Ningbo Techmation Co., Ltd. — Governance Information 2022

Apr 24, 2022

宁波弘讯科技股份有限公司

董事会议事规则

（ 2022 年 4 月修订）

• 第一条 为了进一步规范宁波弘讯科技股份有限公司（以下简称“公司”）董事 会的议事方式和决策程序，促使董事和董事会有效地履行其职责，提 高董事会规范运作和科学决策水平，根据《中华人民共和国公司法》 （以下简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》以及中国其他相 关法律、法规、规章、规范性文件（以下合称“中国法律法规”）和《宁 波弘讯科技股份有限公司章程》（以下简称“《章程》”）等有关规定， 制订本规则。

• 第二条 董事会下设董事会办公室，处理董事会日常事务。

董事会秘书兼任董事会办公室负责人，保管董事会和董事会办公室印 章。

• 第三条 董事会会议分为定期会议和临时会议。

董事会每年应当至少在上下两个半年度各召开一次定期会议。

• 第四条 在发出召开董事会定期会议的通知前，董事会办公室应当充分征求各 董事的意见，初步形成会议提案后交董事长拟定。

• 董事长在拟定提案前，应当视需要征求总经理和其他高级管理人员的 意见。

• 第五条 有下列情形之一的，董事长应当自接到提议后 10 日内，召集和主持 董事会临时会议：

• （一） 代表十分之一以上表决权的股东提议时；

• （二） 三分之一以上董事联名提议时；

• （三） 监事会提议时；

• （四） 董事长认为必要时；

• （五） 二分之一以上独立董事提议时；

• （六） 总经理提议时；

• （七） 《章程》规定的其他情形。

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• 第六条 按照前条规定提议召开董事会临时会议的，应当通过董事会办公室或 者直接向董事长提交经提议人签字（盖章）的书面提议。书面提议中 应当载明下列事项：

• （一） 提议人的姓名或者名称；

• （二） 提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三） 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式；

• （四） 明确和具体的提案；

• （五） 提议人的联系方式和提议日期等。

提案内容应当属于《章程》规定的董事会职权范围内的事项，与提案 有关的材料应当一并提交。

董事会办公室在收到上述书面提议和有关材料后，应当于当日转交董 事长。董事长认为提案内容不明确、具体或者有关材料不充分的，可 以要求提议人修改或者补充。

董事长应当自接到提议后十日内，召集董事会会议并主持会议。

• 第七条 董事会会议由董事长召集和主持；董事长不能履行职务或者不履行职 务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。

• 第八条 召开董事会定期会议和临时会议，董事会办公室应当分别提前十日和 三日将盖有董事会办公室印章的书面会议通知，通过直接送达、传真、 电子邮件或者其他方式，提交全体董事和监事以及总经理、董事会秘 书。非直接送达的，还应当通过电话进行确认并做相应记录。

情况紧急，需要尽快召开董事会临时会议的，可以随时通过董事留存 于公司的电话、传真或者其他口头方式发出会议通知，但召集人应当 在会议上作出说明。

第九条 书面会议通知应当至少包括以下内容：

• （一） 会议的时间、地点；

• （二） 会议的召开方式；

• （三） 会议期限；

• （四） 拟审议的事项（会议提案）；

• （五） 会议召集人和主持人、临时会议的提议人及其书面提议；

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• （六） 董事表决所必需的会议材料；

• （七） 董事应当亲自出席或者委托其他董事代为出席会议的要求；

• （八） 联系人和联系方式；

• （九） 发出通知的日期。

口头会议通知至少应包括上述第（一）、（二）项内容，以及情况紧急 需要尽快召开董事会临时会议的说明。

• 第十条 董事会定期会议的书面会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、 地点等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当在原定会议召开 日之前三日发出书面变更通知，说明情况和新提案的有关内容及相关 材料。不足三日的，会议日期应当相应顺延或者取得全体与会董事的 认可后按期召开。

董事会临时会议的会议通知发出后，如果需要变更会议的时间、地点 等事项或者增加、变更、取消会议提案的，应当事先取得全体与会董 事的认可并做好相应记录。

第十一条 董事会会议应当有过半数的董事出席方可举行。

监事可以列席董事会会议；总经理和董事会秘书未兼任董事的，应当 列席董事会会议。会议主持人认为有必要的，可以通知其他有关人员 列席董事会会议。

• 第十二条 董事原则上应当亲自出席董事会会议。因故不能出席会议的，应当事 先审阅会议材料，形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。 委托书应当载明：

