Cofinimmo — AGM Information 2017

Apr 7, 2017

OPENBARE GEREGLEMENTEERDE VASTGOEDVENNOOTSCHAP

WOLUWEDAL 58, 1200 BRUSSEL

R.P.R. BRUSSEL 0426.184.049

Op 7 april 2017, wordt het kapitaal van Cofinimmo vertegenwoordigd door in totaal 21.031.190 aandelen.

De aandeelhouders worden uitgenodigd voor de gewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op woensdag 10 mei 2017 om 15u30 om te delibereren over de volgende agenda:

• 1. Kennisname van het jaarverslag betreffende het statutaire en het geconsolideerd boekjaar afgesloten op 31 december 2016
• 2. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2016
• 3. Kennisname van het verslag van de commissaris betreffende de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2016 en van het verslag van de commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2016
• 4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2016 en resultaatsverwerking
• Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2016, met inbegrip van de resultaatsverwerking.
• Voorstel tot toekenning van een bruto bevoorrecht dividend van 6,37 € aan de bevoorrechte aandeelhouders en een bruto dividend van 5,50 € aan de gewone aandeelhouders.
• Voorstel om het recht op dividend op de 41.965 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo tot indekking van het aandelenoptieplan op te schorten en het recht op dividend op 2.899 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo, of op het overige aantal aandelen nog in haar bezit op de dag van deze algemene vergadering, te annuleren.
• De betalingsdatum van de dividenden wordt bepaald door de Raad van Bestuur.
• 5. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2016
• 6. Kwijting aan de bestuurders

7. Kwijting aan de commissaris

Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2016.

• 8. Hernieuwing van het mandaat van twee bestuurders
• a) Voorstel tot hernieuwing, met onmiddellijke ingang, van het mandaat van mevrouw Françoise ROELS als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2021.
• b) Voorstel tot hernieuwing, met onmiddellijke ingang, van het mandaat van mevrouw Inès ARCHER-TOPER, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2021, en vaststelling van haar onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen nu zij voldoet de in dit artikel opgenomen criteria.
• 9. Naar aanleiding van het verstrijken van het mandaat van drie bestuurders, de heren André BERGEN, Christophe DEMAIN en Alain SCHOCKERT, voorstel tot benoeming van twee nieuwe onafhankelijke bestuurders om het aantal bestuurders terug te brengen van 13 naar 12 (waarvan 8 onafhankelijk), overeenkomstig het Corporate Governance Charter
• a) Voorstel tot benoeming van mevrouw Cécile SCALAIS als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2021, en vaststelling van haar onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen nu zij voldoet de in dit artikel opgenomen criteria.
• b) Voorstel tot benoeming van de heer Jacques VAN RIJCKEVORSEL als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2021, en vaststelling van zijn onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen nu zij voldoet de in dit artikel opgenomen criteria.
• 10. Hernieuwing van mandaat van de Commissaris
• a) Voorstel tot hernieuwing, onder opschortende voorwaarden van goedkeuring door de FSMA van, het mandaat van Deloitte Bedrijfsrevisoren bv o.v.v.e. CVBA, vertegenwoordigd door de heer Rick NECKEBROECK, erkende bedrijfsrevisor, waarvan de zetel gelegen is te 1930 Zaventem, Luchthaven Nationaal 1J, tot het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2020.
• b) Voorstel om de honoraria van de commissaris vast te leggen op het bedrag van 140.000 € per jaar, exclusief BTW en voorschotten, jaarlijks te indexeren op basis van de evolutie van de gezondheidsindex.
• 11. Voorstel tot goedkeuring, overeenkomstig artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen en bekrachtiging van alle clausules van controleverandering die voorkomen in elke kredietovereenkomst en schuld- of kapitaalvordering die door de vennootschap werd overeengekomen, en tot het overgaan op de openbaarmakingformaliteiten zoals voorzien in artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen.

Voorstel tot goedkeuring van (i) de clausule van controleverandering inzake de uitgifte van obligaties "groene en sociale obligaties" (Green and Social Bonds) van 2 december 2016 voor een periode van 8 jaar en voor een bedrag van 55.000.000,-€, waarbij voorzien wordt dat in geval van controlewijziging, elke obligatiehouder de obligaties kan terugvorderen (in geval dat deze clausule niet goedkgekeurd wordt door de algemene vergadering van 10 mei 2017 of dat de formaliteiten van openbaarmaking als bedoeld in artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen niet zouden worden nageleefd, en dit ten laatste op 30 juni 2017, zal de beginintrest van de obligaties verhoogd worden met 0,50% per jaar) en (ii) alle mogelijke clausules toegestaan tussen de datum van de bijeenroeping van de onderhavige algemene vergadering en de effectieve zitting van de onderhavige vergadering (en die in voorkomend geval zullen worden toegelicht tijdens de onderhavige vergadering)

12. Varia

Voorstel om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2016.

