowiązkowi wpisu do rejestru, jego przedstawiciele powinni załączyć inny dokument potwierdzający istnienie mocodawcy;
• 2) zgłoszenia żądania przez pełnomocnika należy dołączyć pełnomocnictwo do zgłoszenia takiego żądania podpisane przez akcjonariusza (ew. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw), a w przypadku pełnomocnika innego niż osoba fizyczna - kopię odpisu z właściwego rejestru, potwierdzającego upoważnienie osoby podpisującej do działania w imieniu pełnomocnika.

Informacje na temat kandydatów na członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. spełniających kryteria niezależności zgłoszonych przez akcjonariuszy przed Walnym Zgromadzeniem, niezwłocznie po ich otrzymaniu, zamieszczane będą się na stronie internetowej Spółki.

Akcjonariuszom przysługuje także prawo zgłaszania kandydatów na Członków Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. spełniających kryteria niezależności w trakcie Walnego Zgromadzenia.

VI. Komunikacja elektroniczna

Nie przewiduje się możliwości uczestniczenia i wypowiadania się w trakcie Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółka nie dopuszcza

oddawania głosu drogą korespondencyjną, jak również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

VII. Dostęp do dokumentacji

Pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu wraz z projektami uchwał będzie udostępniony na stronie internetowej Spółki oraz w jej siedzibie od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia. Ewentualne uwagi Zarządu PKP CARGO S.A. bądź Rady Nadzorczej PKP CARGO S.A. dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem Walnego Zgromadzenia, będą dostępne na stronie internetowej Spółki, niezwłocznie po ich sporządzeniu.

VIII. Adres strony internetowej

Informacje oraz dokumentacja dotycząca Walnego Zgromadzenia dostępne są na stronie internetowej www.pkpcargo.com w zakładce Relacje Inwestorskie/Walne Zgromadzenia.

IX. Informacja o sposobie wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną

Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną.

X. Informacje porządkowe

Transmisja obrad Walnego Zgromadzenia będzie prowadzona w czasie rzeczywistym. Link do transmisji będzie znajdował się na stronie internetowej Spółki w zakładce Relacje Inwestorskie. Zapis przebiegu obrad Walnego Zgromadzenia, w formie audio lub wideo nie zostanie opublikowany na stronie internetowej Spółki.

Wraz z przesyłanymi przez akcjonariusza drogą elektroniczną dokumentami, które w oryginale zostały sporządzone w języku innym aniżeli język polski, akcjonariusz przesyła ich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.

Wszelkie dokumenty przesyłane przez akcjonariusza do PKP CARGO S.A., jak również przez Spółkę do akcjonariusza drogą elektroniczną powinny być zeskanowane do formatu PDF lub JPEG.

Rejestracja akcjonariuszy, odbywać się będzie na dwie godziny przed rozpoczęciem Walnego Zgromadzenia, tj. 29 czerwca 2022 roku od godz. 9:00.

Prosimy pamiętać o zabraniu dowodu tożsamości w dniu Walnego Zgromadzenia celem dopuszczenia do udziału w Walnym Zgromadzeniu.

Zwracamy się z prośbą do podmiotów reprezentujących większą liczbę akcjonariuszy o udzielanie w miarę możliwości pełnomocnictw w postaci elektronicznej i przesyłanie zeskanowanych dokumentów na adres: WZA.29.06.2022@pkpcargo.com. W celu usprawnienia procesu rejestracji prosimy również o sporządzenie w miarę możliwości wykazu reprezentowanych przez pełnomocnika podmiotów w kolejności alfabetycznej wraz ze wskazaniem liczby głosów im przysługujących.

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie będą miały zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy Kodeksu spółek handlowych, Statutu Spółki oraz Regulaminu Walnego Zgromadzenia Spółki..

