AI assistant
Zaptec AS — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
May 20, 2026
3796_rns_2026-05-20_4c64d8a3-8d76-4e65-b5f8-fd7506df3993.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
Zaptec
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
I
ZAPTEC ASA
ORG.NR. 999 164 137
Styret i Zaptec ASA (org.nr. 999 164 137) ("Selskapet") innkaller herved aksjonærene til ordinær generalforsamling.
Tid: 10. juni 2026 kl. 14:00.
Sted: Møtet blir gjennomført elektronisk og vil være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjonærer som eier aksjer fem virkedager (registreringsdatoen) før generalforsamlingen (se nærmere informasjon under) vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett eller stasjonære enheter. For nærmere informasjon vedrørende den elektroniske deltakelsen vises det til guiden vedlagt som Vedlegg 2.
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Ingelin Drøpping, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
1 VALG AV MØTELEDER
Styret foreslår at advokat og partner i Advokatfirmaet Thommessen AS, Thomas Abrahamsen, velges som møteleder.
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
NOTICE OF
ANNUAL GENERAL MEETING
OF
ZAPTEC ASA
REG. NO. 999 164 137
The board of directors of Zaptec ASA (reg. no. 999 164 137) (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Time: 10 June 2026 at 14:00 (CEST).
Place: The meeting will be conducted only as a virtual meeting, accessible online via Lumi AGM. All shareholders that hold shares five business days (the record date) prior to the general meeting (please find more information below) will be able to participate in the meeting, vote and ask questions, from smartphones, tablets or desktop devices. Please refer to the enclosed guide for further information regarding the electronic participation, attached hereto as Appendix 2.
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Ingelin Drøpping, or the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
1 ELECTION OF A CHAIRPERSON OF THE MEETING
The board of directors proposes that lawyer and partner in Advokatfirmaet Thommessen AS, Thomas Abrahamsen, is elected to chair the meeting.
Zaptec
2 VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
Styret foreslår at CEO, Kurt Østrem, velges til å medundertegne protokollen sammen med møtelederen.
3 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Innkalling og dagsorden godkjennes.
4 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSRAPPORTEN FOR 2025, HERUNDER UTDELING AV NOK 2,00 I UTBYTTE PER AKSJE
Styrets forslag til årsregnskap og årsrapport for regnskapsåret 2025, herunder årsberetningen, ble publisert 25. mars 2026 og er tilgjengelig på https://zaptec.com.
I forbindelse med avleggelse av Selskapets årsregnskap for 2025 har styret vurdert det slik at det er ønskelig at overskuddslikviditet tilbakeføres til aksjeeierne via et utbytte. Et vedvarende fokus på kostnadskontroll, kontantstrøm og normaliserte lagernivåer har støttet opp lønnsomheten og muliggjør, for første gang i Selskapets historie, en utbytteutdeling. Det vises til børsmelding publisert av Selskapet den 25. mars 2026 for mer informasjon.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen vedtar å utdele et utbytte på NOK 2,00 per aksje (med unntak av Selskapets egne aksjer), basert på Selskapets årsregnskap for 2025, jf. allmennaksjeloven § 8-1. Som annonsert den 6. mai 2026, tilfaller utbyttet aksjeeiere per 10. juni 2026 (som registrert i Selskapets aksjeeierregister i Euronext Securities Oslo ("VPS") 12. juni 2026), og forventes utbetalt 19. juni 2026.
2 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
The board of directors proposes that the CEO, Kurt Østrem, is elected to co-sign the minutes together with the chair of the meeting.
3 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The notice and the agenda are approved.
4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2025, INCLUDING DISTRIBUTION OF NOK 2.00 IN DIVIDEND PER SHARE
The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2025, including the board of directors' report, were made public on 25 March 2026 and are available at https://zaptec.com.
In connection with the presentation of the Company's annual accounts for 2025, the board of directors has determined that it is desirable for excess liquidity to be returned to shareholders by way of a dividend. A continued focus on cost control, cash flow, and normalised inventory levels further supported profitability in the business and enables, for the first time in the Company's history, a dividend distribution. Reference is made to the stock exchange announcement published by the Company on 25 March 2026 for more information.
On this basis, the board of directors proposes that the general meeting resolves to distribute a dividend of NOK 2.00 per share (excluding treasury shares), based on the Company's annual accounts for 2025, cf. Section 8-1 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As announced on 6 May 2026, the dividend will be payable to shareholders as of 10 June 2026 (as registered in the Company's share register in Euronext Securities Oslo ("VPS") on 12 June 2026) and is expected to be paid on 19 June 2026.
Zaptec
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjente styrets forslag til årsregnskap, årsrapport og årsberetning for regnskapsåret 2025, herunder utdeling av NOK 2,00 i utbytte per aksje i Selskapet (med unntak av egne aksjer), som skal utdeles til Selskapets aksjeeiere per 10. juni 2026 (som registrert i VPS 12. juni 2026) med utbetaling 19. juni 2026.
5 GODKJENNING AV REVISORS HONORAR FOR 2025
Styret foreslår at revisors honorar for arbeidet med lovpålagt revisjon for 2025-årsregnskapet godkjennes etter regning. Det vises til note 7 i Selskapets årsregnskap for 2025 for ytterligere informasjon.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner honoraret til Selskapets eksterne revisor, KPMG AS, for arbeidet med lovpålagt revisjon i forbindelse med årsregnskapet for 2025, etter revisors regning.
6 STYRETS REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 2-9. Redegjørelsen er tilgjengelig på https://zaptec.com/.
Det skal ikke stemmes over styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse på generalforsamlingen.
