AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

XXL

AGM Information May 15, 2019

3793_rns_2019-05-15_b23b7879-40ec-425e-96aa-47103a7bc0b7.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

In case of discrepancy between the Norwegian language
original text and the English language translation, the
Norwegian text shall prevail
Til aksjeeierne i XXL ASA To the shareholders of XXL ASA
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
NOTICE OF ORDINARY
GENERAL MEETING
Styret i XXL ASA ("Selskapet") innkaller herved til ordinær
generalforsamling.
The board of directors of XXL ASA (the "Company") hereby
convenes an ordinary general meeting.
Tid:
Sted:
5. juni 2019 kl. 09:00
Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter
(Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo
Time:
Place:
5 June 2019 at 09:00 hours (CEST)
The Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna
Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo,
Norway
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Øivind
Tidemandsen, eller noen utpekt av han. Møteåpner vil
opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
The general meeting will be opened by the chairman of the
board, Øivind Tidemandsen, or someone appointed by him.
The opener of the meeting will make a record of attendance
of shareholders present and proxies.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for
generalforsamlingen:
The board of directors of the Company proposes the following
agenda for the general meeting:
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne
protokollen
1. Election of a chairman of the meeting and a person to
co-sign the minutes
2. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Approval of notice and agenda
3. Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for
regnskapsåret 2018 samt behandling av styrets
redegjørelse for foretaksstyring for 2018
3. Approval of the annual accounts and the board of
directors' report for the financial year 2018 and
presentation of the board's corporate governance
review for 2018
4. Styrefullmakt til å vedta utbytte 4. Board authorisation to resolve dividends
5. Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og
annen godtgjørelse til ledende ansatte
5. Approval of the declaration on salaries and other
remuneration for senior management
6. Fastsettelse av godtgjørelse til styret 6. Determination of remuneration to the board of directors
7. Valg av styremedlemmer 7. Election of board members
8. Fastsettelse av godtgjørelse til revisor 8. Determination of remuneration to the auditor
9. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av
valgkomiteen
9. Determination of remuneration to the members of the
nomination committee
10. Valg av medlemmer til valgkomiteen 10. Election of members of the nomination committee
11. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse -
Aksjeincentivprogram
11. Board authorisation to increase the share capital – Share
incentive program
12. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer -
Aksjeincentivprogram
12. Board authorisation for the acquisition of the Company's
own shares – Share incentive program
13. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer –
Oppkjøp
13. Board authorisation for the acquisition of the Company's
own shares – Acquisitions

14. Endring av instruks for valgkomiteen

14. Amendment to the instruction for the nomination committee

* * *

Det er 139 096 077 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet har per datoen for denne innkallingen 3 096 274 egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.

Styret oppfordrer om at deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, registreres innen 4. juni 2019 kl. 15.00 norsk tid. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets nettside; www.xxlasa.com eller VPS investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.

Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeiere til å sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 4. juni 2019 kl. 15.00 norsk tid. Styrets leder eller den han utpeker vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.

Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis ved å fylle ut og sende inn vedlagte skjema for forhåndsstemme til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, via e-post: [email protected], elektronisk via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Se vedlagte skjemaer for nærmere instruks. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 4. juni 2019 kl. 15:00. Fram til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.

Etter Selskapets syn har verken den reelle aksjeeieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på forvalterkonto i Verdipapirsentralen (VPS), jf. allmennaksjeloven § 4-10. Aksjeeiere som har registrert sine aksjer på en forvalterkonto i VPS, og som ønsker å avgi stemmer for slike aksjer, må etter Selskapets vurdering overføre aksjene til en VPS-konto i eget navn før generalforsamlingen for å være sikret å kunne avgi stemmer There are 139,096,077 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company holds 3,096,274 of its own shares in treasury. No votes may be exercised for such shares.

* * *

The board encourages that attendance at the general meeting, either in person or by proxy, is registered within 4 June 2019 at 15.00 hours (CEST). Shareholders can register attendance online through the Company's website; www.xxlasa.com or VPS investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.

Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairman of the board (or whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies and votes in advance may be submitted electronically through VPS investor service or by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. The board encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received by the Company within 4 June 2019 at 15.00 (CEST). The chairman or his designate will only accept proxies which are specified as to how the representative shall vote on each matter. See the enclosed proxy form for further information on proxies.

Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such advance votes must be cast by completing and submitting the attached advance voting form to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O. Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway, by e-mail: [email protected], online through the Norwegian Securities Depository's (VPS) Investor Services for shareholders having access to this. Please refer to the attached forms for further instructions. The deadline for casting advance votes is 4 June 2019 at 15:00 CEST. Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.

