AI assistant
Zaptec AS — AGM Information 2022
May 27, 2022
3796_rns_2022-05-27_8b617c4a-2f5e-4182-b311-b7c266d4fc15.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
I
ZAPTEC AS
(ORG NR 999 164 137)
Styret i Zaptec AS (org. nr. 999 164 137) ("Selskapet") innkaller herved aksjonærene til ordinær generalforsamling.
Sted: Selskapets hovedkontor, med adresse Professor Olav Hanssens vei 7A, Stavanger, Norge.
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Stig Harry Christiansen, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Lars Martin Sveen velges som møteleder. The board of directors proposes that Lars Martin Sveen
2 VALG AV EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
Styret foreslår at en person som er til stede på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen.
3 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
NOTICE OF
ANNUAL GENERAL MEETING
OF
ZAPTEC AS
(REG NO 999 164 137)
The board of directors of Zaptec AS (reg. no. 999 164 137) (the "Company") hereby calls for an annual general meeting for the shareholders.
Tid: 17. juni 2022 kl. 13:00. Time: 17 June 2022 at 13:00 (CET).
Place: The Company's headquarter at Professor Olav Hanssens vei 7A, Stavanger, Norway.
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Stig Harry Christiansen, or the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF A CHAIRPERSON OF THE MEETING
is elected to chair the meeting.
2 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES
The board of directors proposes that at person present at the general meeting is elected to co-sign the minutes.
3 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
4 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAPET OG ÅRSRAPPORTEN FOR 2021
Styrets forslag til årsregnskap og årsrapport for regnskapsåret 2021, herunder konsernregnskapet, årsberetningen samt revisjonsberetningen, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://www.zaptec.com/. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Selskapets årsregnskap og årsrapport, herunder årsberetning, for regnskapsåret 2021, godkjennes.
5 GODKJENNING AV REVISORS HONORAR FOR 2021
Styret foreslår at revisors honorar for 2021 godkjennes etter regning. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar for regnskapsåret 2021 på NOK 439.650, hvorav NOK 133.000 er for revisjonen.
Styreleder Stig Harry Christiansen og styremedlem Pål Selboe Valseth er på valg.
Valgkomiteen nominerer begge til gjenvalg. Etter dette vil styret bestå av følgende medlemmer:
- (i) Stig Harry Christiansen (styrets leder) (i) Stig Harry Christiansen (Chair)
7 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV STYRET
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen godkjenner følgende styrehonorar for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære generalforsamlingen i 2022:
- Styrets leder: NOK 300.000
- Øvrige styremedlemmer: NOK 150.000
4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE ANNUAL REPORT FOR 2021
The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2021, including the group's annual accounts, the board of directors' report and the auditor's report, are made available at the Company's website https://www.zaptec.com/. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's annual accounts and annual report, including the board of directors' report, for the financial year 2021 are approved.
5 APPROVAL OF THE AUDITOR'S FEE FOR 2021
The board of directors proposes that the auditor's fee for the financial year 2021 is approved as per the auditor's invoice. The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The general meeting approves the remuneration to the auditor for the financial year 2021 of NOK 439,650 of which NOK 133,000 is related to the audit.
6 VALG AV STYREMEDLEMMER 6 ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS
The chairman Stig Harry Christiansen and board member Pål Selboe Valseth are up for election.
