Erbud S.A. — AGM Information 2021

Apr 14, 2021

OGŁOSZENIE ZARZĄDU SPÓŁKI ERBUD S.A. W WARSZAWIE O ZWOŁANIU ZWYCZAJNEGO WALNEGO ZGROMADZENIA SPÓŁKI

Zarząd spółki prawa handlowego działającej pod firmą ERBUD S.A. w Warszawie ("Spółka"), zarejestrowanej w Rejestrze Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonym przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział KRS pod nr KRS: 0000268667, NIP: 8790172253, REGON: 005728373, o kapitale zakładowym w wysokości: 1.239.935,90 złotych, opłaconym w całości, działając na podstawie art. 399 § 1 oraz art. 395 Kodeksu spółek handlowych, § 13 ust. 2 Statutu Spółki, niniejszym:

ZWOŁUJE ZWYCZAJNE WALNE ZGROMADZENIE SPÓŁKI ERBUD S.A. W WARSZAWIE NA DZIEŃ 11 MAJA 2021 ROKU NA GODZINĘ 14:00 W SIEDZIBIE SPÓŁKI PRZY UL. FRANCISZKA KLIMCZAKA NR 1, 02-797 WARSZAWA.

Jednocześnie, stosownie do treści art. 402² Kodeksu spółek handlowych Zarząd Spółki informuje:

I. Data, godzina i miejsce Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki oraz szczegółowy porządek obrad.

Zwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki ERBUD S.A. z siedzibą w Warszawie odbędzie się dnia 11 maja 2021 r., o godzinie 14:00 w siedzibie Spółki – w Warszawie, w budynku położonym przy ul. Franciszka Klimczaka nr 1, 02-797 Warszawa, Biurowiec Royal Wilanów, klatka D, III piętro ww. budynku.

Szczegółowy porządek obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia obejmuje:

• 1. Otwarcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 2. Wybór Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 3. Stwierdzenie prawidłowości zwołania Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz jego zdolności do podejmowania wiążących uchwał.
• 4. Przyjęcie porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.
• 5. Rozpatrzenie sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i działalności Grupy Kapitałowej Erbud w roku obrotowym 2020 oraz jednostkowego sprawozdania finansowego Spółki za 2020 r. i skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej Erbud za rok 2020, z uwzględnieniem Sprawozdania niezależnego biegłego rewidenta z badania.
• 6. Przedstawienie i rozpatrzenie sprawozdania Rady Nadzorczej Erbud S.A. z działalności Rady w roku obrotowym 2020, zawierającego zwięzłą ocenę sytuacji Spółki, ocenę sprawozdania Zarządu z działalności Spółki i działalności Grupy Kapitałowej Erbud w roku obrotowym 2020 oraz jednostkowego i skonsolidowanego sprawozdania finansowego za 2020 r. tak co do ich zgodności z księgami i dokumentami, jak i ze stanem faktycznym oraz wniosku Zarządu Spółki w sprawie przeznaczenia zysku osiągniętego w roku 2020.
• 7. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu z działalności Erbud S.A. w roku obrotowym 2020 oraz sprawozdania finansowego Spółki za rok obrotowy 2020.
• 8. Podjęcie uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania Zarządu Erbud S.A. z działalności Grupy Kapitałowej Erbud w roku obrotowym 2020 oraz w sprawie zatwierdzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego za rok obrotowy 2020.
• 9. Podjęcie uchwały w sprawie w sprawie przeznaczenia zysku osiągniętego w roku 2020.
• 10. Podjęcie uchwał w sprawie udzielenia absolutorium członkom Zarządu oraz Rady Nadzorczej z wykonywania obowiązków w roku obrotowym 2020.
• 11. Przedstawienie sprawozdania Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach Członków Zarządu i Rady

Nadzorczej Erbud S.A. za rok 2019 i 2020 i podjęcie uchwały w sprawie wyrażenia opinii o sprawozdaniu Rady Nadzorczej o wynagrodzeniach Członków Zarządu i Rady Nadzorczej Erbud S.A. za rok 2019 i 2020.