The Company is of the opinion that neither the beneficiary shareholder nor the nominee is entitled to vote for shares registered on a nominee account in the Norwegian Securities Depository (VPS), cf. the Norwegian Public Limited Act section 4-10. Shareholders who hold their shares on a nominee account in the VPS and who wish to vote for such shares must, based on the Company's assessment, transfer the shares to a securities account in the VPS held in their own

for slike aksjer. Hvis aksjeeieren godtgjør at det er tatt name prior to the general meeting in order to be assured that
nødvendige skritt for slik overføring, og aksjeeieren har reell
aksjeeierinteresse i Selskapet, kan aksjeeieren etter Selskapets
oppfatning stemme for aksjene, selv om aksjene ennå ikke er
registrert på en separat VPS-konto.
it may vote for such shares at the general meeting. If the
shareholder proves that the necessary steps for such transfer
have been taken, and the shareholder has a real shareholder
interest in the Company, the shareholder may in the
Company's opinion vote for such shares even if the shares
have not yet been registered on a separate VPS-account.
Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger
treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av
generalforsamlingen med alminnelig flertall.
Decisions on voting rights for shareholders and
representatives are made by the person opening the meeting,
whose decision may be reversed by the general meeting by
majority vote.
Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen,
da fristen for å kreve dette er utløpt, jf. Allmennaksjeloven
§ 5-11 andre setning. Aksjeeiere har, i en viss utstrekning, rett
til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på
dagsordenen.
Shareholders cannot require that new matters are put on the
agenda as the deadline for this has lapsed cf. the Public
Limited Liability Companies Act section 5-11 second sentence.
Shareholders have the right, to a certain degree, to propose
resolutions under the matters to be addressed by the general
meeting.
En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder
tilstede på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger
om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er
forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder
opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker
som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de
opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig
skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver,
og kan gi talerett til én rådgiver.
A shareholder may require board members and the chief
executive officer present at the general meeting to provide
available information at the general meeting on factors that
may affect the consideration of matters submitted to
shareholders for decision. The same applies to information
regarding the Company's financial condition and other
matters to be addressed at the general meeting, unless the
information required cannot be disclosed without causing
disproportionate harm to the Company. Shareholders are
entitled to bring advisors, and may grant the right of speech
to one advisor.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal
behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er
gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til
innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder
saker som skal behandles av generalforsamlingen kan sendes
vederlagsfritt til aksjeeiere på forespørsel til Selskapets kontor.
Information about the general meeting and documents to be
considered by the general meeting or incorporated in the
notice is posted on the Company's website, including the
appendices to this notice and the Company's articles of
association. Documents relating to matters to be considered
by the general meeting may be sent free of charge to
shareholders upon request.
Adresse til Selskapets nettside er: www.xxlasa.com The address to the Company's website is: www.xxlasa.com
Oslo, 15. mai 2019 Oslo, 15 May 2019
Med vennlig hilsen,
for styret i XXL ASA
Yours sincerely,
for the board of directors of XXL ASA
Øivind Tidemandsen
styrets leder
(sign.)
Øivind Tidemandsen
chairman of the board
(sign.)
Styrets forslag The proposals of the board of directors
Til sak 3 Godkjenning av årsregnskapet og styrets
beretning for regnskapsåret 2018
samt behandling av styrets
redegjørelse for foretaksstyring for 2018
To item 3 Approval of the annual accounts and the
board of directors' report for the
financial year 2018 and presentation of the
board's corporate governance review for
2018
Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for
regnskapsåret 2018, Selskapets redegjørelse for
foretaksstyring for 2018, samt revisors beretning, er
tilgjengelig i årsrapporten, som kan finnes på selskapets
hjemmesider.
The board of directors' proposal for annual accounts and
annual report for the financial year 2018, the Company's
corporate governance review for 2018 and the auditor's
report, are included in the annual report available at the
Company's website.
vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
etterretning. Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret
2018 godkjennes, herunder styrets redegjørelse for
foretaksstyring. Revisors beretning tas til
The board of director's proposal for annual accounts
and annual report for the financial year 2018,
including the board of directors' report on corporate
governance, are approved. The auditor's report is
taken into consideration.
Til sak 4 Styrefullmakt til å vedta utbytte To item 4 Board authorisation to resolve dividends
Som det fremgår av årsrapporten for 2018 er Selskapets
mulighet til å utdele utbytte for tiden begrenset av
Selskapets låneavtaler, selv om Selskapet har tilstrekkelig fri
egenkapital til å vedta utbytte i henhold til gjeldende
utbyttepolitikk.
As described in the annual report for 2018, the Company's
ability to distribute dividends is currently limited by the
Company's loan agreements, even though the Company has
sufficient distributable equity to resolve a dividend in
accordance with the current dividend policy.
millioner. Basert på gjeldende utbyttepolitikk ville styret normalt
foreslått et utbytte på NOK 0,80 per aksje, totalt ca. NOK 111
Based on the Company's current dividend policy, the board
of directors would normally have proposed a divided of NOK
0,80 per share, in total approximately NOK 111 million.
Som følge av dette foreslår styret at styret gis fullmakt til å
vedta utbytte, slik at Selskapet kan utdele utbytte dersom
lånevilkårene endres eller bortfaller.
As a consequence, the board of directors proposes that the
