Cofinimmo — AGM Information 2016

Apr 8, 2016

COFINIMMO

Naamloze Vennootschap Openbare Gereglementeerde VastgoedVennootschap Woluwedal 58, 1200 Brussel R.P.R. Brussel 0426.184.049

De aandeelhouders worden uitgenodigd tot de gewone vergadering die zal plaatsvinden op woensdag 11 mei 2016 om 15u30 om te delibereren over de volgende agenda:

• 1. Kennisname van het jaarverslag betreffende het statutaire en het geconsolideerd boekjaar afgesloten op 31 december 2015
• 2. Voorstel tot goedkeuring van het remuneratieverslag voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2015
• 3. Kennisname van het verslag van de commissaris betreffende de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2015 en van het verslag van de commissaris betreffende de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2015
• 4. Goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2015 en resultaatsverwerking
• Voorstel tot goedkeuring van de statutaire jaarrekening afgesloten op 31 december 2015, met inbegrip van de resultaatsverwerking.
• Voorstel tot toekenning van een bruto bevoorrecht dividend van 6,37 € aan de bevoorrechte aandeelhouders en een bruto dividend van 5,50 € aan de gewone aandeelhouders.
• Voorstel om het recht op dividend op de 40.125 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo mbt. het aandelenoptieplan op te schorten en het recht op dividend op 9.989 eigen gewone aandelen in het bezit van Cofinimmo, of op het overige aantal aandelen nog in haar bezit op de dag van deze algemene vergadering, te annuleren. De betalingsdatum van de dividenden wordt bepaald door de Raad van Bestuur.
• 5. Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2015
• 6. Kwijting aan de bestuurders
• Voorstel om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2015.
• 7. Kwijting aan de commissaris
• Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het statutair boekjaar afgesloten op 31 december 2015.
• 8. Hernieuwing van het mandaat van drie bestuurders
• A) Voorstel tot hernieuwing van de heer Jean-Edouard Carbonnelle als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2018
• B) Voorstel tot hernieuwing van het mandaat van de heer Xavier de Walque, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2020, en vaststelling van haar onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vermits zij de in dit artikel opgenomen criteria eerbiedigt
• C) Voorstel tot hernieuwing van het mandaat van de heer Christophe Demain, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2017, en vaststelling van haar onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vermits zij de in dit artikel opgenomen criteria eerbiedigt.
• 9. Naar aanleiding van het verstrijken van drie het mandaat van de heren Vincent Doumier, Gaëtan Hannecart, en Baudouin Velge, voorstel tot benoeming van drie nieuwe onafhankelijke bestuurders:
• a) Voorstel tot benoeming van mevrouw Diana Monissen als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2020, en vaststelling van haar onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vermits zij de in dit artikel opgenomen criteria eerbiedigt.
• b) Voorstel tot benoeming van de heer Olivier Chapelle als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2020, en vaststelling van zijn onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vermits zij de in dit artikel opgenomen criteria eerbiedigt.
• c) Voorstel tot benoeming van de heer Maurice Gauchot als bestuurder, onder opschortende voorwaarde van goedkeuring door de FSMA, met onmiddellijke ingang tot aan het einde van de Gewone Algemene Vergadering van 2020, en vaststelling van zijn onafhankelijkheid overeenkomstig artikel 526ter van het Wetboek van Vennootschappen vermits zij de in dit artikel opgenomen criteria eerbiedigt.
• 10. Goedkeuring van de forfaitaire vergoeding toegekend aan niet-uitvoerende bestuurders wonend in het buitenland om de extra tijd te vergoeden die ze besteden aan hun mandaat ten opzichte van een bestuurder die in België woont. Voorstel om de niet-uitvoerende bestuurders die in het buitenland wonen een forfaitair bedrag toe te kennen van € 1.000 per fysieke aanwezigheid op een Raad van Bestuur en/of een Comité bij te wonen.
• 11. Voorstel tot goedkeuring, overeenkomstig artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen en, voor zoveel als nodig, bekrachtiging van alle clausules van controleverandering die voorkomen in elke kredietovereenkomst die door de vennootschap werd overeengekomen, en tot het overgaan op de openbaarmakingformaliteiten zoals voorzien in artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen. Voorstel tot goedkeuring van de clausule van controleverandering inzake de vernieuwde syndicaatlening daterend van 5 november 2015 voor een periode van 5 jaar en waarvan het totale bedrag werd verhoogd tot 300.000.000,- €. Deze clausule bepaalt dat in geval van controlewijziging, het geleende bedrag, verhoogd met interesten, onmiddellijk opeisbaar zal zijn. In geval dat deze clausule niet goedgekeurd wordt door de algemene vergadering van 11 mei 2016, of dat de formaliteiten van openbaarmaking als bedoeld in artikel 556 van het Wetboek van Vennootschappen niet zouden worden nageleefd, zal de begininterest van de syndicaatlening worden verhoogd met 20 basispunten.
• 12. Varia

PRAKTISCHE INFORMATIE

Overeenkomstig artikel 536§2 van het Wetboek van Vennootschappen, zullen de aandeelhouders slechts toegelaten worden tot de gewone algemene vergadering van 11 mei 2016 en er hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de volgende twee voorwaarden vervuld zijn:

1) COFINIMMO moet het bewijs verkrijgen van de aandeelhouders dat zij op 27 april 2016 om middernacht (de « Registratiedatum ») houder waren van het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering, en,

2) COFINIMMO moet uiterlijk op 5 mei 2016 de bevestiging krijgen van de aandeelhouders dat zij wensen deel te nemen aan de Algemene Vergadering.