7 ENDRING AV SELSKAPETS VEDTEKTER
Styret har vurdert Selskapets vedtekter i lys av deres prinsipper for god eierstyring og selskapsledelse, herunder innspill fra aksjonærer. Styret foreslår enkelte
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approved the board of directors' proposal for annual accounts, annual report and board of directors' report for the financial year 2025, including distribution of NOK 2.00 in dividend per share in the Company (excluding treasury shares), to be distributed to the Company's shareholders as of 10 June 2026 (as registered in the VPS on 12 June 2026) with payment on 19 June 2026.
5 APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEE FOR 2025
The board of directors proposes that the auditor's fee for the statutory audit for the 2025 financial statements is approved as per the auditor's invoice. Reference is made to Note 7 in the Company's annual accounts for 2025 for more information.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the auditor fees for the Company's auditor, KPMG AS, for the statutory audit of the annual financial statements for 2025, as per the auditor's invoice.
6 THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE
Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the annual general meeting shall consider the board of directors' report on corporate governance, which has been prepared in accordance with Section 2-9 of the Norwegian Accounting Act. The report is available at https://zaptec.com/.
The board of directors' report on corporate governance is not subject to a vote at the general meeting.
7 AMENDMENTS TO THE COMPANY'S ARTICLES OF ASSOCIATION
The board of directors has considered the Company's articles of association in light of its principles for good corporate governance, including input from
Zaptec
endringer knyttet til varigheten på styrets funksjonstid og signaturretten.
Styret foreslår at vedtektenes § 5 og § 10 endres til at styrets medlemmer og medlemmer til valgkomiteen velges for ett år av gangen, for å legge til rette for at valgkomiteen og generalforsamlingen årlig kan vurdere hvilken sammensetning som best ivaretar Selskapets og aksjonærenes behov. Denne endringen innebærer ikke noen forventning om kort funksjonstid for det enkelte styremedlemmer eller medlemmer av valgkomiteen. Videre foreslår styret at vedtektenes § 5 endres slik at Selskapet tegnes av styreleder og et styremedlem i fellesskap.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen besluttet å endre vedtektenes § 5 slik at den lyder som følger:
"Selskapets styre består av 3-7 styremedlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Styremedlemmene velges for en periode på ett år.
Selskapets firma tegnes av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. Styret kan meddele prokura. Selskapet skal ha en daglig leder."
Generalforsamlingen besluttet å endre vedtektenes § 10 slik at den lyder som følger:
"Medlemmene, herunder lederen, skal velges av generalforsamlingen for en periode på ett år."
8 VALG AV STYREMEDLEMMER
Ingelin Drøpping, Karoline Nystrøm og Gunnar Hviding er oppe til gjenvalg. I tråd med styrets forslag til vedtektsendring i punkt 7 velges alle styremedlemmer for en periode på ett år, frem til ordinær generalforsamling i 2027, alternativt for en periode på to år dersom styrets forslag til endring av vedtektenes § 5
shareholders. The board proposes certain amendments relating to the term of office of board members and signatory rights.
The board of directors proposes that section 5 and section 10 of the articles of association are amended to provide that the board members and members of the nomination committee are elected for one year at a time, in order to facilitate an annual assessment by the nomination committee and the general meeting of the composition that best serves the Company's and the shareholders' needs. This change is not implying any expectation of a short term of office for individual board members or members of the nomination committee. The board of directors further proposes that section 5 of the articles of association is amended so that the Company is signed for by the chair of the Board and one board member jointly.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting resolved to amend article 5 of the articles of association to read as follows:
"The board of directors of the Company shall consist of 3-7 members. The board of directors shall be elected by the annual general meeting. The board of directors is elected for a period of one year.
The Company's signatory rights are held by the chairman of the board and one board member jointly. The board may grant powers of procuration. The Company shall have a Chief Executive Officer."
The general meeting resolved to amend article 10 of the articles of association to read as follows:
"The members including the chairman, shall be elected by the general meeting for a period of one year."
8 ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS
Ingelin Drøpping, Karoline Nystrøm and Gunnar Hviding are up for re-election. In accordance with the board of directors' proposal to amend the articles of association in item 7, all board members are elected for a period of one year, until the annual general meeting of 2027, alternatively for a period of two years if the board of
Zaptec
ikke får tilstrekkelig flertall. Valgkomiteen foreslår følgende endringer i styresammensetningen:
(i) Stig Harry Christiansen fratrer som styremedlem,
(ii) Håkon Bakkevig velges som nytt styremedlem for en periode på ett år,
(iii) Ingelin Drøpping gjenvelges som styrets leder for en periode på ett år,
(iv) Karoline Nystrøm gjenvelges som styremedlem for en periode på ett år, og
(v) Gunnar Hviding gjenvelges som styremedlem for en periode på ett år.
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslås det at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Følgende styremedlemmer velges for en periode på ett år, frem til ordinær generalforsamling i 2027, alternativt for en periode på to år dersom styrets forslag til endring av vedtektenes § 5 ikke får tilstrekkelig flertall:
- Ingelin Drøpping (styrets leder),
- Håkon Bakkevig (styremedlem),
- Karoline Nystrøm (styremedlem), og
- Gunnar Hviding (styremedlem).
Etter dette vil styret bestå av følgende styremedlemmer:
- Ingelin Drøpping (styrets leder)
- Rune Marthinussen (nestleder)
- Håkon Bakkevig
- Karoline Nystrøm
- Gunnar Hviding
directors' proposal to amend section 5 of the articles of association fails to obtain the sufficient majority. The nomination committee proposes the following changes to the board of directors:
(i) Stig Harry Christiansen resigns as board member,
(ii) Håkon Bakkevig is elected as a new board member for a period of one year,
(iii) Ingelin Drøpping is re-elected as chair of the board for a period of one year,
(iv) Karoline Nystrøm is re-elected as board member for a period of one year, and
(v) Gunnar Hviding is re-elected as board member for a period of one year.