board of directors is granted an authorisation to resolve
dividends so that the Company may distribute dividends if
the covenants in the Company's loan agreements are
amended or removed.
I henhold til allmennaksjeloven § 8-2 gis styret
fullmakt til å beslutte utdeling av utbytte på
grunnlag av Selskapets årsregnskap for 2018.
Fullmakten skal gjelde til ordinær generalforsamling i
2020, likevel senest til 30. juni 2020.
In accordance with the Norwegian Public Limited
Liability Companies Act section 8-2, the board of
directors is authorised to resolve distribution of
dividend based on the Company's annual accounts
for 2018. The authorisation shall be valid until the
ordinary general meeting in 2020, but at the latest
until 30 June 2020.
Til sak 5 Godkjennelse av erklæring om
fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte
To item 5 Approval of the declaration on salaries
and other remuneration for senior
management
Styret viser til erklæringen inntatt i årsrapporten for 2018, og
som er gjort tilgjengelig som eget saksdokument på
Selskapets nettsider.
The board of directors refers to the declaration included in
the annual report for 2018, and as made available as a
separate document at the Company's website.
Retningslinjer for tildeling av aksjer, tegningsretter, opsjoner
og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer
Guidelines for allocation of shares, subscription rights,
options and any other form of remuneration stemming from
eller utviklingen av aksjekursen i Selskapet eller i andre
selskaper innenfor konsernet vil være bindende for styret
ved generalforsamlingens godkjennelse. Slike retningslinjer
er beskrevet i punkt 2 og 4 i styrets erklæring om fastsettelse
av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Øvrige
retningslinjer i denne erklæringen er veiledende for styret.
Dersom styret i en avtale fraviker de veiledende
retningslinjene, skal begrunnelsen for dette angis i
styreprotokollen.
shares or the development of the official share price in the
Company or in other group companies are binding on the
board of directors when approved by the general meeting.
Such guidelines are described in section 2 and 4 of the board
of director's declaration on salaries and other remuneration
for senior management. Other guidelines are precatory for
the board of directors. If the board of directors in an
agreement deviates from these guidelines, the reasons for
this shall be stated in the minutes of the board of directors'
meeting.
Det skal avholdes en rådgivende avstemming for
retningslinjer som er veiledende for styret. Bindende
retningslinjer skal godkjennes av generalforsamlingen.
An advisory vote shall be held for the guidelines that are
precatory for the board of directors. Binding guidelines shall
be approved by the general meeting.
Styret foreslår at det avholdes en rådgivende avstemning for
veiledende retningslinjer. Styret foreslår at
generalforsamlingen treffer følgende vedtak med hensyn til
det rådgivende vedtaket:
The board of directors proposes that an advisory vote is held
for precatory guidelines. The board of directors proposes
that the general meeting makes the following resolution
with respect to the advisory vote:
Utover punkt 2 og 4 som det skal voteres over
separat, godkjenner generalforsamlingen
erklæringen om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte.
Except for section 2 and 4, which will be subject to a
separate vote, the general meeting approves the
board of director's declaration on salaries and other
remuneration for senior management.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende
vedtak med hensyn til punkt 2 og 4 i erklæringen:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution with respect to section 2 and
4 of the declaration:
Generalforsamlingen godkjenner punkt 2 og 4 i
erklæringen om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte.
The general meeting approves section 2 and 4 of the
board of director's declaration on salaries and other
remuneration for senior management.
Til sak 6
Fastsettelse av godtgjørelse til styret
To item 6
Determination of remuneration to the
board of directors
Det vises til valgkomiteens innstilling til godtgjørelse til styret
inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen.
Reference is made to the nominations committee's
recommendation for remuneration to the board of
directors, attached to this notice as appendix 2.
Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter
følgende vedtak om godtgjørelse til styremedlemmene:
The nomination committee recommends that the general
meeting adopts the following resolution regarding
remuneration of the board of directors:
Generalforsamlingen godkjenner følgende
godtgjørelse til styret for tjenesteperioden siden
ordinær generalforsamling i 2018:
The general meeting approves the following
remuneration for the board of directors for the
period that started at the annual general meeting of
2018:
-
-
Generalforsamlingen godkjenner følgende
godtgjørelse til medlemmene av revisjonskomiteen
for tjenesteperioden siden ordinær
generalforsamling i 2018:
Adele Bugge Norman Pran, leder av
revisjonskomitéen
NOK
60 000
Ronny Blomseth, medlem av revisjonskomitéen
NOK
40 000
The general meeting approves the following
remuneration for participation in the audit
committee for the period that started at the annual
general meeting of 2018:
-
Adele Bugge Norman Pran, chairman of the
audit committee
NOK 60,000
-
Ronny Blomseth, member of the audit
committee
NOK 40,000
Til sak 7 Valg av styremedlemmer To item 7 Election of board members
innkallingen. Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av
styremedlemmer inntatt som vedlegg 2 til denne
to this notice as appendix 2. Reference is made to the nominations committee's
recommendation for election of board members, attached
følgende vedtak: Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter The nomination committee recommends that the general
meeting adopts the following resolution:
Øivind Tidemandsen og Ronny Blomseth er ikke på
valg og fortsetter i sine styreverv. Anders Misund
gjenvelges som styremedlem for en tjenesteperiode
på ett år. Maria Aas-Eng og Kjersti Hobøl velges som
styremedlemmer for en tjenesteperiode på to år.
Styret skal etter dette ha følgende sammensetning:
-
Øivind Tidemandsen (styrets leder)
-
Anders Misund (styremedlem)
-
Ronny Blomseth (styremedlem)
Øivind Tidemandsen and Ronny Blomseth are not up
for election and will continue their board positions.
Anders Misund is re-elected as board member for a
period of one year. Maria Aas-Eng and Kjersti Hobøl
