Pepees S.A. — Audit Report / Information 2023

May 10, 2024

PODSTAWY PRAWNE FUNKCJONOWANIA KOMITETU AUDYTU

Zasady organizacji i sposób działania Komitetu Audytu określa Regulamin Komitetu Audytu z dnia 9 sierpnia 2017 roku, przyjęty uchwałą Rady Nadzorczej Nr VIII/47/2017.

Komitet Audytu Rady Nadzorczej XI kadencji Przedsiębiorstwa Przemysłu Spożywczego PEPEES S.A. został utworzony na mocy Uchwały Rady Nadzorczej XI kadencji Nr XI/6/2022 z dnia 4 maja 2022 roku spośród członków Rady Nadzorczej, zgodnie z wymaganiami ustawy z dnia 11 maja 2017 roku o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym.

Zadania Komitetu Audytu znajdują swoje źródło głównie w ustawie z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym – dalej: "Ustawa o biegłych", jak również w Regulaminie Komitetu Audytu.

SPIS TREŚCI

Skład osobowy Komitetu Audytu	3
Informacja o liczbie i częstotliwości posiedzeń Komitetu Audytu	4
Działalność Komitetu Audytu	4
Podsumowanie	6

SKŁAD OSOBOWY KOMITETU AUDYTU

W celu wspierania Rady Nadzorczej w wykonywaniu jej kompetencji Rada Nadzorcza PEPEES S.A. powołała spośród swoich członków Komitet Audytu, który pełni funkcje konsultacyjno-doradcze, przygotowując rekomendacje dla Rady Nadzorczej.

Kadencja Komitetu Audytu harmonizuje z kadencją Rady Nadzorczej. Komitet Audytu XI kadencji w składzie jak poniżej kontynuował wypełnianie swoich obowiązków w trakcie roku obrotowego 2023 do dnia 27 lutego 2023 roku:

Funkcja w Komitecie Audytu	Skład na dzień
	01.01.2023r.- 27.02.2023r.
Przewodniczący Komitetu Audytu	1. Maciej Jacek Kaliński*
Członkowie Komitetu Audytu	2. Agata Czerniakowska
	3. Robert Malinowski*
	4. Kajetan Rościszewski*

*Członek Komitetu Audytu spełniający ustawowe kryteria niezależności

27 lutego 2023 roku Rada Nadzorcza dokonała rozszerzenia składu Komitetu Audytu, mianując pana Jacka Jana Okońskiego na Zastępcę Przewodniczącego. Od tego dnia do momentu sporządzenia sprawozdania, skład Komitetu Audytu prezentował się w sposób następujący:

Funkcja w Komitecie Audytu	Skład na dzień
	27.2.2023r. – do dnia sporządzenia sprawozdania
Przewodniczący Komitetu Audytu	1. Maciej Jacek Kaliński*
Zastępca Przewodniczącego Komitetu Audytu	2. Jacek Jan Okoński*
Członkowie Komitetu Audytu	3. Agata Czerniakowska
	4. Robert Malinowski*
	5. Kajetan Rościszewski*

*Członek Komitetu Audytu spełniający ustawowe kryteria niezależności

Komitet Audytu Rady Nadzorczej PEPEES S.A. w obecnym składzie spełnia kryteria określone przez Ustawę o biegłych. Każdy z członków Komitetu Audytu złożył oświadczenie wskazujące na spełnienie bądź niespełnienie kryteriów niezależności. Zgodnie z tymi oświadczeniami, kryteria niezależności, o których mowa w ustawie, spełniają członkowie niezależni: Maciej Jacek Kaliński, Robert Malinowski, Kajetan Rościszewski oraz Jacek Jan Okoński. W trakcie pozostawania w składzie Komitetu Audytu w okresie sprawozdawczym żaden z jego członków nie zgłosił jakichkolwiek zmian w zakresie statusu niezależności, określonego w art. 129 ust. 3 Ustawy o biegłych.

