Cofinimmo — Proxy Solicitation & Information Statement 2018

Apr 6, 2018

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Bd de la Woluwe 58 Woluwedal Bruxelles 1200 Brussel

Tel. : +32 (0) 2 373 00 00 Fax : +32 (0) 2 373 00 10 R.P.M. – R.P.R. Bruxelles T.V.A. – BTW BE 0 426 184 049

Bruxelles, le 6 avril 2018

Cher Actionnaire,

Concerne: Assemblée Générale Ordinaire du 9 mai 2018 à 15h30

Nous avons l'honneur de vous convoquer à l'Assemblée Générale Ordinaire des actionnaires de notre société qui se tiendra le mercredi 9 mai 2018 à 15h30 au siège social de Cofinimmo, Boulevard de la Woluwe, 58 à 1200 Bruxelles, pour délibérer sur l'ordre du jour ci-joint.

Dans le cadre de cette Assemblée Générale Ordinaire, nous joignons à la présente:

• 1. Un ordre du jour
• 1. Une annonce participation
• 1. Une procuration
• 1. Le curriculum vitae de Monsieur Jean-Pierre HANIN (nomination de l'Administrateur-Délégué)
• 1. Le curriculum vitae de Monsieur Jean KOTARAKOS (nomination d'un nouvel Administrateur)
• 1. Le Long Term Incentive Plan
• 1. Le rapport annuel de notre société incluant le rapport de gestion du Conseil d'Administration sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017, les comptes annuels sociaux et les comptes consolidés selon les normes IAS-IFRS et les rapports du commissaire relatifs à ces comptes

Nous vous prions d'agréer, cher Actionnaire, l'expression de nos salutations distinguées.

Jacques van Rijckevorsel Président du Conseil d'Administration

Een Nederlandstalige versie van deze oproeping en van de hogervermelde documenten kan gratis bekomen worden op eenvoudige aanvraag gericht aan de maatschappelijke zetel van Cofinimmo (t.a.v. de juridische dienst) of op onze website: (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/).

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Ordre du jour

• 1. Prise de connaissance du rapport de gestion sur l'exercice social statutaire et consolidé clôturé au 31 décembre 2017.
• 1. Proposition d'approuver le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.
• 1. Prise de connaissance du rapport du Commissaire sur les comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2017 et du rapport du Commissaire sur les comptes annuels consolidés clôturés au 31 décembre 2017.
• 1. Approbation des comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2017 et affectation du résultat :
• Proposition d'approbation des comptes annuels statutaires clôturés au 31 décembre 2017, en ce compris l'affectation du résultat.
• Proposition d'attribuer un dividende prioritaire de 6,37 € brut aux actionnaires privilégiés et un dividende de 5,50 € brut aux actionnaires ordinaires.
• Proposition de suspendre le droit au dividende des 36.175 actions ordinaires propres détenues par Cofinimmo en couverture du plan d'options sur actions et d'annuler le droit au dividende de 7.995 actions ordinaires propres détenues par Cofinimmo.

La date de mise en paiement est déterminée par le conseil d'administration.

• 1. Prise de connaissance des comptes annuels consolidés clôturés au 31 décembre 2017.
• 1. Décharge aux Administrateurs

Proposition de donner décharge aux Administrateurs de la société pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.

1. Décharge au Commissaire

Proposition de donner décharge au Commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2017.

• 1. Nominations
• Le mandat de l'Administrateur Délégué, Monsieur Jean-Edouard Carbonnelle, devant échoir le 9 mai 2018 sans qu'il en sollicite le renouvellement et comme suite à la démission comme Administrateur, de Monsieur Jérôme Descamps, avec effet le 8 févier 2018 :
  • a) Proposition de nommer, sous condition d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, en qualité d'Administrateur Délégué, Monsieur Jean-Pierre Hanin, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en mai 2022.
  • b) Proposition de nommer, sous condition d'approbation de la FSMA, avec effet le 9 juillet 2018, en qualité d'Administrateur, Monsieur Jean Kotarakos, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en mai 2022.
• 1. Approbation du Long Term Incentive Plan aux membres du Comité de Direction
• Proposition d'approuver, en dérogation à l'article 520 ter du Code des sociétés, le Long Term Incentive Plan qui prévoit l'octroi annuel aux membres du Comité de Direction d'un émolument fixe additionnel brut de 40% de l'émolument fixe annuel et dont le montant net, après application de la retenue professionnelle, sera affecté, au plus tard le 31 décembre de chaque année, à l'acquisition d'actions Cofinimmo à un prix unitaire correspondant au dernier cours de bourse de clôture connu, multiplié par un facteur de 100/120ème, conformément au commentaire 36/16 du Code des Impôts sur les revenus. Les membres du Comité de Direction s'engagent irrévocablement à conserver ces actions au moins pendant une période de 2 ans, les actions étant ainsi rendues indisponibles pendant cette période.
• 1. Divers

