Ekopak NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026

Apr 10, 2026

Ekopak SUSTAINABLE WATER

EKOPAK

Genoteerde naamloze vennootschap

Souverainestraat 13 – 9800 DEINZE

BTW BE 0461.377.728 - RPR GENT, Afdeling GENT

("de Vennootschap")

VOLMACHT

GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

DINSDAG 12 MEI 2026 OM 18 UUR

TOELATINGSVOORWAARDEN:

☑ Om geldig te zijn moet uw ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op woensdag 6 mei 2026 in het bezit zijn van de Vennootschap.

☑ Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op dinsdag 28 april 2026 (24u, Belgische tijd) ("registratiedatum").

☑ Gelieve ons dit ingevuld en ondertekend formulier – desgevallend vergezeld van het bankattest – via e-mail te bezorgen (legal@ekopakwater.com).

☑ Volmachten die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten worden geweigerd.

☑ Behoudens de door de wet voorziene uitzonderingen, kan u slechts één (1) gevolmachtigde aanduiden.

☑ U hoeft niet noodzakelijk de naam van een gevolmachtigde te vermelden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt zal de Vennootschap iemand van de aanwezigen aanduiden om u te vertegenwoordigen. Typisch zal dat iemand zijn die behoort tot het management of het bureau, en zodoende iemand die potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") valt, o.m. omdat ze lid van de raad van bestuur of personeelslid zijn. Dit is tevens het geval voor de voorkeur volmachtdrager aangeduid in de uitnodiging. U dient in dergelijk geval dan ook voor elk voorstel tot besluit specifieke steminstructies te geven, bij gebreke waaraan de gevolmachtigde die geacht wordt een belangenconflict te hebben niet zal kunnen deelnemen aan de stemming.

Ondergetekende:

Indien Natuurlijke Persoon:

Voornaam + Naam: ...

Adres: ...

Indien Vennootschap:

Vennootschapsnaam + rechtsvorm: ...

Ondernemingsnummer: ...

Zetel: ...

Hier geldig vertegenwoordigd conform haar statuten door:

• Naam en voornaam: ...

hoedanigheid: ...

---

• Naam en voornaam: ...
  hoedanigheid: ...
  Hierna "de lastgever"

Eigenaar/vruchtgebruiker (schrappen wat niet past) van
...AANDELEN (selecteer: aandelen op naam / gedematerialiseerde aandelen)
...WARRANTEN

van de naamloze vennootschap EKOPAK waarvan de zetel is gevestigd te Souverainestraat 13, 9800 DEINZE

Verklaart hierbij als lasthebber (hierna "de lasthebber" of "volmachtdrager") aan te stellen, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling:

...

Aan wie de lastgever alle machten verleent teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 12 mei 2026 om 18 uur op locatie zoals aangeduid in de oproeping.

Deze volmacht doet tevens dienst als deelnamebevestiging.

Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of ... aandelen. (specifiek aantal in te vullen indien ondergetekende met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen)

Deze volmacht geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekende wenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de toelatingsvoorwaarden (zie boven).

De volmachtdrager zal namens de lastgever stemmen overeenkomstig de aangegeven steminstructies.

Bij gebreke aan specifieke steminstructies met betrekking tot de of bepaalde agendapunten of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn of indien er gestemd zou moeten worden over beslissingen te nemen door de algemene vergadering tijdens de vergadering mits naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zal de volmachtdrager voor het door de raad van bestuur voorgestelde besluit stemmen.

Gelieve in onderstaande agenda uw specifieke steminstructies voor elk voorstel tot besluit van de raad van bestuur aan te duiden door het vakje naar keuze in te kleuren of aan te vinken.