In accordance with the nomination committee's recommendation, it is proposed that the general meeting adopts the following resolution:
The following board members are elected for a period of one year, until the annual general meeting of 2027, alternatively for a period of two years if the board of directors' proposal to amend section 5 of the articles of association fails to obtain the sufficient majority:
- Ingelin Drøpping (chair),
- Håkon Bakkevig (board member),
- Karoline Nystrøm (board member), and
- Gunnar Hviding (board member).
After this, the board of directors will comprise the following board members:
- Ingelin Drøpping (chair)
- Rune Marthinussen (deputy chair)
- Håkon Bakkevig
- Karoline Nystrøm
- Gunnar Hviding
Zaptec
9 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN
Samtlige medlemmer av valgkomiteen er på valg. Valgkomiteen foreslår at Pål Selboe Valseth og Stephanie Streitner ikke tar gjenvalg, og at Arild Nysæther velges som ny leder for valgkomiteen og Paul Handeland velges som nytt medlem. I tråd med styrets forslag til vedtektsendring i punkt 7 velges alle medlemmer av valgkomiteen for en periode på ett år, frem til ordinær generalforsamling i 2027, alternativt for en periode på to år dersom styrets forslag til endring av vedtektenes § 10 ikke får tilstrekkelig flertall.
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslås det at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Følgende medlemmer av valgkomiteen velges for en periode på ett år, frem til ordinær generalforsamling i 2027, alternativt for en periode på to år dersom styrets forslag til endring av vedtektenes § 10 ikke får tilstrekkelig flertall:
- Arild Nysæther (Valgkomiteens leder)
- Paul Handeland
For mer informasjon vises det til valgkomiteens innstilling, tilgjengelig på Selskapets nettside https://zaptec.com/.
10 FORSKUDDSVIS GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV STYRET, REVISJONSUTVALGET OG KOMPENSASJONSUTVALGET FOR PERIODEN FRA ORDINÆR GENERALFORSAMLING I 2026 TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING I 2027
I samsvar med Selskapets vedtekter, har valgkomiteen fremsatt forslag til godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2026 til ordinær generalforsamling i 2027. Valgkomiteen foreslår følgende godtgjørelse:
9 ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE
All members of the nomination committee are up for election. The nomination committee proposes that Pål Selboe Valseth and Stephanie Streitner are not re-elected, and that Arild Nysæther is elected as the new chair and Paul Handeland is elected as a new member. In accordance with the board of directors' proposal to amend the articles of association in item 7, all members of the nomination committee are elected for a period of one year, until the annual general meeting of 2027, alternatively for a period of two years if the board of directors' proposal to amend section 10 of the articles of association fails to obtain the sufficient majority.
In accordance with the nomination committee's recommendation, it is proposed that the general meeting adopts the following resolution:
The following members of the nomination committee are elected for a period of one year, until the annual general meeting of 2027, alternatively for a period of two years if the board of directors' proposal to amend section 10 of the articles of association fails to obtain the sufficient majority:
- Arild Nysæther (chair)
- Paul Handeland
For more information, reference is made to the nomination committee's recommendation, available at the Company's website https://zaptec.com/.
10 ADVANCE APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS, THE AUDIT COMMITTEE AND THE REMUNERATION COMMITTEE FOR THE PERIOD FROM THE ANNUAL GENERAL MEETING IN 2026 TO THE ANNUAL GENERAL MEETING IN 2027
In accordance with the Company's articles of association, the nomination committee has presented its proposal for the remuneration of the members of the board, Audit Committee, and Remuneration Committee for the period from the ordinary general meeting in 2026 to the
Zaptec
Styret:
- Styreleder: NOK 575 000 per år
- Nestleder: NOK 420 000 per år
- Øvrige styremedlemmer: NOK 315 000 per år
Revisjonsutvalget:
- Leder: NOK 84 000 per år
- Øvrige medlemmer: NOK 47 000 per år
Kompensasjonsutvalget:
- Leder: NOK 52 000 per år
- Øvrige medlemmer: NOK 31 500 per år
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslås det at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag om godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2026 til ordinær generalforsamling i 2027 godkjennes.
11 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV VALGKOMITEEN
Valgkomiteen foreslår at medlemmene av valgkomiteen mottar følgende godtgjørelse for perioden fra ordinær generalforsamling i 2026 til ordinær generalforsamling i 2027.
Godtgjørelse per møte:
- Valgkomiteens leder: NOK 70 000 (dvs. NOK 140 000 totalt)
- Øvrige medlemmer: NOK 50 000 (dvs. NOK 100 000 totalt)
ordinary general meeting in 2027. The nomination committee proposes the following remuneration:
The board of directors:
- Chair: NOK 575,000 per year
- Deputy chair: NOK 420,000 per year
- Other board members: NOK 315,000 per year
The Audit Committee:
- Chair: NOK 84,000 per year
- Other members: NOK 47,000 per year
The Remuneration Committee:
- Chair: NOK 52,000 per year
- Other members: NOK 31,500 per year
In accordance with the nomination committee's recommendation, it is proposed that the general meeting adopts the following resolution:
The nomination committee's proposal for remuneration for the members of the board of directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee for the period from the ordinary general meeting in 2026 to the ordinary general meeting in 2027 is approved.
11 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
The nomination committee proposes that the members of the nomination committee receive the following remuneration for the period from the annual general meeting in 2026 to the annual general meeting in 2027:
The remuneration per meeting is:
- Chair of the nomination committee: NOK 70,000 (i.e. NOK 140,000 in total)
- Other members of the nomination committee: NOK 50,000 (i.e. NOK 100,000 in total)
Zaptec
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslås det at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen godkjennes.
