AI assistant
Zaptec AS — AGM Information 2023
May 24, 2023
3796_rns_2023-05-24_e2d8e1d4-2e3f-4f48-a98e-94a69fe37b96.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer

Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
I
ZAPTEC ASA
(ORG.NR. 999 164 137)
Styret i Zaptec ASA (org.nr. 999 164 137) ("Selskapet") innkaller herved aksjonærene til ordinær generalforsamling.
Sted: Møtet blir gjennomført elektronisk og vil være tilgjengelig online via Lumi AGM. Alle aksjonærer vil kunne delta på møtet, stemme og stille spørsmål fra smarttelefoner, nettbrett eller stasjonære enheter. For nærmere informasjon vedrørende den elektroniske deltakelsen vises det til vedlagte guide.
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Stig Harry Christiansen, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Selskapets advokat, Lars Martin Sveen, velges som møteleder.
2 VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
Styret foreslår at CFO, Kurt Østrem velges til å medundertegne protokollen sammen med møtelederen.
NOTICE OF
ANNUAL GENERAL MEETING
OF
ZAPTEC ASA
(REG. NO. 999 164 137)
The board of directors of Zaptec ASA (reg. no. 999 164 137 (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Tid: 14. juni 2023 kl. 12:00. Time: 14 June 2023 at 12:00 (CEST).
Place: The meeting will be conducted only as a virtual meeting, accessible online via Lumi AGM. All shareholders will be able to participate in the meeting, vote and ask questions, from smartphones, tablets or desktop devices. Please refer to the enclosed guide for further information regarding the electronic participation.
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Stig Harry Christiansen, or the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF A CHAIRPERSON OF THE MEETING
The board of directors proposes that the Company's legal counsel, Lars Martin Sveen, is elected to chair the meeting.
2 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
The board of directors proposes that CFO, Kurt Østrem is elected to co-sign the minutes together with the chair of the meeting.

3 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 3 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA
Styrets leder Stig Harry Christiansen vil gi en orientering om Selskapets stilling.
5 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSRAPPORTEN FOR 2022
Styrets forslag til årsregnskap og årsrapport for regnskapsåret 2022, herunder årsberetningen, ble publisert 26. april 2023 og er tilgjengelig på https://zaptec.com. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og årsrapport, herunder årsberetning, for regnskapsåret 2022, godkjennes.
6 GODKJENNING AV REVISORS HONORAR FOR 2022 6 APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEE FOR 2022
Styret foreslår at revisors honorar for 2022 godkjennes etter regning. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for 2022 etter regning.
7 STYRETS REDEGJØRELSE FOR EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (5) skal generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er tilgjengelig på https://zaptec.com/.
Det skal ikke stemmes over styrets redegjørelse om foretaksstyring på generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
4 ORIENTERING OM SELSKAPETS STILLING 4 PRESENTATION OF THE COMPANY'S STATE OF AFFAIRS
Chair Stig Harry Christiansen will give a presentation of the Company's state of affairs.
5 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2022
The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2022, including the board of directors' report, were made public on 26 April 2023 and are available at https://zaptec.com. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and annual report, including the board of directors' report, for the financial year 2022, are approved.
The board of directors proposes that the auditor's fee for the financial year 2022 is approved as per the auditor's invoice. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the annual auditor's fees for the financial year 2022 as per the auditor's invoice.
7 THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE
Pursuant to Section 5-6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the annual general meeting shall consider the board of directors' report on corporate governance which has been prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is available at https://zaptec.com/.
The report is not subject to the vote of the general meeting.

Ingen av styremedlemmene er på valg og valgkomiteen foreslår ingen endringer i sammensetningen ut over at Ingelin Drøpping velges inn som nestleder for styret, for en periode på to år.
Valgkomiteen foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
- Stig Harry Christiansen (styreleder)
- Ingelin Drøpping (nestleder)
- Christian Rangen
- Jennifer Jacobs Dungs
- An Joanna De Pauw
9 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV STYRET, REVISJONSUTVALGET OG KOMPENSASJONSUTVALGET
Det skal betales godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for perioden fra ordinær generalforsamling i 2022 til ordinær generalforsamling i 2023. Honorarene vil betales pro rata iht. tjenestetiden for de medlemmene som har gått av eller blitt valgt inn i perioden. Valgkomiteen foreslår at medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget mottar følgende godtgjørelse for regnskapsåret 2022:
8 VALG AV STYREMEDLEM 8 ELECTION OF MEMBER TO THE BOARD OF DIRECTORS
None of the board members are up for election and the nomination committee does not propose any changes other than that Ingelin Drøpping is elected as deputy chair, for a twoyear period.