• （一） 委托人和受托人的姓名；

• （二） 委托人对每项提案的简要意见；

• （三） 委托人的授权范围和对提案表决意向的指示；

• （四） 委托人的签字、日期等。

受托董事应当向会议主持人提交书面委托书，在会议签到簿上说明受 托出席的情况。

董事应当依法对定期报告签署书面确认意见，不得委托他人签署，也 不得以对定期报告内容有异议、与审计机构存在意见分歧等为理由拒 绝签署。董事无法保证定期报告内容的真实、准确、完整或者对定期

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报告内容存在异议的，应当在书面确认意见中发表意见并说明具体原 因。

第十三条 委托和受托出席董事会会议应当遵循以下原则：

• （一） 在审议关联交易事项时，非关联董事不得委托关联董事代为出 席；关联董事也不得接受非关联董事的委托；

• （二） 独立董事不得委托非独立董事代为出席，非独立董事也不得接 受独立董事的委托；

• （三） 董事不得在未说明其本人对提案的个人意见和表决意向的情况 下全权委托其他董事代为出席，有关董事也不得接受全权委托 和授权不明确的委托。

• （四） 一名董事不得接受超过两名董事的委托，董事也不得委托已经 接受两名其他董事委托的董事代为出席。

• 第十四条 董事会会议以现场召开为原则。必要时，在保障董事充分表达意见的 前提下，经召集人（主持人）、提议人同意，也可以通过视频、电话、 传真或者电子邮件表决等方式召开。董事会会议也可以采取现场与其 他方式同时进行的方式召开。

非以现场方式召开的，以视频显示在场的董事、在电话会议中发表意 见的董事、规定期限内实际收到传真或者电子邮件等有效表决票，或 者董事事后提交的曾参加会议的书面确认函等计算出席会议的董事人 数。

• 第十五条 会议主持人应当提请出席董事会会议的董事对各项提案发表明确的意 见。

对于根据规定需要独立董事事前认可的提案，会议主持人应当在讨论 有关提案前，指定一名独立董事宣读独立董事达成的书面认可意见。 董事阻碍会议正常进行或者影响其他董事发言的，会议主持人应当及 时制止。

除征得全体与会董事的一致同意外，董事会会议不得就未包括在会议 通知中的提案进行表决。董事接受其他董事委托代为出席董事会会议 的，不得代表其他董事对未包括在会议通知中的提案进行表决。

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• 第十六条 董事应当认真阅读有关会议材料，在充分了解情况的基础上独立、审 慎地发表意见。

董事可以在会前向董事会办公室、会议召集人、总经理和其他高级管 理人员、各专门委员会、会计师事务所和律师事务所等有关人员和机 构了解决策所需要的信息，也可以在会议进行中向主持人建议请上述 人员和机构代表与会解释有关情况。

• 第十七条 每项提案经过充分讨论后，主持人应当适时提请与会董事进行表决。 会议表决实行一人一票，以投票表决或举手表决或其他书面形式表决 方式进行。董事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会董事应当从 上述意向中选择其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议 主持人应当要求有关董事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离 开会场不回而未做选择的，视为弃权。相关董事应被解除职务但仍未 解除，参加董事会会议并投票的，其投票无效。

• 第十八条 现场召开的会议应采取投票表决（填写表决票）或举手表决方式,会议 主持人应当当场宣布统计结果；以视频、电话通讯方式召开的会议， 应采取投票表决的方式，且出席会议的董事应在会议通知的有效期内 将签署的表决票原件提交董事会。特殊情况下，无纸质表决票原件可 提供电子签署件或扫描件。。

• 第十九条 董事会审议通过会议提案并形成相关决议，必须有超过公司全体董事 人数之半数的董事对该提案投赞成票。中国法律法规和《章程》规定 董事会形成决议应当取得更多董事同意的，从其规定。

