AI assistant
Ekopak NV Proxy Solicitation & Information Statement 2024
3944_rns_2024-04-11_36948ced-92c3-4f8e-9787-859fc394381d.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
EKOPAK
GENOTEERDE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP Careelstraat 13 - 8700 TIELT BTW BE 0461.377.728 - RPR GENT, Afdeling BRUGGE ("de Vennootschap")
STEMFORMULIER VOOR STEMMING PER BRIEF VOORAFGAAND AAN DE VERGADERING
JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS DINSDAG 14 MEI 2024 OM 18 UUR
TOELATINGSVOORWAARDEN:
- Om geldig te zijn moet uw ingevuld en ondertekend stemformulier uiterlijk op woensdag 8 mei 2024 in het bezit zijn van de Vennootschap.
- Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op dinsdag 30 april 2024 (24u, Belgische tijd) ("registratiedatum").
- Gelieve ons dit ingevuld en ondertekend formulier desgevallend vergezeld van het bankattest - via e-mail te bezorgen ([email protected]).
- Stemformulieren die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten worden geweigerd.
- Om een geldige stem op afstand uit te brengen dient u duidelijk uw stemwijze of onthouding te vermelden.
Ondergetekende:
Indien Natuurlijke Persoon:
| Voornaam + Naam: ….…………………………………………………………………………………………………………………. |
|---|
| Adres: ……………………………………………………………………………………………………………………………………… |
Indien Vennootschap:
| Vennootschapsnaam + rechtsvorm: …………………………………………………………………………………….…… |
|---|
| Ondernemingsnummer:…………………………………………………………………………………………………….…… |
| Zetel: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….…. |
| Hier geldig vertegenwoordigd conform haar statuten door: |
|---|
| - Naam en voornaam:……………………………………………………………………………………………………………… |
| hoedanigheid:……………………………………………………………………………………………………………………… |
| - Naam en voornaam:……………………………………………………………………………………………………………… |
|---|
| hoedanigheid:……………………………………………………………………………………………………………………… |
Eigenaar/vruchtgebruiker (schrappen wat niet past) van
………………………………………………………………AANDELEN (selecteer: aandelen op naam / gedematerialiseerde aandelen)
………………………………………………………………WARRANTEN
van de genoteerde naamloze vennootschap EKOPAK waarvan de zetel is gevestigd te 8700 TIELT, Careelstraat 13, stemt als volgt op de gewone algemene vergadering van EKOPAK NV, die zal gehouden worden op dinsdag 14 mei 2024 om 18 uur op locatie zoals aangeduid in de uitnodiging.
Deze stembrief doet tevens dienst als deelnamebevestiging.
Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of .......................................... aandelen. (specifiek aantal in te vullen indien ondergetekende met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen)
Deze stembrief geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekende wenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de toelatingsvoorwaarden (zie boven).
Ondergetekende stemt voor elk van de voorstellen tot besluit op de agenda als volgt : (gelieve het gepaste vakje in te kleuren of aan te vinken)
- Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2023, alsook van het geïntegreerd jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van de Commissaris met betrekking tot de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekeningen per 31 december 2023
Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt
2. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2023
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat: een naar het volgend boekjaar over te dragen verlies van 5.773.109 EUR.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
3. Remuneratieverslag
Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het geïntegreerd jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten per 31 december 2023.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
4. Ontslagen en benoemingen Bestuurders
4.1 Bevestiging benoeming QUILAUDEM BV, vast vertegenwoordigd door Mevrouw Nathalie Van Den Haute als niet-uitvoerend Bestuurder en voorzitter Remuneratie- en Nominatiecomité
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering neemt kennis van de coöptatie door de Raad van Bestuur van QUILAUDEM BV, vast vertegenwoordigd door Mevrouw Nathalie Van Den Haute, als niet-uitvoerend Bestuurder en voorzitter van het Remuneratie- en
Nominatiecomité per 1 februari 2024 ingevolge het voortijdig vrijwillig ontslag van TREFI BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Kurt TRENSON, en bevestigt deze benoeming. QUILAUDEM BV, vast vertegenwoordigd door Mevrouw Nathalie Van Den Haute, zal de termijn van het mandaat van haar voorganger uitdoen (afloop mandaat onmiddellijk na
de gewone algemene vergadering van het jaar 2025). De vergadering, en iedere aandeelhouder afzonderlijk, beslist en erkent voorts dat QUILAUDEM BV, vast vertegenwoordigd door Mevrouw Nathalie Van Den Haute, wordt geacht te zijn benoemd op voordracht van Alychlo NV in toepassing van artikel 14 van de
statuten.
