Pre-Annual General Meeting Information • Nov 7, 2025
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Zarząd spółki Urteste S.A. z siedzibą w Gdańsku ("Spółka") wpisanej do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ w Gdańsku, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, KRS 0000886944, NIP 5833355988, wysokość kapitału zakładowego 140.966,90 PLN, w całości opłacony, działając na podstawie art. 399 § 1 w związku z art. 402¹ oraz 4022 Kodeksu spółek handlowych, zwołuje Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie Spółki, które odbędzie się w dniu 4 grudnia 2025 roku o godz. 13:00 w Gdańsku (Kołobrzeska 12, 80-394 Gdańsk, Kancelaria Notarialna Agnieszka Zaparty) ("Walne Zgromadzenie", "Nadzwyczajne Walne Zgromadzenie").
Akcjonariuszowi lub akcjonariuszom reprezentującym co najmniej 1/20 kapitału zakładowego przysługuje prawo żądania umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Walnego Zgromadzenia. Żądanie powinno zostać zgłoszone Zarządowi Spółki nie później niż na 21 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do 13 listopada 2025 r.
Żądanie powinno zawierać uzasadnienie lub projekt uchwały dotyczącej proponowanego punktu porządku obrad. Żądanie może zostać złożone na piśmie w siedzibie Spółki pod ww. adresem lub w postaci elektronicznej i przesłane na następujący adres poczty elektronicznej Spółki: [email protected].
Akcjonariusz lub akcjonariusze powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe lub imienne zaświadczenie/a o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz, w przypadku:
Spółka zastrzega sobie możliwość podjęcia proporcjonalnych do celu działania środków służących identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów.
Zarząd bez zbędnej zwłoki, jednakże nie później niż na 18 dni przed wyznaczonym terminem Walnego Zgromadzenia, tj. do 16 listopada 2025 r., ogłosi w sposób właściwy dla Zwołania Walnego Zgromadzenia, zmiany w porządku obrad wprowadzone na żądanie akcjonariuszy.
Akcjonariusz lub akcjonariusze reprezentujący co najmniej 1/20 kapitału zakładowego mogą przed terminem Walnego Zgromadzenia zgłaszać na piśmie w siedzibie Spółki pod adresem wyżej wskazanym lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej na adres e-mail: [email protected] projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad Walnego Zgromadzenia lub spraw, które mają zostać wprowadzone do porządku obrad.
Spółka niezwłocznie ogłasza projekty uchwał na swojej stronie internetowej (www.urteste.eu).
Spółka rekomenduje, by wyżej wskazane projekty uchwał zostały zgłoszone Spółce nie później niż na 3 dni przed planowanym terminem Walnego Zgromadzenia, w związku z koniecznością ich ogłoszenia na stronie internetowej Spółki (www.urteste.eu).
Akcjonariusz lub akcjonariusze powinni wykazać posiadanie odpowiedniej liczby akcji na dzień złożenia żądania załączając do żądania świadectwo/a depozytowe lub imienne zaświadczenie/a o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz, w przypadku:
Spółka zastrzega sobie możliwość podjęcia proporcjonalnych do celu działania środków służących identyfikacji akcjonariusza lub akcjonariuszy i weryfikacji ważności przesłanych dokumentów. Spółka niezwłocznie ogłasza powyższe projekty na stronie internetowej Spółki (www.urteste.eu).
Każdy z akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu może podczas Walnego Zgromadzenia zgłaszać projekty uchwał dotyczące spraw wprowadzonych do porządku obrad na Walnym Zgromadzeniu.
Akcjonariusz może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocnika. Pełnomocnik wykonuje wszystkie uprawnienia akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, chyba że co innego wynika z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może udzielić dalszego pełnomocnictwa, jeżeli wynika to z treści pełnomocnictwa. Pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego akcjonariusza i głosować odmiennie z akcji każdego akcjonariusza.
Akcjonariusz nie będący osobą fizyczną może uczestniczyć w Walnym Zgromadzeniu oraz wykonywać prawo głosu przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w jego imieniu lub przez pełnomocnika.
