Cofinimmo — AGM Information 2016

Apr 8, 2016

COFINIMMO

Société Anonyme Société Immobilière Réglementée Boulevard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles R.P.M. Bruxelles 0426.184.049

Les actionnaires sont invités à se réunir au siège social le mercredi 11 mai 2016 à 15h30, en assemblée générale ordinaire, pour délibérer sur l'ordre du jour suivant :

• 1. Prise de connaissance du rapport de gestion sur l'exercice social statutaire et consolidé clôturé au 31 décembre 2015
• 2. Proposition d'approuver le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2015
• 3. Prise de connaissance du rapport du commissaire sur les comptes sociaux statutaires clôturés au 31 décembre 2015 et du rapport du commissaire sur les comptes consolidés clôturés au 31 décembre 2015
• 4. Approbation des comptes annuels sociaux statutaires clôturés au 31 décembre 2015 et affectation du résultat
• Proposition d'approbation des comptes annuels sociaux statutaires clôturés au 31 décembre 2015, en ce compris l'affectation du résultat.
• Proposition d'attribuer un dividende prioritaire de 6,37 € brut aux actionnaires privilégiés et un dividende de 5,50 € brut aux actionnaires ordinaires.
• Proposition de suspendre le droit au dividende des 40.125 actions ordinaires propres détenues par Cofinimmo en couverture du plan d'options sur actions et d'annuler le droit au dividende de 9.989 actions ordinaires propres détenues par Cofinimmo ou de celles encore détenues à la date de cette assemblée générale. La date de mise en paiement est déterminée par le conseil d'administration.
• 5. Prise de connaissance des comptes annuels consolidés clôturés au 31 décembre 2015
• 6. Décharge aux administrateurs

Proposition de donner décharge aux administrateurs de la société pour l'exécution de leur mandat pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2015.

7. Décharge au commissaire

Proposition de donner décharge au commissaire pour l'exécution de son mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2015.

• 8. Renouvellement du mandat de trois administrateurs
• a) Proposition de renouveler, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA et avec effet immédiat, le mandat, en qualité d'administrateur, de Monsieur Jean-Edouard Carbonnelle jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2018.
• b) Proposition de renouveler, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, le mandat de Monsieur Xavier de Walque, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2020, et de constater son indépendance conformément à l'article 526ter du Code des sociétés, dès lors qu'il respecte l'ensemble des critères énoncés par cet article.
• c) Proposition de renouveler, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, le mandat de Monsieur Christophe Demain, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2017, et de constater son indépendance conformément à l'article 526ter du Code des sociétés, dès lors qu'il respecte l'ensemble des critères énoncés par cet article..
• 9. Suite à la fin de mandat de trois administrateurs, Messieurs Vincent Doumier, Gaëtan Hannecart, et Baudouin Velge, proposition de nommer trois nouveaux administrateurs indépendants
• a) Proposition de nommer, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, en qualité d'administrateur, Madame Diana Monissen, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2020, et de constater son indépendance conformément à l'article 526ter du Code des sociétés, dès lors qu'elle respecte l'ensemble des critères énoncés par cet article.
• b) Proposition de nommer, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, en qualité d'administrateur, Monsieur Olivier Chapelle, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2020, et de constater son indépendance conformément à l'article 526ter du Code des sociétés, dès lors qu'il respecte l'ensemble des critères énoncés par cet article.
• c) Proposition de nommer, sous condition suspensive d'approbation de la FSMA, avec effet immédiat, en qualité d'administrateur, Monsieur Maurice Gauchot, jusqu'à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire qui se tiendra en 2020, et de constater son indépendance conformément à l'article 526ter du Code des sociétés, dès lors qu'il respecte l'ensemble des critères énoncés par cet article
• 10. Approbation de l'indemnité forfaitaire octroyée aux administrateurs non-exécutifs résidant à l'étranger afin de rémunérer le temps supplémentaire qu'ils consacrent à leur mandat par rapport à un Administrateur résidant en Belgique Proposition d'octroi aux administrateurs non exécutifs résidant à l'étranger, d'un montant forfaitaire de 1.000 € par présence physique à un Conseil et/ou Comité d'approuver.
• 11. Approbation, conformément à l'article 556 du Code des sociétés, de toute clause de changement de contrôle présente dans toute convention de crédit ou conditions d'émission de titres de créance ou de capital convenues par la Société, et de procéder aux formalités de publicité prévues à l'article 556 du Code des sociétés.

Proposition d'approuver la clause de changement de contrôle régissant l'emprunt syndiqué renouvelé en date du 5 novembre 2015 pour une durée de 5 ans et dont le montant total a été porté à 300.000.000,- €. Cette clause prévoit qu'en cas de changement de contrôle les sommes empruntées, augmentées de leurs intérêts, seront immédiatement exigibles. Dans le cas où cette clause ne serait pas approuvée par l'assemblée générale du 11 mai 2016 ou que les formalités de publicité prévues à l'article 556 du Code des sociétés ne seraient pas respectées, le taux d'intérêt initial de l'emprunt syndiqué sera augmenté de 20 points de base.

