Cofinimmo — Proxy Solicitation & Information Statement 2018

Apr 6, 2018

{0}------------------------------------------------

Bd de la Woluwe 58 Woluwedal Bruxelles 1200 Brussel

Tel. : +32 (0) 2 373 00 00 Fax : +32 (0) 2 373 00 10 R.P.M. – R.P.R. Brussel - Bruxelles T.V.A. BTW BE 0 426 184 049

Brussel, 6 april 2018

Geachte Aandeelhouder,

Betreft : Gewone Algemene Vergadering van 9 mei 2018 om 15u30

Wij hebben de eer u op te roepen voor de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van onze vennootschap, die zal plaatsvinden op woensdag 9 mei 2018 om 15u30 op de maatschappelijke zetel van Cofinimmo, Woluwedal 58, te 1200 Brussel om te beraadslagen over de agenda, als bijlage bij deze oproeping gevoegd.

In het kader van deze Gewone Algemene Vergadering vindt u als bijlage:

• 1. Een agenda
• 1. Een melding aanwezigheid
• 1. Een volmacht
• 1. Het curriculum vitae van de heer Jean-Pierre HANIN (benoeming van een Gedelegeerd Bestuurder)
• 1. Het curriculum vitae van de heer Jean KOTARAKOS (benoeming van een Bestuurder)
• 1. Long Term Incentive Plan
• 1. Het jaarverslag van onze vennootschap met inbegrip van het beheersverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2017, alsook de statutaire en de geconsolideerde jaarrekening volgens de IAS-IFRS normen en de verslagen van de commissaris met betrekking tot deze jaarrekeningen

Inmiddels tekenen wij, geachte Aandeelhouder, met de meeste hoogachting.

Jacques van Rijckevorsel Voorzitter van de Raad van Bestuur

Une version française de cette convocation et des documents y mentionnés peut être obtenue gratuitement sur simple demande adressée au siège social de Cofinimmo (département juridique) ou sur notre site web (http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/)

{1}------------------------------------------------

Agenda

• 1. Kennisname van het jaarverslag betreffende het statutaire en het geconsolideerd boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
• 1. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2017.
• 1. Kennisname van het verslag van de Commissaris betreffende de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2017 en van het verslag van de Commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2017.
• 1. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2017 en resultaatsverwerking en bestemming van het resultaat:
• Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2017, met inbegrip van de resultaatsverwerking.
• Voorstel tot toekenning van een bruto bevoorrecht dividend van 6,37 € aan de bevoorrechte aandeelhouders en een bruto dividend van 5,50 € aan de gewone aandeelhouders.
• Voorstel om het recht op dividend op de 36.175 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo tot indekking van het aandelenoptieplan op te schorten en het recht op dividend op 7.995 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo, te annuleren.

De betalingsdatum van de dividenden wordt bepaald door de Raad van Bestuur.

• 1. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2017.
• 1. Kwijting aan de Bestuurders

Voorstel om kwijting te verlenen aan de Bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2017.

1. Kwijting aan de Commissaris

Voorstel om kwijting te verlenen aan de Commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2017.

1. Benoemingen

Het mandaat van de Gedelegeerd Bestuurder, de heer Jean-Edouard Carbonnelle, verloopt op 9 mei 2018, zonder dat hij een herbenoeming vraagt en als gevolg van het ontslag als Bestuurder van de heer Jérôme Descamps, met ingang op 8 februari 2018:

• a) Voorstel tot benoeming van de heer Jean-Pierre Hanin als Gedelegeerd Bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van mei 2022.
• b) Voorstel tot benoeming van de heer Jean Kotarakos als Bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met ingang op 9 juli 2018 tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van mei 2022.
• 1. Goedkeuring van Long Trem Incentive Plan aan de leden van het Directiecomité

Voorstel tot goedkeuring, in afwijking van artikel 520 ter van het Wetboek van vennootschappen van het Long Term Incentive Plan dat een jaarlijkse toekenning voorziet van een bijkomende vaste bruto vergoeding van 40% van de jaarlijkse vaste vergoeding aan de leden van het Directiecomité en waarvan het netto bedrag, na toepassing van aftrek van de bedrijfsvoorheffing, zal worden aangewend, ten laatste op 31 december van elk jaar, tot de aankoop van Cofinimmo aandelen aan een eenheidsprijs overeenkomstig de laatste gekende slotkoers bij afsluiting, vermenigvuldigd met een factor 100/120ste, overeenkomstig de commentaar 36/16 het Wetboek van inkomstenbelasting. De leden van het Directiecomité verbinden zich onherroepelijk om de aandelen voor een periode van minstens 2 jaar te behouden, de aandelen zijn derhalve onbeschikbaar tijdens deze periode.