Członek Zarządu Spółki i pracownik Spółki mogą być pełnomocnikami akcjonariuszy na Walnym Zgromadzeniu. Jeżeli pełnomocnikiem na Walnym Zgromadzeniu jest Członek Zarządu, Członek Rady Nadzorczej, likwidator, pracownik Spółki lub członek organów lub pracownik spółki zależnej od Spółki, pełnomocnictwo może upoważniać do reprezentacji tylko na jednym Walnym Zgromadzeniu. Pełnomocnik ma obowiązek ujawnić akcjonariuszowi okoliczności wskazujące na istnienie bądź możliwość wystąpienia konfliktu interesów. Udzielenie dalszego pełnomocnictwa jest wyłączone. Pełnomocnik, w powyższej sytuacji obowiązany jest (zgodnie z obowiązującymi przepisami) głosować zgodnie z instrukcjami udzielonymi przez akcjonariusza.
Pełnomocnictwo do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu wymaga udzielenia na piśmie lub w postaci elektronicznej. Udzielenie pełnomocnictwa w postaci elektronicznej nie wymaga opatrzenia bezpiecznym podpisem elektronicznym.
W przypadku udzielenia pełnomocnictwa w postaci elektronicznej akcjonariusz informuje o tym Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres e-mail: [email protected]. Spółka na swojej stronie internetowej pod adresem www.urteste.eu, w sekcji "Dla Inwestorów / Walne Zgromadzenia" udostępnia do pobrania wzór formularza dotyczący udzielenia pełnomocnictwa, który po wypełnieniu zgodnie z instrukcją w nim zawartą powinien być przez akcjonariusza wysłany Spółce na adres e-mail wskazany powyżej.
W celu weryfikacji ważności pełnomocnictwa udzielonego w formie elektronicznej oraz w celu właściwej identyfikacji danego akcjonariusza i pełnomocnika oraz weryfikacji prawidłowości udzielenia pełnomocnictwa w związku z obowiązującymi zasadami reprezentacji danego podmiotu, akcjonariusz informując Spółkę o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej wskazuje dane pozwalające na dokonanie powyższej weryfikacji, w szczególności:
Akcjonariusz powinien także dołączyć skan imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa akcjonariusza w Walnym Zgromadzeniu wystawionego przez podmiot prowadzący rachunek papierów wartościowych.
Dodatkowo, osoby działające w imieniu akcjonariusza lub akcjonariuszy niebędących osobami fizycznymi, w przypadku których potwierdzenie reprezentacji wymaga przedłożenia właściwych dokumentów określających obowiązujące u akcjonariusza/akcjonariuszy zasady reprezentacji, powinny załączyć do powyższego zawiadomienia oryginały lub uwierzytelnione zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa kopie tych dokumentów, w postaci właściwej dla każdej z form (dokument papierowy lub jego kopia lub skan i konwersja do formatu *.pdf).
Ze względów organizacyjnych, w celu uniknięcia ryzyka braku odnotowania zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej, a także w związku z koniecznością dokonania weryfikacji przesłanych dokumentów, Zarząd Spółki zaleca, aby zawiadomienie o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej zostało przekazane Spółce nie później niż do godz. 16.00 w dniu 3 grudnia 2025 r. W przypadku przekazania Spółce informacji o udzieleniu pełnomocnictwa bezpośrednio przed godziną rozpoczęcia się Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia w dniu 4 grudnia 2025 r. Spółka nie jest w stanie zagwarantować, że będzie miała możliwość zweryfikować powyższe zawiadomienie.
Powyższe postanowienia stosuje się odpowiednio do odwołania pełnomocnictwa w postaci elektronicznej.
Pełnomocnictwa w formie pisemnej powinny zostać złożone w oryginale lub notarialnie poświadczonej kopii (bądź w kopii poświadczonej w sposób równoważny z poświadczeniem notarialnym na podstawie właściwych przepisów).
W przypadku udzielenia pełnomocnictwa dalszemu pełnomocnikowi, należy przedłożyć nieprzerwany ciąg pełnomocnictw wraz z dokumentami wskazującymi na upoważnienie do działania w imieniu wcześniejszych pełnomocników.
