AI assistant
Arctic Bioscience — AGM Information 2021
Oct 25, 2021
3536_rns_2021-10-25_3f85ccae-53aa-435b-b237-6646e18a983c.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I ARCTIC BIOSCIENCE AS
Det innkalles med dette til ekstraordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS («Selskapet»). Styret har besluttet at generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte, den 10. november 2021 kl. 13.00 (CET) virtuelt på Microsoft Teams.
Aksjeeiere kan også velge å avgi forhåndsstemme eller fullmakt, som beskrevet i innkallingen. For en mer effektiv generalforsamling oppfordrer vi så mange som mulig til å avgi forhåndsstemme eller fullmakt.
Til behandling foreligger følgende saker:
- 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder
- 2. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
- 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden
Selskapets styre har foreslått Marita Holstad som nytt styremedlem.
Marita Holstad har lang erfaring fra legemiddelindustrien, og er i dag Global Vice President, Commercialization Leader Respiratory i GlaxoSmithKline (GSK), med base i Chicago, IL. Før hun begynte i GSK, har Marita Holstad 16 års erfaring fra AbbVie (tidligere Abbott) fra lederstillinger i Norge, Storbritannia og USA innen immunologi på tvers av revmatologi, gastrologi og dermatologi. Holstad har en MBA -grad i strategisk ledelse fra Norges Handelshøyskole (NHH).
NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN ARCTIC BIOSCIENCE AS
Notice is hereby given of an Extraordinary Shareholders' Meeting of Arctic Bioscience AS (the "Company"). The Board of Directors has decided to conduct the general meeting without a physical meeting, to be held on 10. November 2021 at 1 p.m. (CET) virtually on Microsoft Teams.
Shareholders may also choose to vote in advance or by proxy as described in this notice. For a more efficient general meeting, we encourage as many as possible to vote in advance or by proxy.
The agenda is as follows:
- 1. Opening of the general meeting by the chairperson of the board
- 2. Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes
- 3. Approval of the notice and the agenda
4. Valg av nytt styremedlem 4. Election of new board member
The Board of Directors has proposed Marita Holstad as new board member.
Marita Holstad has extensive experience from the pharmaceutical industry, and is currently Global Vice President, Commercialization Leader Respiratory in GlaxoSmithKline (GSK), based in Chicago, IL. Before joining GSK, Marita Holstad has 16 years' experience from AbbVie (previously Abbott) from management positions in Norway, UK and the US within Immunology across Rheumatology, Gastrology and Dermatology. Holstad holds an MBA in Strategic Leadership from the Norwegian School of

Holstad har spesiell kunnskap om utvikling av farmasøytiske produkter, forretningsutvikling, kommersialisering og markedsføring. Styret mener at Holstad vil bidra til å komplementere selskapets styre og en sterk bidragsyter til selskapets styrearbeid fremover.
Det foreslås at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:
Marita Holstad velges som nytt styremedlem i Selskapet.
Selskapets styre vil dermed bestå av følgende personer:
- Harald Nordal, Styrets leder
- Jostein Christian Dalland, styremedlem
- Asbjørn Solevågseide, styremedlem
- Jan Endre Vartdal, styremedlem
- Per Magne Eggesbø, styremedlem
- Tore Andreas Frøysa Tønseth, styremedlem
- Hu Cao, styremedlem
- Marita Holstad, styremedlem
Frist for registrering
Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 09. november 2021 kl. 15.00 (CET)
****
Aksjonærenes stemmerett
En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier, og som er registrert i verdipapirsentralen (VPS) på tidspunktet for generalforsamlingen. Hver aksje i Selskapet gir én stemme på generalforsamlingen. Dersom en aksjeeier har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de transporterte aksjene kun utøves dersom aksjeeieren er påmeldt til generalforsamlingen og ervervet er
Economics and Business Administration (NHH).
Holstad has special knowledge in pharmaceutical product and business development, commercialization and marketing. As such, the Board of Directors believes that Holstad will be a good fit to the Company's Board of Directors and a strong contributor to the Company's Board work going forward.
It is proposed that the general meeting make the following resolution:
Marita Holstad is elected as new Board member in the Company.
Thus, the Company's Board of Directors will consist of the following persons:
- Harald Nordal, Chairperson of the Board
- Jostein Christian Dalland, Board member
- Asbjørn Solevågseide, Board member
- Jan Endre Vartdal, Board member
- Per Magne Eggesbø, Board member
- Tore Andreas Frøysa Tønseth, Board member
- Hu Cao, Board member
- Marita Holstad, Board member
****
Deadline for registration
Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions:
09. November 2021 at 3pm (CET)
Shareholder's voting rights
Shareholders are entitled to vote at the General Meeting according to the number of shares of which the shareholder in question is registered as beneficial owner in the Norwegian Central Securities Depositary (VPS) at the time of the general meeting. Each share carries one vote at the General Meeting. If a shareholder has purchased shares but has not registered such purchase in the VPS at the time of the General Meeting, the voting rights for the assigned shares can only be exercised if the shareholder has been