Mevrouw Nathalie Van Den Haute studeerde af als Handelsingenieur (VUB, Solvay Business School). Na haar Master in Financial Management aan Vlerick Business School in 2005, ging ze aan de slag in het corporate finance departement van KBC Securities. Tijdens haar 17 jaar bij KBC Securities was Nathalie betrokken bij verschillende Equity Capital Market (ECM), M&A en financiële adviesprojecten. Vanaf 2019 was Nathalie als Head of ECM verantwoordelijk voor de ECM activiteit binnen het corporate finance team. Nathalie werkte aan mandaten in verschillende sectoren. Ze vertegenwoordigde KBC Securities ook in de raad van bestuur van Flanders.bio van 2016 tot eind 2022.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
4.2 Vergoeding
Conform het vigerend remuneratiebeleid van de Vennootschap zijn niet-uitvoerende bestuurders (excl. voorzitter Raad van Bestuur) gerechtigd op een vaste jaarlijkse remuneratie ten bedrage van 15.000 EUR, ongeacht het aantal vergaderingen. Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt
5. Kwijting aan de Bestuurders
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende boekjaar 2023.
| 1. Pieter BOURGEOIS (CRESCEMUS BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
|---|---|---|
| 2. Pieter LOOSE (PILOVAN BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 3. Els DE KEUKELAERE (EDK Management BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 4. Tim DE MAET | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 5. Kristina LOGUINOVA | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 6. Regine SLAGMULDER (Regine Slagmulder BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 7. Kurt TRENSON (TREFI BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 8. Valerie DEJAEGHERE (MARFA CONSULT BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
| 9. Nathalie VAN DEN HAUTE (QUILAUDEM BV) | □ Voor □ Tegen | □ Onthouding |
6. Commissaris
6.1 Wijziging vaste vertegenwoordiger Commissaris
De Algemene Vergadering neemt akte van de wijziging van de vertegenwoordiger van de Vennootschap PwC Bedrijfsrevisoren BV, die vanaf 1 juli 2023 zal vertegenwoordigd worden door mevrouw Griet HELSEN in de uitoefening van zijn mandaat van Commissaris ter vervanging van de heer Peter OPSOMER.
Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt
6.2 Goedkeuring vergoeding Commissaris 2023
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de stijging van de vergoeding van de Commissaris van de Vennootschap voor het boekjaar 2023 door extra audit werkzaamheden voornamelijk als gevolg van de overname van GWE tot EUR 152.000 (excl. BTW, onkosten en IBR bijdrage) voor de audit van de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
6.3 Goedkeuring vergoeding Commissaris 2024
Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de stijging van de vergoeding van de Commissaris van de Vennootschap voor het boekjaar 2024 tot EUR 126.315 (excl. BTW, onkosten en IBR bijdrage) voor de audit van de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap.
6.4 Kwijting aan de Commissaris
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende boekjaar 2023.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
7. Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten
Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering verleent aan de Bestuursleden, elk van hen alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, alle bevoegdheden voor de uitvoering van de door de Gewone Algemene Vergadering genomen beslissingen alsook alle bevoegdheden om deze beslissingen bekend te maken. De Algemene Vergadering verleent daarenboven in het bijzonder volmacht aan Mtr. Anastasia KARPENKO (advocaat bij advocatenkantoor LLK BV), om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk of nuttig zouden kunnen zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en ondertekening van documenten en formulieren) met oog op (i) de neerlegging van (een uittreksel van) dit document ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en (iii) de inschrijving of aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
□ Voor □ Tegen □ Onthouding
- Varia
Deze stembrief geldt tevens voor alle daaropvolgende Vergaderingen die met dezelfde dagorde zouden worden gehouden omwille van een eventueel uitstel van de hiervoor genoemde Algemene Vergadering.
Deze stembrief zal in zijn geheel voor ongeschreven worden gehouden indien de aandeelhouder zijn/haar keuze aangaande één of meerdere onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering hierboven niet heeft aangegeven.
In geval van wijzigingen aan de agenda van de Algemene Vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV"), zal de Vennootschap uiterlijk op 29 april 2024 een aangevulde agenda en aangepast stemformulier bekendmaken.
Stembrieven die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarop ze betrekking hebben. Het WVV voorziet in volgende afwijking : indien voor een bestaand agendapunt een nieuw voorstel tot besluit is ingediend, wordt de op afstand uitgebrachte stem over dit agendapunt buiten beschouwing gelaten.
De aandeelhouder die, desgevallend, wenst te stemmen over de nieuwe punten op de agenda en/of over de nieuwe voorstellen tot besluiten, dient het gewijzigd stemformulier dat de Vennootschap beschikbaar zal stellen op de vennootschapswebsite in te vullen en ondertekend terug te sturen via email naar [email protected].
Aldus ondertekend te ....……............................................... op ............./.............../2024.
(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient dit formulier ondertekend te worden door een of meerdere personen die haar geldig kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)
……………………………………………………………………………………………………………… (in eigen naam)
……………………………………………………………………. (handtekening)
Dan wel (in geval van rechtspersoon)
…………………………………………………………………..…….voor …………………..……………………………………….. in hoedanigheid van ……………………………………………………………………..……………………………………….. ……………………………………………………………………. (handtekening)