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Følgende styremedlemmer velges: The following board members are elected:
• Ingelin Drøpping (nestleder) • Ingelin Drøpping (deputy chair)
Etter dette vil styret bestå av følgende styremedlemmer: Consequently, the board of directors will comprise the following board members:
- Stig Harry Christiansen (chair)
- Ingelin Drøpping (deputy chair)
- Christian Rangen
- Jennifer Jacobs Dungs
- An Joanna De Pauw
9 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS, THE AUDIT COMMITTEE AND THE REMUNERATION COMMITTEE
Remuneration shall be paid to the members of the board, the audit committee and the remuneration committee for the period from the annual general meeting in 2022 to the annual general meeting in 2023. The fees will be paid on a pro rata basis according to the time served for the members which have resigned or been elected in the period. The nomination committee proposes that the members of the board of directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee shall receive remuneration for the financial year 2022 as follow:

- Styrets leder: NOK 500.000
- Nestleder: NOK 350.000
- Øvrige styremedlemmer: NOK 250.000
- Revisjonsutvalg leder: NOK 100.000
- Revisjonsutvalg øvrige medlemmer: NOK 50.000
- Kompensasjonsutvalg leder: NOK 80.000
- Kompensasjonsutvalg øvrige medlemmer: NOK 45.000
Valgkomiteen foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag om godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget for regnskapsåret 2022 godkjennes.
10 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV VALGKOMITEEN
Valgkomiteen forslår at medlemmene av valgkomiteen mottar følgende godtgjørelse.
Godtgjørelse per møte:
- Valgkomiteens leder: NOK 35.000
- Øvrige medlemmer: NOK 35.000
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen godkjennes.
11 GODKJENNING AV RETNINGSLINJER OM LEDERLØNN 11 APPROVAL OF REMUNERATION GUIDELINES
I tråd med allmennaksjeloven § 6-16a, supplert av Forskrift om retningslinjer og rapport om godtgjørelse for ledende personer, har styret utarbeidet retningslinjer for godtgjørelse til ledende personer i Zaptec ASA. Retningslinjene er tilgjengelige på Selskapets nettside https://zaptec.com.
- Chairman: NOK 500,000
- Deputy chairman: NOK 350,000
- Other board members: NOK 250,000
- Chair of the Audit Committee: NOK 100,000
- Other members of the Audit Committee: NOK 50,000
- Chair of the Renumeration Committee: NOK 80,000
- Other members of the Renumeration Committee: NOK 45,000
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The nomination committees proposal for remuneration for the members of the board of directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee for the financial year 2022 is approved.
10 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
The nomination committee proposes that the members of the nomination committee receives the following remuneration:
The remuneration per meeting is:
- Chair of the nomination committee: NOK 35,000
- Other members of the nomination committee: NOK 35,000
The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The proposal by the nomination committee for remuneration to the members of the nomination committee is approved.
In accordance with Section 6-16a of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, supplemented by the Regulation on guidelines and report for salary and other remuneration for leading personnel, the board of directors has prepared guidelines for salary and other remuneration to

I henhold til allmennaksjeloven § 5-6 (3) skal retningslinjene godkjennes av generalforsamlingen. Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Styrets forslag til retningslinjer for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer godkjennes.
12 RAPPORT OM LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE PERSONER
Selskapet har utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i henhold til allmennaksjeloven § 6-16b og den tilhørende forskriften. Rapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til § 6-16b fjerde ledd. Rapporten er tilgjengelig på Selskapets nettside https://zaptec.com.
Generalforsamlingen skal avholde en rådgivende avstemning over rapporten.
Styret anbefaler at generalforsamlingen ved en rådgivende avstemming gir sin tilslutning til rapporten om lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer.