are elected as board members for a period of two
years.
The following persons shall comprise the board of
directors:
-
Øivind Tidemandsen (chairman)
-
Anders Misund (board member)
-
Ronny Blomseth (board member)
-
-
Maria Aas-Eng (styremedlem)
Kjersti Hobøl (styremedlem)
-
-
Maria Aas-Eng (board member)
Kjersti Hobøl (board member)
Til sak 8 Fastsettelse av godtgjørelse til revisor To item 8 Determination of remuneration to the
auditor
Påløpte honorarer til revisor for 2018 utgjør totalt NOK 3,325
millioner, hvorav NOK 2,759 millioner er relatert til ordinær
lovpålagt revisjon, NOK 0,565 millioner er relatert til øvrige
tjenester. Generalforsamlingen skal treffe vedtak om
honorar relatert til lovpålagt revisjon.
Accrued fees to the auditor for 2018 amount to NOK 3.325
million for the Company, whereof NOK 2.759 million is
related to the statutory audit, NOK 0.565 million is related
to other services. The general meeting shall make a
resolution regarding the remuneration related to the
statutory audit.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende
vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
Godtgjørelse til revisor for 2018 på NOK 2,759
millioner for lovpålagt revisjon, samt NOK 0,565
millioner for andre tjenester, godkjennes.
Remuneration to the auditor for 2018 of NOK 2.759
million for statutory audit, as well as NOK 0.565
million, is approved.
Til sak 9 Fastsettelse av godtgjørelse til
medlemmene av valgkomiteen
To item 9 Determination of remuneration to the
members of the nomination committee
Valgkomiteen innstiller til godtgjørelse til valgkomiteens
medlemmer.
The nomination committee proposes the remuneration to
the members of the nomination committee.
Det vises til valgkomiteens innstilling til godtgjørelse til
medlemmer av valgkomiteen inntatt som vedlegg 2 til denne
innkallingen.
Reference is made to the nominations committee's
recommendation for remuneration to the members of the
nomination committee, attached to this notice as appendix
2.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer
følgende vedtak:
The nomination committee recommends that the general
meeting makes the following resolution:
godtgjørelse: Valgkomiteens medlemmer skal motta følgende The members of the nomination committee shall
receive the following remuneration:
Ingar Solheim NOK 75 000
Robert Iversen NOK 50 000
Ottar Haugerud NOK 50 000
Ingar Solheim NOK 75,000
Robert Iversen NOK 50,000
Ottar Haugerud NOK 50 000
Til sak 10 Valg av medlemmer til valgkomiteen To item 10 Election of members to the nomination
committee
medlemmer. Valgkomiteen innstiller til valg av valgkomiteens The nomination committee proposes candidates for the
members of the nomination committee.
Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av medlemmer
til valgkomiteen inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen.
Reference is made to the nominations committee's
recommendation for election of members of the nomination
committee, attached to this notice as appendix 2.
følgende vedtak: Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer The nomination committee recommends that the general
meeting makes the following resolution:
Ingar Solheim gjenvelges som leder av valgkomiteen
for ett år. Robert Iversen gjenvelges som medlem av
valgkomiteen for to år. Vegard Søraunet velges som
nytt medlem av valgkomiteen for to år.
Ingar Solheim is re-elected as chairman of the
nomination committee for one year. Robert Iversen
is re-elected as member of the nomination
committee for two years. Vegard Søraunet is elected
as new member of the nomination committee for
two years.
Valgkomiteen skal etter dette ha følgende
sammensetning:
committee: The following persons shall comprise the nomination
-
-
-
Ingar Solheim som leder,
Robert Iversen som medlem, og
Vegard Søraunet som medlem.
-
Ingar Solheim as chairman,
-
Robert Iversen as member of the
nomination committee, and
-
Vegard Søraunet as member of the
nomination committee
Til sak 11 Styrefullmakt til kapitalforhøyelse -
Aksjeincentivprogram
To item 11 Board authorisation to increase the share
capital – Share incentive program
Selskapets styre har i dag en fullmakt til gjennomføring av
rettede emisjoner mot ansatte i Selskapet og dets
datterselskaper, som utløper ved den ordinære
generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at en
samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår
som fremkommer nedenfor.
The Company's board of directors currently has an
authorisation to perform private placements towards the
Company's and its subsidiaries' employees, which expires at
the annual general meeting. The board deems it appropriate
that the general meeting grants the same authorisation to
the board for the coming year at the terms set out below.
Formålet med fullmakten er å sikre levering av aksjer under The purpose of the authorisation is to secure delivery of
Selskapets aksjeincentivprogram. shares under the Company's share incentive program.
Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede
et antall nye aksjer som kan medføre en forhøyelse av
dagens aksjekapital på opp til 2 %. Fullmakten vil etter
forslaget til vedtak erstatte tidligere fullmakter til
aksjekapitalforhøyelse. For å kunne ivareta formålet som er
angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes
fortrinnsrett skal kunne fravikes.
The board of directors' proposal implies an authorisation to
issue a number of new shares that may result in an increase
of the current share capital of up to 2%. The authorisation
will in accordance with the proposed resolution replace
previous authorisations for share capital increases. Based on
the purpose of the authorisation, the board of directors
proposes that the preferential rights for existing
shareholders to subscribe for new shares may be set aside.
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle
årsregnskapet for 2018, vises det til dette, samt til Selskapets
øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs'
nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets
hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av
vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om
Selskapet og Selskapets virksomhet.
As the ordinary general meeting shall approve the annual
accounts for 2018, reference is made to the financial
statements, as well as to stock exchange notifications
published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock
Exchange's news service www.newsweb.no and the
Company's website for information about matters of
material importance to the Company and the Company's
business.
vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
