Công ty Cổ phần Cấp nước Chợ Lớn — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

Jun 10, 2020

TỔNG CÔNG TY CẤP NƯỚC SÀI GÒN
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: 273 /TB-HĐQT

Quận 5, ngày 10 tháng 6 năm 2020

CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ SGD CHỨNG KHOÁN TP.HCM

Kính gửi: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
- Sở Giao dịch Chứng khoán TP.HCM

Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN
Mã chứng khoán: CLW
Địa chỉ trụ sở chính: 97 Phạm Hữu Chí, Phường 12, Quận 5, TP.HCM
Điện thoại: (84-28) 3955 2354 Fax: (84-28) 3955 0424
Người thực hiện công bố thông tin: Huỳnh Tuấn Anh (Giám đốc Công ty)
Địa chỉ: 97 Phạm Hữu Chí, Phường 12, Quận 5, TP.HCM
Điện thoại: (84-28) 3955 2354 Fax: (84-28) 3955 0424
Loại thông tin công bố: ☐24 giờ; ☐72 giờ; ☐bất thường; ☐theo yêu cầu; ☑định kỳ

Nội dung thông tin công bố:

1. Tờ trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về việc thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.
2. Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về việc thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.
3. Dự thảo Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.
4. Dự thảo Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

Thông tin này đã được công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty vào ngày 03/06/2020 tại đường dẫn www.capnuoccholon.com.vn.

Chúng tôi xin cam kết các thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu VT, VP.HĐQT

---

TỔNG CÔNG TY CẤP NƯỚC SÀI GÒN
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

Số: 266 /TTr-HĐQT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Quận 5, ngày 02 tháng 6 năm 2020

TỜ TRÌNH

Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn (sửa đổi, bổ sung lần 4) đã được Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 thông qua ngày 27/04/2018 (NQ số 04/NQ-ĐHĐCĐ);

Căn cứ Nghị quyết số 54/NQ-HĐQT ngày 29/04/2020 của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn về việc lấy ý kiến cổ đông để thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

I. THÔNG TIN CÔNG TY

• Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN
• Địa chỉ trụ sở: 97 Phạm Hữu Chí – Phường 12 – Quận 5 – TP.HCM
• Mã số doanh nghiệp: 0304797806
• Đăng ký lần đầu: ngày 16 tháng 01 năm 2007
• Đăng ký thay đổi lần thứ 03, ngày 18 tháng 05 năm 2018
• Nơi ĐKKD: Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: 08 6585 1088 Fax: (028) 39 550 424
• Email: cncholon@capnuochcolon.com.vn
• Website: www.capnuoccholon.com.vn
• Mã chứng khoán: CLW (Sàn giao dịch: HOSE)

II. MỤC ĐÍCH VÀ NỘI DUNG LẤY Ý KIẾN

Căn cứ công văn số 1916/UBCK-GSĐC ngày 20/03/2020 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước gửi các công ty đại chúng 7% tổ chức Đại hội đồng cổ đông (sau đây gọi tắt là ĐHĐCĐ) thường niên năm 2020 (đính kèm): “... Công ty có thể lựa chọn cách thức tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến để các cổ đông tham dự và biểu quyết tại ĐHĐCĐ thông qua họp trực tuyến theo quy định... Trường hợp Điều lệ hoặc Quy chế nội bộ về quản trị công ty chưa có quy định cụ thể về việc áp dụng các công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm hướng dẫn cổ đông biểu quyết thông qua họp ĐHĐCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác, đề nghị HĐQT công ty xây dựng Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến chi tiết, hoặc bổ sung nội dung này vào Quy chế nội bộ về quản trị công ty để xin ý kiến ĐHĐCĐ thông qua (Quy chế này có thể xin ý kiến cổ đông bằng văn bản theo thẩm quyền) để có cơ sở tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến”.

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn, tại điều 26, khoản 2, điểm c có quy định “Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp

Tít trình lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản về Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến - 1 -

---

ĐHĐCĐ trong trường hợp tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác”, tuy nhiên Công ty chưa xây dựng Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến chi tiết và cách thức triển khai thực hiện. Do đó, để có thể tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến thì Công ty phải xây dựng và trình ĐHĐCĐ thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến.

Căn cứ những quy định trên, Ban điều hành Công ty đã xây dựng tiến độ và nội dung triển khai việc lấy ý kiến ĐHĐCĐ để thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến, nhằm có thể chủ động trong công tác tổ chức ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến khi cần thiết.

Từ những lý do trên, HĐQT kính trình Quý cổ đông xem xét thông qua “Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn” gồm 04 Chương, 16 Điều. Khi Quy chế được thông qua sẽ giúp cho HĐQT và Ban điều hành có thể chủ động trong công tác tổ chức ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến khi cần thiết.

III. THỜI HẠN VÀ CÁCH THỨC GỬI Ý KIẾN

1. Thời hạn và nơi tiếp nhận ý kiến biểu quyết của cổ đông:

Để đảm bảo quyền lợi của các cổ đông cũng như thực hiện theo đúng Điều lệ Công ty, trân trọng kính đề nghị Quý cổ đông xem xét cho ý kiến biểu quyết vào PHIẾU LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG về dự thảo Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn và gửi về Công ty trước 16 giờ 00 phút ngày 16/06/2020 theo địa chỉ sau:

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn
Địa chỉ: 97 Phạm Hữu Chí – Phường 12 – Quận 5 – Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: 08-6585.1088

2. Cách thức biểu quyết:

• Quý cổ đông vui lòng điền đầy đủ thông tin cổ đông, cho ý kiến biểu quyết bằng cách đánh dấu “x” hoặc “✓” vào một trong các ô “Tán thành”, “Không tán thành” hoặc “Không có ý kiến”, ký tên vào PHIẾU LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG và gửi về Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.