Weryfikacja ważności udzielonych pełnomocnictw będzie przeprowadzona poprzez:
W razie wystąpienia sytuacji wymagających wyjaśnienia, Spółka może podjąć inne działania, proporcjonalne do celu, służące identyfikacji akcjonariusza lub pełnomocnika oraz weryfikacji ważności pełnomocnictw, zawiadomień i dokumentów, w tym kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem, przy wykorzystaniu numeru telefonu wskazanego przez akcjonariusza, lub za pomocą poczty elektronicznej przesyłając wiadomość zwrotną. Spółka ma prawo skontaktować się zarówno z akcjonariuszem jak i z pełnomocnikiem.
Spółka na swojej stronie internetowej pod adresem www.urteste.eu, w sekcji Dla Inwestorów / Walne Zgromadzenia udostępnia do pobrania wzór formularza do wykonywania prawa głosu przez Pełnomocnika. Akcjonariusz ani pełnomocnik nie mają obowiązku korzystania z formularzy udostępnionych przez Spółkę. Wykorzystanie formularzy zależy od decyzji akcjonariusza.
Możliwość uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sposób wypowiadania się w trakcie walnego zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej oraz sposób wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej
Spółka nie przewiduje możliwości uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu ani wypowiadania się w trakcie obrad Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Spółka nie dopuszcza możliwości wykonywania prawa głosu drogą korespondencyjną lub przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Jeżeli jest to uzasadnione dla oceny sprawy objętej porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia, Zarząd jest obowiązany do udzielenia akcjonariuszowi, na jego żądanie, informacji dotyczących Spółki podczas obrad tego Walnego Zgromadzenia.
Zarząd odmawia udzielenia informacji, jeżeli mogłoby to wyrządzić szkodę Spółce lub spółce z nią powiązanej, w szczególności przez ujawnienie tajemnic technicznych, handlowych lub organizacyjnych przedsiębiorstwa. Członek Zarządu może ponadto odmówić udzielenia informacji, jeżeli udzielenie informacji mogłoby stanowić podstawę jego odpowiedzialności karnej, cywilnoprawnej bądź administracyjnej.
Odpowiedź uznaje się za udzieloną, jeżeli odpowiednie informacje są dostępne na stronie internetowej Spółki w miejscu wydzielonym na zadawanie pytań przez akcjonariuszy i udzielanie im odpowiedzi.
Jeżeli przemawiają za tym ważne powody, Zarząd może udzielić informacji na piśmie poza Walnym Zgromadzeniem, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania podczas Walnego Zgromadzenia.
W przypadku zgłoszenia przez akcjonariusza poza Walnym Zgromadzeniem wniosku o udzielenie informacji dotyczących spółki, zarząd może udzielić akcjonariuszowi informacji na piśmie przy uwzględnieniu ograniczeń opisanych w akapicie 2 powyżej.
W dokumentacji przedkładanej najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu, Zarząd ujawnia na piśmie informacje udzielone akcjonariuszowi poza Walnym Zgromadzeniem wraz z podaniem daty ich przekazania i osoby, której udzielono informacji. Informacje przedkładane najbliższemu Walnemu Zgromadzeniu mogą nie obejmować informacji podanych do wiadomości publicznej oraz udzielonych podczas Walnego Zgromadzenia.
Akcjonariusz, któremu odmówiono ujawnienia żądanej informacji podczas obrad Walnego Zgromadzenia i który zgłosił sprzeciw do protokołu, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie Zarządu do udzielenia informacji. Wniosek należy złożyć w terminie tygodnia od zakończenia Walnego Zgromadzenia, na którym odmówiono udzielenia informacji. Akcjonariusz może również złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie Spółki do ogłoszenia informacji udzielonych innemu akcjonariuszowi poza Walnym Zgromadzeniem.
Dniem rejestracji uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu jest dzień 18 listopada 2025 roku ("Dzień Rejestracji").