Selskapets styre tildeles fullmakt til aksjekapitalforhøyelse i
henhold til allmennaksjeloven § 10-14 på følgende vilkår:
The Company's board of directors is authorised to
increase the share capital pursuant to the
Norwegian Public Limited Liability Companies Act
section 10-14, on the following conditions:
1 Aksjekapitalen skal i en eller flere omganger i alt
kunne forhøyes med inntil NOK 1 112 768,40.
1 The share capital may, in one or more rounds,
be increased by a total of up to NOK
1,112,768.40.
2 Fullmakten skal gjelde til ordinær generalforsamling
i 2020, dog senest til 30. juni 2020.
2 The authorisation shall be valid until the
ordinary general meeting in 2020, but no later
than 30 June 2020.
3 Fullmakten kan benyttes ved utstedelse av aksjer til
ansatte under Selskapets aksjeincentivprogram (som
også kan omfatte ansatte i datterselskaper).
3 The authorisation may be used for issuing
shares to the Company's employees under the
Company's share incentive schemes (which may
include employees in subsidiaries).
4 Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven
§ 10-4 skal kunne fravikes.
4 The shareholders' pre-emption for subscription
of shares, pursuant to the Norwegian Public
Limited Liability Companies Act section 10-4,
may be set aside.
5 Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved innskudd
i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra
Selskapet særlig plikter i henhold til
allmennaksjeloven § 10-2.
5 The authorisation includes increase of the share
capital against contribution in kind and the right
to incur the Company special obligations
pursuant to the Norwegian Public Limited
Liability Companies Act section 10-2.
6 Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter
allmennaksjeloven.
6 The authorisation does not include decision on
merger pursuant to the Norwegian Public
Limited Liability Companies Act.
7 Styret fastsetter de øvrige vilkår og kan foreta de
vedtektsendringer som aksjekapitalforhøyelse ved
bruk av denne fullmakten gjør påkrevd.
7 The board decides the other terms and may
amend the articles of association following the
completion of share capital increases pursuant
to the terms in this authorisation.
denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter
denne fullmakten alle tidligere utstedte
styrefullmakter til aksjekapitalforhøyelse.
authorisation with the Norwegian Register of
Business Enterprises, this authorisation replaces
any previous authorisations to carry out share
capital increases.
9 Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten
foreslått under sak 12, slik at den totale bruk av
begge fullmakter ikke overstiger 2 % av totalt antall
aksjer i selskapet.
9 The authorisation must be viewed together with
the authorisation proposed under item 12 so
that the total utilisation of the both
authorisations does not exceed 2% of the total
number of shares in the company.
Til sak 12 Styrefullmakt til erverv av Selskapets
egne aksjer - Aksjeincentivprogram
To item 12 Board authorisation for the acquisition of
the Company's own shares – Share
incentive program
Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets
egne aksjer til bruk i Selskapets aksjeincentivprogram, som
utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser
det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det
kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor.
Fullmakten foreslås og fortsatt være begrenset til å kun
gjelde tilbakekjøp med formål om å benytte aksjene i
Selskapets aksjeincentivprogram.
The Company's board of directors currently has an
authorisation to acquire shares in the Company to be used
in the Company's share incentive program, which expires at
the annual general meeting. The board deems it appropriate
that the general meeting grants the same authorisation to
the board for the coming year at the terms set out below.
The authorisation is proposed to continue to be limited to
only cover a repurchase of shares to be used in the
Company's share incentive program.
Slik fullmakt vil gi Styret mulighet til å utnytte de finansielle
instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir
anledning til. Hovedformålet med fullmakten er å kunne
erverve egne aksjer for å benytte disse i forbindelse med
XXLs aksjeincentivprogram. Dersom det viser seg at de
ervervede aksjene ikke skal benyttes i
aksjeincentivprogrammet likevel, kan de benyttes som
virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur.
Such authorisation would give the board of directors the
opportunity to take advantage of the financial instruments
and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited
Liability Companies Act. The main purpose of the
authorisation is to acquire own shares in order to use such
shares in connection with XXL's share incentive schemes. To
the extent the shares are not required for the share
incentive program after all the shares may be a tool to aid
for optimising the Company's share capital structure.
egne aksjer. Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av
egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende
tilnærmet 2 % av Selskapets aksjekapital. Fullmakten vil etter
forslaget til vedtak erstatte tidligere fullmakter til erverv av
shares. The board of directors' proposal entails that the general
meeting gives the board of directors an authorisation to
acquire shares in the Company, with a total nominal value
corresponding to 2% of the Company's share capital. The
authorisation will in accordance with the proposed
resolution replace previous authorisations for acquiring own
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle
årsregnskapet for 2018, vises det til dette, samt til Selskapets
øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs'
nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets
hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av
vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om
Selskapet og Selskapets virksomhet.
business. As the ordinary general meeting shall deal with the annual
accounts for 2018, reference is made to the financial
statements, as well as to stock exchange notifications
published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock
Exchange's news service www.newsweb.no and the
Company's website for information about matters of
material importance to the Company and the Company's
treffer følgende vedtak: Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
1 Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av
Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger
1 The board of directors of the Company is authorised
to purchase the Company's own shares, in one or