13 FULLMAKTER TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED UTSTEDELSE AV NYE AKSJER
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer, oppad begrenset til 20 % av aksjekapitalen i Selskapet. Styret kan selv avgjøre formålet med bruken av fullmakten, herunder f.eks. i forbindelse med oppkjøp, utstedelse av aksjer i forbindelse med opsjons- og incentivprogrammer eller andre formål som anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, for eksempel i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett ved bruk av fullmakten.
leading personnel of Zaptec ASA. The guidelines are available at the Company's website https://zaptec.com.
In accordance with Section 5-6 (3) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the guidelines are subject to approval by the general meeting. On this background, the board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board of directors' proposed guidelines for salary and other remuneration to leading personnel are approved.
12 REPORT ON SALARY AND OTHER REMUNERATION TO LEADING PERSONNEL
The Company has prepared a report on salary and other remuneration to executive personnel pursuant to section 6- 16b in the Norwegian Public Companies Act and related regulations. The report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with section 6-16b fourth paragraph. The report is available at the Company's website https://zaptec.com.
The report shall be considered by the general meeting by way of an advisory vote.
The board of directors recommends that the general meeting by an advisory vote endorses the report on salary and other remuneration to the Company's leading personnel.
13 BOARD AUTHORIZATIONS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY ISSUANCE OF NEW SHARES
The board of directors proposes that the general meeting authorises the board of directors to issue new shares, limited to 20% of the registered share capital in the Company. The board of directors may decide on how to use the authorisations, including e.g. in connection with acquisitions, issue of shares in connection with option and incentive schemes or other purposes which are considered to be in the best interest of the Company and the shareholders.
In order to utilise the authorization in the best possible manner, e.g. in connection with private placements, it is proposed that the board of directors is authorized to deviate from the shareholders' preferential rights when using the authorization.

Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital, i en eller flere omganger, med inntil NOK 262 562,37.
- (ii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 kan fravikes.
- (iii) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlige plikter etter allmennaksjeloven § 10-2.
- (iv) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- (v) Fullmakten gjelder fra registrering i Foretaksregisteret og frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024, dog ikke lenger enn til 30. juni 2024.
- (vi) Fra tidspunktet for registrering i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten tidligere fullmakt til bruk for finansiering av videre vekst, som styret ble tildelt på den ordinære generalforsamlingen 11. november 2022.
Styret foreslår at det gis fullmakt til å erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi som tilsvarer inntil 10 % av Selskapets aksjekapital.
passes the following resolution:
(i) Pursuant to Section 10-14 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted an authorization to increase the Company's share capital, in one or more rounds, by up to NOK 262,562.37.
(ii) The shareholders' preferential right to subscribe for the new shares pursuant to Section 10-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be deviated from.
(iii) The authorization comprises share capital increases against contribution in kind and the right to incur specific obligations on behalf of the Company, cf. Section 10-2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(iv) The authorization covers share capital increases in connection with mergers pursuant to Section 13-5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(v) The authorization shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than 30 June 2024.
(vi) From the time of registration with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorization replaces the previous authorization for issuance of shares in connection with the Company's shareinvestment program, granted to the board of directors at the annual general meeting held on 11 November 2022.
14 STYREFULLMAKT TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER 14 BOARD AUTHORIZATION TO ACQUIRE TREASURY SHARES
The board of directors proposes that it is granted an authorization to acquire own shares with a total nominal value corresponding to maximum 10% of the Company's share capital.

Fullmakten vil kunne benyttes av styret til å optimalisere Selskapets kapitalstruktur. Videre vil fullmakten muliggjøre bruk av egne aksjer som oppgjør, enten helt eller delvis, i forbindelse med oppkjøpsaktiviteter og for å kunne levere aksjer under Investeringsprogrammet eller et lignende nytt investeringsprogram.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til å, på vegne av Selskapet, erverve egne aksjer med en samlet pålydende verdi på inntil NOK 131 281,19, som tilsvarer ca. 10 % av den nåværende aksjekapitalen.
- (ii) Det høyeste beløpet som kan betales per aksje er NOK 50 og det laveste NOK 1.
- (iii) Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje slik styret finner det hensiktsmessig, men likevel ikke ved tegning av egne aksjer.
- (iv) Fullmakten gjelder frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2024, men uansett ikke lenger enn til 30. juni 2024.
