Cofinimmo — AGM Information 2012

Sep 7, 2012

GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN 9 OKTOBER 2012

PRAKTISCHE GEHEUGENSTEUN

* * *

DEELNAME AAN DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING

1. Toelatingsvoorwaarden

Overeenkomstig artikel 20 van de statuten, zullen de aandeelhouders slechts toegelaten worden tot de Buitengewone Algemene vergadering van 9 oktober 2012 en er hun stemrecht kunnen uitoefenen indien de volgende twee voorwaarden vervuld zijn:

a. COFINIMMO moet ten laatste op woensdag 3 oktober 2012 het bewijs verkrijgen dat de aandeelhouders die wensen deel te nemen aan de algemene vergadering, op dinsdag 25 september 2012 om middernacht (Belgische tijd) (de « Registratiedatum ») houder waren van het aantal aandelen waarmee zij de intentie hebben deel te nemen aan de vergadering (REGISTRATIE);

EN,

b. Deze aandeelhouders moeten uiterlijk op woensdag 3 oktober 2012 schriftelijk bevestigen dat zij wensen deel te nemen aan de vergadering (DEELNAMEBEVESTIGING).

Enkel de personen die aandeelhouder zijn op de Registratiedatum, hebben het recht deel te nemen en te stemmen op de vergadering, ongeacht het aantal aandelen in het bezit van de aandeelhouder op de dag van de vergadering.

REGISTRATIE

De boekhoudkundige registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder bestaat, ofwel uit hun inschrijving in het nominatieve aandelenregister; ofwel hun inschrijving op de rekeningen van een erkende financiële instellingen of een vereffeninginstelling; ofwel uit de fysieke neerlegging van effecten aan toonder bij een financiële instelling.

Houders van aandelen op naam

De houders van aandelen op naam moeten op dinsdag 25 september 2012 om middernacht (Belgische tijd) ingeschreven zijn in het nominatieve aandelenregister van COFINIMMO voor het aantal aandelen waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

Houders van gedematerialiseerde aandelen en/of aandelen aan toonder

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten ten laatste op de Registratiedatum, zijnde dinsdag 25 september 2012 om middernacht (Belgische tijd), aan hun financieel bemiddelaar of onderstaande erkende financiële instelling, het aantal aandelen meedelen dat zij wensen te registreren en waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

De houders van aandelen aan toonder moeten ten laatste op dinsdag 25 september 2012 om middernacht (Belgische tijd) het aantal aandelen fysiek neerleggen dat zij wensen te registreren op de Registratiedatum en waarmee zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering.

Sinds 1 januari 2008, ingevolge de wet van 14 december 2005 op afschaffing van de aandelen aan toonder, resulteert de neerlegging van gedrukte aandelen aan toonder bij een financiële instelling met het oog op deelname van de aandeelhouder aan een algemene vergadering, van rechtswege in de dematerialisatie van deze aandelen en de inschrijving ervan op een gedematerialiseerde effectenrekening bij deze financiële instelling. De fysieke teruggave van neergelegde gedrukte aandelen aan toonder is dus niet meer mogelijk.

De houders van gedematerialiseerde aandelen of aandelen aan toonder moeten aan COFINIMMO een registratie-attest voorleggen, dat zij krijgen van hun financieel bemiddelaar of erkende financiële instelling en dat het aantal gedematerialiseerde aandelen op naam van de houder op de Registratiedatum bevestigt, of dat het aantal aandelen aan toonder bevestigt dat door de houder werd neergelegd op de Registratiedatum en waarmee hij wenst deel te nemen aan de algemene vergadering. De houders van gedematerialiseerde aandelen of aandelen aan toonder, zullen uiterlijk woensdag 3 oktober 2012 bovenvermeld registratie-attest neerleggen, en dit uitsluitend bij:

• BNP PARIBAS FORTIS, 1000 Brussel, Warandeberg 3, en haar zetels, agentschappen en bureaus,
• BELFIUS BANK, 1000 Brussel, Pachecolaan 44, en haar zetels, agentschappen en bureaus, of
• BANK DEGROOF, 1040 Brussel, Nijverheidslaan 44, of
• ING BELGIE, 1000 Brussel, Marnixlaan 24, en haar zetels, agentschappen en bureaus, of
• KBC GROEP, 1080 Brussel, Havenlaan 2, en haar zetels, agentschappen en bureaus.

DEELNAMEBEVESTIGING

Naast de voormelde registratieprocedure, moeten de aandeelhouders COFINIMMO (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel) schriftelijk, per fax of per mail (shareholders@cofinimmo.be) op de hoogte brengen (Aankondiging deelname als bijlage) dat zij wensen deel te nemen aan de algemene vergadering en dit ten laatste op woensdag 3 oktober 2012.