12 RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER
Selskapet har utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i henhold til allmennaksjeloven § 6-16b og den tilhørende forskriften. Rapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til § 6-16b fjerde ledd. Rapporten er tilgjengelig på Selskapets nettside https://zaptec.com/.
Generalforsamlingen skal avholde en rådgivende avstemming over rapporten.
Styret anbefaler at generalforsamlingen ved en rådgivende avstemming gir sin tilslutning til rapporten om lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer.
13 FULLMAKTER TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED UTSTEDELSE AV NYE AKSJER
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer, oppad begrenset til 20 % av aksjekapitalen i Selskapet. Styret kan selv avgjøre formålet med bruken av fullmakten, herunder f.eks. i forbindelse med oppkjøp, rettede emisjoner, utstedelse av aksjer i forbindelse med opsjons- og incentivprogrammer eller andre formål som anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse. Styret kan fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved bruk av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
In accordance with the nomination committee's recommendation, it is proposed that the general meeting adopts the following resolution:
The proposal by the nomination committee for remuneration to the members of the nomination committee is approved.
12 REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL
The Company has prepared a report on salary and other remuneration to leading personnel pursuant to Section 6-16b in the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and related regulations. The report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with Section 6-16b fourth paragraph. The report is available at the Company's website https://zaptec.com/.
The report shall be considered by the general meeting by way of an advisory vote.
The board of directors recommends that the general meeting by an advisory vote endorses the report on salary and other remuneration to the Company's leading personnel.
13 BOARD AUTHORISATIONS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY ISSUANCE OF NEW SHARES
The board of directors proposes that the general meeting authorises the board of directors to issue new shares, limited to 20% of the registered share capital in the Company. The board of directors may decide on how to use the authorisation, including e.g. in connection with acquisitions, private placements, issue of shares in connection with option and incentive schemes or other purposes which are considered to be in the best interest of the Company and the shareholders. The board of directors may deviate from the shareholders' preferential rights when using the authorisation.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Zaptec
(i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital, i en eller flere omganger, med inntil NOK 262 562,37.
(ii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
(iii) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlige plikter etter allmennaksjeloven § 10-2.
(iv) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
(v) Fullmakten gjelder fra registrering i Foretaksregisteret og frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2027, dog ikke lenger enn til 30. juni 2027.
(vi) Fra tidspunktet for registrering i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten tidligere fullmakt som styret ble tildelt på den ordinære generalforsamlingen 11. juni 2025.
14 STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER
Styret foreslår at det gis fullmakt til å erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi som tilsvarer inntil 10 % av Selskapets aksjekapital.
Fullmakten vil kunne benyttes av styret til å optimalisere Selskapets kapitalstruktur. Videre vil fullmakten muliggjøre bruk av egne aksjer som oppgjør, enten helt eller delvis, i forbindelse med oppkjøpsaktiviteter og for å kunne levere aksjer under Selskapets gjeldende investeringsprogram eller et lignende nytt investeringsprogram.
(i) Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital, in one or more rounds, by up to NOK 262,562.37.
(ii) The shareholders' preferential right to subscribe for the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be deviated from.
(iii) The authorisation comprises share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(iv) The authorisation covers share capital increases in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(v) The authorisation shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until the Company's annual general meeting in 2027, but no longer than 30 June 2027.
(vi) From the time of registration with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces the previous authorisation granted to the board of directors at the annual general meeting held on 11 June 2025.
14 BOARD AUTHORISATION TO ACQUIRE TREASURY SHARES
The board of directors proposes that it is granted an authorisation to acquire own shares with a total nominal value corresponding to maximum 10% of the Company's share capital.
Such authorisation may be used by the board of directors to optimise the Company's capital structure. Furthermore, the authorisation will enable the Company to make use of the Company's own shares, either in whole or in part, as consideration in connection with acquisition activities and to deliver shares subscribed for
Zaptec
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
(i) I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til å, på vegne av Selskapet, erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 131 281,19, som tilsvarer ca. 10 % av den nåværende aksjekapitalen.
(ii) Det høyeste beløpet som kan betales per aksje er NOK 80 og det laveste NOK 1.
(iii) Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje slik styret finner det hensiktsmessig, men likevel ikke ved tegning av egne aksjer.
(iv) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2027, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2027.
Det er 87 520 790 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen ingen egne aksjer.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem virkedager før generalforsamlingen, dvs. den 3. juni 2026 (Registreringsdatoen), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. allmennaksjeloven § 5-2. En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i VPS på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Det vil si at om aksjer er kjøpt etter 3. juni 2026 vil det ikke være lov å delta eller stemme med disse aksjene på generalforsamlingen 10. juni 2026.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter/nominee, blir denne innkallingen sendt til forvalteren, som deretter skal videreformidle til aksjonærer de holder aksjer for, jf. allmennaksjeloven §§
under the Company's current investment programme or a similar new investment programme.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
(i) In accordance with Section 9-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted authorisation to, on behalf of the Company, acquire own shares with a total nominal value of up to NOK 131,281.19, which is equivalent to approximately 10% of the current share capital.
(ii) The maximum amount which can be paid for each share is NOK 80 and the minimum is NOK 1.
(iii) Acquisition and sale of own shares may take place in any way the board of directors finds appropriate, however, not by subscription of own shares.
(iv) The authorisation is valid until the Company's annual general meeting in 2027, but no longer than 30 June 2027.
There are 87,520,790 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company does not hold any shares in treasury.
Only shareholders that are shareholders five business days prior to the general meeting, i.e. on 3 June 2026 (the Record Date), shall have the right to participate and vote at the general meeting, cf. Section 5-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. A shareholder who wishes to participate and vote at the general meeting must be registered in the VPS on the Record Date or have reported and verified the acquisition of their shares in the Company by the Record Date. Accordingly, if shares are purchased after 3 June 2026, the new shareholder will not be allowed to participate or vote for these shares at the general meeting on 10 June 2026.