• 12. Podjęcie uchwał w sprawie zmiany Regulaminu Walnego Zgromadzenia Erbud S.A.
• 13. Podjęcie uchwały w sprawie upoważnienia Zarządu Erbud S.A. do nabywania akcji własnych w celu ich umorzenia oraz utworzenia kapitału rezerwowego przeznaczonego na nabycie akcji własnych w celu ich umorzenia.
• 14. Podjęcie uchwał w sprawie powołania Członków Rady Nadzorczej Erbud S.A. na nową wspólną 3-letnią kadencję oraz w sprawie zmiany wysokości wynagrodzenia Członków Rady Nadzorczej Erbud S.A.
• 15. Zamknięcie obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

II. Prawo uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki. Dzień rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki.

Zgodnie z art. 406¹§ 1 Kodeksu spółek handlowych: "Prawo uczestniczenia w walnym zgromadzeniu spółki publicznej mają tylko osoby będące akcjonariuszami spółki na szesnaście dni przed datą walnego zgromadzenia (dzień rejestracji uczestnictwa w walnym zgromadzeniu)".

Zarząd Spółki informuje, iż stosownie do treści art. 406¹§ 1 Kodeksu spółek handlowych, dzień rejestracji uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przypada na dzień 25 kwietnia 2021 r.

Prawo uczestnictwa w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki mają tylko osoby będące Akcjonariuszami Spółki w dniu 25 kwietnia 2021 r.

Każdy Akcjonariusz Spółki, który zamierza uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki powinien zażądać od podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. Żądanie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, należy skierować do podmiotu prowadzącego rachunek papierów wartościowych nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po dniu rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, to jest nie później niż w dniu 26 kwietnia 2021 r.

Podpisana przez Zarząd Lista Akcjonariuszy zostanie wyłożona do wglądu w siedzibie Zarządu Spółki pod adresem: ul. Franciszka Klimczaka 1, 02-797 Warszawa (Biurowiec Royal Wilanów) przez trzy dni powszednie poprzedzające termin Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia (to jest od dnia 6 maja 2021 r. do dnia 10 maja 2021 r.) oraz w miejscu i w czasie trwania obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Akcjonariusz Spółki może również żądać przesłania Listy Akcjonariuszy nieodpłatnie na wskazany w tym celu przez Akcjonariusza adres poczty elektronicznej.

III. Opis procedur dotyczących uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu.

1. Prawo Akcjonariusza do żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad walnego zgromadzenia.

Zarząd Spółki informuje, iż Akcjonariusz lub Akcjonariusze reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Takie żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na dwadzieścia jeden dni przed wyznaczonym terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia, to jest nie później niż do dnia 20 kwietnia 2021 r. Żądanie Akcjonariusza lub Akcjonariuszy, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie to może zostać złożone w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: wza@erbud.pl

O właściwym terminie wpływu żądania o którym mowa jest powyżej świadczy data doręczenia żądania na adres Spółki: ERBUD S.A., ul. Franciszka Klimczaka 1, 02-797 Warszawa (Biurowiec Royal Wilanów).

W przypadku złożenia ww. żądania w postaci elektronicznej o właściwym terminie wpływu świadczy data umieszczenia żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (data wpływu na serwer poczty przychodzącej Spółki).

Zarząd Spółki niezwłocznie, jednak nie później niż na osiemnaście dni przed terminem zwołanego Walnego Zgromadzenia, to jest do dnia 23 kwietnia 2021 r. ogłosi zmiany w porządku obrad, wprowadzone na żądanie Akcjonariuszy. Ogłoszenie ewentualnych zmian nastąpi przez ogłoszenie dokonywane na stronie internetowej Spółki pod adresem: http://www.erbud.pl/ oraz w sposób określony dla przekazywania informacji bieżących zgodnie z przepisami ustawy o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych.