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DISPOSITIONS PRATIQUES

Conformément à l'article 536§2 C. Soc., les actionnaires ne seront admis et ne pourront voter à l'Assemblée Générale Ordinaire du 9 mai 2018 que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

• 1) COFINIMMO doit obtenir la preuve que les actionnaires détiennent le 25 avril 2018 à minuit (la « Date d'Enregistrement ») le nombre d'actions pour lesquelles l'actionnaire a l'intention de participer à l'Assemblée Générale, et,
• 2) COFINIMMO doit recevoir une confirmation de l'intention de participer à l'Assemblée Générale au plus tard le 3 mai 2018.

ENREGISTREMENT

La procédure d'enregistrement se déroule comme suit :

Les détenteurs d'actions nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives de COFINIMMO le 25 avril 2018 à minuit (heure belge) pour le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale.

Les propriétaires d'actions dématérialisées devront notifier à leur intermédiaire financier ou teneur de comptes agréé ci-dessous au plus tard le 25 avril 2018 à minuit (heure belge) le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent être enregistrés et pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale. L'intermédiaire financier produira à cet effet une attestation d'enregistrement.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale.

Le dépôt de l'attestation d'enregistrement visée ci-dessus par les propriétaires d'actions dématérialisées doit se faire au plus tard le 3 mai 2018 auprès de la BANQUE DEGROOF PETERCAM, 1040 Bruxelles, rue de l'Industrie, 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

CONFIRMATION DE PARTICIPATION ET DE PROCURATION

En supplément de la procédure d'enregistrement décrite ci-dessus, les actionnaires qui ont l'intention d'assister à l'assemblée générale doivent notifier leur intention de participation à l'assemblée générale au plus tard le 3 mai 2018 :

• les détenteurs d'actions nominatives devront prévenir COFINIMMO (à l'attention de M. Kenneth De Kegel) par lettre ordinaire, fax (+32 (0)2 373.00.10) ou courriel (shareholders@cofinimmo.be) de leur intention d'assister à l'assemblée.
• les détenteurs d'actions dématérialisées devront déposer l'attestation visée au point ENREGISTREMENT à la BANQUE DEGROOF PETERCAM, 1040 Bruxelles, rue de l'Industrie, 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

Les actionnaires peuvent également se faire représenter par un mandataire, en utilisant le formulaire de procuration établi par la société. Ce formulaire peut être obtenu sur le site internet de la société (http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/) ou sur simple demande auprès de M. Kenneth De Kegel (+32 (0)2 777 14 10) ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be).

Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter devront se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus.

Une copie du formulaire signé doit être adressé à la BANQUE DEGROOF PETERCAM (general.meetings@degroofpetercam.com) et l'original du formulaire signé sur support papier doit être adressé à COFINIMMO (Boulevard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles) au plus tard pour le 3 mai 2018.

INFORMATIONS IMPORTANTES

Publicités des participations importantes

Conformément à l'article 545 du Code des Sociétés, nul ne peut prendre part au vote à l'Assemblée Générale pour un nombre de voix supérieur à celui afférent aux titres dont il a déclaré la possession, conformément aux articles 514, 515, ou 515bis du Code des Sociétés. En effet, si vous êtes titulaire d'un multiple de 5% de nos titres au moins, vous ne pourrez procéder à un enregistrement comptable que pour le maximum du nombre de titres pour lequel vous avez effectué une déclaration de transparence.

Droit d'inscrire des sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social de COFINIMMO peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire ainsi que de déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la société au plus tard le 17 avril 2018 par courrier ordinaire à l'attention de M. Kenneth De Kegel ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be). Le cas échéant, la société publiera un ordre du jour complété au plus tard le 24 avril 2018.

Droit de poser des questions

Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire préalablement à l'assemblée générale. Ces questions peuvent être posées préalablement à l'assemblée générale par fax (+32 (0)2 373 00 10), par e-mail (shareholders@cofinimmo.be) ou par courrier au siège social de la société à l'attention de M. Kenneth De Kegel. Elles doivent parvenir à la société au plus tard le 3 mai 2018 à 17h00.

Documents disponibles

Tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la société http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/, à partir du 6 avril 2018. A compter de cette même date, les actionnaires pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la société (Boulevard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles) et/ou obtenir gratuitement les copies de ces documents. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées par écrit à l'attention de M. Kenneth De Kegel ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be).

Afin de faciliter les opérations de pointage de la liste des présences, nous vous prions de bien vouloir vous présenter au siège social de COFINIMMO au moins trente minutes avant le début de la séance.