If shares are registered in the VPS under a custodian/nominee, this notice will be sent to the custodian, who will then forward it to the shareholders they hold shares for, in accordance with the Norwegian
Zaptec
4-10 og 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger. Aksjonærer skal kommunisere med sin forvalter, som har ansvar for å formidle stemmer, fullmakt eller påmelding. Hvis aksjeeier ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må forvalter gi Selskapet melding om dette senest to virkedager før avholdelse av generalforsamlingen, dvs. 8. juni 2026 kl. 23.59, jf. allmennaksjeloven § 5-3. Det er ikke et krav at aksjer må flyttes til en verdipapirkonto i eget navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Carnegie Issuer Service, del av DNB Bank ASA og dets underleverandør Lumi. Ved å delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen vil aksjeeiere være i stand til å høre på møtet og stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming i sanntid.
Aksjonærer må være pålogget før møtet begynner. Er man ikke logget inn innen generalforsamlingen starter, vil man ikke kunne delta. Innlogging starter en time før. Det vises til informasjon under og til egen guide om hvordan aksjonærer kan delta elektronisk, vedlagt i Vedlegg 2.
For å kunne delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen må aksjeeiere gå til nettsiden https://dnb.lumiconnect.com/, taste inn "Møte ID" 100-470-939-217 og klikke "Bli med på møtet". Man kan eventuelt også bruke direktelenke https://dnb.lumiconnect.com/100-470-939-217.
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt sitt eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet til bruk for generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Aksjonærer som ikke finner unike referansenummer og PIN-kode i investortjenester eller mottatt per post, kan kontakte DNB Bank Verdipapirservice på tlf.: 23 26 80 20, eller sende en e-post til [email protected].
Public Limited Liability Companies Act Sections 4-10 and 1-8, as well as the Regulation on Intermediaries Covered by the Securities Register Act Section 4-5 and its implementing regulations. Shareholders shall communicate with their custodian, who is responsible for conveying votes, proxies or registrations. If a shareholder wishes to participate and vote at the general meeting, the custodian must notify the Company of this no later than two business days before the general meeting, i.e., 8 June 2026 at 23:59 (CEST), in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 5-3. It is not a requirement that shares must be transferred to a securities account in the shareholder's own name in order to have voting rights at the general meeting.
The online remote participation is being organised by DNB Carnegie Issuer Service, part of DNB Bank ASA and its subcontractor Lumi. By attending the online annual general meeting shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting and submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes in the real-time poll of the annual general meeting.
Shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will not be able to attend. Log in starts an hour before. Please refer to the separate guide on how shareholders can participate electronically, attached hereto as Appendix 2.
In order to attend the virtual annual general meeting, the participant must visit the website: https://dnb.lumiconnect.com/, enter the "Meeting ID" 100-470-939-217 and click "Join meeting". You may also use the direct link https://dnb.lumiconnect.com/100-470-939-217.
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the annual general meeting available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.
All shareholders who cannot find their own unique reference and PIN code through VPS Investor Services, may contact DNB Investor Services on +47 23 26 80 20, or send an e-mail to [email protected].
Zaptec
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.vps.no/pub/ eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post (møteseddel) deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra Selskapet.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis elektronisk via VPS' investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 8. juni 2026 kl. 23:59. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan enten (i) registreres elektronisk ved innlogging i VPS Investortjenester ved å velge Hendelser – Generalforsamling eller ved å følge følgende lenke https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=f5826ea33de18adaefee0f997c49f609e5270199&validTo=1783677600000&oppdragsld=20260408VPOSD3U0, (ii) sendes inn per epost til [email protected] eller (iii) ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 8. juni 2026 kl. 23:59.
Skjema for tildeling av fullmakt (med nærmere instruksjoner om bruk av fullmaktsskjemaet) er vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 1. Utfylte fullmaktsskjemaer bes returnert til Selskapet per e-post innen 8. juni 2026 kl. 23:59.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner. Beslutning kan
All VPS registered shareholders may access VPS Investor Services through https://www.vps.no/pub/ or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post (on the ballots) together with the notice from the Company.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made online through VPS' investor services for shareholders having access to such. The deadline for submitting early voting is 8 June 2026 at 23:59 (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorise the chair of the board of directors (or whomever he authorises) or another person to vote for its shares. Proxies and early voting may either be (i) registered electronically by logging on to VPS Investor Services, by selecting Corporate Actions, General Meeting, or by following this link: https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=f5826ea33de18adaefee0f997c49f609e5270199&validTo=1783677600000&oppdragsld=20260408VPOSD3U0, (ii) be submitted by email to [email protected] or (iii) by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 8 June 2026 at 23:59 (CEST).
A proxy form (including detailed instructions on how to use the form) is enclosed to this notice as Appendix 1. Completed proxy forms are requested sent to the Company by e-mail within 8 June 2026 at 23:59 (CEST).
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the
Zaptec
omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen sendes vederlagsfritt til aksjeeierne ved forespørsel til Selskapet.
Adresse til Selskapets hjemmeside er: https://zaptec.com/.
Vedlegg
- Fullmaktsskjema og påmeldingsskjema
- Informasjon og veiledning om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen
meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by a majority vote.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to the shareholders upon request to the Company.
The address to the Company's website is: https://zaptec.com/.
Appendices
- Power of attorney form and registration form
- Information and guidelines for electronic attendance at the general meeting
Vedlegg 1 FULLMAKTSSKJEMA UTEN STEMMEINSTRUKS TIL GENERALFORSAMLINGEN
Zaptec
Ref.nr.:
Pin-kode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Zaptec ASA avholdes elektronisk 10. juni 2026 kl. 14:00.