15 OPPDATERING AV INCENTIVPROGRAMMET FOR ANSATTE
Selskapet implementerte i 2022 et aksjebasert insentivprogram for alle ansatte, hvor alle ansatte i selskapet ble tildelt en prosentvis andel av årslønn i aksjer. Selskapet ønsker å oppdatere insentivprogrammet slik at det i stedet for aksjer gis mulighet til å utstede årlig kontantbonus gjeldende fra og med 2023.
Styrets forslag om oppdatering av Selskapets insentivprogram for ansatte godkjennes.
* * * * * *
Such authorization may be used by the board of directors to optimize the Company's capital structure. Furthermore, the authorization will enable the Company to make use of the Company's own shares, either in whole or in part, as consideration in connection with acquisition activities and to deliver shares subscribed for under the Investment Programme or a similar new investment programme.
passes the following resolution:
(i) In accordance with Section 9-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the board of directors is granted authorization to, on behalf of the Company, acquire own shares with a total nominal value of up to NOK 131,281.19, which is equivalent to approximately 10% of the current share capital.
(ii) The maximum amount which can be paid for each share is NOK 50 and the minimum is NOK 1.
- (iii) Acquisition and sale of own shares may take place in any way the board of directors finds appropriate, however, not by subscription of own shares.
- (iv) The authorization is valid until the Company's annual general meeting in 2024, but no longer than 30 June 2024.
15 UPDATE OF THE INCENTIVE PROGRAM FOR EMPLOYEES
In 2022, the Company implemented a share-based incentive program for all employees, where the employees were awarded a percentage of their yearly salary in shares. The Company now wishes to update the incentive program to be able to issue cash bonuses instead of shares, to be implemented in 2023.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The board of directors proposal regarding the update of the Company's incentive program for employees is approved.

Det er 87 520 790 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen egne aksjer.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Bank Verdipapirservice og dets underleverandør Lumi. Ved å delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen vil aksjeeiere være i stand til å høre på møtet, se presentasjonen, stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming i sanntid.
Det er ikke nødvendig med påmelding for å delta online, men aksjonærer må være pålogget før møtet begynner. Er man ikke logget inn innen generalforsamlingen starter vil man ikke kunne delta. Innlogging starter en time før. Det vises til informasjon under og til egen guide om hvordan aksjonærer kan delta elektronisk, vedlagt i Vedlegg 2.
For å kunne delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen må aksjeeiere gå til nettsiden https://dnb.lumiagm.com/, taste inn "Møte ID" 197-890-055 og klikke "Bli med på møtet". Man kan eventuelt også bruke direktelenke https://dnb.lumiagm.com/197890055.
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt sitt eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet til bruk for generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Aksjonærer som ikke finner unike referansenummer og PIN-kode i investortjenester eller mottatt per post, kan kontakte DNB Bank Verdipapirservice på tlf.: 23 26 80 20, eller sende en e-post til [email protected].
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.vps.no/pub/ eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post (møteseddel) deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra Selskapet.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis elektronisk via VPS' investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. There are 87,520,790 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company holds shares in treasury.
The online remote participation is being organized by DNB Bank Issuer Services and its subcontractor Lumi. By attending the online annual general meeting shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting, see the presentation, submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes in the real time poll of the annual general meeting.
Registration is not required to participate online, but shareholders must be logged in before the meeting starts. If you are not logged in before the general meeting starts, you will not be able to attend. Log in starts an hour before. See separate guide on how shareholders can participate electronically, attached hereto as Appendix 2.
In order to attend the virtual annual general meeting, the participant must visit the website: https://dnb.lumiagm.com/, enter the "Meeting ID" 197-890-055 and click "Join meeting". You can also use the direct link https://dnb.lumiagm.com/197890055.
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the EGM, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.
All shareholders who cannot find their own unique reference and PIN code through VPS Investor Service, may contact DNB Investor Services on +47 23 26 80 20, or send an e-mail to [email protected].
All VPS registered shareholders may access VPS Investor Services throughhttps://www.vps.no/pub/ or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in investor Services will also receive their reference number and PIN code by post (on the ballots) together with the notice from the Company.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made online through VPS' investor services for shareholders having access to such.