• Trong trường hợp Cổ đông thực hiện quyền biểu quyết thông qua Người được ủy quyền của Cổ đông thì phải gửi kèm theo văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật hiện hành ⁹/ᵥ ủy quyền.

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông chỉ được xem là hợp lệ khi đáp ứng tất cả các điều kiện sau:

• Chỉ đánh dấu “x” hoặc “✓” vào duy nhất một trong các ô “Tán thành”, “Không tán thành” hoặc “Không có ý kiến” trong Phiếu lấy ý kiến cổ đông. Trong trường hợp đánh nhầm hoặc thay đổi thì khoanh tròn dấu “x” hoặc “✓” của ô đã chọn và chọn lại ô khác.

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông phải do Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn phát hành và phải có con dấu của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông phải gửi về Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn trước 16 giờ 00 phút ngày 16/06/2020 (tính theo dấu bưu điện).

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông phải có đầy đủ thông tin cổ đông (tên cổ đông, người đại diện pháp luật nếu cổ đông là tổ chức, số ĐKSH, quốc tịch, địa chỉ, số cổ phần sở hữu).

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân hoặc người đại diện theo ủy quyền, cổ đông là tổ chức phải có đóng dấu và chữ ký của người đại diện theo pháp luật.

Tờ trình lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản về Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến - 2 -

---

• Phiếu lấy ý kiến cổ đông phải được để trong phong bì dán kín và gửi về Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.
• Trong trường hợp Quý cổ đông không gửi Phiếu lấy ý kiến hoặc Phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty quá thời hạn nêu trên thì được coi là Phiếu không tham gia biểu quyết.

3. Thông qua Nghị quyết

Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn được ban hành khi có tỷ lệ cổ phần biểu quyết tán thành của cổ đông phù hợp với quy định tại Điều lệ Công ty.

Tài liệu đính kèm theo tờ trình:

1. Phiếu lấy ý kiến cổ đông về Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.
2. Dự thảo Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn gồm 04 Chương, 16 Điều.
3. Dự thảo Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông về việc thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn.

Trân trọng kính trình.

Tít trình lấy ý kiến ĐHĐCĐ bằng văn bản về Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến - 3 -

---

TỔNG CÔNG TY CẤP NƯỚC SÀI GÒN
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

PHIẾU LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG

Về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

I. THÔNG TIN CÔNG TY

• Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN
• Địa chỉ trụ sở: 97 Phạm Hữu Chí – Phường 12 – Quận 5 – TP.HCM
• Nơi ĐKKD: Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hồ Chí Minh
• Mã số doanh nghiệp: 0304797806
  Đăng ký lần đầu: ngày 16 tháng 01 năm 2007
  Đăng ký thay đổi lần thứ 03, ngày 18 tháng 05 năm 2018
• Điện thoại: (84-28) 08 6585 1088
  Fax: (84-28) 3955 0424
• Email: cncholon@capnuochcolon.com.vn
• Website: www.capnuoccholon.com.vn
• Mã chứng khoán: CLW (Sàn giao dịch: HOSE)

II. THÔNG TIN CỔ ĐÔNG

• Tên cá nhân / Tổ chức: _________
• Quốc tịch: ___________
• Người đại diện pháp luật (trường hợp cổ đông là tổ chức): _________
• Số đăng ký sở hữu (số CMND/CCCD/Số Passport/Số giấy chứng nhận ĐKKD): _________
• Địa chỉ: ___________
• Điện thoại: ___________
• Số lượng cổ phần sở hữu (hoặc đại diện) có quyền biểu quyết theo danh sách cổ đông chốt ngày 19/05/2020 (ngày chốt danh sách cổ đông để thực hiện quyền): ____ cổ phần.

III. NỘI DUNG LẤY Ý KIẾN

1. Thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn gồm 04 Chương, 16 Điều.

Tán thành ☐
Không tán thành ☐
Không có ý kiến ☐

Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

---

Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

CÁCH THỨC BIỂU QUYẾT VÀ THỜI HẠN GỬI PHIẾU BIỂU QUYẾT

1. Cổ đông cho ý kiến biểu quyết bằng cách đánh dấu “x” hoặc “✓” vào một trong các ô “Tán thành”, “Không tán thành” hoặc “Không có ý kiến” trong Phiếu lấy ý kiến cổ đông.

2. Phiếu lấy ý kiến cổ đông gửi về Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn trước 16 giờ 00 phút ngày 16/06/2020 (căn cứ theo dấu bưu điện).

3. Trong trường hợp Quý cổ đông không gửi Phiếu lấy ý kiến hoặc Phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty quá thời hạn nêu trên thì được coi là Phiếu không tham gia biểu quyết.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT GIÁM ĐỐC

Huỳnh Tuấn Anh

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH HĐQT

PHẦN CHỮ KÝ CỦA CỔ ĐÔNG

(Cổ đông ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu cổ đông là tổ chức)

Ngày __ tháng ____ năm 2020

Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

---

DỰ THẢO

TỔNG CÔNG TY CẤP NƯỚC SÀI GÒN
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN
/NQ-ĐHĐCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Tp.Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 2020

NGHỊ QUYẾT

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 của Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam;

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn (sửa đổi, bổ sung lần 4) đã được Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 thông qua ngày 27/04/2018 (NQ số 04/NQ-ĐHĐCĐ);

Căn cứ kết quả kiểm phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn,

QUYẾT NGHỊ:

Điều 1. Thông qua dự thảo Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn, gồm 4 Chương, 16 Điều.

Chi tiết Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn: theo tài liệu đính kèm.

Điều 2. Nghị quyết này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm thi hành Nghị quyết này.

TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Nơi nhận:
- Như điều 2;
- Lưu VT, VP.HĐQT.