meldt og dokumentert i henhold til gjeldende regelverk.
For aksjer som er registrert på særskilt investorkonto (forvalterregistrert) gjelder at forvalter ikke kan møte eller stemme på generalforsamlingen for disse aksjene. Aksjeeier må, for å kunne møte og stemme på generalforsamlingen, overføre aksjene fra investorkontoen til en konto i eget navn.
Aksjeeieren må fremgå som direkteregistrert aksjeeier i VPS senest ved åpning av generalforsamlingen.
Påmelding for deltakelse
Påmelding for deltakelse gjøres via Selskapets hjemmeside:
https://arctic-bioscience.com/investors/general-
meetings eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan vedlagte skjema sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmeldte aksjeeiere vil få tilsendt en digital innkalling.
Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og/eller gjennom børsmelding.
Forhåndsstemmer
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via Selskapets hjemmeside: https://arcticbioscience.com/investors/general-meetings eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. For forhåndsstemme på https://arctic-bioscience.com/investors/general- registered for the General Meeting, and the purchase has been notified and documented according to applicable law.
As regards shares which are registered in a separate investor account (registered under a management/nominee account), managers may not attend or vote for these shares at general meetings. A shareholder who wish to attend and vote at the General Meeting must transfer these shares from the investor account to an account in its own name. The shareholder must appear as a directly registered shareholder in the VPS at the latest by the opening of the General Meeting.
Notice of attendance
Notice of attendance should be registered through the Company's website:
https://arctic-bioscience.com/investors/generalmeetings or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either throughhttps://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send the attached form by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. Registered shareholders will receive an electronic invite.
Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the company's website and/or through a stock exchange announcement.
Advance votes
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website: https://arctic-bioscience.com/investors/generalmeetings or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. For advance voting on https://arctic-

meetings, må referansenummer og pinkode oppgis.
NB: Da generalforsamlingen avholdes som et virtuelt møte ber vi om at de aksjonærene som vil delta på dagen, samtidig sender en e-post til [email protected] slik at selskapet har en e-post å sende detaljer til.
Informasjon vedrørende den ekstraordinære generalforsamlingen, herunder denne innkalling med vedlegg og Selskapets vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets nettside: https://arctic-bioscience.com/investors/home/
bioscience.com/investors/general-meetings, reference number and pin code must be stated.
NB: As the meeting is being held virtually, we ask that shareholders who enroll for participation in the meeting at the same time sends an e-mail to danielle@arcticbioscience.com so that the company have an email that they can send details to.
Information regarding the extraordinary general meeting, including this notice with attachments and the Company's articles of association, is available at the Company's website: https://arctic-bioscience.com/investors/home/
In case of discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
Ørsta, 27.10.2021
For styret i Arctic Bioscience AS
Harald Nordal Styrets leder / Chairperson of the Board of Directors

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"
Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"
Innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS avholdes 10 November.2021 kl. 13.00. Møtet vil bli holdt virtuelt på Microsoft Teams.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: "Beholdning", og stemmer for det antall aksjer som er eid per Record date: 9 november.2021
Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 9 november 2021 kl. 15:00 (CET).
Forhåndsstemme
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Påmelding for virtuell deltakelse
Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
NB: Da generalforsamlingen avholdes som et virtuelt møte ber vi om at de aksjonærene som vil delta på dagen, samtidig sender en e-post til [email protected] slik at selskapet har en e-post å sende detaljer til.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift |
|---|---|---|
Fullmakt uten stemmeinstruks for ekstraordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.
Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"
Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes.
I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn "
gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)
Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 10 November 2021 i Arctic Bioscience AS for mine/våre aksjer.

Fullmakt med stemmeinstruks for ekstraordinær generalforsamling i Arctic Bioscience AS
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 9 November 2021 kl. 15:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref.nr.: "Refnr"
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 10 november 2021 i Arctic Bioscience AS for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 2021 | Mot | Avstå | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder | | | |
| 2. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. | Valg av nytt styremedlem | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"
Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"
Notice of Extraordinary General Meeting
Meeting in Arctic Bioscience AS will be held on 10 November 2021 at 1pm. Meeting will be held virtually on Microsoft Teams.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: "Beholdning" and vote for the number of shares owned per Record Date: 9 November.2021
Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 9 November 2021 at 3pm (CET).
Advance votes
Advance votes may only be executed electronically, through the Company's websitehttps://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ (use ref.nr and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Notice of attendance
Notice of attendance should be registered through the Company's website https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ or through VPS Investor Services.
For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
NB: As the meeting is being held virtually, we ask that shareholders who enroll for participation in the meeting at the same time sends an e-mail to [email protected] so that the company have an e-mail that they can send details to.
| Place | Date | Shareholder's signature | |
|---|---|---|---|
Proxy without voting instructions for Extraordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS.
Ref no: "Refnr" PIN code:"Pin"
Proxy should be registered through the Company's website https://arctic-bioscience.com/investors/general-meetings/ or through VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
The undersigned "Firma-/Etternavn, Fornavn "
hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)
the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
_____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS on 10 November 2021.

Proxy with voting instructions for Extraordinary General Meeting in Arctic Bioscience AS.
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 9 November 2021 at 3pm. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The undersigned: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref no: "Refnr"
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Arctic Bioscience AS on 10 November 2021.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Extraordinary General Meeting 2021 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Opening of the general meeting by the chairperson of the board | | | |
| 2. | Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes | | | |
| 3. | Approval of the notice and the agenda | | | |
| 4. | Election of new board member | | | |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)