REGISTRATIE

De registratieprocedure verloopt als volgt:

De houders van aandelen op naam moeten op 27 april 2016 om middernacht (Belgische tijd) ingeschreven zijn in het nominatieve aandelenregister van COFINIMMO voor het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten uiterlijk op 27 april 2016 om middernacht (Belgische tijd) aan hun financieel bemiddelaar of onderstaande erkende financiële instelling, het aantal aandelen meedelen dat zij wensen te registreren en waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering. De financieel bemiddelaar zal hiervoor een registratieattest opmaken.

Enkel de personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum hebben het recht deel te nemen en te stemmen op de vergadering, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de vergadering.

De houders van gedematerialiseerde aandelen zullen uiterlijk op 5 mei 2016 voormeld registratieattest neerleggen bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

BEVESTIGING VAN DEELNAME EN VOLMACHT

Naast de voormelde registratieprocedure dienen, de aandeelhouders die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering, dienen hun aanwezigheid te melden op uiterlijk 5 mei 2016, als volgt:

• de eigenaars van aandelen op naam, per gewone brief verstuurd naar de zetel van de vennootschap, te 1200 Brussel, Woluwedal 58 (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel), per fax (+32 (0) 373.00.10) of per mail (shareholders@cofinimmo.be) op de hoogte te brengen van hun intentie om deel te nemen aan de algemene vergadering.

• de eigenaars van gedematerialiseerde aandelen door neerlegging van het registratieattest bedoeld in punt REGISTRATIE bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

De aandeelhouders kunnen zich eveneens laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager middels het door de vennootschap opgestelde volmachtformulier. Dit formulier kan verkregen worden via de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/), via gewone aanvraag gericht aan de heer Kenneth De Kegel (+32 (0)2 777 08 81) of per mail (shareholders@cofinimmo.be).

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, dienen de voormelde procedure voor registratie en deelnamebevestiging te volgen. De papieren versie van de originele volmacht dient uiterlijk op 5 mei 2016 te worden verzonden naar BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44 (general.meetings@degroofpetercam.com).

BELANGRIJKE TOELICHTINGEN

Bekendmakingen van belangrijke deelnames

Overeenkomstig artikel 545 van het Wetboek van Vennootschappen, kan niemand aan de stemming op de algemene vergadering deelnemen voor meer stemrechten dan degene verbonden aan effecten waarvoor hij verklaard heeft de houder te zijn, overeenkomstig artikels 514, 515 of 515bis van het Wetboek van Vennootschappen. Als u titularis bent van een aantal effecten dat minstens een veelvoud van 5% uitmaakt, mag u enkel overgaan tot de boekhoudkundige registratie van maximaal het aantal effecten waarvoor u een transparantiemelding hebt opgemaakt.

Recht om onderwerpen op de agenda te laten plaatsen en voorstellen tot besluiten in te dienen

Een of meer aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de gewone algemene vergadering laten plaatsen en vorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen. De op de agenda te plaatsen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit dienen uiterlijk op 19 april 2016 aan de vennootschap te worden per brief ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders@cofinimmo.be). In voorkomend geval publiceert de vennootschap uiterlijk op 26 april 2016. Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningwijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/).

Recht om vragen te stellen

De aandeelhouders hebben het recht om schriftelijke vragen te stellen aan de bestuurders en/of de commissaris vóór de algemene vergadering. Die vragen kunnen vooraf aan de algemene vergadering worden gesteld per fax (+32 (0) 373 00 10), per email (shareholders@cofinimmo.be) of per brief aan de maatschappelijke zetel van de vennootschap ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58). De vennootschap dient uiterlijk op 5 mei 2016 om 17 uur in het bezit te zijn van die schriftelijke vragen. Voor meer informatie over voornoemd recht en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/).

Beschikbare stukken

Alle stukken over de algemene vergadering die, krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf 8 april 2016 op de website van de vennootschap (http://www.cofinimmo.com/investeerders/aandeelhoudersinformatie/algemene-vergaderingen/)) worden geraadpleegd. Vanaf diezelfde datum kunnen de aandeelhouders die documenten op werkdagen en tijdens de normale kantooruren raadplegen op de maatschappelijke zetel van de vennootschap (1200 Brussel, Woluwedal 58), en/of gratis een kopie van die documenten verkrijgen.

De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd ter attentie van de heer Kenneth De Kegel (1200 Brussel, Woluwedal 58) of per e-mail (shareholders @cofinimmo.be).

Om het opstellen van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij u dertig minuten vóór het begin van de vergadering aanwezig te zijn op de maatschappelijke zetel van COFINIMMO.