Nguyễn Văn Dũng

---

TỔNG CÔNG TY CẤP NƯỚC SÀI GÒN
TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN
CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

DỰ THẢO

QUY CHẾ TỎ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN CẤP NƯỚC CHỢ LỚN

(Ban hành kèm theo Quyết định số __ /QĐ-HĐQT ngày _ tháng ___ năm 2020 của Hội đồng quản trị Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông (thường niên hoặc bất thường) của Công ty Cổ phần Cấp nước Chợ Lớn bằng hình thức trực tuyến, và việc biểu quyết bằng hình thức bỏ phiếu điện tử của cổ đông tại phiên họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến. Cổ đông và các chủ thể liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này khi chọn thực hiện Đại hội trực tuyến.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiệu như sau:

1. Các từ viết tắt sử dụng trong Quy chế, gồm:

2. Công ty: là Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

3. ĐHĐCĐ: là Đại hội đồng cổ đông
4. HĐQT: là Hội đồng quản trị Công ty
5. Quy chế, Quy chế này: là Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến của Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

6. Điều lệ: là Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Cấp nước Chợ Lớn.

7. Các khái niệm sử dụng trong Quy chế này:

a) Cổ đông là người sở hữu ít nhất một cổ phần của Công ty, có tên trong danh sách cổ đông có quyền tham dự cuộc họp Đại hội đồng cổ đông hoặc là người được cổ đông ủy quyền hợp lệ và đã được Công ty cấp Tài khoản truy cập để đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử.

b) Đại hội trực tuyến, là Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, được hiểu là việc tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua việc sử dụng phương tiện điện tử để truyền tải hình ảnh, âm thanh trên môi trường internet, cho phép cổ đông ở nhiều địa điểm khác nhau có thể theo dõi diễn biến của đại hội, thảo luận và biểu quyết các vấn đề của cuộc họp.

c) Địa điểm tổ chức Đại hội trực tuyến bao gồm địa điểm chính và các địa điểm khác. Trong đó, địa điểm chính là nơi chủ tọa tham dự và chủ trì cuộc họp (có thể là tại trụ sở Công ty, hoặc địa điểm được Công ty chọn), các địa điểm khác là nơi

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

cổ đông đăng nhập vào Hệ thống bằng Tài khoản truy cập đã được Công ty cung cấp để tham dự Đại hội trực tuyến.

d) Bỏ phiếu điện tử là việc cổ đông thực hiện biểu quyết thông qua Hệ thống bỏ phiếu điện tử theo quy định tại Quy chế này.

e) Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động trên nền tảng internet, dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện tử hoặc công nghệ tương tự.

f) Tài khoản truy cập gồm Mã đăng nhập (ID) và Mật khẩu xác thực một lần (OTP) do Công ty cấp cho cổ đông để tham dự Đại hội trực tuyến.

• Mã đăng nhập do Công ty quy định và cung cấp cho cổ đông trước khi diễn ra Đại hội trực tuyến.

• Mật khẩu xác thực 1 lần (OTP – One time password): là mật khẩu/mật mã sử dụng một lần, chỉ có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định và được nhắn tin vào số điện thoại di động/email của cổ đông đã cung cấp theo Quy chế này. OTP được sử dụng để cổ đông xác nhận thông tin và đồng ý thực hiện các thao tác trên Hệ thống khi tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc các tác vụ khác cần xác thực từ cổ đông.

g) Hệ thống, bao gồm chương trình (phần mềm, ứng dụng), tổng hợp tất cả các yếu tố như cơ sở hạ tầng kỹ thuật, phương tiện để tổ chức, vận hành Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử. Việc vận hành Hệ thống có thể do một đơn vị cung cấp dịch vụ trực tiếp, hoặc hỗ trợ Công ty thực hiện.

h) Thời điểm mở Hệ thống, là thời điểm bắt đầu cho phép cổ đông dự họp có thể truy cập, đăng nhập vào Hệ thống để đọc tài liệu, đăng ký tư cách tham dự Đại hội trực tuyến. Hệ thống sẽ đóng truy cập, đăng nhập theo quyết định của Chủ toạ Đại hội trực tuyến, hoặc của đại diện Đoàn chủ tịch.

i) Phiên đăng nhập, là thời gian tính từ thời điểm cổ đông đăng nhập thành công vào Hệ thống cho đến khi:

• Cổ đông tự đăng xuất ra khỏi Hệ thống, hoặc
• Cổ đông thay đổi thiết bị truy cập vào Hệ thống, hoặc
• Bị ngắt kết nối vì lỗi kỹ thuật nhưng còn trong thời gian tổ chức đại hội, hoặc
• Thời gian tổ chức Đại hội trực tuyến kết thúc.

Chương II

VIỆC TỔ CHỨC ĐẠI HỘI TRỰC TUYẾN, QUYỀN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CHỦ THỂ LIÊN QUAN

Điều 3. Quyết định tổ chức Đại hội trực tuyến

Tùy theo tình hình thực tế, HĐQT quyết định việc triệu tập, tổ chức đại hội đồng cổ đông theo hình thức họp trực tuyến, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành và Điều lệ Công ty.

Khi chọn hình thực Đại hội trực tuyến, HĐQT có trách nhiệm cung cấp, hoặc chỉ định Ban tổ chức đại hội cung cấp các thông tin, triển khai thủ tục, việc tổ

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

chức Đại hội trực tuyến theo Quy chế này, gồm: lập danh sách cổ đông dự họp, gửi thông báo và thư mời họp Đại hội trực tuyến, công bố thông tin, gửi tài liệu và các nội dung hướng dẫn có liên quan.

