Ekopak NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Apr 7, 2023

EKOPAK

GENOTEERDE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP Careelstraat 13 - 8700 TIELT BTW BE 0461.377.728 - RPR GENT, Afdeling BRUGGE ("de Vennootschap")

VOLMACHT

JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS DINSDAG 9 mei 2023 OM 18 UUR

TOELATINGSVOORWAARDEN:

Om geldig te zijn moet uw ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op woensdag 3 mei 2023 in het bezit zijn van de Vennootschap.

• Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op dinsdag 25 april 2023 (24u, Belgische tijd) ("registratiedatum").
• Gelieve ons dit ingevuld en ondertekend formulier desgevallend vergezeld van het bankattest – via e-mail te bezorgen (legal@ekopak.be).

Volmachten die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten worden geweigerd.

• Behoudens de door de wet voorziene uitzonderingen, kan u slechts één (1) gevolmachtigde aanduiden.
• U hoeft niet noodzakelijk de naam van een gevolmachtigde te vermelden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt zal de Vennootschap iemand van de aanwezigen aanduiden om u te vertegenwoordigen. Typisch zal dat iemand zijn die behoort tot het management of het bureau, en zodoende iemand die potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") valt, o.m. omdat ze lid van de raad van bestuur of personeelslid zijn. Dit is tevens het geval voor de voorkeur volmachtdrager aangeduid in de uitnodiging. U dient in dergelijk geval dan ook voor elk voorstel tot besluit specifieke steminstructies te geven, bij gebreke waaraan de gevolmachtigde die geacht wordt een belangenconflict te hebben niet zal kunnen deelnemen aan de stemming.

Ondergetekende:

Voornaam + Naam: ….………………………………………………………………………………………………………………….
Adres: ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Indien Vennootschap:
Vennootschapsnaam + rechtsvorm: …………………………………………………………………………………….……
Ondernemingsnummer:…………………………………………………………………………………………………….……
Zetel: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Hier geldig vertegenwoordigd conform haar statuten door:
- Naam en voornaam:………………………………………………………………………………………………………………
hoedanigheid:………………………………………………………………………………………………………………………

• Naam en voornaam:……………………………………………………..………………………………………………………… hoedanigheid:..……………………………………..………………………..…………………………………………………………

Hierna "de lastgever"

Eigenaar/vruchtgebruiker (schrappen wat niet past) van

………………………………………………………………AANDELEN (selecteer: aandelen op naam / gedematerialiseerde aandelen)

………………………………………………………………WARRANTEN

van de genoteerde naamloze vennootschap EKOPAK waarvan de zetel is gevestigd te 8700 TIELT, Careelstraat 13

Verklaart hierbij als lasthebber (hierna "de lasthebber" of "volmachtdrager") aan te stellen, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Aan wie de lastgever alle machten verleent teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 9 mei 2023 om 18 uur op locatie zoals aangeduid in de uitnodiging.

Deze volmacht doet tevens dienst als deelnamebevestiging.

Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of .......................................... aandelen. (specifiek aantal in te vullen indien ondergetekende met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen)

Deze volmacht geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekende wenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de toelatingsvoorwaarden (zie boven).

De volmachtdrager zal namens de lastgever stemmen overeenkomstig de aangegeven steminstructies.

Bij gebreke aan specifieke steminstructies met betrekking tot de of bepaalde agendapunten of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn of indien er gestemd zou moeten worden over beslissingen te nemen door de Algemene Vergadering tijdens de Vergadering mits naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zal de volmachtdrager voor het door de Raad van Bestuur voorgestelde besluit stemmen.

Gelieve in onderstaande agenda uw specifieke steminstructies voor elk voorstel tot besluit van de Raad van Bestuur aan te duiden door het vakje naar keuze in te kleuren of aan te vinken.

1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2022, alsook van het Jaarverslag van de Raad van Bestuur en van het Verslag van de Commissaris met betrekking tot de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekeningen per 31 december 2022

Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt

2. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening per 31 december 2022

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit de enkelvoudige jaarrekening van de Vennootschap met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2022 goed te keuren, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat: naar volgend boekjaar over te dragen verlies van 2.628.326 EUR.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

3. Remuneratieverslag

Voorstel tot besluit: goedkeuring van het remuneratieverslag zoals opgenomen in het jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten per 31 december 2022.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

4. Ontslagen en benoemingen Bestuurders

4.1 Bevestiging benoeming TREFI BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Kurt TRENSON, als niet-uitvoerend bestuurder en voorzitter Remuneratie- en Nominatiecomité

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering neemt kennis van de coöptatie door de Raad van Bestuur van TREFI BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Kurt TRENSON, als niet-uitvoerend bestuurder en voorzitter van het Remuneratie- en Nominatiecomité ingevolge het voortijdig vrijwillig ontslag van BVJS BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Ben JANSEN, en bevestigt deze benoeming.

TREFI BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Kurt TRENSON, zal de termijn van het mandaat van haar voorganger uitdoen (afloop mandaat onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van het jaar 2025).

De vergadering, en iedere aandeelhouder afzonderlijk, beslist en erkent voorts dat TREFI BV, vast vertegenwoordigd door de Heer Kurt TRENSON, wordt geacht te zijn benoemd op voordracht van Alychlo NV in toepassing van artikel 14 van de statuten.

De Heer Kurt TRENSON heeft een master Toegepaste Economische Wetenschappen en volgde een MBA International Management. Na zijn studies werkte hij 22 jaar in diverse senior functies bij KBC Bank. In april 2022 werd hij aangesteld als CFO bij Alychlo NV.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

4.2 Benoeming MARFA CONSULT BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Valerie DEJAEGHERE, als onafhankelijke bestuurder

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering benoemt MARFA CONSULT BV, vast vertegenwoordigd door mevrouw Valerie DEJAEGHERE, tot (onafhankelijke) bestuurder van de Vennootschap voor een periode van vier jaar (afloop mandaat onmiddellijk na de gewone algemene vergadering van het jaar 2027).