Wszelkie ryzyko związane z wykorzystywaniem przez Akcjonariusza urządzeń służących do przesyłu poczty elektronicznej spoczywa na Akcjonariuszu.

2. Prawo Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad walnego zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad przed terminem walnego zgromadzenia.

Zarząd informuje, iż Akcjonariusz lub Akcjonariusze Spółki reprezentujący co najmniej jedną dwudziestą kapitału zakładowego Spółki mogą przed terminem Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać Spółce na piśmie na adres Spółki lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres poczty elektronicznej: wza@erbud.pl projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad. Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na stronie internetowej prowadzonej pod adresem: http://www.erbud.pl/

O właściwym terminie wpływu żądania o którym mowa jest powyżej świadczy data doręczenia żądania na adres Spółki: ERBUD S.A., ul. Franciszka Klimczaka 1, 02-797 Warszawa (Biurowiec Royal Wilanów).

W przypadku złożenia ww. żądania w postaci elektronicznej o właściwym terminie wpływu świadczy data umieszczenia żądania w systemie poczty elektronicznej Spółki (data wpływu na serwer poczty przychodzącej Spółki).

Wszelkie ryzyko związane z wykorzystywaniem przez Akcjonariusza urządzeń służących do przesyłu poczty elektronicznej spoczywa na Akcjonariuszu.

3. Prawo Akcjonariusza do zgłaszania projektów uchwał dotyczących spraw wprowadzonych do porządku obrad podczas walnego zgromadzenia.

Zgodnie z treścią art. 401 § 5 Kodeksu spółek handlowych każdy z Akcjonariuszy może podczas Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad.

Zarząd Spółki informuje, iż każdy Akcjonariusz ma prawo wnoszenia propozycji zmian i uzupełnień do projektów uchwał objętych porządkiem obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia do czasu zamknięcia przez Przewodniczącego Zgromadzenia dyskusji nad punktem porządku obejmującym projekt uchwały, której propozycja dotyczy.

Propozycje wraz z krótkim uzasadnieniem powinny być składane na piśmie, osobno dla każdego projektu uchwały, z podaniem imienia i nazwiska (firmy) Akcjonariusza, na ręce Przewodniczącego Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia. Przewodniczący Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia może zezwolić na przedstawienie propozycji w formie ustnej.

Propozycje zmian i uzupełnień o charakterze formalnym i językowym mogą być składane w formie ustnej z krótkim uzasadnieniem, chyba, że ze względu na zakres proponowanych zmian Przewodniczący Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zarządzi przedstawienie propozycji w formie pisemnej.

4. Sposób wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika, w tym w szczególności przy użyciu formularzy stosowanych podczas głosowania przez pełnomocnika. Sposób zawiadamiania Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej o ustanowieniu pełnomocnika.

Zarząd informuje, iż każdy Akcjonariusz Spółki może uczestniczyć w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika.

Prawo do reprezentowania Akcjonariusza niebędącego osobą fizyczną powinno wynikać z okazanego przy sporządzaniu listy obecności właściwego rejestru, ewentualnie ciągu pełnomocnictw lub innych odpowiednich korporacyjnych dokumentów potwierdzających umocowanie do reprezentacji Akcjonariusza.

Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia Akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może także udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa.

Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego Akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego Akcjonariusza.

Każdy Akcjonariusz Spółki posiadający akcje zapisane na więcej niż jednym rachunku papierów wartościowych może ustanowić oddzielnych pełnomocników do wykonywania praw z akcji zapisanych na każdym z rachunków.

Pełnomocnictwo do uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Do pełnomocnictwa powinien zostać dołączony odpis z właściwego rejestru aktualnego na datę udzielenia pełnomocnictwa lub inne odpowiednie korporacyjne dokumenty, które potwierdzają umocowanie Akcjonariusza do udzielenia pełnomocnictwa. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia pełnomocnictwa bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W przypadku, w którym dokumenty potwierdzające uprawnienie do reprezentowania Akcjonariusza nie zostały sporządzone w języku polskim konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów. Dopuszcza się możliwość przedłożenia kopii dokumentów, o których mowa powyżej, jeżeli są one poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego.

