Cofinimmo — AGM Information 2022

Apr 8, 2022

NAAMLOZE VENNOOTSCHAP OPENBARE GEREGLEMENTEERDE VASTGOEDVENNOOTSCHAP WOLUWEDAL 58, 1200 BRUSSEL R.P.R. BRUSSEL 0426.184.049 Tel. : +32 (0) 2 373 00 00 Fax : +32 (0) 2 373 00 10

Volmacht

Voor de eigenaars van aandelen op naam, een kopie van het ondertekend formulier dient uiterlijk op 5 mei 2022 te worden verzonden naar de vennootschap per gewone post aan de zetel van de vennootschap (Woluwedal 58, 1200 Brussel), of per email (shareholders@cofinimmo.be).

Voor de eigenaars van gedematerialiseerde aandelen, een kopie van het ondertekend formulier dient uiterlijk op 5 mei 2022 te worden verzonden per email naar de BANK DEGROOF PETERCAM (general.meetings@degroofpetercam.com).

Op voorwaarde dat de toepasselijke overheidsregels inzake Covid-19 op de datum van de Algemene Vergadering worden nageleefd, kunnen de aandeelhouders in persoon deelnemen aan de Algemene Vergadering op de plaats waar de Algemene Vergadering plaatsvindt. In functie van de evolutie van de gezondheidstoestand en de op het ogenblik van de Algemene Vergadering geldende regels inzake samenkomsten, behoudt de vennootschap zich het recht voor de deelnemingsvoorwaarden te wijzigen door middel van een aankondiging in de vorm van een persbericht en op de website van de vennootschap.

De ondergetekende (de Volmachtgever)

Rechtspersoon:
Benaming en rechtsvorm:
Zetel:
Geldig vertegenwoordigd door:	Wonende te:
Natuurlijke persoon:
Familienaam:
Voornaam:
Woonplaats:

Verklaart op de Registratiedatum (zie praktische informatie) boekhoudkundig te hebben geregistreerd:

………………….............................. gedematerialiseerde aandelen, in volle eigendom, in naakte eigendom, in vruchtgebruik (schrappen wat niet past),

……………………………………………… aandelen op naam, in volle eigendom, in naakte eigendom, in vruchtgebruik (schrappen wat niet past), van de naamloze vennootschap COFINIMMO met maatschappelijke zetel te 1200 Brussel, Woluwedal 58, ingeschreven in het

Rechtspersonenregister onder het nummer BE 0426 184 049;

Stelt hierbij tot bijzondere Volmachtdrager aan,:

Aan wie hij/zij alle bevoegdheden verleent om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de aandeelhouders van de voornoemde naamloze vennootschap "Cofinimmo" die wordt gehouden op de maatschappelijke zetel van Cofinimmo op 11 mei 2022 om 15u30, om te beraadslagen over de hierna beschreven agenda, en om voor zijn/haar rekening te stemmen volgens de hierna te kennen gegeven intentie (zie p. 3).

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

BEVOEGDHEDEN VAN DE VOLMACHTDRAGER

• I. De Volmachtdrager kan met name deelnemen aan elke beraadslaging en stemmen en aannemen en tekenen van alle akten, stukken, notulen, aanwezigheidslijsten verlijden en in het algemeen al het nodige doen. De Volmachtdrager mag deelnemen aan elke andere vergadering met dezelfde agenda, in het geval dat de eerste vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen wegens om het even welke reden.
• II. De Volmachtdrager moet stemmen volgens de in de volmacht vermelde steminstructies. Gelieve voor elk punt van de agenda een specifieke steminstructie te geven. Indien er geen specifieke steminstructies zijn of ze niet duidelijk zijn, zal de Volmachtdrager TEN GUNSTE VAN het voorstel stemmen.
• III. Volmachten die naar COFINIMMO worden teruggestuurd zonder aanduiding van een Volmachtdrager zullen beschouwd worden als zijnde gericht aan de raad van bestuur, waardoor er een potentieel belangenconflict wordt gecreëerd overeenkomstig art. 7:143, §4 Wetboek van vennootschappen en verenigingen¹ . Om in aanmerking te komen, moeten de volmachten specifieke steminstructies bevatten voor ieder onderwerp op de agenda. Bij afwezigheid van dergelijke specifieke steminstructies voor een bepaald onderwerp, mag de Volmachtdrager die geacht wordt een belangenconflict te hebben, bijgevolg niet deelnemen aan de stemming.
• IV. Indien overeenkomstig artikel 7:130 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, nieuwe onderwerpen op de agenda van de Algemene Vergadering worden geplaatst of voorstellen tot besluit worden toegevoegd na de datum van deze volmacht:
  • de volmacht blijft geldig voor de agendapunten waarop zij betrekking heeft;
  • de Volmachtdrager zal zich moeten onthouden van stemming over de nieuwe agendapunten en de desbetreffende voorstellen voor een besluit.