Volgens de informatie die ter beschikking werd gesteld aan de Vennootschap, voldoet Mevrouw Valerie DEJAEGHERE aan de specifieke onafhankelijkheidscriteria van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en aan het algemene onafhankelijkheidscriterium van artikel 7:87 WVV.

Mevrouw Valerie DEJAEGHERE heeft een master Toegepaste Economische Wetenschappen van KU Leuven en vervolledigde executive programs in Strategic Excellence en Sustainability Management in respectievelijk Columbia Business School en Vlerick Business School. Ze heeft jarenlang ervaring opgedaan bij ExxonMobil in diverse nationale en internationale managementfuncties in Europa en de Verenigde Staten. In 2022 vervoegde ze Qpinch waar ze CEO is sinds januari 2023.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

4.3 Vergoeding

Conform het vigerend remuneratiebeleid van de Vennootschap zijn niet-uitvoerende bestuurders (excl. voorzitter raad van bestuur) gerechtigd op een vaste jaarlijkse remuneratie ten bedrage van 15.000 EUR, ongeacht het aantal vergaderingen.

Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt

5. Kwijting aan de Bestuurders

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het afgelopen boekjaar.

Pieter BOURGEOIS (CRESCEMUS BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Pieter LOOSE (PILOVAN BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Els DE KEUKELAERE (EDK Management BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Tim DE MAET	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Ben JANSEN (BVJS BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Kristina LOGUINOVA	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Regine SLAGMULDER (Regine Slagmulder BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Kurt TRENSON (TREFI BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding

6. Commissaris

6.1 Goedkeuring vergoeding commissaris 2022

Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de stijging van de vergoeding van de commissaris van de Vennootschap voor het boekjaar 2022 (inclusief, maar door de omvang van de activiteit van de Vennootschap, hoger dan de voorziene stijging op basis van de evolutie

5/6

van het indexcijfer van de consumptieprijzen) tot EUR 83.775 (excl. BTW en onkosten) voor de audit van de enkelvoudige en geconsolideerde jaarrekening van de Vennootschap.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.2 Herbenoeming commissaris

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering (her)benoemt de BV PwC Bedrijfsrevisoren, met zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, als commissaris voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap heeft Peter Opsomer BV, met zetel te 9680 Maarkedal, Rattepoelstraat 7, vertegenwoordigd door de heer Peter Opsomer, bedrijfsrevisor, aangeduid als vertegenwoordiger die gemachtigd is haar te vertegenwoordigen en die belast wordt met de uitoefening van het mandaat in naam en voor rekening van de BV. Het mandaat vervalt na de algemene vergadering van aandeelhouders die de jaarrekening per 31 december 2025 dient goed te keuren.

De vergoeding voor deze opdracht bedraagt EUR 105.000 per jaar (plus BTW, onkosten en bijdrage IBR) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

6.3 Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende boekjaar 2022.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

7. Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten

Voorstel tot besluit: de Algemene vergadering verleent aan de bestuursleden, elk van hen alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, alle bevoegdheden voor de uitvoering van de door de Gewone Algemene Vergadering genomen beslissingen alsook alle bevoegdheden om deze beslissingen bekend te maken. De Algemene vergadering verleent daarenboven in het bijzonder volmacht aan Mtr. Anastasia KARPENKO (advocaat bij advocatenkantoor LIEVENS & LIEVENS BV), om alle handelingen te verrichten die noodzakelijk of nuttig zouden kunnen zijn voor de vervulling van de formaliteiten (met inbegrip van, maar niet beperkt tot de opstelling en ondertekening van documenten en formulieren) met oog op (i) de neerlegging van (een uittreksel van) dit document ter griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, (ii) de publicatie ervan in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad en (iii) de inschrijving of aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

8. Varia

De volmachtdrager kan de lastgever krachtens deze volmacht tevens vertegenwoordigen op alle daaropvolgende Vergaderingen die met dezelfde dagorde zouden worden gehouden omwille van het uitstel van de hiervoor genoemde Algemene Vergadering.

In geval van wijzigingen aan de agenda van de Algemene Vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 WVV, zal de Vennootschap uiterlijk op 24 april 2023 een aangevulde agenda en aangepast volmachtformulier bekendmaken.

Volmachten die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

In geval van wijzigingen aan een voorgesteld besluit of een nieuw voorgesteld besluit:

□ dient de volmachtdrager te stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager te stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit;

□ dient de volmachtdrager zich te onthouden over het gewijzigde of nieuwe besluit.

Indien geen keuze wordt aangegeven, zal de volmachtdrager zich onthouden over de gewijzigde of nieuwe besluiten.

Desgevallend kan de aandeelhouder die zijn instructie wenst te melden over de nieuwe punten op de agenda en/of over de nieuwe voorstellen tot besluiten, tevens het gewijzigd volmachtformulier dat de Vennootschap beschikbaar zal stellen, invullen en ondertekend terugsturen aan de vennootschap via email naar legal@ekopak.be.

Aldus ondertekend te ....……............................................... op ............./.............../ 2023.

(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient deze volmacht ondertekend te worden door een of meerdere personen die haar geldig kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)

……………………………………………………………………………………………………………… (in eigen naam)

……………………………………………………………………. (handtekening)

Dan wel (in geval van rechtspersoon)

…………………………………………………………………..…….voor …………………..………………………………………..

in hoedanigheid van ……………………………………………………………………..………………………………………..

……………………………………………………………………. (handtekening)