PRAKTISCHE INFORMATIE

Overeenkomstig artikel 536§2 van het Wetboek van Vennootschappen, zullen de aandeelhouders slechts toegelaten worden tot de gewone algemene vergadering van 10 mei 2017 en er hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de volgende twee voorwaarden vervuld zijn:

1) COFINIMMO moet het bewijs verkrijgen van de aandeelhouders dat zij op 26 april 2017 om middernacht (de « Registratiedatum ») houder waren van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering, en,

2) COFINIMMO moet uiterlijk op 4 mei 2017 de bevestiging krijgen van de aandeelhouders dat zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering.

REGISTRATIE

De registratieprocedure verloopt als volgt:

De houders van aandelen op naam moeten op 26 april 2017 om middernacht (Belgische tijd) ingeschreven zijn in het nominatieve aandelenregister van COFINIMMO voor het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten uiterlijk op 26 april 2017 om middernacht (Belgische tijd) aan hun financieel bemiddelaar of onderstaande erkende financiële instelling, het aantal aandelen meedelen dat zij wensen te registreren en waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering. De financieel bemiddelaar zal hiervoor een registratieattest opmaken.

Enkel de personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum hebben het recht deel te nemen en te stemmen op de vergadering, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen zullen uiterlijk op 4 mei 2017 voormeld registratieattest neerleggen bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

BEVESTIGING VAN DEELNAME EN VOLMACHT

Naast de voormelde registratieprocedure dienen de aandeelhouders, die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering, hun aanwezigheid te melden op uiterlijk 4 mei 2017, als volgt:

• de eigenaars van aandelen op naam, per gewone brief verstuurd naar de zetel van de vennootschap, te 1200 Brussel, Woluwedal 58 (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel), per fax (+32 (0) 373.00.10) of per mail (shareholders@cofinimmo.be) op de hoogte te brengen van hun intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering.

• de eigenaars van gedematerialiseerde aandelen door neerlegging van het registratieattest bedoeld in punt REGISTRATIE bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

De aandeelhouders kunnen zich eveneens laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager middels het door de vennootschap opgestelde volmachtformulier. Dit formulier kan verkregen worden via de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/), via gewone aanvraag gericht aan de heer Kenneth De Kegel (+32 (0)2 777 14 10) of per mail (shareholders@cofinimmo.be).

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen de voormelde procedure voor registratie en deelnamebevestiging te volgen. Een kopie van het ondertekend formulier dient uiterlijk op 4 mei 2017 te worden verzonden naar BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com) en het origineel ondertekende papieren formulier naar COFINIMMO, 1200 Brussel, Woluwedal 58.

BELANGRIJKE TOELICHTINGEN

Bekendmakingen van belangrijke deelnames

Overeenkomstig artikel 545 van het Wetboek van Vennootschappen, kan niemand aan de stemming op de algemene vergadering deelnemen voor meer stemrechten dan degene verbonden aan effecten waarvoor hij verklaard heeft de houder te zijn, overeenkomstig artikels 514, 515 of 515bis van het Wetboek van Vennootschappen. Als u titularis bent van een aantal effecten dat minstens een veelvoud van 5% uitmaakt, mag u enkel overgaan tot de boekhoudkundige registratie van maximaal het aantal effecten waarvoor u een transparantiemelding hebt opgemaakt.

Recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen tot besluiten in te dienen

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en vorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen. De op de agenda te plaatsen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit dienen uiterlijk op 18 april 2017 aan de vennootschap te worden per brief ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders@cofinimmo.be). In voorkomend geval publiceert de vennootschap uiterlijk op 25 april 2017.

Recht om vragen te stellen

De aandeelhouders hebben het recht om schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en/of de commissaris vóór de algemene vergadering. Die vragen kunnen vooraf aan de algemene vergadering worden gesteld per fax (+32 (0) 373 00 10), per email (shareholders@cofinimmo.be) of per brief aan de maatschappelijke zetel van de vennootschap ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58). De vennootschap dient uiterlijk op 4 mei 2017 om 17 uur in het bezit te zijn van die schriftelijke vragen.

Beschikbare stukken

Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf 7 april 2017 op de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/)) worden geraadpleegd. Vanaf diezelfde datum kunnen de aandeelhouders die documenten op werkdagen en tijdens de normale kantooruren raadplegen op de maatschappelijke zetel van de vennootschap (1200 Brussel, Woluwedal 58), en/of gratis een kopie van die documenten verkrijgen.

De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders @cofinimmo.be).

Om het opstellen van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij u dertig minuten vóór het begin van de vergadering aanwezig te zijn op de maatschappelijke zetel van COFINIMMO.