Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

Agilyx AGM Information 2022

Nov 30, 2022

3523_rns_2022-11-30_79e5adec-a5ad-40a5-bf67-2a0a9d7732c4.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

INNKALLING TIL EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING I

AGILYX ASA

Styret innkaller herved til ekstraordinær generalforsamling i Agilyx ASA («Selskapet»), org.nr. 923 974 709, klokken 10:00 (CET) den 21. desember 2022 i lokalene til Advokatfirmaet Schjødt AS, Ruseløkkveien 14-16, 0251 Oslo. Registrering av fremmøtte finner sted fra kl. 09:45 (CET).

Viktig melding: Deltakelse på generalforsamlingen kan skje via Teams på følgende link:

https://teams.microsoft.com/dl/launcher/launc her.html?url=%2F\_%23%2Fl%2Fmeetup-

join%2F19%3Ameeting\_ZmEzYjFjZWMtMmM2Zi 00NmI4LWIyODItYTE2YzBlZjA3YjQx%40thread.v 2%2F0%3Fcontext%3D%257b%2522Tid%2522% 253a%25229f131df5-27e1-4bd9-965f-

c612def301a8%2522%252c%2522Oid%2522%2 53a%25226eb26b1b-2e7d-4b90-82e1-

030b4f17ae64%2522%257d%26anon%3Dtrue&t ype=meetup-join&deeplinkId=a947459b-0b40- 4c55-ad31-

5959b37c805e&directDl=true&msLaunch=true &enableMobilePage=true&suppressPrompt=tru e

Stemmegiving over Teams er imidlertid ikke mulig. Aksjonærer som ønsker å delta via Teams må derfor enten forhåndsstemme elektronisk via VPS eller sende inn fullmaktsskjema som beskrevet nedenfor.

Generalforsamlingen åpnes av styrets leder eller den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. Følgende saker foreligger til behandling:

  • 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
  • 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
  • 3. Godkjennelse av retningslinjer om godtgjørelse for toppledelsen og ledende personer

(Unofficial translation. The official language of these minutes is Norwegian. In the event of any discrepancies between the Norwegian and English text, the Norwegian text shall precede.)

NOTICE OF EXTRAORDINARY GENERAL MEETING IN AGILYX ASA

The board of directors hereby calls an extraordinary general meeting in Agilyx ASA (the "Company"), org. no. 923 974 709, at 10:00 (CET) on 21 December 2022 in the offices of Advokatfirmaet Schjødt AS, Ruseløkkveien 14-16, 0251 Oslo. Registration of attendance will take place from 09:45 (CET).

Important notice: Participation at the general meeting can take place via Teams by using the following link:

https://teams.microsoft.com/dl/launcher/launch er.html?url=%2F\_%23%2Fl%2Fmeetupjoin%2F19%3Ameeting\_ZmEzYjFjZWMtMmM2Zi0 0NmI4LWIyODItYTE2YzBlZjA3YjQx%40thread.v2% 2F0%3Fcontext%3D%257b%2522Tid%2522%253a %25229f131df5-27e1-4bd9-965fc612def301a8%2522%252c%2522Oid%2522%253 a%25226eb26b1b-2e7d-4b90-82e1- 030b4f17ae64%2522%257d%26anon%3Dtrue&ty pe=meetup-join&deeplinkId=a947459b-0b40- 4c55-ad31- 5959b37c805e&directDl=true&msLaunch=true&e

nableMobilePage=true&suppressPrompt=true

Cast of votes over Teams is, however, not possible. Shareholders who want to participate via Teams must thus either cast votes in advance electronically through the VPS or submit a proxy as described below.

The general meeting will be opened by the chairman of the board or a person appointed by the board. The opener of the meeting will make a record of attendance of shareholders present and proxies. The following items are on the agenda:

  • 1. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes
  • 2. Approval of agenda and notice
  • 3. Approval of the Remuneration Policy for Executives and Senior Management

* * * * * *

Det er per datoen for denne innkallingen 84.529.955 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet eier per dato for innkallingen ingen egne aksjer. I tråd med selskapets vedtekter, kan retten til å delta og stemme på selskapets generalforsamling bare utøves dersom erverv av aksjer er innført i aksjeeierregisteret den femte virkedagen før generalforsamlingen, det vil si den 14. desember 2022 ("Registreringsdatoen")

Styret oppfordrer aksjonærer per Registreringsdatoen som ønsker å delta på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, til å registrere sitt oppmøte innen kl. 10:00 (CET) den 20. desember 2022. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets nettside www.agilyx.com, eller via Euronext VPS Investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjema vedlagt som Vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.

Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til Jan Secher (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt registreres elektronisk via Selskapets nettside www.agilyx.com, eller via Euronext VPS Investortjenester. Fullmakt kan også gis ved å fylle ut og returnere vedlagte fullmaktsskjema i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeierne til å sende inn fullmakter slik at de mottas innen 20. desember 2022, kl. 10:00 (CET).