Kết quả bỏ phiếu điện tử của cổ đông thể hiện ý chí của cổ đông. Kết quả bỏ phiếu điện tử có giá trị như phương thức biểu quyết, bỏ phiếu tại Đại hội đồng cổ đông được tổ chức trực tiếp.

Điều 4. Điều kiện tiến hành Đại hội trực tuyến

1. Đại hội trực tuyến chỉ được thực hiện khi số cổ đông tham dự đại hội đại diện ít nhất 51% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty theo danh sách đăng ký dự họp cuối cùng khi có quyết định triệu tập ĐHĐCĐ theo hình thức họp trực tuyến.

2. Hệ thống phải đáp ứng các điều kiện sau:

a) Đường truyền của Hệ thống tại địa điểm chính phải liên tục, ổn định, không bị gián đoạn. Trường hợp đường truyền bị gián đoạn tại địa điểm chính thì đại diện Đoàn chủ tịch phải tóm tắt lại diễn biến phần gián đoạn đó;

b) Địa điểm chính phải đảm bảo các điều kiện về âm thanh, ánh sáng, đường truyền, phương tiện điện tử...theo yêu cầu và tính chất của Đại hội trực tuyến;

c) Phải đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin, truy cập, đăng nhập vào Hệ thống; mọi thông tin trên Hệ thống phải được bảo mật tin, đáp ứng các quy định của Luật An toàn thông tin mạng;

d) Công ty phải trích xuất và lưu trữ dữ liệu điện tử của toàn bộ thời gian tổ chức Đại hội trực tuyến từ Hệ thống.

Điều 5. Quyền và trách nhiệm của cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến

1. Quyền của cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội trực tuyến:

a) Cổ đông được sử dụng Tài khoản truy cập để đăng nhập vào Hệ thống để tham dự Đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử đối với các vấn đề cần biểu quyết trong phiên họp;

b) Cổ đông có quyền phát biểu ý kiến, thảo luận tại Đại hội theo quy định liên quan tại Quy chế này;

c) Cổ đông được quyền bỏ phiếu điện tử theo hướng dẫn của Công ty khi họp Đại hội trực tuyến, và theo các quy định liên quan tại Quy chế này; việc bỏ phiếu điện tử của mỗi cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến khi biểu quyết các vấn đề, nội dung tại Đại hội thì không phụ thuộc vào việc đăng nhập vào Hệ thống của các cổ đông còn lại, nhưng phải đảm bảo còn trong thời gian thực hiện bỏ phiếu điện tử;

d) Cổ đông có thể uỷ quyền cho người khác đại diện tham dự Đại hội trực tuyến, việc uỷ quyền phải tuân thủ quy định liên quan tại Quy chế này;

e) Cổ đông được thực hiện các quyền khác theo công bố của Đoàn chủ tịch khi diễn ra Đại hội trực tuyến.

1. Cổ đông đủ điều kiện tham dự Đại hội trực tuyến phải thực hiện các trách nhiệm như sau:

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

a) Cổ đông phải thực hiện nghĩa vụ đăng ký và xác thực thông tin số điện thoại di động, địa chỉ liên lạc, địa chỉ email với Công ty (cụ thể là Ban Tổ chức đại hội) theo hướng dẫn được thông báo trước khi diễn ra đại hội; cổ đông hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với các thông tin đã đăng ký, xác thực với Công ty;

b) Cổ đông thực hiện theo hướng dẫn của Ban Tổ chức đại hội về việc đăng ký tham dự (đăng nhập vào hệ thống) Đại hội trực tuyến; tuân thủ các điều kiện và thể thức quy định tại Quy chế này khi tham dự Đại hội trực tuyến; tuân thủ sự điều hành của Đoàn chủ tịch khi diễn ra Đại hội;

c) Cổ đông phải đảm bảo có đầy đủ trang thiết bị phù hợp, kết nối internet để có thể tham dự theo suốt diễn biến của Đại hội trực tuyến;

d) Cổ đông phải tự chịu trách nhiệm và không có quyền khiếu nại khi không thực hiện được việc bỏ phiếu điện tử do hết thời gian biểu quyết vì các lý do như sau:

• Thoát khỏi phiên đăng nhập do tự đăng xuất, hoặc thay đổi thiết bị đăng nhập vào Hệ thống;

• Thoát khỏi phiên đăng nhập do lỗi đường truyền, nhưng không kịp thời liên lạc trực tiếp bằng điện thoại hoặc các phương thức liên lạc bằng internet khác (như zalo, viber, skype...) với Ban Tổ chức Đại hội trực tuyến để báo sự cố và thực hiện việc biểu quyết theo quy định tại Khoản 1 Điều 14 Quy chế này;

• Người được cổ đông uý quyền không thực hiện việc bỏ phiếu điện tử.

e) Cổ đông tự chịu trách nhiệm và không có quyền khiếu nại nếu để người khác sử dụng Tài khoản truy cập để đăng nhập vào Hệ thống trong suốt thời gian diễn ra Đại hội trực tuyến.

f) Cổ đông có trách nhiệm bảo mật thông tin Tài khoản truy cập, và các yếu tố định danh khác khi được Công ty (hoặc đơn vị hỗ trợ Công ty) cung cấp. Trường hợp cổ đông uý quyền cho người khác tham dự Đại hội trực tuyến thì phải đảm bảo việc thực hiện uý quyền, và xác nhận danh tính đối với người được uý quyền theo quy định liên quan tại Quy chế này. Công ty chỉ cung cấp thông tin Tài khoản truy cập cho cổ đông, giữ nguyên số điện thoại của cổ đông, và không thực hiện bất kỳ yêu cầu thay đổi số điện thoại hoặc cung cấp thông tin Tài khoản truy cập cho người được uý quyền.