INFORMACJA O LICZBIE I CZĘSTOTLIWOŚCI POSIEDZEŃ KOMITETU AUDYTU

W 2023 roku Komitet Audytu konsekwentnie realizował swoje obowiązki zgodnie z harmonogramem, organizując regularne posiedzenia dostosowane do bieżących potrzeb Spółki. W roku obrotowym 2023 odbyło się pięć posiedzeń w ustalonych terminach: 27 lutego, 9 marca, 24 marca, 7 września oraz 18 grudnia. Podczas tych spotkań członkowie Komitetu aktywnie uczestniczyli w dyskusjach, prezentując swoje wnioski i rekomendacje. Prace Komitetu Audytu zostały szczegółowo udokumentowane w protokołach z posiedzeń, stanowiących istotne źródło informacji o podejmowanych decyzjach oraz obrazujących przebieg posiedzeń.

Dzięki odpowiedniej liczbie uczestniczących członków przebieg posiedzeń był efektywny, a wszyscy uczestnicy wykazali się wysokim poziomem zaangażowania w realizację celów Komitetu. Dodatkowo, udział członków Zarządu Spółki w posiedzeniach Komitetu Audytu przyczynił się do jeszcze bardziej wartościowej wymiany poglądów i analizy omawianych tematów.

Ponadto, w dwóch z posiedzeń Komitetu uczestniczyli przedstawiciele audytora WBS Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie. Ich obecność przyczyniła się do uzyskania istotnych wyjaśnień i informacji dotyczących procesów audytowych oraz wniosków z przeprowadzonych analiz.

DZIAŁALNOŚĆ KOMITETU AUDYTU

Głównym celem działania Komitetu Audytu jest wspieranie Rady Nadzorczej w nadzorze finansowym nad Spółką oraz dostarczanie miarodajnych informacji i opinii, które umożliwią jej skuteczne podejmowanie decyzji. Działalność Komitetu usprawnia pracę Rady Nadzorczej i pomaga jej w wykonywaniu statutowych obowiązków przez umożliwienie dogłębnych i kompleksowych analiz.

Zadania Komitetu Audytu określa art. 130 Ustawy o biegłych, zgodnie z którym do zadań Komitetu Audytu w szczególności należy:

• 1. monitorowanie procesu sprawozdawczości finansowej i przedkładanie zaleceń mających na celu zapewnienie rzetelności tego procesu w Spółce;
• 1. monitorowanie skuteczności systemów kontroli wewnętrznej, audytu wewnętrznego oraz zarządzania ryzykiem w Spółce;
• 1. monitorowanie wykonywania czynności rewizji finansowej Spółki, w szczególności przeprowadzania przez firmę audytorską badania, z uwzględnieniem wszelkich wniosków i ustaleń Komisji Nadzoru Audytowego wynikających z kontroli przeprowadzonej w firmie audytorskiej;
• 1. kontrolowanie i monitorowanie niezależności biegłego rewidenta i firmy audytorskiej, w szczególności w przypadku, gdy na rzecz Spółki świadczone są przez firmę audytorską inne usługi niż badanie;
• 1. informowanie Rady Nadzorczej o wynikach badania oraz wyjaśnianie, w jaki sposób badanie to przyczyniło się do rzetelności sprawozdawczości finansowej w Spółce, a także jaka była rola Komitetu w procesie badania;
• 1. dokonywanie oceny niezależności biegłego rewidenta oraz wyrażanie zgody na korzystanie ze świadczonych przez niego innych niż usługi zabronione usług niebędących usługami badania sprawozdań finansowych ("nieaudytowe usługi dozwolone");
• 1. opracowywanie polityki wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzania badania;

• 1. opracowywanie polityki świadczenia przez firmę audytorską przeprowadzającą badanie, przez podmioty powiązane z tą firmą audytorską oraz przez członka sieci firmy audytorskiej nieaudytowych usług dozwolonych;
• 1. określanie procedury wyboru firmy audytorskiej przez Spółkę;
• 1. przedstawianie Radzie Nadzorczej rekomendacji zgodnie z przepisami art. 130 ust. 1 pkt 8 oraz ust. 2 Ustawy o biegłych.