The nomination committee nominates both to be re-elected, following which the board of directors will consist of the following members and deputies:
- (ii) Christian Rangen (styremedlem) (ii) Christian Rangen (board member)
- (iii) Pål Selboe Valseth (styremedlem) (iii) Pål Selboe Valseth (board member)
- (iv) Lars Helge Helvig (varamedlem) (iv) Lars Helge Helvig (deputy board member)
7 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS
The nomination committee proposes that the general meeting approves the following remuneration to the board of directors for the period from the annual general meeting in 2021 to the annual general meeting in 2022:
- Chairman: NOK 300,000
- Other board members: NOK 150,000
Valgkomiteen foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styremedlemmene skal motta følgende honorarer for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære generalforsamlingen i 2022:
- Styrets leder: NOK 300.000
- Øvrige styremedlemmer: NOK 150.000
8 GODKJENNING AV GODTGJØRELSE TIL MEDLEMMENE AV VALGKOMITEEN
Valgkomiteen forslår at medlemmene av valgkomiteen mottar følgende godtgjørelse for perioden fra den ordinære generalforsamlingen i 2021 til den ordinære generalforsamlingen i 2022:
- Valgkomiteens leder: NOK 35.000
- Øvrige medlemmer: NOK 35.000
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen godkjennes.
9 FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED UTSTEDELSE AV NYE AKSJER
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å utstede aksjer, oppad begrenset til 10 % av aksjekapitalen i Selskapet. Styret kan selv avgjøre formålet med bruken av fullmakten, herunder f.eks. i forbindelse med oppkjøp, utstedelse av aksjer i forbindelse med opsjons- og incentivprogrammer eller andre formål som anses å være i Selskapets og aksjonærenes beste interesse.
For å kunne utnytte fullmakten på best mulig måte, f.eks. i forbindelse med rettede emisjoner, foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike aksjeeiernes fortrinnsrett til tegning og tildeling av nye aksjer ved bruk av fullmakten.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The board members shall receive the following remuneration for the period from the annual general meeting in 2021 to the annual general meeting in 2022:
- Chairman: NOK 300,000
- Other board members: NOK 150,000
- 8 APPROVAL OF REMUNERATION FOR MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
The nomination committee proposes that the members of the nomination committee receives the following remuneration for the period from the annual general meeting in 2021 to the annual general meeting in 2022:
- Chair of the nomination committee: NOK 35,000
- Other members of the nomination committee: NOK 35,000
The nomination committee proposes that the general meeting passes the following resolution:
The proposal by the nomination committee for remuneration to the members of the nomination committee is approved.
9 BOARD AUTHORISATION TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY ISSUANCE OF NEW SHARES
The board of directors proposes that the general meeting authorises the board of directors to issue new shares, limited to 10% of the registered share capital in the Company. The board of directors may decide on how to use the authorisations, including e.g. in connection with acquisitions, issue of shares to in connection with option and incentive schemes or other purposes which are considered to be in the best interest of the Company and the shareholders.
In order to utilise the authorisation most efficiently, e.g. in connection with private placement, it is proposed that the board of directors is authorised to deviate from the shareholders' preferential right to subscribe for and be allotted new shares when using the authorisation.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
Selskapets styre tildeles fullmakt til å gjennomføre kapitalforhøyelse, på følgende vilkår:
- a) Aksjekapitalen skal, i en eller flere omganger, kunne forhøyes med inntil NOK 47.756,05, tilsvarende 10 % av aksjekapitalen.
- b) Aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4 kan fravikes av styret.
- c) Fullmakten gjelder fra registrering i Foretaksregisteret og frem til og med dato for ordinær generalforsamling i 2023, dog ikke senere enn 30. juni 2023.
- d) Fullmakten erstatter alle eksisterende fullmakter til kapitalforhøyelse når den blir registrert i Foretaksregisteret.
- e) Fullmakten skal omfatte kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, eller rett til å pådra Selskapet særlige plikter.
- f) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjon.
10 FULLMAKT TIL STYRET TIL Å ERVERVE EGNE AKSJER
Styret foreslår at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å erverve egne aksjer.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
- a) I henhold til aksjeloven § 9-4 gis styret fullmakt til på vegne av Selskapet å erverve egne aksjer med samlet pålydende på inntil NOK 47 756,05, dvs. inntil 7 640 968 aksjer.
- b) Det høyeste beløp som kan betales pr aksje er NOK 100 og det minste NOK 1.
