OFILM Group Co., Ltd. — Governance Information 2023

Dec 12, 2023

欧菲光集团股份有限公司

监事会议事规则

第一条 宗旨

为进一步规范欧菲光集团股份有限公司(以下简称公司)监事会的议事方式 和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监督职责，完善公司法人治理结 构，根据《公司法》、《证券法》、《上市公司治理准则》和《深圳证券交易 所股票上市规则》等有关规定，制订本规则。

第二条 证券部

监事会主席指定由公司证券部负责处理监事会日常事务，保管监事会印 章。

第三条 监事会定期会议和临时会议

监事会会议分为定期会议和临时会议。

监事会定期会议应当每六个月召开一次。有下列情况可召开临时监事会会 议：

（一） 监事会主席认为必要时；

（二） 1/3 以上监事提出议案时；

（三）监事人数少于法定人数时；

（四）证券监管部门要求，法律法规和规范性法律文件、公司章程规定的 其他情形。

第四条 会议的召集和主持

监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履 行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。

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第五条 会议通知

召开监事会定期会议和临时会议，证券部应当分别提前十日和三日将书面 会议通知，通过直接送达、传真、电子邮件或者其他方式，提交全体监事。

情况紧急，需要尽快召开监事会临时会议的，可以随时通过口头或者电话 等方式发出会议通知，但召集人应当在会议上作出说明。经全体监事一致书面 同意，可以豁免监事会提前通知义务。

第六条 会议通知的内容

书面会议通知应当至少包括以下内容：

• （一） 会议的时间、地点；

• （二） 会议的召开方式；

• （三） 拟审议的事项（会议议案）；

• （四） 会议召集人和主持人；

• （五） 监事表决所必需的会议材料；

• （六） 监事应当亲自出席会议的要求；

• （七） 联系人和联系方式。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（三）项内容，以及情况紧急需 要尽快召开监事会临时会议的说明。

第七条 会议通知的变更

监事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等 事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当最晚于原定会议召开日之前三日发 出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足三日的，会议 日期应当相应顺延或者取得全体与会监事的认可后按期召开。

监事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点等事项 或者增加、变更、取消会议提案的，应当最晚于原定会议召开日之前一日发出书

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面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关材料。不足一日的，会议日期 应当相应顺延或者取得全体与会监事的认可后按期召开。

第八条 会议召开方式

监事会会议原则上以现场方式召开。 必要时，在保障监事充分表达意见的 前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、传真或者 电子邮件表决等方式召开。

监事会会议也可以采取现场与其他方式同时进行的方式召开。

非以现场方式召开的，以视频显示在场的监事、在电话会议中发表意见的监 事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或者监事事后提交的 曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的监事人数。

第九条 会议的召开

监事会会议应当有过半数的监事出席方可举行。

董事会秘书应当列席监事会会议。

第十条 会议审议程序

会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。

会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员 工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。

第十一条 监事会决议

监事会会议的表决实行一人一票，以记名和书面等方式进行。

监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择 其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监事重 新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的，视为弃 权。

监事会形成决议应当全体监事过半数同意。

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第十二条 回避表决

出现下述情形的，监事应当对有关提案回避表决：

（一）《深圳证券交易所股票上市规则》等证券监管机构规定监事应当回避 的情形；

（二）监事本人认为应当回避的情形；

（三）本公司《公司章程》规定的因监事与会议提案所涉及的企业有关联关 系而须回避的其他情形。

在监事回避表决的情况下，有关监事会会议由过半数的无关联关系监事出 席即可举行，形成决议须经无关联关系监事过半数通过。出席会议的无关联关 系董事人数不足二人的，不得对有关提案进行表决，而应当将该事项提交股东 大会审议。

第十三条 提案未获通过的处理

提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，监事会会议 在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

第十四条 暂缓表决

二分之一以上的与会监事认为提案不明确、不具体，或者因会议材料不充分 等其他事由导致其无法对有关事项作出判断时，会议主持人应当要求会议对该议 题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的监事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出明确要 求。

第十五条 会议录音

召开监事会会议，可以视需要进行全程录音。

第十六条 会议记录

证券部工作人员应当对现场会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：

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（一）会议届次和召开的时间、地点、方式；

（二）会议通知的发出情况；

（三）会议召集人和主持人；

（四）会议出席情况；

（五）会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、对 提案的表决意向；

（六）每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃权票 数）；

（七）与会监事认为应当记载的其他事项。

对于通讯方式召开的监事会会议，证券部应当参照上述规定，整理会议记 录。

第十七条 监事签字

与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的， 可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门报告，也可以发表 公开声明。

监事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明或者 向监管部门报告、发表公开声明的，视为完全同意会议记录的内容。

第十八条 决议公告

监事会决议公告事宜，由董事会秘书根据《深圳证券交易所股票上市规 则》的有关规定办理。

第十九条 决议的执行

监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会 会议上通报已经形成的决议的执行情况。

第二十条 会议档案的保存

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监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资

料、表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议等，由监事会主席指定专 人负责保管。

监事会会议资料的保存期限为十年以上。

第二十一条 附则

本规则未尽事宜或与有关法律、法规、规章和《公司章程》有任何矛盾和 不一致的地方，应以有关法律、法规、规章和《公司章程》的规定为准。

在本规则中，“以上”包括本数。

本规则由监事会制订并报股东大会批准后生效，修改时亦同。

本规则由监事会解释。

欧菲光集团股份有限公司

2023年12月11日

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