VIKTIG MELDING:
Den ordinære generalforsamlingen i Zaptec ASA avholdes som et elektronisk møte. Det vil ikke bli avholdt noe fysisk møte.
Vennligst logg inn på https://dnb.lumiconnect.com/. Zaptec ASA sin møte-ID er 100-470-939-217.
Du må identifisere deg ved bruk av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som du finner i VPS Investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller i den tilsendte innkallingen via VPS eller per post. Aksjeeiere kan også motta referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Carnegie Issuer Service, part of DNB Bank ASA på telefon +47 23 26 80 20 (08.00-15.00) eller per e-post [email protected].
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: __ stemmer for det antallet aksjer som er registrert i Euronext Securities Oslo (ESO) per Record Date 20. mai 2026.
Frist for registrering av forhåndsstemmer og fullmakter er 8. juni 2026 kl. 23:59.
Forhåndsstemmer
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via Selskapets hjemmeside https://zaptec.com// (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller VPS Investortjenester (hvor du er identifisert og ikke trenger referansenummeret og PIN-kode). I Investortjenester velg Hendelser – Generalforsamling, klikk på ISIN.
For tilgang til VPS Investortjenester kan man enten bruke https://investor.vps.no/garm/auth/login eller kontakt din kontofører.
Deltakelse
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, blir denne innkallingen sendt til forvalteren, som deretter skal videreformidle til aksjonærer de holder aksjer for, jf. allmennaksjeloven §§ 4-10 og 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentraloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger. Aksjonærer skal kommunisere med sin forvalter, som har ansvar for å formidle stemmer, fullmakt eller påmelding. Hvis aksjeeier ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må forvalter gi Selskapet melding om dette senest to virkedager før avholdelse av generalforsamlingen, dvs. 8. juni 2026 kl. 14.00 CEST, jf. allmennaksjeloven § 5-3.
Man må ha logget inn på møtet før generalforsamlingen begynner. Merk at det ikke vil være adgang til å logge på møtet og dermed delta på generalforsamlingen etter at generalforsamlingen har startet. Selskapet anmoder derfor aksjeeiere om å logge seg på i god tid før generalforsamlingen starter. Generalforsamlingen er åpen for pålogging én time før oppstart.
Aksjeeiere som hverken ønsker å delta elektronisk eller avgi forhåndsstemmer har anledning til å gi fullmakt til en annen person med eller uten stemmeinstruks.
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Zaptec ASA.
Ref.nr.:
Pin-kode:
Fullmakt bør gis elektronisk via VPS Investortjenester.
For å gi fullmakt uten stemmeinstruks, gå til VPS Investortjenester og velg Hendelser og Generalforsamling og ISIN.
For tilgang til VPS Investortjenester kan man enten bruke https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan denne blanketten sendes per e-post til [email protected], eller per post til DNB Carnegie Issuer Service, part of DNB Bank ASA, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 8. juni 2026 kl. 23.59. Blanketten må være datert og signert.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt til styrets leder, eller den han bemyndiger.
Undertegnede:
gir herved (sett kryss)
☐ Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
☐ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 10. juni 2026 kl. 14:00 i Zaptec ASA for mine/våre aksjer
Sted
Dato
Aksjeeiers underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
DNB gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at elektronisk løsning benyttes eller at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
Zaptec
Ref.nr.:
Pin-kode:
FULLMAKT MED STEMMEINSTRUKS FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ZAPTEC ASA DEN 10. JUNI 2026
Aksjeeiere som ønsker å være representert ved fullmektig og gi stemmeinstruks på den ordinære generalforsamlingen i Zaptec ASA den 10. juni 2026, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den per e-post til [email protected] eller pr post til DNB Carnegie Issuer Service, del av DNB Bank ASA Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Blanketten må være mottatt senest 8. juni 2026 kl. 23:59.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ____
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling i Zaptec ASA den 10. juni 2026 kl. 14:00.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonen nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks til å stemme i tråd med styrets anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 10. juni 2026 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder | ☐ | ☐ | ☐ |
| 2. | Valg av en person til å medundertegne protokollen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4. | Godkjenning av årsregnskapet og årsrapporten for 2025, herunder utdeling av NOK 2,00 i utbytte per aksje | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5. | Godkjenning av revisors honorar for 2025 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6. | Styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse | |||
| 7. | Endring av Selskapets vedtekter | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8. | Valg av styremedlemmer | |||
| Ingelin Drøpping (styrets leder) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Håkon Bakkevig (styremedlem) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Karoline Nystrøm (styremedlem) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Gunnar Hviding (styremedlem) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 9. | Valg av medlemmer til valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ |
| Arild Nysæther (valgkomiteens leder) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| Paul Handeland | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 10. | Forskuddsvis godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2026 til ordinær generalforsamling i 2027 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11. | Godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | ☐ | ☐ | ☐ |
| 12. | Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | ☐ | ☐ | ☐ |
| 13. | Fullmakter til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer | ☐ | ☐ | ☐ |
| 14. | Styrefullmakt til å erverve egne aksjer | ☐ | ☐ | ☐ |
Aksjeeierens navn og adresse: ____
(vennligst benytt blokkbokstaver)
Sted ____
Dato ____
Aksjeeiers underskrift ____
Dersom aksjeeieren er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
DNB gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
Zaptec
Ref. no.:
Pin-code:
Notice of Annual General Meeting
The annual general meeting in Zaptec ASA will be held electronically 10 June 2026 at 14:00 (CEST).
IMPORTANT NOTICE:
The annual general meeting in Zaptec ASA will be held as an electronic meeting. No physical meeting will be held.
Please log in at https://dnb.lumiconnect.com/. Zaptec ASA's meeting-ID is 100-470-939-217.