- c) Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje slik styret finner hensiktsmessig, likevel ikke ved tegning av egne aksjer.
- d) Fullmakten erstatter eksisterende fullmakter til erverv av egne aksjer når den blir registrert i Foretaksregisteret.
The board of directors is authorised to increase the Company´s share capital, on the following conditions:
- a) The share capital may, in one or more issues, be increased by a total amount of up to NOK 47,756.05 corresponding to 10% of the share capital.
- b) The preferential rights pursuant to Section 10-4 of the Private Limited Liability Companies Act may be set aside by the board of directors.
- c) The authorisation shall be effective from the date it is registered in the Norwegian Register of Business Enterprises and shall be valid until and including the date of the annual general meeting in 2023, however no later than 30 June 2023.
- d) The authorisation replaces the current authorisations granted to increase the share capital when registered in the Norwegian Register of Business Enterprises.
- e) The authorisation does not cover share capital increases against or the right to assume special obligations on behalf of the Company.
- f) The authorisation does not cover share capital increases in connection with mergers."
10 AUTHORISATION TO THE BOARD TO AQUIRE OWN SHARES
The board of directors proposes that the general meeting authorises the board to acquire own shares.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
- a) In accordance with section 9-4 of the Companies Act, the board is granted an authorisation to acquire own shares on behalf of the Company with a total nominal value of up to NOK 47,756.05 i.e. up to 7,640,968 shares.
- b) The maximum amount to be paid per share is NOK 100 and the minimum amount is NOK 1.
- c) The acquisition and sale of own shares may be carried out in such way as the board deems fit, however not by way of subscription of shares.
- d) The authorisation replaces the current authorisations to acquire own shares when registered in the Norwegian Register of Business Enterprises.
e) Fullmakten gjelder frem til og med dato for ordinær generalforsamling i 2023, dog ikke senere enn 30. juni 2023."
* * * * *
Det er 76 409 678 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme.
Alle aksjeeiere som har til hensikt å delta på generalforsamlingen ved fysisk oppmøte oppfordres til å registrere deltakelse innen 15. juni 2022 kl. 14:00. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets hjemmeside http://www.zaptec.com/eller Verdipapirsentralens (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldingseller fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkalling i henhold til de instrukser som følger av skjemaet.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis elektronisk via VPS' investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 15. juni 2022 kl. 14:00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn per epost til [email protected] eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 15. juni 2022 kl. 14:00.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn.
e) The authorisation is valid until and including the date of the annual general meeting in 2023, but not later than 30 June 2023. "
There are 76,409,678 shares in the Company, and each share represents one vote.
Påmelding: Registration:
All shareholders who intend to participate in person at the general meeting is requested to register their attendance no later than 15 June 2022 at 14:00 hours (CET). Shareholders can register attendance online through the Company's website http://www.zaptec.com/ or the Norwegian Central Securities Depository (VPS)'s investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration form or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made online through VPS' investor services for shareholders having access to such. The deadline for submitting early voting is 15 June 2022 at 14:00 (CET). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorize the chair of the board of directors (or whomever he authorizes) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted by email to [email protected] or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 15 June 2022 at 14:00 hours (CET).
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for his/her shares, then the shares must be reregistered in a separate VPS account in his/her own name prior to the general meeting.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner. Beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen sendes vederlagsfritt til aksjeeierne ved forespørsel til Selskapet.
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by a majority vote.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the board of directors' report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors,and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to the shareholders upon request to the Company.
| Adresse | til | Selskapets | hjemmeside | er: | The | address | to | the | Company's | website | is: |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| http://www.zaptec.com/. * * * |
http://www.zaptec.com/. * * * |
||||||||||
| Stavanger, 27. mai 2022 | Stavanger, 27 May 2022 | ||||||||||
| Med vennlig hilsen, Yours sincerely, |
|||||||||||
| for styret i Zaptec AS | for the board of directors of Zaptec AS |
Stig Harry Christiansen
Styrets leder / Chair of the board of directors
(sign.)