En aksjeeier har rett til å avgi stemme for det antall aksjer som vedkommende eier, og som er registrert på en konto i verdipapirsentralen (VPS) som tilhører aksjonæren på tidspunktet for generalforsamlingen. Hvis en aksjonær har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for generalforsamlingen, kan retten til å stemme for de aksjene som er ervervet, bare utøves av erververen hvis ervervet er meldt til VPS og blir godtgjort på generalforsamlingen. Ved et eierskifte kan for øvrig erververen og avhenderen avtale at avhenderen kan utøve rettigheter som aksjeeier frem til disse går over til erververen.

As at the date of this notice, there are 84,529,955 shares in the Company, and each share represents one vote. As at the date of this notice, the Company does not have any own shares. In line with the Company's articles of association, the right to participate and vote at the Company's general meeting can only be exercised if the acquisition of shares is registered with the shareholder register on the fifth working day before the general meeting, i.e. on 14 December 2022 (the "Record Date").

The board encourages shareholders as of the Record Date that wish to attend the general meeting, either in person or by proxy, to register their attendance within 20 December 2022 at 10:00 (CET). Shareholders can register their attendance through the Company's website www.agilyx.com, or Euronext VPS Investor Services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.

Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize Jan Secher (or whomever he designated) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through the Company's website www.agilyx.com or Euronext VPS Investor Services. Proxies may also be submitted by completing and submitting the enclosed proxy form in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and presented no later than at the general meeting. The board encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received within 20 December 2022 at 10:00 (CET).

Each shareholder has the right to vote for the number of shares owned by the shareholder and registered in the shareholder's register with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the time of the general meeting. If a share acquisition has not been registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS) at the time of the general meeting, voting rights for the acquisition are reported to the Norwegian Central Securities Depository (VPS) and proven at the general meeting. In a share transfer, the parties may agree that the seller can exercise the shareholder rights until the rights have been assumed by the acquirer.

Etter selskapets syn, med dagens vedtekter, har verken den reelle eieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på en VPSkonto som tilhører forvalteren, jf. allmennaksjeloven § 4-10. Den reelle eieren av aksjer kan imidlertid stemme for aksjene hvis han godtgjør at han har tatt nødvendige skritt for å avslutte forvalterregistreringen av aksjene, og at aksjene vil overføres til en ordinær VPS-konto, som står i navnet til eieren. Hvis eieren kan godtgjøre at han har tatt slike skritt, og at han har en reell aksjeeierinteresse i selskapet, kan han etter selskapets oppfatning stemme for aksjene, selv om de ennå ikke er registrert på en separat VPS-konto.

Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.

Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside (www.agilyx.com/investors/general-meeting), herunder vedlegg til innkallingen. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen, vil på forespørsel sendes vederlagsfritt til aksjeeierne. En slik forespørsel må sendes til [email protected].

In the Company's view, with the current Articles of Association, neither the beneficial owner nor the agent has the right to vote for shares registered on nominee accounts with the Norwegian Central Securities Depository (VPS), cf. the Companies Act section 4-10. The beneficial owner may, however, vote for the shares in the event all necessary steps are taken to terminate the custodian registration of the shares, and the shares are transferred to an ordinary account registered with the Norwegian Central Securities Depository (VPS), in the owner's name. Provided that the owner can document such conduct, and he has an actual ownership interest in the company, he may, in the Company's opinion, vote for the shares, even though they are not yet registered on a separate VPS-account.

Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote.

Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website (www.agilyx.com/investors/general-meeting/) including the appendices to this notice. Documents relating to matters to be considered by the general meeting will be sent free of charge to shareholders upon request. Such request must be sent to [email protected].

***

Oslo, 30 November 2022

Agilyx ASA Styret / Board of Directors

Til sak 1: Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen

Styret foreslår at Geir Evenshaug velges som møteleder og at Isabel Charlotte Hacker, juridisk direktør, velges til å medundertegne protokollen.

Til sak 2: Godkjennelse av innkalling og agenda To item 2: Approval of notice and agenda

Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner innkalling og dagsorden.

Styrets forslag til beslutninger The board of directors' proposals for resolutions

To item 1: Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes

The board of directors proposes that Geir Evenshaug is elected as chairman of the meeting and Isabel Charlotte Hacker, General Counsel, is elected to co-sign the minutes.

The board of directors proposes that the notice and the agenda are approved.

Til sak 3: Godkjennelse av retningslinjer om godtgjørelse for toppledelsen og ledende personer

I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a, har styret utarbeidet retningslinjer om fastsettelse om lønn og annen godtgjørelse til toppledelsen og ledende personer. Retningslinjene er inntatt som Vedlegg 2 til denne innkallingen. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning:

"Retningslinjer om godtgjørelse for toppledelsen og ledende personer vedtas."