W okresie sprawozdawczym Komitet Audytu poświęcał wiele uwagi istotnym sprawom dotyczącym działalności Spółki. Podczas regularnych posiedzeń omawiano szereg kwestii, podejmowano uchwały oraz wyrażano opinie i wnioski, opisane w protokołach obrad. Komitet angażował się w analizę kluczowych aspektów funkcjonowania Spółki, co miało zasadnicze znaczenie dla podejmowanych decyzji.

Podczas posiedzenia w dniu 27 lutego 2023 roku Komitet Audytu szczegółowo przeanalizował perspektywy ewentualnych zmian w Strategii Grupy Kapitałowej PEPEES na lata 2019-2024. Członkowie Komitetu oraz Zarząd prowadzili debatę dotyczącą potencjalnych kierunków rozwoju i ewentualnych dostosowań. Analizowano różnorodne scenariusze oraz ich wpływ na długoterminowe cele Spółki, podkreślając potrzebę skoncentrowania się na opracowaniu nowej strategii na nadchodzące lata, co jest kluczowe dla zapewnienia długoterminowej stabilności oraz sukcesu Spółki.

Podczas kolejnego posiedzenia w dniu 9 marca 2023 roku Komitet Audytu spotkał się z przedstawicielami firmy audytorskiej, WBS Audyt Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, aby omówić przeprowadzane badanie sprawozdań finansowych Spółki oraz Grupy Kapitałowej za 2022 rok. W trakcie tych obrad szczegółowo analizowano wnioski i wyniki z badania sprawozdań finansowych poszczególnych spółek wchodzących w skład Grupy Kapitałowej PEPEES. Kluczowi biegli rewidenci uczestniczyli aktywnie w dyskusji, dzieląc się swoimi obserwacjami i wnioskami, co zapewniło solidne podstawy dla podejmowanych decyzji. Dodatkowo, w ramach swoich regulaminowych uprawnień, Komitet Audytu badał kwestię niezależności biegłego rewidenta WBS Audyt Sp. z o.o., firmy audytorskiej badającej sprawozdania finansowe Spółki i Grupy. Przeprowadzono szczegółową analizę oraz ocenę, aby upewnić się, że niezależność została zachowana we wszystkich aspektach współpracy, co miało kluczowe znaczenie dla wiarygodności przeprowadzanego badania. Ponadto, Komitet Audytu wyraził zgodę na wykonanie dodatkowej usługi atestacyjnej dotyczącej oceny sprawozdania o wynagrodzeniach sporządzonego zgodnie z obowiązującą polityką wynagrodzeń z art. 90g. ust. 1 Ustawy o ofercie publicznej. Zgoda wyrażona na wykonanie tej usługi stanowiła podstawę dla dalszych decyzji Spółki w kontekście przyszłych działań zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Na posiedzeniu w dniu 24 marca 2023 roku Komitet Audytu dokładnie przeanalizował treść sprawozdania ze swojej działalności za rok 2022, starannie rozważając każdy element zawartej w nim informacji. Komitet przyjął je w stosownej uchwale, potwierdzając zgodność zawartych informacji oraz wyrażając zaufanie do ich rzetelności i kompletności. Decyzja ta poprzedzona była dogłębnym zrozumieniem wszystkich aspektów sprawozdania oraz dyskusją na temat ewentualnych implikacji dla dalszych działań Spółki. Dodatkowo, po zapoznaniu się ze sprawozdaniem dotyczącym wynagrodzeń Zarządu i Rady Nadzorczej za rok 2022, Komitet podjął uchwałę w sprawie rekomendacji dotyczącej sporządzonego raportu, który był zgodny z obowiązującą polityką wynagrodzeń z art. 90g ust. 1 Ustawy o ofercie publicznej.

