Ekopak NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2024

Apr 11, 2024

EKOPAK

GENOTEERDE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP Careelstraat 13 - 8700 TIELT BTW BE 0461.377.728 - RPR GENT, Afdeling BRUGGE ("de Vennootschap")

VOLMACHT

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS DINSDAG 14 MEI 2024 OM 19 UUR

TOELATINGSVOORWAARDEN

• Om geldig te zijn moet uw ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op woensdag 8 mei 2024 in het bezit zijn van de Vennootschap.
• Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op dinsdag 30 april 2024 (24u, Belgische tijd) ("registratiedatum").
• Gelieve ons dit ingevuld en ondertekend formulier desgevallend vergezeld van het bankattest – via e-mail te bezorgen (legal@ekopak.be).
• Volmachten die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten worden geweigerd.
• Behoudens de door de wet voorziene uitzonderingen, kan u slechts één (1) gevolmachtigde aanduiden.
• U hoeft niet noodzakelijk de naam van een gevolmachtigde te vermelden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt zal de Vennootschap iemand van de aanwezigen aanduiden om u te vertegenwoordigen. Typisch zal dat iemand zijn die behoort tot het management of het bureau, en zodoende iemand die potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") valt, o.m. omdat ze lid van de raad van bestuur of personeelslid zijn. Dit is tevens het geval voor de voorkeur volmachtdrager aangeduid in de uitnodiging. U dient in dergelijk geval dan ook voor elk voorstel tot besluit specifieke steminstructies te geven, bij gebreke waaraan de gevolmachtigde die geacht wordt een belangenconflict te hebben niet zal kunnen deelnemen aan de stemming.

Ondergetekende:

Voornaam + Naam: ….………………………………………………………………………………………………………………….
Adres: ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Indien Vennootschap:
Vennootschapsnaam + rechtsvorm: …………………………………………………………………………………….……
Ondernemingsnummer:…………………………………………………………………………………………………….……
Zetel: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Hier geldig vertegenwoordigd conform haar statuten door:
- Naam en voornaam:………………………………………………………………………………………………………………
hoedanigheid:………………………………………………………………………………………………………………………
- Naam en voornaam:………………………………………………………………………………………………………………
hoedanigheid:………………………………………………………………………………………………………………………
Hierna "de lastgever"

Eigenaar/vruchtgebruiker (schrappen wat niet past) van

………………………………………………………………AANDELEN (selecteer: aandelen op naam / gedematerialiseerde aandelen)

………………………………………………………………WARRANTEN

van de genoteerde naamloze vennootschap EKOPAK waarvan de zetel is gevestigd te 8700 TIELT, Careelstraat 13

Verklaart hierbij als lasthebber (hierna "de lasthebber" of "volmachtdrager") aan te stellen, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Aan wie de lastgever alle machten verleent teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 14 mei 2024 om 19 uur op locatie zoals aangeduid in de uitnodiging.

Deze volmacht doet tevens dienst als deelnamebevestiging.

Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of .......................................... aandelen. (specifiek aantal in te vullen indien ondergetekende met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen)

Deze volmacht geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekende wenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de toelatingsvoorwaarden (zie boven).

De volmachtdrager zal namens de lastgever stemmen overeenkomstig de aangegeven steminstructies.

Bij gebreke aan specifieke steminstructies met betrekking tot de of bepaalde agendapunten of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn of indien er gestemd zou moeten worden over beslissingen te nemen door de Algemene Vergadering tijdens de Vergadering mits naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zal de volmachtdrager voor het door de Raad van Bestuur voorgestelde besluit stemmen.

Gelieve in onderstaande agenda uw specifieke steminstructies voor elk voorstel tot besluit van de Raad van Bestuur aan te duiden door het vakje naar keuze in te kleuren of aan te vinken.

1. Bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikelen 7:199 j. 7:202 WVV inzake de hernieuwing van de machtiging in het kader van het toegestane kapitaal

Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt

2. Hernieuwing van de machtiging tot kapitaalverhoging in het kader van het toegestane kapitaal

Voorstel tot besluit: de vergadering besluit de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen, gedurende een periode van vijf jaar te rekenen van de datum van de bekendmaking van deze machtiging in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met een totaal bedrag van maximaal zes miljoen zeshonderd eenenzeventigduizend achtentachtig euro en negentig eurocent (EUR 6.671.088,90), en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zoals vermeld in agendapunt 1 van deze buitengewone algemene vergadering; en

Bijgevolg besluit de vergadering om artikel 6 "Toegestane kapitaal" van de statuten van de vennootschap te wijzigen als volgt:

• doorheen het artikel wordt "de bekendmaking" vervangen door "de datum van de bekendmaking";
• "zes miljoen vierhonderdachtenvijftigduizend honderd tweeënveertig euro zestig cent (EUR 6.458.142,60)" wordt vervangen door "zes miljoen zeshonderd eenenzeventigduizend achtentachtig euro en negentig eurocent (EUR 6.671.088,90)";
• in het tweede lid van het artikel wordt "17 maart 2021" vervangen door "14 mei 2024" (desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald);
• toevoeging van volgende overgangsbepaling onderaan artikel 6 van de statuten: "Overgangsbepaling: de machtiging toegekend aan de raad van bestuur bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, blijft van kracht tot de datum van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de hernieuwing van de machtiging besloten door de buitengewone algemene vergadering van 14 mei 2024" (de laatste datum desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Hernieuwing van de machtiging tot kapitaalverhoging in het kader van het toegestane kapitaal in geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de vennootschap

Voorstel tot besluit: de vergadering besluit de machtiging aan de raad van bestuur te hernieuwen om gedurende een periode van drie jaar vanaf de datum van deze vergadering, gebruik te maken van het toegestane kapitaal op de wijze vermeld in het voorgaande voorstel van besluit, in geval van een openbaar overnamebod op de effecten van de vennootschap binnen de perken van de wet.

Bijgevolg besluit de vergadering om in het laatste lid van artikel 6 "Toegestane kapitaal" van de statuten van de vennootschap "17 maart 2021" te vervangen door "14 mei 2024" (desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).

4. Hernieuwing van de machtiging aan de raad van bestuur tot verkrijging en inpandneming van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten – Machtiging tot vervreemding

Voorstel tot besluit: de vergadering besluit om de machtigingen tot inkoop, inpandneming en vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen en certificaten zoals deze werden toegekend door de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, te hernieuwen voor een periode van vijf jaar.

Bijgevolg besluit de vergadering om artikel 10 "Verkrijging en inpandneming van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten" en artikel 11 "Vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten" van de statuten van de vennootschap te wijzigen als volgt:

• doorheen de artikelen 10 & 11 wordt "de bekendmaking" vervangen door "de datum van de bekendmaking";
• in artikel 10, 2., eerste lid wordt "17 maart 2021" vervangen door "14 mei 2024" (desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).
• in artikel 10 wordt "Euronext VadeMecum 2020" vervangen door "Euronext VadeMecum 2023";
• toevoeging van volgende overgangsbepaling onderaan artikel 10 van de statuten: "Overgangsbepaling: de machtigingen toegekend aan de raad van bestuur bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, blijven van kracht tot de datum van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de hernieuwing van de machtiging besloten door de buitengewone algemene vergadering van 14 mei 2024" (de laatste datum desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Hernieuwing van de machtiging aan de raad van bestuur tot verkrijging en inpandneming van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten wanneer dergelijke verkrijging of inpandneming noodzakelijk is ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de Vennootschap.

