Ekopak NV — AGM Information 2022

Apr 8, 2022

EKOPAK

GENOTEERDE NAAMLOZE VENNOOTSCHAP Careelstraat 13 - 8700 TIELT BTW BE 0461.377.728 - RPR GENT, Afdeling BRUGGE ("de Vennootschap")

VOLMACHT

JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS DINSDAG 10 MEI 2022 OM 18 UUR

TOELATINGSVOORWAARDEN:

• Om geldig te zijn moet uw ingevulde en ondertekende volmacht uiterlijk op woensdag 4 mei 2022 in het bezit zijn van de Vennootschap.
• Voor gedematerialiseerde aandelen dient tevens een bankattest te worden toegevoegd dat uw aantal aandelen bevestigt op dinsdag 26 april 2022 (24u, Belgische tijd) (registratiedatum).
• Gelieve ons dit ingevuld en ondertekend formulier desgevallend vergezeld van het bankattest - via e-mail te bezorgen (legal@ekopak.be).
• Volmachten die ons te laat bereiken of niet voldoen aan de vereiste formaliteiten worden geweigerd.
• Behoudens de door de wet voorziene uitzonderingen, kan u slechts één (1) gevolmachtigde aanduiden.
• U hoeft niet noodzakelijk de naam van een gevolmachtigde te vermelden. Indien u geen gevolmachtigde aanduidt zal de Vennootschap iemand van de aanwezigen aanduiden om u te vertegenwoordigen. Typisch zal dat iemand zijn die behoort tot het management of het bureau, en zodoende iemand die potentieel onder de belangenconflictenregeling van artikel 7:143, §4 WVV valt, o.m. omdat ze lid van de Raad van bestuur of personeelslid zijn. Dit is tevens het geval voor de voorkeur volmachtdrager aangeduid in de uitnodiging. U dient in dergelijk geval dan ook voor elk voorstel tot besluit specifieke steminstructies te geven, bij gebreke waaraan de gevolmachtigde die geacht wordt een belangenconflict te hebben niet zal kunnen deelnemen aan de stemming.

Ondergetekende:

Voornaam + Naam: ….………………………………………………………………………………………………………………….
Adres: ………………………………………………………………………………………………………………………………………
Indien Vennootschap:
Vennootschapsnaam + rechtsvorm: …………………………………………………………………………………….……
Ondernemingsnummer:…………………………………………………………………………………………………….……
Zetel: ……………………………………………………………………………………………………………………………………….….
Hier geldig vertegenwoordigd conform haar statuten door:
- Naam en voornaam:………………………………………………………………………………………………………………
hoedanigheid:………………………………………………………………………………………………………………………

• Naam en voornaam:……………………………………………………..………………………………………………………… hoedanigheid:..……………………………………..………………………..…………………………………………………………

Hierna "de lastgever"

Eigenaar/vruchtgebruiker (schrappen wat niet past) van

………………………………………………………………AANDELEN (selecteer: aandelen op naam / gedematerialiseerde aandelen)

………………………………………………………………WARRANTEN

van de genoteerde naamloze vennootschap EKOPAK waarvan de zetel is gevestigd te 8700 TIELT, Careelstraat 13

Verklaart hierbij als lasthebber (hierna "de lasthebber" of "volmachtdrager") aan te stellen, met mogelijkheid tot indeplaatsstelling:

………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Aan wie de lastgever alle machten verleent teneinde hem/haar te vertegenwoordigen op de Jaarlijkse Algemene Vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op dinsdag 10 mei 2022 om 18 uur op locatie zoals aangeduid in de uitnodiging.

Deze volmacht doet tevens dienst als deelnamebevestiging.

Ondergetekende bevestigt te willen deelnemen aan voormelde algemene vergadering met al zijn/haar aandelen of .......................................... aandelen. (specifiek aantal in te vullen indien ondergetekende met minder dan het totaal aantal aandelen wenst deel te nemen)

Deze volmacht geldt voor het totaal aantal aandelen waarvoor ondergetekende wenst deel te nemen, evenwel beperkt tot het aantal aandelen waarvan het aandeelhouderschap zal worden vastgesteld op de registratiedatum overeenkomstig de toelatingsvoorwaarden (zie boven).

De volmachtdrager zal namens de lastgever stemmen overeenkomstig de aangegeven steminstructies.

Bij gebreke aan specifieke steminstructies met betrekking tot de of bepaalde agendapunten of indien, om welke reden ook, de verleende steminstructies onduidelijk zouden zijn of indien er gestemd zou moeten worden over beslissingen te nemen door de Algemene Vergadering tijdens de Vergadering mits naleving van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, zal de volmachtdrager voor het door de Raad van Bestuur voorgestelde besluit stemmen.

Gelieve in onderstaande agenda uw specifieke steminstructies voor elk voorstel tot besluit van de Raad van Bestuur aan te duiden door het vakje naar keuze in te kleuren of aan te vinken.