To item 3: Approval of the Remuneration Policy for Executives and Senior Management

In accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 6-16a, the board has prepared a Remuneration Policy for Executives and Senior Management. The policy is included as Appendix 2 to this notice. The board proposes that the general meeting passes the following resolution:

"The Remuneration Policy for Executives and Senior Management is approved."

Appendix 1 English/Norsk

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref no: "Refnr" PIN code: "Pin"

Notice of Annual General Meeting

Meeting in Agilyx ASA will be held on 21 December 2022 at 10:00. CET Address: Ruseløkkveien 14, 0201 Oslo, Norway/ Virtually

The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: "Beholdning" and vote for the number of shares registered per Record Date: 14 December 2022

Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 20 December 2022 at 10:00 CET

Advance votes

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.agilyx.com (use ref.nr and pin code on this form) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either throughhttps://www.euronextvps.no/ or your account operator.

Registration for virtual attendance

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.agilyx.com or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.

This is a physical meeting, and we encourage shareholders to either participate by advance votes, proxy or physically. If any shareholder enrolled prefer to attend electronically, please send an e-mail to [email protected] and we will facilitate for this.

Place Date Shareholder's signature

Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Agilyx ASA

Proxy to another individual to vote for your shares.

Ref no: "Refnr"
PIN code:
"Pin"
------------------------------ -------

Proxy should be registered through the Company's website www.agilyx.com or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code on this form must be used. In VPS Investor Services chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN. Investor Services can be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration. The Proxy must be dated and signed to be valid.

The undersigned "Firma-/Etternavn, Fornavn "

hereby grants (if you do not state the name the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Agilyx ASA on 21 December 2022.

. .
×
I

Proxy with voting instructions for Extraordinary General Meeting in Agilyx ASA

You must use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) For Instruction to other than Chair of the Board, give a proxy without voting instructions and agree directly with the proxy holder how voting should be executed.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 20 December 2022 at 10:00 CET. If the shareholder is a Company, the signature must be according to the Company's Certificate of Registration.

The Proxy with voting instructions must be dated and signed to be valid.

The undersigned: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref no: "Refnr"

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of Agilyx ASA on 21 December 2022.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Extraordinary General Meeting 21 December 2022 For Against Abstention
1. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes
2. Approval of agenda and notice
3. Approval of the Remuneration Policy for Executives and Senior Management

Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting)

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Innkalling til generalforsamling

Generalforsamling i Agilyx ASA avholdes 21. desember 2022 kl. 10:00 CET i Ruseløkkveien 14, 0201 Oslo/ Virtuelt

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: "Beholdning", og stemmer for det antall aksjer som er registrert per Record date (innført i eierregisteret): 14.desember 2022

Frist for registrering av påmelding, forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser: 20. desember 2022 kl. 10:00 CET

Forhåndsstemme

Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.agilyx.com (bruk referansenummer og pin kode på denne blanketten), eller via Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten brukehttps://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.

Registrering for virtuell deltakelse

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside agilyx.com eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører. Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Generalforsamlingen avholdes som et fysisk møte og vi oppfordrer aksjonærene til å enten forhåndsstemme, gi fullmakt eller delta fysisk. Om noen aksjonærer isteden skulle ønske å delta elektronisk ber vi om at dere sender en e-post til [email protected] slik at vi kan tilrettelegge for dette.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Fullmakt uten stemmeinstruks for generalforsamling i Agilyx ASA

Du kan gi fullmakt til en annen person til å stemme for dine aksjer.

Ref.nr.: "Refnr" Pinkode: "Pin"

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.agilyx.com eller via Investortjenester.

For fullmakt via selskapets hjemmeside må referansenummer og pinkode på denne blanketten benyttes. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN. For tilgang til Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn "

gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å delta og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 21. desember 2022 i Agilyx ASA for mine/våre aksjer.

Fullmakt med stemmeinstruks for generalforsamling i Agilyx ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er alternativt mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Ved instruks til andre enn styrets leder, gir du en fullmakt uten stemmeinstruks, og avtaler direkte med din fullmektig hvordan det skal stemmes.

Fullmakter med stemmeinstruks til styrets leder kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 20. desember 2022 kl. 10:00 CET. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt med instruks er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: "Firma-/Etternavn, Fornavn " Ref.nr.: "Refnr"

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 21. desember 2022 i Agilyx ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ekstraordinær generalforsamling 21. desember 2022 For Mot Avstår
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden
3. Godkjennelse av retningslinjer om godtgjørelse for ledende personer

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Appendix 2

Agilyx ASA Remuneration Policy for Executives and Senior Management/ Agilyx ASA Retningslinjer for godtgjørelse til toppledelsen og ledende personer