Frist for å avgi forhåndsstemmer er 11.juni 2023 kl. 12:00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan enten (i) registreres elektronisk ved innlogging i VPS Investortjenester ved å velge Hendelser – Generalforsamling eller ved å følge følgende lenke: https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=0ec2a20285597f6d 6885d8c92aa4c92b61c47652&validTo=1689328800000&oppdrag sId=20230512VPL24TU0 (ii) sendes inn per epost til [email protected] eller (iii) ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 11. juni 2023 kl. 12:00.
Skjema for tildeling av fullmakt (med nærmere instruksjoner om bruk av fullmaktsskjemaet) er vedlagt denne innkallingen som Vedlegg 1. Utfylte fullmaktsskjemaer bes returnert til Selskapet per e-post innen 11. juni 2023 kl. 12:00.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner. Beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske The deadline for submitting early voting is 11 June 2023 at 12:00 (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorize the chair of the board of directors (or whomever he authorizes) or another person to vote for its shares. Proxies and early voting may either be (i) registered electronically by logging on to VPS Investor Services, by selecting Corporate Actions, General Meeting, or by following this link: https://investor.vps.no/gm/logOn.htm?token=0ec2a20285597
f6d6885d8c92aa4c92b61c47652&validTo=1689328800000&o ppdragsId=20230512VPL24TU0 (ii) be submitted by email to [email protected] or (iii) by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 11 June 2023 at 12:00 hours (CEST).
A proxy form (including detailed instructions on how to use the form) is enclosed to this notice as Appendix 1. Completed proxy forms are requested sent to the Company by e-mail within 11 June 2023 at 12:00 hours (CEST).
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by a majority vote.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors'

stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen sendes vederlagsfritt til aksjeeierne ved forespørsel til Selskapet.
* * * * * *
-
- Informasjon og veiledning om elektronisk deltakelse på generalforsamlingen
report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to the shareholders upon request to the Company.
Adresse til Selskapets hjemmeside er: https://zaptec.com/en/. The address to the Company's website is: https://zaptec.com/en/.
Vedlegg Appendices
-
- Fullmaktsskjema og påmeldingsskjema 1. Power of attorney form and registration form
-
- Information and guidelines for electronic attendance at the general meeting

Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Zaptec ASA avholdes elektronisk 14. juni 2023 kl. 12:00.
FULLMAKTSSKJEMA UTEN STEMMEINSTRUKS TIL GENERALFORSAMLINGEN
VIKTIG MELDING:
Den ordinære generalforsamlingen i Zaptec ASA avholdes som et elektronisk møte. Det vil ikke bli avholdt noe fysisk møte.
Vennligst logg inn på https://dnb.lumiagm.com/197890055. Zaptec ASA sin møte-ID er 197-890-055.
Du må identifisere deg ved bruk av referansenummeret og PIN-koden fra VPS som du finner i VPS Investortjenester (hendelser – generalforsamling – ISIN) eller i den tilsendte innkallingen via VPS eller per post. Aksjeeiere kan også motta referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08.00-15.30).
Frist for registrering av forhåndsstemmer og fullmakter er 11. juni 2023 kl. 12:00.
Forhåndsstemmer
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via Selskapets hjemmeside https://zaptec.com/ (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller VPS Investortjenester (hvor du er identifisert og ikke trenger referansenummeret og PIN-kode). I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.
For tilgang til VPS Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller kontakt din kontofører.
Deltakelse
Ingen forutgående påmelding er nødvendig for aksjeeiere som ønsker å delta, men man må ha logget inn på møtet før generalforsamlingen begynner. Merk at det ikke vil være adgang til å logge på møtet og dermed delta på generalforsamlingen etter at generalforsamlingen har startet. Selskapet anmoder derfor aksjeeiere om å logge seg på i god tid før generalforsamlingen starter. Generalforsamlingen er åpen for pålogging én time før oppstart.
Aksjeeiere som hverken ønsker å delta elektronisk eller avgi forhåndsstemmer har anledning til å gi fullmakt til en annen person med eller uten stemmeinstruks.
Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Zaptec ASA
Fullmakt bør gis elektronisk via VPS Investortjenester.