***
Vedlegg Appendices
-
- Fullmaktsskjema og påmeldingsskjema 1. Power of attorney form and registration form
Ref. nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i Zaptec AS avholdes 17. juni 2022 kl. 13:00 på Selskapets hovedkontor, Professor Olav Hanssens vei 7A, Stavanger, Norge.
Påmeldingsfrist: 15. juni 2022 kl. 14:00.
Du kan forhåndsstemme på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 15. juni 2022 kl.14:00. Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside http://www.zaptec.com/ (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller VPS Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser - Generalforsamling, klikk på ISIN.
Påmelding
Avgi stemme for våre/mine aksjer
Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er)
Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside http://www.zaptec.com/ eller via VPS Investortjenester.
For påmelding via Selskapets hjemmeside må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis. Alternativt kan påmelding skje via VPS Investortjenester hvor man ikke trenger pinkode og referansenummer. Får du ikke registrert påmelding elektronisk kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected] eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021. Påmelding må være mottatt senest 15. juni 2022 kl. 14:00.
Dersom en aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket: _____________________________________________________ _________________________ _________________________ _________________________ Sted Dato Aksjeeiers underskrift Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Zaptec AS. Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen kan du gi fullmakt til en annen person. Ref. nr.: Pinkode:
Fullmakt gis via selskapets hjemmeside http://www.zaptec.com/ eller via VPS Investortjenester.
For fullmakt via Selskapets hjemmeside må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis. Alternativt kan fullmakt gis via VPS Investortjenester hvor man ikke trenger pinkode og referansenummer. Får du ikke registrert fullmakt elektronisk kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected] eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021. Fullmakten må være mottatt senest 15. juni 2022 kl. 14:00.
Dersom det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses å være gitt til styrets leder eller den han bemyndiger.
Fullmakten må være mottatt av Zaptec AS senest 15. juni 2022 kl. 14:00.
| Undertegnede: ________________ | |||
|---|---|---|---|
| gir herved (sett kryss) | |||
| Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller | |||
| _______ (fullmektigens navn med blokkbokstaver) |
|||
| fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 17. juni 2022 kl. 13:00 i Zaptec AS for mine/våre aksjer. | |||
| Sted | _______ | _______ Dato |
_______ Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) |
Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at elektronisk løsning benyttes eller at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
Ref. nr.: Pinkode:
Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Zaptec AS den 17. juni 2022
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger, eller annen person.
Fullmakter med stemmeinstruks sendes pr e-post til [email protected] eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021.
Blanketten må være mottatt senest 15. juni 2022 kl. 14:00.
Blanketten må være datert og signert.
Undertegnede: ______________________________________________________________________________________________
gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling i Zaptec AS den 17. juni 2022.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonen nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks til å stemme i tråd med styrets anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 17. juni 2022 | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder | |||
| 2. | Valg av en person til å medundertegne protokollen | |||
| 3. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | |||
| 4. | Godkjenning av årsregnskapet og årsrapporten for 2021 | |||
| 5. | Godkjenning av revisors honorar for 2021 | |||
| 6. | Valg av styremedlemmer | |||
| 7. | Godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av styret | |||
| 8. | Godkjenning av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | |||
| 9. | Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved utstedelse av nye aksjer | |||
| 10. | Fullmakt til styret til å erverve egne aksjer |
Aksjeeierens navn og adresse:_________________________________________________________________________ (vennligst benytt blokkbokstaver)
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Dersom aksjeeier er et selskap, eller annen juridisk enhet, skal dokumentasjon i form av firmaattest, og eventuelt fullmakt, vedlegges fullmakten.
_________________________ _________________________ _________________________
gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss pr e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon og anbefaler at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.
Ref. no.:
PIN code:
Notice of Annual General Meeting
Annual general meeting of Zaptec AS will be held on 17 June 2022 at 13:00 (CET) at the company's headquarter at Professor Olav Hanssens vei 7A, Stavanger, Norway.