1. Kennisname van het Jaarverslag van de Raad van Bestuur en van het Verslag van de Commissaris met betrekking tot de jaarrekening en de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2021.

Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt

• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening per 31 december 2021. Voorstel van besluit: NvT – geen stempunt
• 1. Goedkeuring van de jaarrekening van de Vennootschap per 31 december 2021. Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat: naar volgend boekjaar over te dragen verlies van 3.400.596 EUR.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2021 van de middels een met fusie gelijkgestelde verrichting overgenomen vennootschap WATER-AS-A-SERVICE NV (KBO: 0750.767.429).

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 van de middels een met fusie gelijkgestelde verrichting overgenomen vennootschap Water-as-a-Service NV (KBO: 0750.767.429) goed te keuren, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat: over te dragen winst 7.575 EUR.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Goedkeuring van de jaarrekening per 31 december 2021 van de middels een met fusie gelijkgestelde verrichting overgenomen vennootschap ISERV BV (KBO: 0897.223.769).

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit de jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 van de middels een met fusie gelijkgestelde verrichting overgenomen vennootschap ISERV BV (KBO: 0897.223.769) goed te keuren, met inbegrip van de volgende bestemming van het resultaat: over te dragen verlies 46.149,05 EUR.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Goedkeuring van het Remuneratieverslag.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit het Remuneratieverslag opgenomen in het Jaarverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 goed te keuren.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

1. Goedkeuring van het Remuneratiebeleid.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit tot de goedkeuring van het Remuneratiebeleid zoals gepubliceerd op de website

https://ekopaksustainablewater.com/app/uploads/2022/04/Remuneratiebeleid_Ekopak_ NL.pdf , met inbegrip van de afschaffing van de bestuurdersvergoedingen van uitvoerende bestuurders met ingang van Q2 2022.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

8. Kwijting aan de Bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het afgelopen boekjaar.

Pieter BOURGEOIS (CRESCEMUS BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Pieter LOOSE (PILOVAN BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Els DE KEUKELAERE (EDK Management BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Tim DE MAET	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Ben JANSEN (BJVS BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Kristina LOGUINOVA	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding
Regine SLAGMULDER (Regine Slagmulder BV)	□ Voor □ Tegen	□ Onthouding

9. Kwijting aan de Commissaris.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering besluit kwijting te verlenen aan de Commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het afgelopen boekjaar.

□ Voor □ Tegen □ Onthouding

10. Varia

De volmachtdrager kan de lastgever krachtens deze volmacht tevens vertegenwoordigen op alle daaropvolgende Vergaderingen die met dezelfde dagorde zouden worden gehouden omwille van het uitstel van de hiervoor genoemde Algemene Vergadering.

In geval van wijzigingen aan de agenda van de Algemene Vergadering en/of toevoeging van nieuwe/alternatieve voorstellen tot besluit overeenkomstig artikel 7:130 WVV, zal de Vennootschap uiterlijk op 25 april 2022 een aangevulde agenda en aangepast volmachtformulier bekendmaken.

Volmachten die voorafgaand aan deze publicatiedatum zijn ontvangen, blijven geldig voor de onderwerpen waarvoor zij werden verleend onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving en de verdere verduidelijkingen in het volmachtformulier.

In geval van wijzigingen aan een voorgesteld besluit of een nieuw voorgesteld besluit:

• □ dient de volmachtdrager te stemmen voor het gewijzigde of nieuwe besluit;
• □ dient de volmachtdrager te stemmen tegen het gewijzigde of nieuwe besluit;
• □ dient de volmachtdrager zich te onthouden over het gewijzigde of nieuwe besluit.

Indien geen keuze wordt aangegeven, zal de volmachtdrager zich onthouden over de gewijzigde of nieuwe besluiten.

Desgevallend kan de aandeelhouder die zijn instructie wenst te melden over de nieuwe punten op de agenda en/of over de nieuwe voorstellen tot besluiten, tevens het gewijzigd volmachtformulier dat de Vennootschap beschikbaar zal stellen, invullen en ondertekend terugsturen aan de vennootschap via email naar legal@ekopak.be.

Aldus ondertekend te ....……............................................... op ............./.............../ 2022.

(Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient deze volmacht ondertekend te worden door een of meerdere personen die haar geldig kunnen vertegenwoordigen. Gelieve tevens uitdrukkelijk de naam en hoedanigheid van de ondertekenaar(s) te vermelden.)

……………………………………………………………………………………………………………… (in eigen naam)

……………………………………………………………………. (handtekening)

Dan wel (in geval van rechtspersoon)

…………………………………………………………………..…….voor …………………..……………………………………….. in hoedanigheid van ……………………………………………………………………..………………………………………..

……………………………………………………………………. (handtekening)