1. Varia

* * *

{2}------------------------------------------------

PRAKTISCHE INFORMATIE

Overeenkomstig artikel 536§2 van het Wetboek van Vennootschappen, zullen de aandeelhouders slechts toegelaten worden tot de gewone algemene vergadering van 9 mei 2018 en er hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de volgende twee voorwaarden vervuld zijn:

• 1) COFINIMMO moet het bewijs verkrijgen van de aandeelhouders dat zij op 25 april 2018 om middernacht (de « Registratiedatum ») houder waren van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering, en,
• 2) COFINIMMO moet uiterlijk op 3 mei 2018 de bevestiging krijgen van de aandeelhouders dat zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering.

REGISTRATIE

De registratieprocedure verloopt als volgt:

De houders van aandelen op naam moeten op 25 april 2018 om middernacht (Belgische tijd) ingeschreven zijn in het nominatieve aandelenregister van COFINIMMO voor het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten uiterlijk op 25 april 2018 om middernacht (Belgische tijd) aan hun financieel bemiddelaar of onderstaande erkende financiële instelling, het aantal aandelen meedelen dat zij wensen te registreren en waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering. De financieel bemiddelaar zal hiervoor een registratieattest opmaken.

Enkel de personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum hebben het recht deel te nemen en te stemmen op de vergadering, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen zullen uiterlijk op 3 mei 2018 voormeld registratieattest neerleggen bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

BEVESTIGING VAN DEELNAME EN VOLMACHT

Naast de voormelde registratieprocedure dienen de aandeelhouders, die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering, hun aanwezigheid te melden op uiterlijk 3 mei 2018, als volgt:

• de eigenaars van aandelen op naam, per gewone brief verstuurd naar de zetel van de vennootschap, te 1200 Brussel, Woluwedal 58 (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel), per fax (+32 (0) 373.00.10) of per mail (shareholders@cofinimmo.be) op de hoogte te brengen van hun intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering.
• de eigenaars van gedematerialiseerde aandelen door neerlegging van het registratieattest bedoeld in punt REGISTRATIE bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

De aandeelhouders kunnen zich eveneens laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager middels het door de vennootschap opgestelde volmachtformulier. Dit formulier kan verkregen worden via de website van de vennootschap

(http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/), via gewone aanvraag gericht aan de heer Kenneth De Kegel (+32 (0)2 777 14 10) of per mail (shareholders@cofinimmo.be).

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen de voormelde procedure voor registratie en deelnamebevestiging te volgen. Een kopie van het ondertekend formulier dient uiterlijk op 3 mei 2018 te worden verzonden naar BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com) en het origineel ondertekende papieren formulier naar COFINIMMO, 1200 Brussel, Woluwedal 58.

BELANGRIJKE TOELICHTINGEN

Bekendmakingen van belangrijke deelnames

Overeenkomstig artikel 545 van het Wetboek van Vennootschappen, kan niemand aan de stemming op de algemene vergadering deelnemen voor meer stemrechten dan degene verbonden aan effecten waarvoor hij verklaard heeft de houder te zijn, overeenkomstig artikels 514, 515 of 515bis van het Wetboek van Vennootschappen. Als u titularis bent van een aantal effecten dat minstens een veelvoud van 5% uitmaakt, mag u enkel overgaan tot de boekhoudkundige registratie van maximaal het aantal effecten waarvoor u een transparantiemelding hebt opgemaakt.

Recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen tot besluiten in te dienen

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en vorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen. De op de agenda te plaatsen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit dienen uiterlijk op 17 april 2018 aan de vennootschap te worden per brief ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders@cofinimmo.be). In voorkomend geval publiceert de vennootschap uiterlijk op 24 april 2018.

Recht om vragen te stellen

De aandeelhouders hebben het recht om schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en/of de commissaris vóór de algemene vergadering. Die vragen kunnen vooraf aan de algemene vergadering worden gesteld per fax (+32 (0) 373 00 10), per email (shareholders@cofinimmo.be) of per brief aan de maatschappelijke zetel van de vennootschap ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58). De vennootschap dient uiterlijk op 3 mei 2018 om 17 uur in het bezit te zijn van die schriftelijke vragen.

Beschikbare stukken

Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf 6 april 2018 op de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/) worden geraadpleegd. Vanaf diezelfde datum kunnen de aandeelhouders die documenten op werkdagen en tijdens de normale kantooruren raadplegen op de maatschappelijke zetel van de vennootschap (1200 Brussel, Woluwedal 58), en/of gratis een kopie van die documenten verkrijgen.

De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders@cofinimmo.be).

Om het opstellen van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij u dertig minuten vóór het begin van de vergadering aanwezig te zijn op de maatschappelijke zetel van COFINIMMO.