董事会根据《章程》的规定，在其权限范围内对担保事项作出决议， 除公司全体董事过半数同意外，还必须经出席会议的三分之二以上董 事的同意。

不同决议在内容和含义上出现矛盾的，以形成时间在后的决议为准。

第二十条 出现下述情形的，董事应当对有关提案回避表决：

• （一） 《上海证券交易所股票上市规则》规定董事应当回避的情形； （二） 董事本人认为应当回避的情形；

• （三） 《章程》以及其他有关关联交易管理制度规定的因董事与会议 提案所涉事项有关联关系而须回避的其他情形。

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在董事回避表决的情况下，有关董事会会议由过半数的无关联关系董 事出席即可举行，形成决议须经无关联关系董事过半数通过。出席会 议的无关联关系董事人数不足三人的，不得对有关提案进行表决，而 应当将该事项提交股东大会审议。

• 第二十一条 董事会应当严格按照股东大会和《章程》的授权行事，不得越权形 成决议。

• 第二十二条 董事会会议需要就公司利润分配事宜作出决议的，可以先将拟提交 董事会审议的分配预案通知注册会计师，并要求其据此出具审计报 告草案（除涉及分配之外的其他财务数据均已确定）。董事会作出分 配的决议后，应当要求注册会计师出具正式的审计报告，董事会再 根据注册会计师出具的正式审计报告对定期报告的其他相关事项作 出决议。

• 第二十三条 提案未获通过的，在有关条件和因素未发生重大变化的情况下，董 事会会议在一个月内不应当再审议内容相同的提案。

• 第二十四条 二分之一以上的与会董事或两名以上独立董事认为提案不明确、不 具体，或者因会议材料不充分等其他事由导致其无法对有关事项作 出判断时，会议主持人应当要求会议对该议题进行暂缓表决。

提议暂缓表决的董事应当对提案再次提交审议应满足的条件提出 明确要求。

• 第二十五条 现场召开和以视频、电话等方式召开的董事会会议，可以视需要进 行全程录像、录音。

• 第二十六条 董事会秘书应当安排董事会办公室工作人员对董事会会议做好记 录。会议记录应当包括以下内容：

• （一） 会议届次和召开的时间、地点、方式；

• （二） 会议通知的发出情况、会议议程；

• （三） 会议召集人和主持人；

• （四） 董事亲自出席和受托出席的情况；

• （五） 会议审议的提案、每位董事对有关事项的发言要点和主要意见、 对提案的表决意向；

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• （六） 每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃 权票数）；

• （七） 与会董事认为应当记载的其他事项。

• 第二十七条 除会议记录外，董事会秘书还可以视需要安排董事会办公室工作人 员对会议召开情况作成简明扼要的会议纪要，根据统计的表决结果 就会议所形成的决议制作单独的决议记录。

• 第二十八条 与会董事应当代表其本人和委托其代为出席会议的董事对会议记录 和决议记录进行签字确认。董事对会议记录或者决议记录有不同意 见的，可以在签字时作出书面说明。必要时，应当及时向监管部门 报告，也可以发表公开声明。

董事既不按前款规定进行签字确认，又不对其意见作出书面说明、 不向监管部门报告或不发表公开声明的，视为完全同意会议记录、 和决议记录的内容。

• 第二十九条 董事会决议公告事宜，由董事会秘书根据中国法律法规和《章程》 的有关规定办理。在决议公告披露之前，与会董事和会议列席人员、 记录和服务人员等负有对决议内容保密的义务。

• 第三十条 董事长应当督促有关人员落实董事会决议，检查决议的实施情况， 并在以后的董事会会议上通报已经形成的决议的执行情况。

• 第三十一条 董事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、董事代 为出席的授权委托书、会议录音资料、表决票、经与会董事签字确 认的会议记录、会议纪要、决议记录等，由董事会秘书负责保存。

董事会会议档案的保存期限为十年以上。

• 第三十二条 公司董事会可以下设立战略委员会、提名委员会、薪酬与考核委员 会、审计委员会等专门委员会，为董事会重大决策提供咨询、建议。

• 第三十三条 各专门委员会成员全部由董事组成，每一专门委员会分别由 3 名委 员组成，其中提名委员会、薪酬与考核委员会、审计委员会中独立 董事应占多数并担任召集人，审计委员会中至少应有一名独立董事 是会计专业人士。

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第三十四条 董事会另行制订董事会专门委员会议事规则，由董事会审议通过后 执行。

第三十五条 如果本规则与《章程》存在不一致之处，以《章程》为准。

第三十六条 在本规则中，“以上”包括本数。

第三十七条 本规则由董事会制订，报股东大会审议通过后生效，修改时亦同。

第三十八条 本规则由董事会解释。

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