Điều 6. Quy định về việc cổ đông uý quyền cho người khác tham dự Đại hội trực tuyến

1. Căn cứ điểm d Khoản 1 Điều 5, cổ đông có quyền tham dự Đại hội trực tuyến có thể uý quyền cho người khác đại diện cho mình để tham dự và thực hiện các quyền cổ đông tại Đại hội.

2. Cổ đông chỉ được uý quyền cho người khác tham dự Đại hội trực tuyến khi xảy ra trường hợp, lý do khách quan khiến cổ đông không thể tham dự, hoặc tại nơi cổ đông đang cư ngụ không đáp ứng về hạ tầng kỹ thuật, không có đường truyền internet.

3. Cổ đông khi thực hiện việc uý quyền cho người khác tham dự Đại hội trực tuyến phải tuân thủ các điều kiện như sau:

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

a) Việc uỷ quyền phải lập thành văn bản theo mẫu của Công ty và:
- Nếu cổ đông là cá nhân, văn bản ủy quyền phải có chữ ký của cổ đông và người được ủy quyền;
- Nếu cổ đông là tổ chức (pháp nhân), văn bản ủy quyền phải có chữ ký của người đứng đầu tổ chức / người đại diện theo pháp luật của tổ chức, đóng dấu của tổ chức, họ tên người ký và chữ ký của người được ủy quyền.

b) Văn bản uỷ quyền (giấy) phải được chuyển phát nhanh, hoặc cổ đông có thể gửi bản sao chụp (scan) dưới định dạng pdf thông qua email của cổ đông (đã được đăng ký) cho Công ty (cụ thể là Ban Tổ chức đại hội) trước thời điểm diễn ra Đại hội trực tuyến ít nhất là 03 ngày. Kèm theo văn bản uỷ quyền là nhân dạng (hình ảnh chân dung) của người được uỷ quyền để Công ty lưu vào hồ sơ đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến.

Điều 7. Quyền, trách nhiệm của Chủ toạ và Đoàn Chủ tịch

1. Chủ toạ Đại hội trực tuyến là Chủ tịch HĐQT hoặc là người được Đại hội trực tuyến bầu, giữ vai trò là người chủ trì, điều hành Đại hội trực tuyến. Nơi Chủ toạ chủ trì là địa điểm chính tổ chức Đại hội trực tuyến. Để thực hiện việc điều hành Đại hội trực tuyến, Chủ toạ có các quyền, trách nhiệm như sau:

a) Chủ toạ thực hiện quyền điều hành (bao gồm áp dụng các biện pháp cần thiết) Đại hội trực tuyến, thực hiện chương trình làm việc một cách hợp lệ và đúng nội dung đã được thông qua, đúng quy định tại Quy chế này, Điều lệ Công ty, pháp luật liên quan và phản ánh được nguyện vọng của đa số cổ đông.

b) Khi có những sự kiện phát sinh ngoài chương trình của Đại hội trực tuyến, Chủ toạ sẽ bàn bạc với Ban tổ chức đại hội (trước khi Đại hội trực tuyến bắt đầu), hoặc với các thành viên Đoàn chủ tịch (trong quá trình diễn ra Đại hội trực tuyến) để tìm ra cách thức giải quyết. Trong trường hợp có nhiều ý kiến khác nhau, ý kiến nào có sự đồng thuận của Chủ toạ sẽ mang tính quyết định.

1. Đoàn chủ tịch Đại hội trực tuyến, gồm các thành viên HĐQT, đại diện Ban giám đốc Công ty, cổ đông được Đại hội bầu và thông qua. Đoàn chủ tịch tham dự Đại hội trực tuyến tại địa điểm chính. Tại Đại hội trực tuyến, Đoàn chủ tịch cùng với Chủ toạ thực hiện quyền điều hành, quyết định các vấn đề về trình tự, thủ tục, tổ chức biểu quyết tại Đại hội, các sự kiện phát sinh ngoài chương trình Đại hội, đảm bảo cho Đại hội diễn ra trật tự và hợp lệ, phản ánh được ý chí của đa số cổ đông tham dự.

Điều 8. Trách nhiệm của Ban thư ký Đại hội

Ban thư ký có từ 02 đến 03 người do Đoàn chủ tịch giới thiệu để Đại hội quyết định thông qua với thành phần là nhân sự của Công ty, tham dự Đại hội trực tuyến tại địa điểm chính. Trong suốt thời gian Đại hội trực tuyến, Ban Thư ký có các trách nhiệm như sau:

1. Ban Thư ký thực hiện công tác hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ do Đoàn chủ tịch phân công, giao phó trong suốt thời gian diễn ra Đại hội.

2. Ban Thư ký chịu trách nhiệm tổng hợp ý kiến của cổ đông trong suốt quá trình diễn ra Đại hội trực tuyến, để trình Đoàn chủ tịch.

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

1. Ban Thư ký thực hiện việc ghi chép trung thực, đầy đủ diễn biến Đại hội vào nội dung biên bản, và nghị quyết cuộc họp để Đại hội thông qua trước khi kết thúc.
2. Ban Thư ký phải chịu trách nhiệm về sự chính xác của nội dung biên bản và nghị quyết được ban hành tại Đại hội trực tuyến.