In dat geval zal Cofinimmo uiterlijk op 26 april 2022 de gewijzigde agenda en een gewijzigd volmachtformulier op haar website ter beschikking stellen, zodat de aandeelhouders die dit wensen een nieuwe volmacht aan Cofinimmo kunnen bezorgen en specifieke steminstructies kunnen geven voor de nieuwe punten op de agenda of de nieuwe beslissingsvoorstellen stemmen over de nieuwe onderwerpen en de betrokken voorstellen tot besluit of zich onthouden indien hij/zij dit nuttig acht, rekening houdend met de belangen van de aandeelhouder.

¹ In het geval van een potentieel belangenconflict tussen de Volmachtdrager en de aandeelhouder, moet de Volmachtdrager de precieze feiten bekendmaken die voor de aandeelhouder van belang zijn om te beoordelen of er gevaar bestaat dat de Volmachtdrager enig ander belang dan het belang van de aandeelhouder nastreeft. De Volmachtdrager kan slechts namens de aandeelhouder stemmen op voorwaarde dat hij/zij voor ieder onderwerp op de agenda over specifieke steminstructies beschikt.

Er zal bijvoorbeeld sprake zijn van een belangenconflict wanneer de Volmachtdrager: (i) de vennootschap zelf of een door haar gecontroleerde entiteit is, dan wel een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of een andere entiteit die door een dergelijke aandeelhouder wordt gecontroleerd; (ii) een lid is van de raad van bestuur of van de bestuursorganen van de vennootschap, van een aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in (i); (iii) een werknemer of een commissaris is van de vennootschap, van de aandeelhouder die de vennootschap controleert, of van een gecontroleerde entiteit als bedoeld in (i); (iv) een ouderband heeft met een natuurlijke persoon als bedoeld in (i) tot (iii), dan wel de echtgenoot of de wettelijk samenwonende partner van een dergelijke persoon of van een verwant van een dergelijke persoon is.

STEMINSTRUCTIES

De Volmachtdrager zal het stemrecht van de Volmachtgever als volgt uitoefenen (cfr. agenda in bijlage en gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, L'Echo en De Tijd, en op onze website www.cofinimmo.com):

1. Kennisname van het jaarverslag betreffende het statutair en het geconsolideerd boekjaar afgesloten op 31 december 2021	Vereist geen stemming
2. Kennisname van het verslag van de commissaris betreffende de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2021 en verslag van de commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021	Vereist geen stemming
3. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021	Vereist geen stemming
4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2021 en bestemming van het resultaat		NEEN*	ONTHOUDING*
5. Goedkeuring van het bezoldigingsverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2021		NEEN*	ONTHOUDING*
6. Kwijting aan de bestuurders		NEEN*	ONTHOUDING*
7. Kwijting aan de commissaris		NEEN*	ONTHOUDING*
8. Bezoldiging van niet uitvoerende bestuurders	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
9. Hernieuwing van het mandaat van twee bestuurders
9.1. Hernieuwing van het mandaat van de heer Jean-Pierre Hanin	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
9.2. Hernieuwing van het mandaat van de heer Jean Kotarakos	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
10. Benoeming van twee bestuurders
10.1. Benoeming van de heer Michael Zahn	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
10.2. Vaststelling van de onafhankelijkheid van de heer Michael Zahn		NEEN*	ONTHOUDING*
10.3. Benoeming van mevrouw Anneleen Desmyter	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
10.4. Vaststelling van de onafhankelijkheid van mevrouw Anneleen Desmyter	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
11. Goedkeuring van clausules van controleverandering
11.1. Goedkeuring van de "change of control"-clausule in verband met de uitgifte van een duurzame benchmarkobligatie op 24 januari 2022	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
11.2. Goedkeuring van de "change of control"-clausules in de kredietovereenkomsten die worden gesloten tussen de bijeenroeping en het houden van de Algemene Vergadering	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
12. Goedkeuring van de jaarrekening van de vennootschappen die zijn overgenomen door een met fusie door overneming gelijkgestelde
verrichting, kwijting verleend aan de bestuurders en aan de commissaris van deze vennootschappen 12.1. Goedkeuring van de jaarrekeningen van de vennootschap BOLIVAR PROPERTIES NV	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
voor de periode van 1 januari 2020 tot 16 december 2020, van de vennootschappen RHEASTONE 2 CO NV, DILHOME NV, TEN BERGE NV, BALEN NV, PUTHOF NV, VIADUCTSTRAAT NV en POLYSERVE NV voor de periode van 1 januari 2021 tot 25 augustus 2021, van de vennootschappen QUATRO BUILD NV, PROFILIA NV, MUZIKANTENWIJK NV en PLOEGDRIES NV voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 6 oktober 2021, en van de vennootschap RUSTHUIS MARTINAS NV voor de periode van 1 januari 2021 tot en met 27 oktober 2021
12.2. Goedkeuring van kwijting aan de bestuurders van de in punt 12.1 overgenomen genoemde vennootschappen voor de hierboven vermelde periodes in punt 12.1, voor de uitoefening van hun mandaat	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
12.3. Goedkeuring van kwijting aan de commissarissen van de in punt 12.1 genoemde vennootschappen voor de hierboven vermelde periodes in punt 12.1, voor de uitoefening van hun mandaat	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
13. Delegaties van machten voor de uitvoering van de genomen besluiten	JA*	NEEN*	ONTHOUDING*
14. Varia		Vereist geen stemming

(*) Schrappen wat niet past