For å gi fullmakt uten stemmeinstruks, gå til VPS Investortjenester og velg Hendelser og Generalforsamling og ISIN. For tilgang til VPS Investortjenester kan man enten bruke https://www.euronextvps.no/ eller gå via egen kontofører.
Alternativt kan denne blanketten sendes per e-post til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 11. juni 2023 kl. 12.00. Blanketten må være datert og signert.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt til styrets leder, eller den han bemyndiger
Undertegnede: ________________________________________________________________________________________________________
gir herved (sett kryss)
Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller
_____________________________________ (fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 14. juni 2023 kl. 12:00 i Zaptec ASA for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Ref.nr.: Pinkode:
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
DNB gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at elektronisk løsning benyttes eller at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ref.nr.: Pinkode:
FULLMAKT MED STEMMEINSTRUKS FOR ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ZAPTEC ASA DEN 14. JUNI 2023
Aksjeeiere som ønsker å være representert ved fullmektig og gi stemmeinstruks på den ordinære generalforsamlingen i Zaptec ASA den 14. juni 2023, bes om å fylle ut denne fullmakten og sende den per e-post til [email protected] eller pr post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Blanketten må være mottatt senest 11. juni 2023 kl. 12:00.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ________________________________________________________________________________________________________
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling i Zaptec ASA den 14. juni 2023 kl. 12:00.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonen nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks til å stemme i tråd med styrets anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 14. juni 2023 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder | |||
| 2. | Valg av en person til å medundertegne protokollen | |||
| 3. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | |||
| 4. | Orientering om Selskapets stilling | |||
| 5. | Godkjenning av årsregnskapet og årsrapporten for 2022 | |||
| 6. | Godkjenning av revisors honorar for 2022 | |||
| 7. | Styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse | |||
| 8. | Valg av styremedlem | |||
| - Ingelin Drøpping |
||||
| 9. | Godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av styret, revisjonsutvalget og kompensasjonsutvalget | |||
| 10. | Godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | |||
| 11. | Godkjenning av retningslinjer om lederlønn | |||
| 12. | Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer | |||
| 13. | Fullmakter til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer | |||
| 14. | Styrefullmakt til å erverve egne aksjer | |||
| 15. | Oppdatering av Selskapets insentivprogram for ansatte |
Aksjeeierens navn og adresse: _________________________________________________________________________
(vennligst benytt blokkbokstaver)
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Dersom aksjeeier er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
DNB gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ref. no: PIN code:
Notice of Annual General Meeting
Annual general meeting of Zaptec ASA will be held electronic on 14 June 2023 at 12:00 (CEST).
PROXY FORM WITHOUT VOTING INSTRUCTIONS TO THE GENERAL MEETING
IMPORTANT NOTICE:
The annual general meeting in Zaptec ASA will be held as an electronic meeting. No physical meeting will be held.
Please log in at https://dnb.lumiagm.com/197890055. Zaptec ASA's meeting-ID is 197-890-055.
You must identify yourself by using the reference number and PIN code from VPS that you will find in VPS Investor Services (Corporate Actions – General Meeting – ISIN) or in the notice sent to you via VPS or by ordinary mail. Shareholders may also receive their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (8:00 to 15:30 hours (CEST)).
The deadline for registration of advance votes and proxies is 11 June 2023 at 12:00 (CEST).
Advance voting
Advance votes may only be casted electronic through a link on https://zaptec.com/ or VPS Investor Services (where you are identified and do not need reference number and PIN code). Chose Corporate Actions - General Meeting, click on ISIN.
VPS Investor Services may be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or by contacting your account operator.
Participation
No pre-registration is required for electronic attendance, but shareholders must be logged on to the meeting before the meeting begins. Note that it will not be possible to log on to the meeting and thereby participate at the general meeting after it has started. The Company therefore encourage shareholders to log on in due time before the general meeting starts. It will be possible to log on to the general meeting one hour before the meeting starts.
Shareholders who do not wish to participate online or vote in advance can give proxies with or without voting instructions to another person.
Proxy without voting instructions to the annual general meeting of Zaptec ASA.
Proxy should be registered electronic through VPS Investor Services.
For granting proxy without voting instructions, go to VPS Investor Services and chose Corporate Actions - General Meeting – ISIN. VPS Investor Services may be accessed either through https://www.euronextvps.no/ or your account operator.