Điều 9. Trách nhiệm của Ban Kiểm tra tư cách cổ đông, Ban Kiểm phiếu

1. Vì đặc thù của Đại hội trực tuyến, nên Ban Kiểm tra tư cách cổ đông do Đoàn chủ tịch chỉ định, có từ 03 đến 05 thành viên là nhân sự tại Công ty, và tham dự Đại hội trực tuyến tại địa điểm chính. Ban Kiểm tra tư cách cổ đông có trách nhiệm như sau:
   a) Tiếp nhận báo cáo xác nhận cổ đông dự họp trực tuyến từ Ban tổ chức Đại hội;
   b) Dựa trên báo cáo của Ban Tổ chức Đại hội, thực hiện công tác kiểm tra tính hợp lệ tư cách cổ đông dự họp trực tuyến, theo các quy định liên quan tại Quy chế, Điều lệ Công ty;
   c) Lập báo cáo thẩm tra tư cách cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến để trình, báo cáo với Đoàn chủ tịch, toàn thể cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến,

2. Trong quá trình diễn ra Đại hội, Đoàn chủ tịch giới thiệu bầu Ban Kiểm phiếu (là nhân sự của Công ty, nhưng không phải là cổ đông, và không đồng thời là thành viên của Ban thư ký) để Đại hội thông qua. Ban Kiểm phiếu tham dự Đại hội tại địa điểm chính, có trách nhiệm như sau:
   a) Hướng dẫn cổ đông việc biểu quyết, bỏ phiếu điện tử;
   b) Tổ chức thực hiện việc biểu quyết, bỏ phiếu điện tử của cổ đông (với sự hỗ trợ của Ban Tổ chức đại hội);
   c) Kiểm tra, giám sát việc biểu quyết, bỏ phiếu điện tử;
   d) Lập, và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực, và hợp lệ đối với nội dung biên bản kết quả biểu quyết, bỏ phiếu điện tử;
   e) Công bố kết quả biểu quyết, bỏ phiếu điện tử trước Đại hội trực tuyến; nộp lại biên bản kết quả cho Đoàn chủ tịch.

Điều 10. Ban Tổ chức Đại hội

Ban Tổ chức Đại hội (gọi tắt là Ban Tổ chức) là bộ phận giúp việc, phối hợp với đơn vị cung cấp nền tảng Hệ thống họp trực tuyến (nếu có) để xây dựng, thực hiện Chương trình Đại hội trực tuyến, công tác hậu cần cho Đại hội, và hỗ trợ cho các thành phần điều hành Đại hội trực tuyến được diễn ra xuyên suốt, đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn căn bản cho việc phiên họp trực tuyến của Đại hội đồng cổ đông.

Ban Tổ chức có các thành viên là nhân sự của Công ty, nhưng không phải là cổ đông, do Hội đồng quản trị quyết định, thành lập trước khi diễn ra Đại hội trực tuyến. Để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ nêu trên, Ban Tổ chức có các trách nhiệm cụ thể như sau:

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

a) Phối hợp toàn diện với đơn vị cung cấp nền tảng Hệ thống (nếu có), chuẩn bị phương tiện điện tử, cơ sở vật chất, công tác tổ chức để đảm bảo Đại hội trực tuyến diễn ra đúng kế hoạch, tiến độ và thời gian;

b) Hướng dẫn, giải đáp, và cung cấp tài liệu, thông tin Tài khoản truy cập, xác nhận cổ đông tham dự, việc biểu quyết-bỏ phiếu điện tử cho cổ đông trước khi diễn ra Đại hội theo đúng lịch trình, kế hoạch Đại hội;

c) Thực hiện việc đăng ký, xác nhận cổ đông Đại hội trực tuyến, và tổng hợp báo cáo cho Ban Kiểm tra tư cách cổ đông để thực hiện việc thẩm tra tư cách cổ đông dự họp;

d) Xử lý các sự cố kỹ thuật trong quá trình diễn ra Đại hội trực tuyến;

e) Phối hợp, hỗ trợ Ban Kiểm phiếu trong công tác tổ chức biểu quyết, bỏ phiếu điện tử;

f) Thực hiện các công việc liên quan quy định tại Quy chế này, và theo quyết định phân công của Hội đồng quản trị, Đoàn chủ tịch Đại hội.

Chương III

TIẾN HÀNH ĐẠI HỘI TRỰC TUYẾN

Điều 11. Trình tự tiến hành Đại hội trực tuyến

1. Thời hạn, thể thức triệu tập, lập danh sách cổ đông, gửi thư mời họp kèm tài liệu và thông báo tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông theo hình thực trực tuyến thực hiện y như họp Đại hội đồng cổ đông truyền thống, theo đúng quy định tại Điều lệ Công ty.

2. Cổ đông sau khi tiếp nhận yêu cầu triệu tập, thư mời, tài liệu thì phải liên hệ Ban Tổ chức để thực hiện các trách nhiệm nêu tại điểm a, b, c Khoản 2 Điều 5, Khoản 3 Điều 6 của Quy chế này để đăng ký thông tin, xác nhận việc dự họp Đại hội trực tuyến.

3. Trước thời điểm diễn ra Đại hội trực tuyến ít nhất 03 ngày, nếu cổ đông có thay đổi thông tin hoặc việc uỷ quyền thì phải nhanh chóng thông báo cho Ban Tổ chức Đại hội thông qua điện thoại, email để có giải pháp điều chỉnh kịp thời.

4. Đại hội được tiến hành khi cổ đông sử dụng Tài khoản truy cập đăng nhập vào Hệ thống đủ số lượng quy định. Nếu đến giờ khai mạc, mà chưa đủ số lượng cổ đông đăng nhập theo quy định, thì Công ty có thể gia hạn thêm 30 phút. Nếu sau thời hạn gia hạn mà vẫn không đủ số lượng cổ đông đăng nhập để khai mạc Đại hội trực tuyến, thì Công ty có thể ngừng việc tiến hành đại hội, và thực hiện việc triệu tập lần 2, 3 giống như đại hội truyền thống theo quy định tại Điều lệ Công ty.

5. Khi Đại hội trực tuyến khai mạc, Đoàn chủ tịch có trách nhiệm điều hành diễn tiến Đại hội theo đúng chương trình đã dự định, quy định tại Quy chế này. Việc biểu quyết, bỏ phiếu điện tử phải có thông tin hướng dẫn cụ thể trên Hệ thống, và Đoàn chủ tịch phải thông báo thời hạn kết thúc việc biểu quyết và thể hiện nó trên Hệ thống để toàn thể cổ đông dự họp được biết.