12. Divers

DISPOSITIONS PRATIQUES

Conformément à l'article 536§2 C. Soc., les actionnaires ne seront admis et ne pourront voter à l'Assemblée Générale Ordinaire du 11 mai 2016 pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

1) COFINIMMO doit obtenir la preuve que les actionnaires détiennent le 27 avril 2016 à minuit (la « Date d'Enregistrement ») le nombre d'actions pour lesquelles l'actionnaire a l'intention de participer à l'Assemblée Générale, et,

2) COFINIMMO doit recevoir une confirmation de l'intention de participer à l'Assemblée Générale au plus tard le 5 mai 2016.

ENREGISTREMENT

La procédure d'enregistrement se déroule comme suit :

Les détenteurs d'actions nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives de COFINIMMO le 27 avril 2016 à minuit (heure belge) pour le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale.

Les propriétaires d'actions dématérialisées devront notifier à leur intermédiaire financier ou teneur de comptes agréé ci-dessous au plus tard le 27 avril 2016 à minuit (heure belge) le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent être enregistrés et pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale. L'intermédiaire financier produira à cet effet une attestation d'enregistrement.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale.

Le dépôt de l'attestation d'enregistrement visée ci-dessus par les propriétaires d'actions dématérialisées doit se faire au plus tard le 5 mai 2016 auprès de la BANQUE DEGROOF PETERCAM, 1040 Bruxelles, rue de l'Industrie, 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

CONFIRMATION DE PARTICIPATION ET PROCURATION

En supplément de la procédure d'enregistrement décrite ci-dessus, les actionnaires qui ont l'intention d'assister à l'assemblée générale doivent notifier leur intention de participation à l'assemblée générale au plus tard le 5 mai 2016 :

- les détenteurs d'actions nominatives devront prévenir COFINIMMO (à l'attention de M. Kenneth De Kegel) par lettre ordinaire, fax (+32 (0)2 373.00.10) ou courriel (shareholders@cofinimmo.be) de leur intention d'assister à l'assemblée.

• les détenteurs d'actions dématérialisées devront déposer l'attestation visée au point ENREGISTREMENT à la BANQUE DEGROOF PETERCAM, 1040 Bruxelles, rue de l'Industrie, 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

Les actionnaires peuvent également se faire représenter par un mandataire, en utilisant le formulaire de procuration établi par la société. Ce formulaire peut être obtenu sur le site internet de la société (http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assembléesgénérales/) ou sur simple demande auprès de M. Kenneth De Kegel (+32 (0)2 777 08 81) ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be).

Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter devront se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus, et l'original du formulaire signé sur support papier doit être adressé BANQUE DEGROOF PETERCAM, 1040 Bruxelles, rue de l'Industrie, 44 (general.meetings@degroofpetercam.com) au plus tard pour le 5 mai 2016.

INFORMATIONS IMPORTANTES

Publicités des participations importantes

Conformément à l'article 545 du Code des Sociétés, nul ne peut prendre part au vote à l'Assemblée Générale pour un nombre de voix supérieur à celui afférent aux titres dont il a déclaré la possession, conformément aux articles 514, 515, ou 515bis du Code des Sociétés. En effet, si vous êtes titulaire d'un multiple de 5% de nos titres au moins, vous ne pourrez procéder à un enregistrement comptable que pour le maximum du nombre de titres pour lequel vous avez effectué une déclaration de transparence.

Droit d'inscrire des sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social de COFINIMMO peuvent requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire ainsi que de déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour de l'assemblée générale ordinaire. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressés à la société au plus tard le 19 avril 2016 par courrier ordinaire à l'attention de M. Kenneth De Kegel ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be). Le cas échéant, la société publiera un ordre du jour complété au plus tard le 26 avril 2016. De plus amples informations relatives aux droits susmentionnés et leurs modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la société (http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/).

Droit de poser des questions

Les actionnaires ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire préalablement à l'assemblée générale. Ces questions peuvent être posées préalablement à l'assemblée générale par fax (+32 (0)2 373 00 10), par e-mail (shareholders@cofinimmo.be) ou par courrier au siège social de la société à l'attention de M. Kenneth De Kegel. Elles doivent parvenir à la société au plus tard le 5 mai 2016 à 17h00. De plus amples informations relatives au droit susmentionné et ses modalités d'exercice sont disponibles sur le site internet de la société (http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/).

Documents disponibles

Tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la société http://www.cofinimmo.com/investisseurs/information-actionnaire/assemblées-générales/, à partir du 8 avril 2016. A compter de cette même date, les actionnaires pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la société (Boulevard de la Woluwe 58, 1200 Bruxelles) et/ou obtenir gratuitement les copies de ces documents. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées par écrit à l'attention de M. Kenneth De Kegel ou par courriel (shareholders@cofinimmo.be).

Afin de faciliter les opérations de pointage de la liste des présences, nous vous prions de bien vouloir vous présenter au siège social de COFINIMMO au moins trente minutes avant le début de la séance.