You must identify yourself by using the reference number and PIN code from VPS that you will find in VPS Investor Services (Corporate Actions - General Meeting - ISIN) or in the notice sent to you via VPS or by ordinary mail. Shareholders may also receive their reference number and PIN code by DNB Carnegie Issuer Services, part of DNB Bank ASA by phone +47 23 26 80 20 (8:00 to 15:00 hours (CEST)) or by e-mail [email protected].
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ______ and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date 20 May 2026.
The deadline for registration of advance votes and proxies is 8 June 2026 at 23:59 (CEST).
Advance voting
Advance votes may only be cast electronically through a link on https://zaptec.com/ or VPS Investor Services (where you are identified and do not need reference number and PIN code). Choose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.
VPS Investor Services may be accessed either through https://investor.vps.no/garm/auth/login or by contacting your account operator.
Participation
If shares are registered in the VPS under a custodian, this notice will be sent to the custodian, who will then forward it to the shareholders they hold shares for, in accordance with the Public Limited Liability Companies Act §§ 4-10 and 1-8, as well as the Regulation on Intermediaries Covered by the Securities Register Act § 4-5 and its implementing regulations. Shareholders shall communicate with their custodian, who is responsible for conveying votes, proxies or registrations. If a shareholder wishes to participate and vote at the general meeting, the custodian must notify the Company of this no later than two business days before the general meeting, i.e., 8 June 2026 at 14:00 CEST, in accordance with the Public Limited Liability Companies Act § 5-3.
Shareholders must be logged on to the meeting before the meeting begins. Note that it will not be possible to log on to the meeting and thereby participate at the general meeting after it has started. The Company therefore encourages shareholders to log on in due time before the general meeting starts. It will be possible to log on to the general meeting one hour before the meeting starts.
Shareholders who do not wish to participate online or vote in advance can give proxies with or without voting instructions to another person.
Proxy without voting instructions to the annual general meeting of Zaptec ASA.
Ref. no.:
Pin-code:
Proxy should be registered electronically through VPS Investor Services.
For granting proxy without voting instructions, go to VPS Investor Services and choose Corporate Actions - General Meeting - ISIN.
VPS Investor Services may be accessed either through https://investor.vps.no/garm/auth/login or your account operator.
Alternatively you may send this form by e-mail to [email protected], or by ordinary mail to DNB Carnegie Issuer Services, part of DNB Bank ASA, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy form must be received no later than 23:59 hours (CEST) on 8 June 2026. The proxy form must be dated and signed in order to be valid.
If you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the chairperson of the board of directors, or a person appointed by him.
The Undersigned:
hereby grants (tick one of the two)
☐ the chairman of the board of directors (or a person authorized by him), or
☐ (name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the ordinary general meeting of Zaptec ASA on 10 June 2026 at 14:00 (CEST).
Place ____ Date ____
Shareholder's signature _______
If the shareholder is a company, the company certificate should be attached to the proxy.
DNB notes that forms sent to us by e-mail will not be secured unless the sender himself ensures that the e-mail is secured. We note that the form may contain sensitive information and recommend that the form is sent to us in a secured e-mail.
Zaptec
Ref.nr.:
Pin-kode:
PROXY WITH VOTING INSTRUCTIONS FOR THE ANNUAL GENERAL MEETING OF ZAPTEC ASA ON 10 JUNE 2026
Shareholders who wish to authorise the chairman of the board of directors to act on its behalf at the annual general meeting on 10 June 2026, must complete this proxy form and return it per e-mail (scanned form) to [email protected] or by regular mail to DNB Carnegie Issuer Services, part of DNB Bank ASA Services, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The form must be received by DNB Carnegie Issuer Services, part of DNB Bank ASA no later than 8 June 2026 at 23:59 (CEST).
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The Undersigned:
hereby grants the chairman of the board of directors (or the person authorized by him) a proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Zaptec ASA on 10 June 2026 at 14:00 (CEST).
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the board of directors' recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his/her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may refrain from voting.
| Agenda for the annual general meeting on 10 June 2026 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of chairperson of the meeting | ☐ | ☐ | ☐ |
| 2. | Election of a person to co-sign the minutes | ☐ | ☐ | ☐ |
| 3. | Approval of the notice and agenda | ☐ | ☐ | ☐ |
| 4. | Approval of the annual accounts and the annual report for 2025, including distribution of NOK 2.00 In dividend per share | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5. | Approval of the auditor's fee for 2025 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 6. | The board of directors' report on corporate governance | |||
| 7. | Amendments to the Company's Articles of Association | ☐ | ☐ | ☐ |
| 8. | Election of members to the board of directors | |||
| 1. Ingelin Drøpping (chair) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 2. Håkon Bakkevig (board member) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 3. Karoline Nystrøm (board member) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 4. Gunnar Hviding (board member) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 9. | Election of members to the nomination committee | ☐ | ☐ | ☐ |
| 5. Arild Nysæther (chair) | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 6. Paul Handeland | ☐ | ☐ | ☐ | |
| 10. | Advance approval of remuneration for members of the board of directors, the audit committee and the remuneration committee for the period from the annual general meeting in 2026 to the annual general meeting in 2027 | ☐ | ☐ | ☐ |
| 11. | Approval of remuneration for members of the nomination committee | ☐ | ☐ | ☐ |
| 12. | Report on salary and other remuneration to leading personnel | ☐ | ☐ | ☐ |
| 13. | Board authorisations to increase the share capital by issuance of new shares | ☐ | ☐ | ☐ |
| 14. | Board authorisation to acquire treasury shares | ☐ | ☐ | ☐ |
Place
Date
Shareholder's signature
With regard to attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is an entity, this entity's certificate of registration must be appended to the proxy.
DNB notes that forms sent to us by e-mail will not be secured unless the sender himself ensures that the e-mail is secured. We note that the form may contain sensitive information and recommend that the form is sent to us in a secured e-mail.