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

1. Trong quá trình diễn ra Đại hội trực tuyến, nếu xảy ra sự cố kỹ thuật, lỗi đường truyền thì xử lý như sau:

a) Nếu sự cố kỹ thuật Hệ thống, Đoàn chủ tịch phải gia hạn thời hạn biểu quyết, bỏ phiếu điện tử, chỉ đạo Ban Tổ chức nhanh chóng liên lạc bằng điện thoại, email, hoặc các phương thức liên lạc bằng internet khác (như zalo, viber, skype...) để thông báo cho cổ đông được biết, và sẽ tiếp tục họp sau khi sự cố được khắc phục;

b) Nếu đường truyền tín hiệu bị lỗi, hoặc xảy ra lỗi không thể đăng nhập vào Hệ thống được, cổ đông phải kịp thời liên lạc với Ban Tổ chức qua số điện thoại khẩn (hotline) hoặc các phương thức liên lạc bằng internet khác để thông báo tình trạng sự cố không thể đăng nhập của mình để được hướng dẫn khắc phục, hoặc xác nhận việc biểu quyết, bỏ phiếu điện tử, để Ban Tổ chức cập nhật báo cáo cho Đoàn Chủ tịch, Ban Kiểm phiếu.

Điều 12. Xác nhận cổ đông dự họp và đăng nhập Hệ thống

1. Cổ đông thực hiện việc đăng ký, xác nhận tham dự Đại hội trực tuyến chậm nhất 03 ngày trước thời điểm diễn ra Đại hội trực tuyến. Thông tin đăng ký, xác nhận được gửi về email, hoặc số điện thoại của Ban Tổ chức (ghi trong tài liệu cung cấp cho cổ đông kèm thư mời). Trường hợp, cổ đông uỷ quyền cho người khác tham dự, thì phải cung cấp thêm thông tin, hình ảnh xác nhận nhân diện của người được uỷ quyền theo hướng dẫn của Ban Tổ chức.

2. Khi chuẩn bị khai mạc Đại hội trực tuyến, cổ đông dùng Tài khoản truy cập đăng nhập vào Hệ thống theo hướng dẫn của Công ty. Ban Tổ chức sẽ cập nhật tình trạng đăng nhập và kèm theo thông tin đăng ký, xác nhận dự họp trước đó để cung cấp cho Ban Kiểm tra tư cách cổ đông để thực hiện việc thẩm tra tư cách cổ đông tham dự hợp lệ, báo cáo cho Đoàn chủ tịch và trước Đại hội trực tuyến.

3. Các trường hợp cổ đông được xem là không tham dự Đại hội trực tuyến:

a) Cổ đông không thực hiện việc đăng ký, xác nhận tham dự đại hội trực tuyến, hoặc hông phản hồi cho Ban Tổ chức về việc xác nhận dự họp theo quy định tại Khoản 1 Điều 12 Quy chế này;

b) Cổ đông đã thực hiện việc đăng ký, xác nhận dự họp, nhưng không đăng nhập vào Hệ thống theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Quy chế này, và không có bất kỳ phản hồi nào cho Ban Tổ chức về việc không đăng nhập Hệ thống.

c) Thời hạn biểu quyết, bỏ phiếu điện tử đã kết thúc, cổ đông mới đăng nhập vào Hệ thống, mà không có bất kỳ phản hồi nào trước đó cho Ban Tổ chức được biết về lý do, nguyên nhân.

Điều 13. Thảo luận tại Đại hội trực tuyến

Cổ đông có quyền thảo luận tại Đại hội trực tuyến theo hướng dẫn của Đoàn chủ tịch trong suốt thời gian diễn ra Đại hội.

Việc thảo luận của cổ đông có thể thực hiện bằng hình thức phát biểu trực tuyến, hoặc gửi ý kiến lên Hệ thống theo hướng dẫn của Ban Tổ chức. Ban Thư ký có trách nhiệm tổng hợp các ý kiến của cổ đông để báo cáo với Đoàn chủ tịch.

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

Điều 14. Biểu quyết, thời hạn bỏ phiếu điện tử

1. Việc biểu quyết tại Đại hội trực tuyến được thực hiện thông qua hình thức bỏ phiếu điện tử trên Hệ thống. Ngoài ra, khi xảy ra các trường hợp sự cố theo Khoản 6 Điều 11, khiến cổ đông không thể thực hiện được việc biểu quyết bằng bỏ phiếu điện tử, nếu còn trong thời hạn bỏ phiếu điện tử, cổ đông có trách nhiệm nhanh chóng thông báo cho Ban Tổ chức, Ban Kiểm phiếu và có thể thực hiện việc biểu quyết của mình qua điện thoại (hotline) và xác nhận bằng email theo hướng dẫn của Ban Tổ chức; Ban Tổ chức có trách nhiệm cập nhật lên Hệ thống, và Ban Kiểm phiếu tổng hợp kết quả để công bố cho Đại hội, và thể hiện trên Hệ thống.