Alternatively you may send this form by e-mail to [email protected], or by ordinary mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway. The proxy form must be received no later than 12:00 hours (CEST) on 11 June 2023. The proxy form must be dated and signed in order to be valid.
If you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the chairperson of the board of directors, or a person appointed by him.
The Undersigned: ________________________________________________________________________________________________________
hereby grants (tick one of the two)
the chairman of the board of directors (or a person authorized by him), or
_____________________________________ (name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the ordinary general meeting of Zaptec ASA on 14 June 2023 at 12:00 (CEST).
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy)
DNB notes that forms sent to us by e-mail will not be secured unless the sender himself ensures that the e-mail is secured. We note that the form may contain sensitive information and recommend that the form is sent to us in a secured e-mail.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Ref. no: PIN code:

Ref. no: PIN code:
PROXY WITH VOTING INSTRUCTIONS FOR THE ANNUAL GENERAL MEETING OF ZAPTEC ASA ON 14 JUNE 2023
Shareholders who wish to authorise the chairman of the board of directors to act on its behalf at the annual general meeting on 14 June 2023, must complete this proxy form and return it per e-mail (scanned form) to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O. Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.
The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 11 June 2023 at 12:00 (CEST).
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The Undersigned: ________________________________________________________________________________________________________
hereby grants the chairman of the board of directors (or the person authorized by him) a proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Zaptec ASA on 14 June 2023 at 12:00 (CEST).
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the board of directors' recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his/her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may refrain from voting.
| Agenda for the annual general meeting on 14 June 2023 | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of chairperson of the meeting | |||
| 2. | Election of a person to co-sign the minutes | |||
| 3. | Approval of the notice and agenda | |||
| 4. | Presentation of the Company's state of affairs | |||
| 5. | Approval of the annual accounts and the annual report for 2022 | |||
| 6. | Approval of the auditor's fee for 2022 | |||
| 7. | The board of directors' report on corporate governance | |||
| 8. | Election of member to the board of directors | |||
| Ingelin Drøpping - |
||||
| 9. | Approval of renumeration for members of the board of directors, the audit committee and the renumeration committee |
|||
| 10. | Approval of renumeration for members of the nomination committee | |||
| 11. | Approval of remuneration guidelines | |||
| 12. | Report on salary and other remuneration to leading personnel | |||
| 13. | Board authorizations to increase the share capital by issuance of new shares | |||
| 14. | Board authorization to acquire treasury shares | |||
| 15. | Amendments to the Company's incentive program for employees |
Place Date Shareholder's signature
(only for granting proxy with voting instructions)
With regards to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is an entity, this entity's certificate of registration must be appended to the proxy.
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
DNB notes that forms sent to us by e-mail will not be secured unless the sender himself ensures that the e-mail is secured. We note that the form may contain sensitive information and recommend that the form is sent to us in a secured e-mail.
GUIDE FOR ONLINE DELTAKELSE ZAPTEC ASA ASA 14 JUNI 2023
Zaptec ASA vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 14. juni 2023 kl. 12:00 som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også, har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan gi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene.
Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext VPS) for generalforsamlingen.
Ingen påmelding er nødvendig eller ønskelig for aksjonærer som vil delta online, men aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter. Logger du inn etter at generalforsamlingen har startet vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30)
HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://dnb.lumiagm.com enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.
Skriv inn Møte-ID: 197-890-055 og klikk BLI MED PÅ MØTET
Alternativt skriv/lim inn direkte lenke i din nettleser https://dnb.lumiagm.com/197890055
Du må så identifisere deg med.
a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling
Du vil kun ha mulighet til å logge inn på generalforsamlingsdagen senest en time før møtet starter. Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra Selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet. Om du skulle logge ut, logg deg inn igjen på nytt ved å følge stegene over.
HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE FRA VPS
Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode. Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.euronextvps.no eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra Selskapet (på registrerings blankett).
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må overføres til en segregert konto i den reelle eiers navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen. Når aksjer overføres til den segregerte kontoen dannes det Ref.nr og PIN-kode for denne kontoen. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.
HVORDAN AVGI STEMME
Når saker er tilgjengelig for avstemming kan du stemme på alle saker så raskt du ønsker. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de. Saker vil skyves til din skjerm. Klikk på AVSTEMMING om du klikker deg bort fra avstemmingen
For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert. Du får også et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette valget kan du fortsatt overstyre valget på enkelte saker om ønskelig.
