AGM Information • Aug 24, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail.
Styret i XXL ASA (org. nr. 995 306 158) ("Selskapet") innkaller herved til ekstraordinær generalforsamling.
På grunn av restriksjoner som følge av den pågående Covid-19-situasjonen oppfordres aksjeeierne til å utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte på den ekstraordinære generalforsamlingen ved å gi fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder eller ved å forhåndsstemme. Se "viktig informasjon" nedenfor for mer veiledning.
Den ekstraordinære generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder, Hugo Lund Maurstad, eller en person utpekt av ham. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
NOTICE OF
The board of directors of XXL ASA (reg. no. 995 306 158) (the "Company") hereby calls for an extraordinary general meeting.
Tid: 16. september 2021 kl. 09:00 Time: 16 September 20201 at 09:00 hours (CEST)
Place: The Company's head office, Strømsveien 245 Alna Senter
Due to the restrictions caused by ongoing Covid-19 situation, the shareholders are encouraged to exercise their shareholder rights without attending the extraordinary general meeting in person, by submitting a proxy with voting instructions to the chair of the board of directors or by early voting. Please refer to "important information" below for further instructions.
The extraordinary general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Hugo Lund Maurstad, or a person appointed by him. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
| 1 | VALG AV MØTELEDER OG EN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN |
1 | ELECTION OF A CHAIR OF THE MEETING AND A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES |
|---|---|---|---|
| 2 | GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN |
2 | APPROVAL OF THE NOTICE AND THE AGENDA |
| 3 | UTDELING AV EKSTRAORDINÆRT UTBYTTE |
3 | DISTRIBUTION OF EXTRAORDINARY DIVIDEND |
| * * * | * * * |

På grunn av den ekstraordinære situasjonen knyttet til Covid-19 er det nødvendig å begrense antall møtende aksjeeiere på den ekstraordinære generalforsamlingen så mye som mulig. Styret oppfordrer derfor alle aksjeeiere til å utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte ved å gi fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger eller ved å sende inn sin forhåndsstemme.
Generalforsamlingen vil i alle tilfeller måtte holde seg innenfor de lover og regler som gjelder i tilknytning til Covid-19. Personer i karantene har ikke adgang til å møte. Myndighetene kan også ha fastsatt regler som medfører begrensinger i antall personer som kan være fysisk til stede på generalforsamlingen. Aksjeeierne må være forberedt på at generalforsamlingen kan bli utsatt på kort varsel.
Styret oppfordrer om at en eventuell deltakelse på den ekstraordinære generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, registreres innen 15. september 2021 kl. 15:00 (norsk tid). Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets hjemmeside (www.xxlasa.com) eller VPS investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- og fullmaktsskjema vedlagt som Vedlegg 1 i henhold til instruksene i skjemaet.
Skjemaet for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruk av fullmaktsskjemaet, er vedlagt denne innkallingen (som også er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.xxlasa.com). Fullmaktsskjema kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn skjemaet i Vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeiere til å sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 15. september 2021 kl. 15:00 (norsk tid).
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på agendaen på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis ved å fylle ut og sende inn vedlagte skjema for forhåndsstemme til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, via e-post: [email protected], eller elektronisk via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Se vedlagte skjema for nærmere instruks. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 15. september 2021 kl. 15:00 (norsk tid). Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen
As a consequence of the extraordinary situation caused by Covid-19, it is necessary to limit the total number of shareholders attending the extraordinary general meeting as much as possible. The board of directors therefore encourage all shareholders to exercise their shareholder rights without attending the meeting in person, either by submitting a proxy to the chair of the board of directors or a person authorized by him or its early votes.
The general meeting must in any event comply with the applicable rules and regulations with respect to Covid-19. Persons who are quarantined may not attend the meeting in person. The Norwegian authorities may also have adopted rules which entail that only a limited number of people may attend the general meeting in person. The shareholders must be prepared for the general meeting being postponed on short notice.
The board of directors requests that attendance at the extraordinary general meeting, whether in person or by proxy, is registered within 15 September 2021 at 15:00 (CEST). Shareholders can register attendance online through the Company's website (www.xxlasa.com) or VPS investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form enclosed as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
The proxy form, including detailed instructions on how to use the form, is enclosed to this notice (which is also available at the Company's website www.xxlasa.com). Proxy forms may be submitted electronically through VPS investor service or by completing and submitting the form in Appendix 1 in accordance with the instructions set forth therein. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. The board of directors encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received by the Company by 15 September 2021 at 15:00 hours (CEST).
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be cast by completing and submitting the attached advance voting form to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, via e-post: [email protected], or online through the VPS investor service for shareholders who have access to this. Please refer to the attached forms for further instructions. The deadline for casting early votes is 15 September 2021 at 15:00 hours (CEST). Until the deadline, votes already cast may be amended or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be