XI. Klauzula informacyjna dla akcjonariuszy PKP CARGO S.A. będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy

W związku ze zwołaniem Walnego Zgromadzenia, PKP CARGO S.A. będzie przetwarzała dane osobowe akcjonariuszy, pełnomocników uprawnionych do głosowania, innych osób uprawnionych do wykonywania prawa głosu na Walnym Zgromadzeniu oraz dane osobowe ujawniane w trakcie Walnego Zgromadzenia (łącznie zwani "Państwem"). W związku z powyższym, Spółka zgodnie z art. 13 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016r. (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016) informuję, że:

1) Administratorem Państwa danych osobowych jest: PKP CARGO S.A. z siedzibą: 02-021 Warszawa, ul. Grójecka 17;

• 2) Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych: e-mail: iod@pkpcargo.com ; tel.: (22) 391-46-65;
• 3) Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu (i) uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu w tym w celu sporządzania i przechowywania listy akcjonariuszy oraz listy obecności na Walnym Zgromadzeniu, umożliwienia głosowania, (ii) lub w związku z kontaktem ze Spółką w celach związanych z Walnym Zgromadzeniem obejmujących np.: żądanie udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu lub listy akcjonariuszy obecnych na Walnym Zgromadzeniu, złożenie wniosku o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia, złożenie żądania zwołania Walnego Zgromadzenia, złożenie wniosku o umieszczenie spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub przedłożenie projektu uchwały Walnego Zgromadzenia;
• 4) Podstawą przetwarzania danych osobowych jest:
  • a) wypełnienie obowiązków prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), związanych z art. 407 § 1 Kodeksu spółek handlowych oraz § 3 - § 8 Regulaminu Walnego Zgromadzenia PKP CARGO Spółka Akcyjna;
  • b) prawnie uzasadniony interes PKP CARGO S.A. (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu kontaktu z Akcjonariuszami oraz obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń;
• 5) Spółka przetwarza Państwa (i) dane osobowe, takie jak imię, nazwisko, numer telefonu, adres zamieszkania lub adres do doręczeń, (ii) dane zawarte na pełnomocnictwach w tym numer PESEL lub numer dokumentu tożsamości, (iii) dane dotyczące akcji i wynikających z nich uprawnień, takie jak: liczba, rodzaj i numery akcji oraz liczba przysługujących głosów, a także (iv) – w przypadkach gdy kontaktują się Państwo ze Spółką drogą elektroniczną - adres poczty elektronicznej;
• 6) Państwa dane osobowe mogą być zbierane przez Spółkę od podmiotów prowadzących depozyt papierów wartościowych, a także od innych akcjonariuszy – w zakresie przekazywania danych zawartych na udzielonych pełnomocnictwach w szczególności w związku z koniecznością wykazania statusu akcjonariusza, posiadania odpowiedniej liczby akcji, prawa głosu lub prawa reprezentowania akcjonariusza;
• 7) Państwa dane osobowe dane osobowe zawarte (i) na liście akcjonariuszy, liście obecności oraz pełnomocnictwach są przechowywane przez okres istnienia Spółki, a następnie mogą być przekazane podmiotowi wyznaczonemu do przechowywania dokumentów zgodnie z przepisami Kodeksu spółek handlowych; (ii) dane osobowe związane z kontaktem za pomocą poczty elektronicznej są przechowywane przez okres umożliwiający Spółce wykazania spełnienia obowiązków wynikających z przepisów Kodeksu spółek handlowych lub przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń Spółki lub w stosunku do Spółki;
• 8) Państwa dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego, ani organizacji międzynarodowej w rozumieniu RODO;
• 9) Odbiorcami Państwa danych osobowych będą wyłącznie podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa, w szczególności podmioty świadczące usługi w zakresie przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia w tym usługi informatyczne, usługi ochrony, usługi prawne oraz akcjonariusze, którzy złożą żądanie przeglądania listy akcjonariuszy, wydania odpisu takiej listy lub przesłania listy pocztą elektroniczną;
• 10) Posiadają Państwo prawo do żądania od administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo do przenoszenia danych;
• 11) Przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• 12) Państwa dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji lub profilowaniu;
• 13) Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niepodanie ich może skutkować niemożliwością przekazywania żądanych informacji lub niedopuszczeniem do udziały w Walnym Zgromadzeniu.