For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere. Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.
NB: Innloggede aksjonærer som har forhåndsstemt eller gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig.
SPØRSMÅL TIL GENERALFORSAMLINGEN
Spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærene under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.
For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg meldingsikonet.
Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldings boksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send knappen.
Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk.
Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning.
| 02-UK 9 | 15:54 Poll Open |
@ 33% DE |
|---|---|---|
| Split Voting | ||
| the chair | 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with |
|
| Select a choice to send. | ||
| For / For | ||
| Mot / Against | ||
| Avstår / Abstain | ||
| Cancel | ||
GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION ZAPTEC ASA 14 JUNE 2023
Zaptec ASA will hold annual general meeting on June 14th 2023 at 12:00 CEST as a digital meeting, where you get the opportunity to participate online with your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online.
We also point out that you also can vote in advance or give a proxy before the meeting. See the notice for further details on advance voting and how to authorize a proxy. If you vote in advance or give a proxy, you can still log on to the general meeting to follow and ask questions, but you will not have the opportunity to vote on the items.
By participating online, shareholders will receive a live webcast from the general meeting, the opportunity to ask written questions, and vote on each of the items. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Norwegian Central Securities Depository (Euronext VPS) in relation to this General Meeting.
No registration is required for shareholders who want to participate online, but shareholders must be logged in before the general meeting starts. Log ins after meeting has started will receive access, but with no voting rights. Shareholder who do not find their reference number and PIN code for access, or have other technical questions is welcome to call DNB Registrars Department on phone + 47 23 26 80 20 (between 08:00-15:30)
HOW TO ACCESS THE ONLINE GENERAL MEETING
To be able to participate online, you must go to the following website: https://dnb.lumiagm.com either on your smartphone, tablet or PC. All major known browsers, such as Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. are supported.
enter Meeting ID: 197-890-055 and click Join: Alternatively put direct link in your browser https://dnb.lumiagm.com/197890055
You must then identify yourself with. a) Ref. number from VPS for the general meeting b) PIN code from VPS for general meeting
You can only log in on the day of the meeting, minimum one hour before the general meeting starts. Once you have logged in, you will be taken to the information page for the general meeting. Here you will find information from the Company, and how this works technically. Note that you must have internet access throughout the meeting. If you for some reason log off, just log in again following steps above.
HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the General Meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code. All VPS directly registered shareholders have access to investor services either via https://www.euronextvps.no or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the Company (on registration form). Custodian registered shareholders: Shares held through Custodians (nominee) accounts must be transferred to a segregated VPS account registered in the name of the shareholder to have voting rights on the General Meeting. Once shares are transferred to the segregated VPS account, a reference number and PIN code are assigned to this account. Please contact your custodian for further information.
HOW TO VOTE
When items are available for voting, you can vote on all items as quickly as you wish. Items are closed for voting as the general meeting considers them. Items will be pushed to your screen. Click on the vote icon if you click away from the poll.
To vote, press your choice on each of the issues. FOR, AGAINST or ABSTAIN. Once you have cast your vote, you will see that your choice is marked. You also get a choice where you can vote jointly on all items. If you use this option, you can still override the choice on items one by one if desired.
To change your vote, click on another option. You can also choose to cancel. You can change or cancel your vote until the chair of the meeting concludes the voting on the individual items. Your last choice will be valid.
NB: Logged in shareholders who have voted in advance or given a power of attorney will not have the opportunity to vote but can follow and write messages if desired.
| 15:54 02-UK @ @ 33% Poll Open |
|
|---|---|
| Split Voting | |
| 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with the chair |
|
| Select a choice to send. | |
| For / For | |
| Mot / Against | |
| Avstår / Abstain | |
| Cancel | |
QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON
Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the meeting as long as chair of the meeting holds this open.
If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the messaging icon.
Enter your question in the message box that says "Ask a Question". When you have finished writing your question, click on the submit button.
Questions submitted online will be moderated before going to the chair. This is to avoid repetition of questions as well as removal of inappropriate language.
All shareholders who submit questions will be identified with their full names, but not holding of shares.