er avholdt vil be ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig eller ved fullmakt.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må aksjene før generalforsamlingen registreres på en separat VPSkonto i den reelle aksjeeierens navn.
Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsorden, da fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 11 andre setning. Aksjeeiere har imidlertid rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på dagsorden. En aksjeeier har rett til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av de saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelsen og Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheter i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Denne innkalling, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvis til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside. Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per epost, post eller telefon for å få tilsendt fysisk kopi av de aktuelle dokumentene.
XXL ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dato for denne innkallingen utstedt 252.436.658 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter, herunder rett til utbytte. Selskapet har per datoen for denne innkallingen 8.470.000 egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.
Adresse til Selskapets hjemmeside er: www.xxlasa.com.
considered withdrawn if the shareholder attends in person or by proxy.
If shares are registered by a nominee in the VPS register, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Acct, and the beneficiary shareholder whishes to vote for its shares, then the shares must be re-registered on a separate VPS account in the name of the shareholder prior to the general meeting.
Shareholders may not require that new matters are put on the agenda as the deadline for such has lapsed, cf. Section 11 second sentence of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Shareholders nevertheless have a right to propose resolutions under the matters to be addressed by the general meeting. A shareholder has the right to require that members of the board of directors and chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of that are presented to the shareholders for decision and the Company's financial situation, including operations in other companies that the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
This notice, other documents regarding matters to be discussed at the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's articles of association, are available at the Company's website. Shareholders may contact the Company by e-mail, post or telephone in order to request the documents in question on paper.
XXL ASA is a Norwegian public limited liability company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 252,436,658 shares, each of which carries one vote. The shares also have equal rights in all other respects, including right to dividend. As of the date of this notice, the Company has 8,470,000 shares in treasury. No votes may be exercised for such shares.
The address to the Company's website is: www.xxlasa.com.
* * * * * *

Oslo, 24. august 2021 Oslo, 24 August 2021
Med vennlig hilsen, for styret i XXL ASA
Yours sincerely, for the board of directors of XXL ASA
Hugo Lund Maurstad Styrets leder /chair of the board of directors (sign.)
Due to restrictions caused by Covid-19, the shareholders are strongly encouraged to exercise their shareholder rights without attending the extraordinary general meeting in person by providing a proxy to the chair of the board of directors or advance voting.
| Styrets | forslag til den ekstraordinære generalforsamlingen 16. september 2021: |
Proposals by the board of directors to the extraordinary general meeting on 16 September 2021: |
||
|---|---|---|---|---|
| Til sak 1: | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen |
For item 1: Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes |
||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Hans Cappelen Arnesen velges som møteleder og Tolle Grøterud velges til å medundertegne protokollen. |
Hans Cappelen Arnesen is elected as chair of the meeting and Tolle Grøterud is elected to co-sign the minutes. |
|||
| Til sak 2: | Godkjenning av innkalling og dagsorden |
For item 2: Approval of the notice and the agenda |
||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||
| Innkallingen og dagsorden godkjennes. | The notice and the agenda are approved. | |||
| Til sak 3: | Utdeling av ekstraordinært utbytte | For item 3: Distribution of extraordinary dividend |
||
| Det vises til børsmelding publisert av Selskapet 15. juli 2021, hvor blant annet Selskapets kvartalsrapport for Q2 2021 ble fremlagt. Til tross for at flere butikker var midlertidig stengt over lang tid som følge av Covid-19 pandemien og forsinkelser i leveranser av produkter, har Selskapet levert solide resultater i første halvår 2021. |
Reference is made to stock exchange announcement published by the Company on 15 July 2021, where inter alia the Company's quarterly report for Q2 2021 was published. Despite temporary closure of several stores over a long time period due to the Covid-19 pandemic and delays in product deliveries, the Company has shown solid results in the first half of 2021. |
|||
I tillegg har konsernet gjennom refinansiering av gjelden etablert en lånefasilitet på NOK 1,8 milliarder med forbedrede vilkår sammenliknet med tidligere lånefinansiering. Vilkårene gir konsernet mer fleksibilitet og innebærer at Selskapet igjen kan utdele utbytte til sine aksjeeiere.
In addition, by a refinancing of its debt, the group has obtained a loan facility of NOK 1.8 billion which contains improved terms compared to previous debt financing. The terms give the group more flexibility and the Company is able to return to dividend distribution to its shareholders.

Styret har vurdert Selskapets egenkapital- og likviditetssituasjon og foreslår på den basis at generalforsamlingen beslutter å utdele et ekstraordinært utbytte på NOK 1,98 per aksje fordelt på to transjer á NOK 0,99 per aksje, som skal utdeles i henholdsvis september 2021 og desember 2021 (som nærmere angitt i forslaget til vedtak nedenfor). Utbyttet vil utdeles som tilbakebetaling av innbetalt egenkapital.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Det skal utdeles ekstraordinært utbytte på Selskapets aksjer som følger:
Ingen andre saker foreligger til behandling. No other matters are on the agenda.
The board of directors has assessed the Company's equity and liquidity situation and proposes on that basis that the general meeting resolves to distribute a total extraordinary dividend of NOK 1.98 per share split into two tranches of NOK 0.99 per share, which will be paid in September 2021 and December 2021, respectively (as further specified in the proposed resolution below). The dividend will be distributed as repayment of paid-in equity.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
"Extraordinary dividends shall be paid on the Company's shares as follows:
* * * * * *
1 Påmeldings- og fullmaktsskjema 1 Attendance and proxy forms

Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling i XXL ASA avholdes 16.09.2021 kl. 09:00 i selskapets hovedkvarter, Strømsveien 245, Alna
Aksjeeieren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _______________________________________
Som følge av Covid-19 risikoen, oppfordres aksjeeiere til å avstå fra å møte fysisk på generalforsamlingen, men heller benytte muligheten til å forhåndsstemme eller gi fullmakt. Aksjeeiere som ikke er påmeldt innen den fastsatte fristen kan nektes oppmøte. Merk at generalforsamlingen kan besluttes avholdt på annen måte på kort varsel, og melding om dette vil i så fall bli gitt på selskapets hjemmeside og NewsWeb.
Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com (bruk overnevnte pinkode og referansenummer), eller investortjenester.
I investortjenester velg Hendelser – Generalforsamling, klikk på ISIN
For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I VPS investortjenester velg Hendelser – Generalforsamling, klikk på ISIN
Alternativt kan denne blanketten sendes til [email protected], eller per post til DBN Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:________________________________________ Undertegnede vil delta på ekstraordinær generalforsamling den 16.09.2021
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Fullmakt uten stemmeinstruks for ekstraordinær generalforsamling i XXL ASA | |||||
| Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen kan du gi fullmakt til en annen person | |||||
| Ref.nr.: Pinkode: |
|||||
| Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via VPS investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I VPS investortjenester velg Hendelser – Generalforsamling, klikk på ISIN |
|||||
| Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DBN Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et foretak, skal firmaattest vedlegges fullmakt ved innsending. |
|||||
| Undertegnede:_______ | |||||
| gir (om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger) | |||||
| | Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller | ||||
| | _________ | ||||
| (fullmektigens navn med blokkbokstaver) |
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 16.09.2021 i XXL ASA for mine/våre aksjer.

Ref.nr.: Pinkode:
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller per post til DBN Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 15.09.2021 kl.15:00. Dersom aksjeeier som vil gi fullmakt er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten ved innsending.
gir herved styrets leder (eller den han bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 16.09.2021 i XXL ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets forslag. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling | For | Mot | Avstå | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | o | o | o |
| 2. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | o | o | o |
| 3. | Utdeling av ekstraordinært utbytte | o | o | o |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt)

Ref no: PIN code:
Notice of extraordinary general meeting
Extraordinary general meeting in XXL ASA will be held on 16 September 2021 at 09:00 hours (CEST) at the company's headquarter at Strømsveien 245, Alna, Norway.
The shareholder is registered with the following number of shares at notice:______________________________________
Shareholders are due to the outbreak of Covid-19 encouraged to abstain from appearing in person at the general meeting, but rather participate by means of early votes or by granting a proxy. Shareholders not enrolled by the set registration deadline may be denied attendance. Shareholders should note that additional information on proceedings of the meeting may be given on short notice and announced on the company's ticker on NewsWeb and the company's website.
Deadline for registration of attendance, advance votes, proxy or instructions: 15 September 2021 at 15:00 hours (CEST).
Early votes may only be executed electronically, through the company's website www.xxlasa.com (use ref no and pin code above) or through VPS investor services. In investor services, choose Corporate Actions – General Meeting, click on ISIN.
For notification of attendance through the company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS investor services choose Corporate Actions – General Meeting, click on ISIN.
If you are not able to register this electronically, you may send your notice by e-mail to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If the shareholder is an entity, please state the name of the individual who will represent the entity: _______________________ The undersigned will attend the extraordinary general meeting on 16 September 2021.
| Place | Date | Shareholder's signature | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Proxy without voting instructions for the extraordinary general meeting of XXL ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual. |
|||||
| Ref no: PIN code: |
Proxy should be registered through the company's website www.xxlasa.com or through VPS investor services. For granting proxy through the company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS investor services choose Corporate Actions – General Meeting, click on ISIN.
If you are not able to register this electronically, you may send your notice by e-mail to [email protected] or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. If the shareholder is an entity, the entity's certificate of registration must be attached to the proxy.
hereby grants (if you do not state the name of the proxy holder, the proxy will be given to the chair of the board of directors)
the chair of the board of directors (or a person authorized by him), or
_________________________________ (Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of XXL ASA on 16 September 2021.

Ref no: PIN code:
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to the chair of the board of directors or the person authorized by him. (Alternatively you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than the chair of the board of directors should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrar's Department no later than 15 September 2021 at 15:00 hours (CEST). If the shareholder is an entity, the entity's certificate of registration must be attached to the proxy.
hereby grants the chair of the board of directors (or the person authorized by him) proxy to attend and vote for my/our shares at the extraordinary general meeting of XXL ASA on 16 September 2021.
The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be regarded as an instruction to vote in accordance with the board of directors' proposal. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda extraordinary general meeting | For | Against | Abstention | |
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chair of the meeting and a person to co-sign the minutes | o | o | o |
| 2. | Approval of the notice and the agenda | o | o | o |
| 3. | Distribution of extraordinary dividend | o | o | o |
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.