Vedlegg 2 / Appendix 2
GUIDE FOR ONLINE DELTAKELSE ZAPTEC ASA 10. JUNI 2026
Zaptec ASA vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 10. juni 2026 kl. 14:00 som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan gi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene.
Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærerne blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext VPS) for generalforsamlingen.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, og aksjonærer som holder aksjene ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må forvalter gi Zaptec ASA melding om dette senest to virkedager før avholdelse av generalforsamlingen, dvs. 8. juni 2026 kl. 23.59 CEST, jf. allmennaksjeloven § 5-3.
Aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter. Logger du inn etter at generalforsamlingen har startet vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Carnegie Issuer Service, del av DNB Bank ASA på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:00)
HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://dnb.lumiconnect.com/ enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.
Skriv inn Møte-ID: 100-470-939-217 og klikk BLI MED PÅ MØTET
Alternativt skriv/lim inn direkte lenke i din nettleser https://dnb.lumiconnect.com/100-470-939-217.
Du må så identifisere deg med.
a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen
b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling
Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet. Om du skulle logge ut, logg deg inn igjen på nytt ved å følge stegene over.
HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE FRA VPS
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://investor.vps.no/garm/auth/login eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett)
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må utøve sin stemmerett via sin forvalter. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.
HVORDAN AVGI STEMME
STEMMEGIVNING
Saker til avstemming vil skyves til din skjerm når det skal stemmes, Klikk eventuelt på valget STEMMEGIVNING når tilgjengelig. Normalt vil alle saker være tilgjengelig for stemmegivning ved møtestart, og du kan stemme så raskt du ønsker på samtlige saker.
For å stemme, velg FOR, MOT eller AVSTÅR, og du se en bekreftelses tekst med ditt valg.
Du vil eventuelt også kunne få et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette alternativet kan du fortsatt overstyre stemmeretning på enkelte saker om ønskelig.
Du kan endre eller kansellere dine avgitte stemmer så mange ganger du vil, fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.
NB: Innloggede aksjonærer som har forhåndsstemt eller gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig.
SPØRSMÅL TIL GENERALFORSAMLINGEN
MELDINGER
Skriftlige spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.
For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg MELDINGER.
Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldingsboksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send knappen.
Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk. Har du tekniske spørsmål el. vil kunne få et direktesvar fra moderator som bare du ser.
Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning.
GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION ZAPTEC ASA 10 JUNE 2026
Zaptec ASA will hold its annual general meeting on 10 June 2026 at 14:00 CEST as a digital meeting, where you get the opportunity to participate online with your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online.
We also point out that you also can vote in advance or give a proxy before the meeting. See the notice for further details on advance voting and how to authorize a proxy. If you vote in advance or give a proxy, you can still log on to the general meeting to follow and ask questions, but you will not have the opportunity to vote on the items.
By participating online, shareholders will receive a live webcast from the general meeting, the opportunity to ask written questions, and vote on each of the items. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Norwegian Central Securities Depository (Euronext VPS) in relation to this General Meeting. If shares are registered in the VPS under a custodian, and the shareholder holding these shares wishes to participate and vote at the general meeting, the custodian must notify the Company of this no later than two business days before the general meeting, i.e., 8 June 2026 at 23:59 CEST, in accordance with the Public Limited Liability Companies Act § 5-3.
Shareholders must be logged in before the general meeting starts. Log ins after meeting has started will receive access, but with no voting rights.
Shareholders who do not find their reference number and PIN code for access, or have other technical questions are welcome to call DNB Carnegie Issuer Services, part of DNB Bank ASA on phone +47 23 26 80 20 (between 08:00-15:00)
HOW TO ACCESS THE ONLINE GENERAL MEETING
To be able to participate online, you must go to the following website: https://dnb.lumiconnect.com/ either on your smartphone, tablet or PC. All major known browsers, such as Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. are supported.
Enter Meeting ID: 100-470-939-217 and click Join.
Alternatively, put the direct link in your browser: https://dnb.lumiconnect.com/100-470-939-217.
You must then identify yourself with:
a) Ref. number from VPS for the general meeting
b) PIN code from VPS for general meeting
Once you have logged in, you will be taken to the information page for the general meeting. Here you will find information from the company, and how this works technically. Note that you must have internet access throughout the meeting. If you for some reason log off, just log in again following steps above.
HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the General Meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.
All VPS directly registered shareholders have access to investor services either via https://investor.vps.no/garm/auth/login or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the company (on registration form).
Custodian registered shareholders: Shares held through Custodians (nominee) accounts must exercise their voting rights through their custodian. Please contact your custodian for further information.
HOW TO VOTE
VOTING
Matters to be voted on will be pushed to your screen when voting is due. If necessary, click on the VOTING option when available. Normally, all matters will be available for voting at the start of the meeting, and you can vote as quickly as you wish on all matters.
To vote, select FOR, AGAINST or ABSTAIN, and you will see a confirmation text with your choice.
You may also be given an option where you can vote collectively on all matters. If you use this option, you can still override the voting direction on individual matters if desired.
You can change or cancel your votes as many times as you like, until the meeting chair closes the voting on the individual matters. Your last choice will be valid.
NB: Logged in shareholders who have voted in advance or given a power of attorney will not have the opportunity to vote but can follow and write messages if desired.
QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON
MESSAGING
Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the meeting as long as chair of the meeting holds this open.
If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the MESSAGES.
Enter your question in the message box that says "Ask a Question". When you have finished writing your question, click on the submit button.
Questions submitted online will be moderated before going to the chair. This is to avoid repetition of questions as well as removal of inappropriate language. If you have technical questions or similar, you will be able to get a direct answer from the moderator that only you will see.
All shareholders who submit questions will be identified with their full names, but not holding of shares.