Zgodnie z treścią § 4 ust. 6 Regulaminu Walnego Zgromadzenia Erbud Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, Akcjonariusz może zawiadomić Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej za pomocą poczty elektronicznej przesyłając wiadomość w postaci elektronicznej na następujący adres poczty: wza@erbud.pl. Spółka ERBUD S.A. na swojej stronie internetowej udostępnia do pobrania wzór formularza zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, który po uzupełnieniu przez Akcjonariusza zgodnie z instrukcją zawartą w formularzu, powinien być odesłany jako załącznik na adres e-mail wskazany w formularzu. Akcjonariusz powinien dołączyć odpis z właściwego rejestru aktualnego na datę udzielenia pełnomocnictwa lub inne odpowiednie korporacyjne dokumenty, które potwierdzają umocowanie Akcjonariusza do udzielenia pełnomocnictwa. W przypadku, w którym dokumenty wskazane w zdaniu poprzednim nie zostały sporządzone w języku polskim konieczne jest przedstawienie tłumaczenia przysięgłego takich dokumentów. Dopuszcza się

możliwość przedłożenia kopii dokumentów, jeżeli są one poświadczone za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego.

Spółka jest uprawniona podejmować czynności celem weryfikacji ważności wystawionych pełnomocnictw.

Akcjonariusz wykonujący prawo głosu przez pełnomocnika może skorzystać z formularza zamieszczonego na stronie internetowej Spółki prowadzonej pod adresem: http://www.erbud.pl/ (korzystanie z formularza zamieszczonego na stronie internetowej Spółki nie jest obowiązkiem, ale uprawnieniem każdego Akcjonariusza). Formularz nie jest pełnomocnictwem i nie zastępuje pełnomocnictwa do udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu.

W przypadku wykonywania prawa głosu przez pełnomocnika przy użyciu formularza, formularz musi zostać doręczony Przewodniczącemu Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia przed zakończeniem głosowania nad daną uchwałą. Zarząd informuje, iż Spółka nie jest zobowiązana i nie będzie weryfikowała zgodności zachowania pełnomocnika z udzieloną pełnomocnikowi instrukcją, o której mowa jest w art. 412² § 4 Kodeksu spółek handlowych.

Wszelkie ryzyko związane z wykonywaniem prawa głosu przez pełnomocnika spoczywa na Akcjonariuszu.

5. Możliwość i sposób uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sposób wypowiadania się w trakcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Ryzyko uczestnictwa.

Spółka informuje, iż za wyjątkiem możliwości przesyłania wiadomości e-mail przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres wza@erbud.pl, Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Spółka nie przewiduje możliwości wypowiadania się w trakcie Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Regulamin Walnego Zgromadzenia Erbud Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie nie przewiduje możliwości oddawania głosów drogą korespondencyjną.

Spółka nie przewiduje możliwości wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

6. Prawo akcjonariusza do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia

Podczas obrad Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia akcjonariusz ma prawo do zadawania pytań dotyczących spraw umieszczonych w porządku obrad walnego zgromadzenia. Zgodnie z art. 428 § 1 Kodeksu spółek handlowych, Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi na jego żądanie informacji dotyczących Spółki, jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad.

IV. Możliwość uzyskania informacji dotyczących Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia Spółki.

Pełna dokumentacja, która ma być przedstawiona Zwyczajnemu Walnemu Zgromadzeniu, projekty uchwał Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia oraz wszelkie informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia zwołanego na dzień 11 maja 2021 r. będą zamieszczane na stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.erbud.pl/walne-zgromadzenie począwszy od dnia zwołania Walnego Zgromadzenia.

V. Wskazanie adresu strony internetowej, na której będą udostępnione informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia.

Wszelkie informacje dotyczące Zwyczajnego Walnego Zgromadzenia będą udostępniane za pośrednictwem stronie internetowej Spółki pod adresem: https://www.erbud.pl/walne-zgromadzenie .