Registration deadline is 15 June 2022 at 14:00 (CET).
You may provide advance votes at this general meeting. The deadline for submission of advance votes is 15 June 2022 at 14:00 hours. Advance votes must be submitted electronically, through the company's webpage http://www.zaptec.com (use the above mentioned pin and ref no), or through VPS investor services. In investor services, choose Actions – General Meeting, click ISIN
Notice of attendance
The Undersigned will attend the annual general meeting on 17 June 2022 at 13:00 (CET) and cast votes for:
own shares.
shares in accordance with the attached proxy(ies).
Notice of attendance should be registered through the company's website http://www.zaptec.com/ or via VPS Investor Services.
For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned pin code and reference number must be stated. Alternatively for notification of attendance through VPS Investor Services, the pin code and reference number are not required. If you are not able to register your notification of attendance electronically, you may send it by e-mail to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum 0021 Oslo. The notice of attendance must be received no later than on 15 June 2022 at 14:00 (CET).
If the shareholder is an entity, please state the name of the individual who will be representing such entity:_____________________________________
_________________________ _________________________ _________________________ Place Date Shareholder's signature Proxy without voting instructions for the annual general meeting of Zaptec AS. If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual. Ref. no.: PIN code:
The proxy should be submitted electronically through the Company's website (http://www.zaptec.com/) or via VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above mentioned pin code and reference number must be stated. Alternatively, for granting proxy through the VPS Investor Services such pin code and reference number are not required. If you are not able to register the grant of proxy electronically, you may send an e-mail to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum 0021 Oslo. The proxy must be received no later than 15 June 2022 at 14:00 (CET).
If the proxy holder is unnamed, the proxy will be deemed given to the chairman of the board of directors or an individual appointed by him.
This proxy must be received by Zaptec AS no later than 15 June 2022 at 14:00 (CET).
The Undersigned: ______________________________________________________________________________________________ hereby grants (tick one of the two)
the chairman of the board of directors (or a person authorized by him), or
_____________________________________ (name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Zaptec AS on 17 June 2022 at 13:00 (CET).
_________________________ _________________________ _________________________
Ref. no.: PIN code:
Proxy with voting instructions for the annual general meeting of Zaptec AS
If you are unable to attend the annual general meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to the chairman of the board of directors or the person authorized by him.
A proxy with voting instructions must be sent by e-mail (scanned form) to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum 0021 Oslo.
The form must be received no later than 15 June 2022 at 14:00 (CET).
Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.
The Undersigned: ______________________________________________________________________________________________
hereby grants the chairman of the board of directors (or the person authorized by him) a proxy to attend and vote for my/our shares at the annual general meeting of Zaptec AS on 17 June 2022 at 13:00 (CET).
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the board of directors' recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his/her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may refrain from voting.
| Agenda for the annual general meeting on 17 June 2022 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of chairperson of the meeting | |||
| 2. | Election of a person to co-sign the minutes | |||
| 3. | Approval of the notice and agenda | |||
| 4. | Approval of the annual accounts and the annual report for 2021 | |||
| 5. | Approval of the auditor's fee for 2021 | |||
| 6. | Election of members to the board of directors | |||
| 7. | Approval of renumeration for members of the board of directors | |||
| 8. | Approval of renumeration for members of the nomination committee | |||
| 9. | Board authorisation to increase the share capital by issuance of new shares | |||
| 10. | Authorisation to the board to acquire own shares |
Place Date Shareholder's signature
(only for granting proxy with voting instructions)
With regards to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is an entity, this entity's certificate of registration must be appended to the proxy.
_________________________ _________________________ ___________________________________________
notes that forms sent to us by e-mail will not be secured unless the sender himself ensures that the e-mail is secured. We note that the form may contain sensitive information and recommend that the form is sent to us in a secured e-mail.