2/5

---

3/5

1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2025, alsook van het geïntegreerd jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris met betrekking tot de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekeningen per 31 december 2025

Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt

1. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2025

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering keurt de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

1. Goedkeuring van het remuneratieverslag en remuneratiebeleid

3.1. Goedkeuring van het remuneratieverslag

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 goed.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

3.2. Goedkeuring van het nieuwe remuneratiebeleid (2026-2029)

Het remuneratiebeleid kan worden teruggevonden op de Ekopak website:
https://ekopakwater.com/investor-relations/corporate-governance/annual-shareholder-meeting/.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratiebeleid (2026-2029) goed.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

1. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering verleent kwijting aan elk van de bestuurders voor de vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

4.1. Pieter BOURGEOIS (CRESCEMUS BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.2. Pieter LOOSE (PILOVAN BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.3. Tim DE MAET ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.4. Regine SLAGMULDER (Regine Slagmulder BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.5. Valerie DEJAEGHERE (MARFA CONSULT BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.6. Nathalie VAN DEN HAUTE (QUILAUDEM BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.7. Jos DE VUYST (DEVUMA BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
4.8. Els DE KEUKELAERE (EDK Management BV) ☐ Voor ☐ Tegen ☐ Onthouding
(mandaat tot 31.01.2025)

1. Commissaris

5.1. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de vervulde opdracht tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

---

4/5

5.2. Herbenoeming van de commissaris

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering benoemt PwC Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, als commissaris voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap wijst overeenkomstig artikel 3:60 WVV Kurt Cappoen BV, aan, voor de uitoefening van het mandaat, met als vaste vertegenwoordiger Kurt Cappoen, bedrijfsrevisor. Het mandaat vervalt na de algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2028 dient goed te keuren.

De vergoeding voor deze opdracht bedraagt EUR 145.000 per jaar (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

5.3. Goedkeuring vergoeding commissaris 2025

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de vergoeding van de commissaris van de Vennootschap voor extra werkzaamheden tijdens de audit van het boekjaar 2025 van EUR 39.500 (excl. BTW, onkosten en IBR bijdrage) goed.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

6. Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten

Voorstel tot besluit: de algemene vergadering verleent aan de Bestuursleden, elk van hen alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, alle bevoegdheden voor de uitvoering van de door de algemene vergadering genomen beslissingen alsook alle bevoegdheden om deze beslissingen bekend te maken. De algemene vergadering verleent daarenboven in het bijzonder volmacht aan Mtr. Anastasia KARPENKO (advocaat bij advocatenkantoor LLK BV), om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk of nuttig zouden kunnen zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en ondertekening van documenten en formulieren) met oog op (i) de neerlegging van (een uittreksel van) dit document ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en (iii) de inschrijving of aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

☐ Voor
☐ Tegen
☐ Onthouding

7. Varia

De volmachtdrager kan de lastgever krachtens deze volmacht tevens vertegenwoordigen op alle daaropvolgende vergaderingen die met dezelfde dagorde zouden worden gehouden omwille van het uitstel van de hiervoor genoemde vergadering.

In geval van wijzigingen aan de agenda van de vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 WVV, zal de Vennootschap uiterlijk op 27 april 2026 een aangevulde agenda en aangepast volmachtformulier bekendmaken.

---

Volmachten die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

In geval van wijzigingen aan een voorgesteld besluit of een nieuw voorgesteld besluit:
☐ dient de volmachtdrager te stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit;
☐ dient de volmachtdrager te stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit;
☐ dient de volmachtdrager zich te onthouden over het gewijzigde of nieuwe besluit.

Indien geen keuze wordt aangegeven, zal de volmachtdrager zich onthouden over de gewijzigde of nieuwe besluiten.

Desgevallend kan de aandeelhouder die zijn instructie wenst te melden over de nieuwe punten op de agenda en/of over de nieuwe voorstellen tot besluiten, tevens het gewijzigd volmachtformulier dat de Vennootschap beschikbaar zal stellen, invullen en ondertekend terugsturen aan de vennootschap via email naar legal@ekopakwater.com.

Aldus ondertekend te ………………………………………… op …………/……………/ 2026.

(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient deze volmacht ondertekend te worden door een of meerdere personen die haar geldig kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)

……………………………………………………………………………………………………… (in eigen naam)

……………………………………………………………………………………………………… (handtekening)

Dan wel
(in geval van rechtspersoon)

……………………………………………………………………………………………………… voor ………………………………………………………………………………………………………………

in hoedanigheid van …………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………… (handtekening)

5/5