2. Thời hạn thực hiện biểu quyết:

a) Khi diễn ra Đại hội trực tuyến, ngay từ thời điểm khai mạc, Đoàn chủ tịch, Ban kiểm phiếu có trách nhiệm thông báo cụ thể thời hạn biểu quyết cụ thể (thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc) trong thời gian thực hiện Đại hội. Thông báo về thời hạn biểu quyết, nội dung biểu quyết phải được thể hiện trên Hệ thống trong suốt quá trình diễn ra Đại hội để cổ đông dự họp được biết.

b) Ngay khi thời điểm biểu quyết có hiệu lực, cổ đông có quyền biểu quyết, bỏ phiếu điện tử về các nội dung cần biểu quyết. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật, Đoàn chủ tịch có thể quyết định gia hạn thời hạn biểu quyết, Ban Tổ chức có trách nhiệm thông báo ngay đến cho cổ đông được biết (thông qua điện thoại, các phương thức liên lạc bằng internet khác) để tiếp tục thực hiện việc biểu quyết cho các nội dung biểu quyết còn lại. Nếu là sự cố không đăng nhập về phía cổ đông, thì cổ đông cần thực hiện ngay nội dung quy định có liên quan tại Khoản 1 Điều này để hoàn thành việc biểu quyết.

c) Trước khi thời hạn biểu quyết kết thúc, cổ đông chỉ được biết kết quả biểu quyết của mình. Sau thời điểm kết thúc biểu quyết, cổ đông sẽ được biết kết quả biểu quyết của Đại hội được Đoàn chủ tịch, Ban Kiểm phiếu công bố, thể hiện trên Hệ thống cho đến khi bế mạc Đại hội trực tuyến.

1. Bỏ phiếu điện tử, kết quả biểu quyết:

a) Cổ đông sử dụng Tài khoản truy cập để đăng nhập vào Hệ thống và thực hiện bỏ phiếu điện tử theo tài liệu hướng dẫn mà Ban Tổ chức cung cấp trước đó, hoặc theo thông tin hướng dẫn được thể hiện trên Hệ thống kể từ thời điểm bắt đầu Đại hội trực tuyến.

b) Việc bỏ phiếu điện tử trên Hệ thống gồm có chức năng (option) tương ứng với 03 ô: “Đồng ý”, “Không đồng ý”, “Không có ý kiến” đối với từng nội dung cần cổ đông biểu quyết. Cổ đông sẽ nhấn (click) vào ô thể hiện quan điểm biểu quyết của mình cho từng nội dung biểu quyết. Hệ thống chỉ cho phép bỏ phiếu điện tử một lần cho từng nội dung, do đó cổ đông cần cân nhắc trước khi nhấn vào nút “Xác nhận” (submit, hoặc confirm) tại nội dung biểu quyết đó. Hệ thống sẽ tự động cập nhật kết quả biểu quyết của tất cả cổ đông để tổng hợp xuất kết quả cho Ban Tổ chức, Ban Kiểm phiếu.

c) Kể từ thời điểm biểu quyết kết thúc, Hệ thống sẽ vô hiệu hoá chức năng bỏ phiếu điện tử, và cổ đông không có quyền khiếu nại đối với kết quả bỏ phiếu điện tử của mình.

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn

---

Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến

d) Ban Kiểm phiếu có trách nhiệm kiểm tra và tổng hợp kết quả biểu quyết. Trước khi công bố kết quả, Ban Tổ chức và Ban Kiểm phiếu cần cập nhật kết quả bỏ phiếu điện tử và kết quả biểu quyết thông qua điện thoại (được xác nhận bằng email) đối với các trường hợp gặp sự cố quy định tại điểm b Khoản 2 Điều này. Báo cáo kết quả biểu quyết được cập nhật bao gồm kết quả bỏ phiếu điện tử do Hệ thống kết xuất và kết quả biểu quyết qua điện thoại nêu trên. Sau khi Ban Kiểm phiếu báo cáo Đoàn chủ tịch và công bố ngay Đại hội trực tuyến, kết quả biểu quyết sẽ được cập nhật lên Hệ thống để toàn thể cổ đông dự họp được biết.

Điều 15. Thông qua Nghị quyết, Biên bản Đại hội trực tuyến

1. Các nội dung, vấn đề muốn được thông qua phải có số lượng cổ đông tham dự Đại hội trực tuyến đại diện cho số cổ phần có quyền biểu quyết tán thành đạt tỷ lệ biểu quyết quy định tại Điều lệ Công ty. Đối với việc bầu thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát mới, việc biểu quyết cho nội dung này cũng thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu và phải đạt tỷ lệ quy định tại Điều lệ Công ty.

2. Các vấn đề, nội dung đã được biểu quyết thông qua, sẽ thể hiện trong Nghị quyết của Đại hội trực tuyến. Tiến trình, nội dung của Đại hội trực tuyến được Ban Thư ký ghi chép cẩn thận, chính xác và lập thành Biên bản cuộc họp Đại hội trực tuyến. Nghị quyết, biên bản Đại hội trực tuyến được đọc, thể hiện trên Hệ thống, phải được thông qua trước khi Đại hội trực tuyến bế mạc, và được lưu trữ trực tại Công ty.

3. Nghị quyết Đại hội trực tuyến vẫn phải thực hiện chế độ công bố thông tin theo đúng quy định tại Quy chế công bố thông tin của Công ty.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 16. Hiệu lực thực hiện

1. Để đảm bảo thực hiện Đại hội trực tuyến theo Quy chế này, Điều lệ Công ty có quy định cho phép tổ chức họp trực tuyến Đại hội đồng cổ đông.

2. Nếu Quy chế này được dịch ra ngôn ngữ khác, thì bản thể hiện bằng Tiếng Việt có hiệu lực áp dụng trong mọi trường hợp, quan hệ pháp lý.

3. Các vấn đề sửa đổi, bổ sung Quy chế này phải được Đại hội đồng cổ đông thông qua trước khi Hội đồng quản trị ban hành quyết định điều chỉnh nội dung.

4. Quy chế này gồm 4 Chương 16 Điều, và có hiệu lực thi hành kể từ ngày được Đại hội đồng cổ đông thông qua và Chủ tịch HĐQT ký quyết định ban hành.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn Dũng

Công ty cổ phần cấp nước Chợ Lớn