8 With effect from the time of registration of this

8 Med virkning fra tidspunktet for registrering av

opptil samlet pålydende verdi NOK 1 112 768,40. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer.

  • 2 Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
  • 3 Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2020, dog senest 30. juni 2020.
  • 4 Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal enten brukes i aksjeincentivprogram eller slettes ved kapitalnedsettelse i Selskapet.
  • 5 Med virkning fra tidspunktet for registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte fullmakter til erverv av Selskapets egne aksjer.
  • 6 Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten foreslått under sak 10, slik at den totale bruk av begge fullmakter ikke overstiger 2 % av totalt antall aksjer i selskapet.

Til sak 13 Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp

Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås å fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp av aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp.

Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 3 % av Selskapets aksjekapital.

Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2018, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet.

more rounds, with a total nominal value of up to NOK 1,112,768.40. The authorisation also includes pledge of own shares.

  • 2 The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares.
  • 3 The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2020, though at the latest until 30 June 2020.
  • 4 Shares acquires pursuant to this authorisation shall either be used for share incentive schemes or be deleted in connection with a later reduction of the registered share capital.
  • 5 With effect from the time of registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previous authorisations granted to the board of directors for purchase of the Company's shares.
  • 6 The authorisation must be viewed together with the authorisation proposed under item 10 so that the total utilisation of the both authorisations does not exceed 2% of the total number of shares in the company.

To item 13 Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions

The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to acquisitions of shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions.

The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 3% of the Company's share capital.

As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2018, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business.

Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

  • 1 Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger opptil samlet pålydende verdi NOK 1 669 152,80. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer.
  • 2 Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje.
  • 3 Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2020, dog senest 30. juni 2020.
  • 4 Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal kunne benyttes som vederlagsaksjer i forbindelse med erverv av andre virksomheter.