Kontynuując monitorowanie działalności Spółki, podczas posiedzenia w dniu 7 września 2023 roku członkowie Komitetu Audytu podjęli się szczegółowego przeanalizowania badania półrocznych sprawozdań finansowych Spółki i Grupy za okres od 1.01.2023 roku do 30.06.2023 roku wraz z audytorem, omawiając wnikliwie wszystkie zagadnienia związane z tym przeglądem. Dyskusja

koncentrowała się na dogłębnej analizie wyników badania, identyfikacji potencjalnych ryzyk oraz sposobach zarządzania nimi. Omówiono również wszelkie istotne aspekty, które mogły mieć wpływ na długoterminowe cele i strategię Spółki. Dzięki temu kompleksowemu podejściu, Komitet był w stanie wypracować spójne i przemyślane wnioski, które mogły być wykorzystane do dalszych działań i decyzji zarządczych.

W ramach swoich kompetencji na posiedzeniu w dniu 18 grudnia 2023 roku Komitet szczegółowo przeanalizował systemy kontroli wewnętrznej, zarządzania ryzykiem, zgodności oraz funkcje audytu wewnętrznego, mając na celu redukcję potencjalnych zagrożeń dla działalności Spółki. Działania te zostały podjęte w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi regulacjami, aby w odpowiedni sposób reagować na ewentualne nieprawidłowości w funkcjonowaniu Spółki. Analiza ta stanowiła istotny element działań Komitetu mających na celu zapewnienie transparentności, efektywności i zgodności działań Spółki z obowiązującymi standardami i przepisami. W wyniku przeprowadzonych ocen ryzyka oraz monitorowania procesów i obszarów, Komitet potwierdził, że procesy kontroli wewnętrznej, zarządzanie ryzykiem oraz nadzór nad zgodnością działalności z prawem w Spółce funkcjonują sprawnie i zgodnie z wymaganiami branżowymi, co przyczynia się do efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Po każdym posiedzeniu Komitet Audytu systematycznie dostarczał Radzie Nadzorczej kompleksowe rekomendacje, wnikliwie analizując i identyfikując obszary wymagające ulepszeń. Te rekomendacje skoncentrowane były na optymalizacji procesów oraz doskonaleniu funkcjonowania Spółki, w celu zapewnienia zgodności z przepisami i standardami branżowymi. Działając w ten sposób, Komitet Audytu wspierał efektywność i stabilność Rady Nadzorczej.

PODSUMOWANIE

W okresie sprawozdawczym Komitet Audytu pełnił funkcję doradczą i wspierającą dla Rady Nadzorczej Spółki w zakresie sprawozdawczości finansowej, kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem, zgodnie z przepisami prawa. Jego celem było dostarczanie Radzie Nadzorczej rzetelnych informacji i opinii, umożliwiających jej efektywne podejmowanie decyzji.

Komitet regularnie przeglądał kwestie objęte swoją kompetencją oraz aktywnie reagował na otrzymywane informacje, dbając o transparentność i poprawność procesu komunikacji. Korzystając ze swoich uprawnień, Komitet kierował zalecenia, prosił o przekazanie informacji finansowych, uzyskiwał wyjaśnienia od członków Zarządu, pracowników Spółki oraz biegłych rewidentów, analizował informacje finansowe i prowadził wymianę poglądów oraz udzielał szczegółowych informacji, wyjaśnień i odpowiedzi.

W opinii Komitetu Audytu Zarząd Spółki w roku obrotowym podejmował wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia bezpieczeństwa i stabilności prowadzonej działalności w kontekście aktualnej sytuacji. Działania podejmowane w ciągu roku, obejmujące analizy omawianych kwestii, oraz rekomendacje i opinie przedstawiane Radzie Nadzorczej umożliwiły utrzymanie ciągłości prowadzonych prac.

Komitet Audytu Rady Nadzorczej Przedsiębiorstwa Przemysłu Spożywczego PEPEES S.A.

Łomża, 21. marca 2024 r.