Houders van aandelen op naam:

Het aantal aandelen op naam dat vermeld is op de aankondiging van deelname en waarmee de aandeelhouder wenst deel te nemen aan de vergadering, zal worden afgestemd op het aantal aandelen dat op de Registratiedatum in het nominatieve aandelenregister stond genoteerd.

Houders van gedematerialiseerde aandelen of aandelen aan toonder:

De houders van gedematerialiseerde aandelen en/of aandelen aan toonder moeten een kopie van hun registratie-attest, afgegeven door de financieel bemiddelaar, bij hun aankondiging van deelname voegen.

2. Stemming bij volmacht

Conform artikel 21 van de statuten, kunt u zich eveneens laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager middels de volmacht, die bij de oproeping is gevoegd (Volmacht als bijlage).

De volmachten die gegeven worden in naam van een rechtspersoon, moeten worden getekend door een wettelijke of statutaire vertegenwoordiger. Indien dit niet het geval is, wordt de volmacht niet aanvaard. De volmachtdragers zijn een aangestelde, bestuurder of zaakvoerder van deze rechtspersoon.

De aandeelhouders die zich wensen te laten vertegenwoordigen, moeten de voormelde registratieprocedure volgen, en de originele volmachten ten laatste woensdag 3 oktober 2012, vergezeld van het registratie-attest zoals afgegeven door de financieel bemiddelaar aan de houders van gedematerialiseerde aandelen of aandelen aan toonder, per gewone brief opsturen naar de maatschappelijke zetel van COFINIMMO (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel).

BELANGRIJKE TOELICHTINGEN

Ter herinnering, de fusievoorstellen, de voorstellen tot kapitaalverhoging en de aanpassing van de statuten vereisen de vertegenwoordiging van ten minste de helft van de bestaande aandelen (behalve in geval van een tweede vergadering, na ontstentenis van de eerste, die geldig mag beraadslagen ongeacht het aantal vertegenwoordigde aandelen), evenals een drie / vierde meerderheid van de stemmen op de vergadering om te kunnen worden aangenomen. In de hypothese dat de helft van het kapitaal niet zou zijn vertegenwoordigd op deze Buitengewone Algemene Vergadering van 9 oktober 2012, wordt een nieuwe Buitengewone Algemene Vergadering met dezelfde agenda voorzien op vrijdag 26 oktober 2012 om 11u00. Deze vergadering zal geldig kunnen beraadslagen over de agendapunten, ongeacht het deel van het kapitaal vertegenwoordigd door de aanwezige aandeelhouders.

Als u titularis bent van een aantal effecten dat minstens een veelvoud van 5% uitmaakt, mag u enkel overgaan tot de boekhoudkundige registratie van maximaal het aantal effecten waarvoor u een transparantiemelding hebt opgemaakt.

Overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van Vennootschappen, kunnen een of meerdere aandeelhouders die samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal van COFINIMMO vertegenwoordigen, tot ten laatste maandag 17 september 2012 nieuwe onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluiten indienen met betrekking tot bestaande of nieuwe onderwerpen op de agenda. COFINIMMO zal ten laatste maandag 24 september 2012 een aangepaste agenda publiceren indien er voorstellen tot plaatsing van onderwerpen en/of tot indiening van voorstellen tot besluiten werden ontvangen.

Daarenboven, overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van Vennootschappen, hebben de aandeelhouders die aan de toelatingsvoorwaarden voldoen en die hun hoedanigheid als aandeelhouder op de Registratiedatum hebben bewezen, het recht schriftelijk vragen te stellen aan de bestuurders en aan de commissaris. Deze vragen mogen worden gericht aan COFINIMMO (ter attentie van de heer Kenneth De Kegel) per brief, fax of e-mail (shareholders@cofinimmo.be) en dit ten laatste woensdag 3 oktober 2012. De vragen zullen slechts worden beantwoord indien de aandeelhouder de voormelde registratie- en bevestigingsprocedure voor de algemene vergadering heeft nageleefd.

Om het opstellen van de aanwezigheidslijst te vergemakkelijken, verzoeken wij u dertig minuten vóór het begin van de vergadering aanwezig te zijn op de maatschappelijke zetel van Cofinimmo

Indien u de documentatie in het Frans wenst te ontvangen of meer inlichtingen wenst, kunt u ons steeds bereiken op het nummer +32 (0)2/777.08.81 of per e-mail shareholders@cofinimmo.be. De volledige documentatie met betrekking tot de vergadering kunt u raadplegen op onze internetsite www.cofinimmo.com/investor-relations--media/shareholders'-meetings.aspx.