Voorstel van besluit: de vergadering besluit om de machtiging tot verkrijging, inpandneming en vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen en certificaten wanneer deze verkrijging respectievelijk inpandneming noodzakelijk is ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de vennootschap, zoals deze werd toegekend door de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, te hernieuwen voor een periode van drie jaar. Bijgevolg besluit de vergadering om in artikel 10, 2., tweede lid "17 maart 2021" te vervangen door "14 mei 2024" (desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Hernieuwing machtiging aan de raad van bestuur tot vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel voor de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: de vergadering besluit om de machtiging tot vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen en certificaten ter voorkoming van een dreigend ernstig nadeel

zoals deze werd toegekend door de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, te hernieuwen voor een periode van drie jaar.

Bijgevolg besluit de vergadering om artikel 11 "Vervreemding van eigen aandelen, winstbewijzen of certificaten" van de statuten van de vennootschap te wijzigen als volgt:

• in artikel 11, 2., tweede lid wordt "17 maart 2021" vervangen door "14 mei 2024" (desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald);
• toevoeging van volgende overgangsbepaling onderaan artikel 11 van de statuten: "Overgangsbepaling: de machtiging toegekend aan de raad van bestuur bij besluit van de buitengewone algemene vergadering van 17 maart 2021, blijft van kracht tot de datum van de bekendmaking in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van de hernieuwing van de machtiging besloten door de buitengewone algemene vergadering van 14 mei 2024" (de laatste datum desgevallend te vervangen door "31 mei 2024" ingeval het aanwezigheidsquorum op de vergadering van 14 mei 2024 niet zou zijn behaald).

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Aanpassingen overeenkomstig de wet van 27 juni 2021 houdende diverse financiële bepalingen

Voorstel tot besluit: De vergadering besluit in artikel 26 het woord "vereffeningsinstelling" te vervangen door "centrale effectenbewaarinstelling".

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten en het opstellen van een gecoördineerde tekst van de statuten

Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene vergadering besluit om volgende machtigingen te verlenen:

1. aan iedere bestuurder van de Vennootschap, alleen handelend en met de bevoegdheid tot indeplaatsstelling, voor de uitvoering van de genomen beslissingen;

2. aan de instrumenterende notaris teneinde de gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake;

3. aan iedere bestuurder van de Vennootschap, aan Anastasia Karpenko (advocaat bij advocatenkantoor LLK BV), allen individueel bevoegd, evenals aan hun bedienden, aangestelden en lasthebbers, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

De volmachtdrager kan de lastgever krachtens deze volmacht tevens vertegenwoordigen op alle daaropvolgende Vergaderingen die met dezelfde dagorde zouden worden gehouden omwille van het uitstel van de hiervoor genoemde buitengewone algemene vergadering.

In geval van wijzigingen aan de agenda van de buitengewone algemene vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 WVV, zal de Vennootschap uiterlijk op 29 april 2024 een aangevulde agenda en aangepast volmachtformulier bekendmaken.

Volmachten die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

In geval van wijzigingen aan een voorgesteld besluit of een nieuw voorgesteld besluit:

□ dient de volmachtdrager te stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager te stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager zich te onthouden over het gewijzigde of nieuwe besluit.

Indien geen keuze wordt aangegeven, zal de volmachtdrager zich onthouden over de gewijzigde of nieuwe besluiten.

Desgevallend kan de aandeelhouder die zijn instructie wenst te melden over de nieuwe punten op de agenda en/of over de nieuwe voorstellen tot besluiten, tevens het gewijzigd volmachtformulier dat de Vennootschap beschikbaar zal stellen, invullen en ondertekend terugsturen aan de vennootschap via email naar legal@ekopak.be.

Aldus ondertekend te ....……............................................... op ............./.............../ 2024.

(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient deze volmacht ondertekend te worden door één of meerdere personen die de rechtspersoon geldig kan/kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)

……………………………………………………………………………………………………………… (in eigen naam)

……………………………………………………………………. (handtekening)

Dan wel (in geval van rechtspersoon)

…………………………………………………………………..…….voor …………………..……………………………………….. in hoedanigheid van ……………………………………………………………………..………………………………………..

……………………………………………………………………. (handtekening)