Til sak 14 Endring av instruks for valgkomiteen

Etter Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse punkt 8 bør styremedlemmene oppfordres til å eie aksjer i selskapet. Etter anbefalingens punkt 11 bør det vurderes å forutsette at deler av styrehonoraret investeres i aksjer i selskapet til markedskurs. Valgkomiteen besluttet i 2018 å utsette et slikt forslag til ordinær generalforsamling i 2019, slik at aksjeeierne i XXL ville få god anledning til å komme med eventuelle innspill til en slik honorarstruktur. Styret har mottatt positive tilbakemeldinger på at deler av honoraret til de aksjonærvalgte styremedlemmene bør være knyttet til kjøp av aksjer. Strukturen har vært diskutert i styret, og samtlige eksisterende styremedlemmer og innstilte kandidater er positive til og støtter en slik ordning.

Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

Instruks for XXL ASAs valgkomité punkt 3.2 "Anbefalinger for godtgjørelse til styret og nominasjonskomiteen" endres til å lyde som følger:

Anbefalinger til godtgjørelse til styret skal ta i betraktning styrets betydning og sørge for at forslaget er tilpasset karakteren og tidsbruken til oppgavene det utfører.

The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:

  • 1 The board of directors of the Company is authorised to purchase the Company's own shares, in one or more rounds, with a total nominal value of up to NOK 1,669,152.80. The authorisation also includes pledge of own shares.
  • 2 The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares.
  • 3 The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2020, though at the latest until 30 June 2020.
  • 4 Shares acquires pursuant to this authorisation may be used as consideration shares with regards to acquisition of other businesses.

To item 14 Amendment to the instruction for the nomination committee

Pursuant to the Norwegian code of practice for corporate governance section 8, the board members should be encouraged to own shares in the company. Furthermore, pursuant to section 11 of the code, it should be considered to make parts of the board remuneration subject to being invested in shares in the company at market value. The nomination committee decided in 2018 to postpone such a proposal, in order to give the shareholders in XXL ample opportunity to give any input on such a remuneration structure. The board of directors has received positive feedback on the proposal that part of the remuneration of the shareholder-elected board members should be related to purchase of shares. The structure has been discussed by the board, and all existing board members and nominated candidates are positive to and support such an arrangement.

The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:

The instructions for XXL ASA's nomination committee section 3.2 "Recommendations for the remuneration of the Board and the nomination committee" is amended to read:

"Recommendations for remuneration of the Board should take into account the significance of the Board and ensure that the suggestion is suited to the character and time commitment of the tasks it carries out.

Godtgjørelsen til styret skal være underlagt følgende ordning:

  • Det forutsettes at styrets aksjonærvalgte medlemmer benytter 1/3 av brutto styrehonorar (eksklusiv honorar for komitearbeid) til å kjøpe aksjer i XXL inntil de (inkludert deres personlig nærstående) eier aksjer i XXL til en verdi som tilsvarer 2 ganger brutto styrehonorar (eksklusiv honorar for komitearbeid).
  • Erverv må skje i henhold til gjeldende lovgivning samt Reglement for Primærinnsidere i XXL og XXLs Instruks for håndtering av innsideinformasjon. Det anbefales at kjøp gjøres i første uke etter offentliggjøring av kvartalstall. Erverv skal gjennomføres snarest mulig etter at vedtagelse av styrehonoraret har funnet sted, men senest innen årsskiftet.
  • Aksjene skal beholdes så lenge styremedlemmet innehar styrevervet. Beholdning som overstiger to ganger styrehonorar omfattes likevel ikke.

Ordningen skal gjøres kjent for aktuelle kandidater til styreverv i XXL, som skal ved aksept av nominasjonen også anses å ha akseptert aksjekjøpsordningen og at de vil følge disse retningslinjene. Valgkomiteen skal kontrollere etterlevelse av aksjekjøpsordningen. Etterlevelse av aksjekjøpsplikten vil inngå i valgkomiteens vurdering av hvilke kandidater som skal nomineres for valg for neste periode. "

The remuneration for the board of directors shall be subject to the following arrangement:

  • The board members are required to utilise 1/3 of their gross Board remuneration (excluding any fee for committee work) to purchase shares in XXL ASA until they (including their related parties) own shares in XXL ASA with a value equivalent to two times their gross Board remuneration (excluding any remuneration for committee work).
  • Acquisitions of shares must be made in accordance with applicable legislation and the Rules for Primary Insiders in XXL ASA and XXL ASA's Instructions for Handling Inside Information. It is recommended that purchases be made in the first week following the publication of quarterly results. Acquisitions must be made as soon as possible after the resolution of the board remuneration has been made, but no later than by the end of the year.
  • The shares must be retained as long as the Board member serves on the Board. However, this does not apply to shareholdings that exceed two times the member's Board remuneration.