Prawo uczestniczenia w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu mają tylko osoby będące akcjonariuszami Spółki w Dniu Rejestracji, tzn. osoby, które na szesnaście dni przed datą Walnego Zgromadzenia (Dniem Rejestracji) na rachunku papierów wartościowych będą miały zapisane akcje Spółki.
W celu skorzystania z prawa uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu akcjonariusz powinien złożyć, nie wcześniej niż po ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia i nie później niż w pierwszym dniu powszednim po Dniu Rejestracji, tj. w dniu 19 listopada 2025 r., żądanie wystawienia imiennego zaświadczenia o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu w podmiocie prowadzącym rachunek papierów wartościowych, na którym zapisane są akcje Spółki.
Rekomenduje się akcjonariuszom odebranie ww. wystawionego zaświadczenia o prawie uczestnictwa i zabranie go ze sobą w dniu Walnego Zgromadzenia.
Spółka ustala listę akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu na podstawie wykazu przekazanego jej przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. (KDPW), a sporządzonego na podstawie wystawionych przez podmioty prowadzące rachunki papierów wartościowych imiennych zaświadczeń o prawie uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Na trzy dni powszednie przed terminem Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia, tj. w dniach od 1 grudnia – 3 grudnia 2025 r. w godz. od 8.00 do 16.00 w siedzibie Zarządu Spółki (ul. Starodworska 1, 80-137 Gdańsk) oraz w miejscu i w czasie trwania obrad Walnego Zgromadzenia zostanie wyłożona do wglądu lista akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu.
Akcjonariusz może zażądać przesłania mu ww. listy akcjonariuszy nieodpłatnie pocztą elektroniczną podając adres, na który lista powinna być wysłana. Żądanie przesłania listy akcjonariuszy należy złożyć w siedzibie Spółki lub przesłać na adres [email protected].
Żądanie powinno być sporządzone w formie pisemnej i podpisane przez akcjonariusza lub osoby reprezentujące akcjonariusza oraz, w przypadku:
reprezentujących akcjonariusza do działania w imieniu akcjonariusza (skan w postaci pliku w formacie *.pdf) oraz dane kontaktowe akcjonariusza: numer telefonu komórkowego lub adres poczty elektronicznej przeznaczone do komunikacji z akcjonariuszem,
c) zgłoszenia żądania przez pełnomocnika – należy podać dane pozwalające na identyfikację pełnomocnika wskazane w punkcie niniejszego Ogłoszenia pn. "Formy udzielenia pełnomocnictwa, sposób zawiadomienia o udzieleniu pełnomocnictwa w formie elektronicznej oraz sposób weryfikacji ważności udzielonych pełnomocnictw", z zastrzeżeniem, że pełnomocnika tego nie obejmują ograniczenia, o których mowa w art. 4122§3 i §4 Kodeksu spółek handlowych.
Akcjonariusze zostaną dopuszczeni do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu po okazaniu dokumentu tożsamości, a pełnomocnicy:
Przedstawiciele osób innych niż osoby fizyczne powinni dodatkowo okazać aktualne odpisy z odpowiednich rejestrów, wymieniające osoby uprawnione do reprezentowania tych podmiotów oraz inne dokumenty potwierdzające upoważnienie osoby fizycznej (osób fizycznych) do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu (np. nieprzerwany ciąg pełnomocnictw).
Pełnomocnictwa oraz pozostałe wymagane dokumenty potwierdzające uprawnienie akcjonariusza lub osoby reprezentującej go do uczestnictwa w Nadzwyczajnym Walnym Zgromadzeniu zostaną przez Spółkę dołączone do księgi protokołów.
Pełny tekst dokumentacji, która ma być przedstawiona Walnemu Zgromadzeniu oraz projekty uchwał dostępne są na stronie internetowej Spółki pod adresem www.urteste.eu, w sekcji "Dla Inwestorów / Walne Zgromadzenia".
Wszelkie informacje dotyczące Walnego Zgromadzenia udostępnione są na stronie internetowej Spółki www.urteste.eu.
Have a question? We'll get back to you promptly.