Relevant candidates for Board positions in XXL ASA shall be informed of the above arrangement, and shall by accepting their nomination also be deemed to have accepted the share purchase arrangement and that they will comply with these guidelines. The nomination committee shall verify compliance with the share purchase arrangement. Compliance with the obligation to purchase shares will be part of the nomination committee's assessment of candidates to be nominated for election."

* * *

Ingen andre saker foreligger til behandling.

* * *

No other matters are on the agenda.

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i XXL ASA avholdes 5. juni 2019 kl. 09:00 i Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter (Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo

Vedtektsfestet påmeldingsfrist: 4. juni 2019 kl. 15.00

Du kan forhåndsstemme på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 4. juni 2019 kl. 15:00. Forhåndsstemmer kan kun foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com, eller via VPS Investortjenester.

Påmelding

Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 5. juni 2019 og avgi stemme for:

egne aksjer

Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via Investortjenester.

For påmelding via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis.

Alternativt via Investortjenester hvor man ikke trenger pin og referansenummer.

Får du ikke registeret dette elektronisk kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 4. juni 2019 kl. 15:00.

Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i XXL ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamling, kan du gi fullmakt til en annen person.

Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis. Alternativt via Investortjenester hvor man ikke trenger pin og referansenummer. Får du ikke registeret dette elektronisk kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakten må være mottatt senest 4. juni 2019 kl. 15:00. Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger. Fullmakten må være mottatt senest 4. juni 2019 kl. 15:00. Undertegnede: gir herved (sett kryss) Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller __________________________________ Ref.nr.: Pinkode:

(fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5. juni 2019 i XXL ASA for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i XXL ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger.

Fullmakter med stemmeinstruks kan kun registreres av DNB, og sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 4. juni 2019 kl. 15:00.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: Ref.nr.:

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 5. juni 2019 i XXL ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2019 For Mot Avstå
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
2. Godkjenning av innkalling og dagsorden
3. Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2018 samt behandling av styrets
redegjørelse for foretaksstyring for 2018
4. Styrefullmakt til å vedta utbytte
5a. Rådgivende avstemming: Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til
ledende ansatte som ikke relaterer seg til aksjer
5b. Bindende avstemming: Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende
ansatte som relaterer seg til aksjer
6. Fastsettelse av godtgjørelse til styret
7. Valg av styremedlemmer
8. Fastsettelse av godtgjørelse til revisor
9. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen
10. Valg av medlemmer til valgkomiteen
11. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram
12. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer - Aksjeincentivprogram
13. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp
14. Endring av instruks for valgkomiteen

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

DNB gjør oppmerksom på at skjema som sendes til oss per e-post vil være usikret, med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten. Vi gjør oppmerksom på at skjemaet kan inneholde sensitiv informasjon, og anbefaler at online løsning benyttes, eller at skjemaet sendes i sikret e-post til oss.

Ref no: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Meeting in XXL ASA will be held on 5 June 2019 at 09.00 a.m. Address: The Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo, Norway

Registration Deadline according to bylaws: 4 June 2019 at 03.00 p.m.

The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 4 June 2019 at 03.00 p.m. Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services.

Notice of attendance

The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 5 June 2019 and cast votes for:

own shares.

Notice of attendance should be registered electronically through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned pin code and reference number must be stated. Alternatively through VPS Investor service where pin code and reference number is not needed. If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 4 June 2019 at 03.00 p.m.

If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________

Place Date Shareholder's signature
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of XXL ASA
If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Ref no:
PIN code:
Proxy should be submitted electronically through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services.
For granting proxy through the Company's website, the above mentioned pin code and reference number must be stated.
Alternatively through VPS Investor service where pin code and reference number is not needed.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars
Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 4 June 2019 at 03.00 p.m.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him

or her.

This proxy must be received no later than 4 June 2019 at 03.00 p.m.

The undersigned:

hereby grants (tick one of the two)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 5 June 2019.

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Proxy with voting instructions

If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 4 June 2019 at 03.00 p.m.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

The undersigned: Ref no:

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 5 June 2019.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2019 For Against Abstention
1. Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes
2. Approval of notice and agenda
3. Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2018
and presentation of the board's corporate governance review for 2018
4. Board authorisation to resolve dividends
5a. Advisory vote: Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior
management not related to shares
5b. Binding vote: Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior
management related to shares
6. Determination of remuneration to the board of directors
7. Election of board members
8. Determination of remuneration to the auditor
9. Determination of remuneration to the members of the nomination committee
10. Election of members of the nomination committee
11. Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program
12. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive
program
13. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions
14. Amendment to the instruction for the nomination committee

Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.