AGM Information • May 16, 2018
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
| In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail |
|||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Til aksjeeierne i XXL ASA | To the shareholders of XXL ASA | ||||||
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING |
NOTICE OF ORDINARY GENERAL MEETING |
||||||
| Styret i XXL ASA ("Selskapet") innkaller herved til ordinær generalforsamling. |
The board of directors of XXL ASA (the "Company") hereby convenes an ordinary general meeting. |
||||||
| Tid: Sted: |
6. juni 2018 kl. 09:00 Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter (Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo |
Time: Place: |
6 June 2018 at 09:00 hours (CEST) The Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo, Norway |
||||
| Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Øivind Tidemandsen, eller noen utpekt av han. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter. |
The general meeting will be opened by the chairman of the board, Øivind Tidemandsen, or someone appointed by him. The opener of the meeting will make a record of attendance of shareholders present and proxies. |
||||||
| Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen: |
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting: |
||||||
| 1. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen |
1. | Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes |
||||
| 2. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | 2. | Approval of notice and agenda | ||||
| 3. | Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2017, inkludert utbytte, samt behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2017 |
3. | Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2017, including dividends, and presentation of the board's corporate governance review for 2017 |
||||
| 4. | Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
4. | Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management |
||||
| 5. | Fastsettelse av godtgjørelse til styret | 5. | Determination of remuneration to the board of directors | ||||
| 6. | Valg av styremedlemmer | 6. | Election of board members | ||||
| 7. | Fastsettelse av godtgjørelse til revisor | 7. | Determination of remuneration to the auditor | ||||
| 8. | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen |
8. | Determination of remuneration to the members of the nomination committee |
||||
| 9. | Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram |
9. | Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program |
||||
| 10. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer - Aksjeincentivprogram |
10. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program |
||||||
| 11. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp |
11. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions |
||||||
| * * * | * * * |
Det er 139 096 077 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet har per datoen for denne innkallingen 576 690 egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.
Styret oppfordrer om at deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, registreres innen 5. juni 2018 kl. 15.00 norsk tid. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets nettside; www.xxlasa.com eller VPS investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.
Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt og forhåndsstemmer kan sendes inn elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeiere til å sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 5. juni 2018 kl. 15.00 norsk tid. Styrets leder eller den han utpeker vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis ved å fylle ut og sende inn vedlagte skjema for forhåndsstemme til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo, via e-post: [email protected], elektronisk via VPS Investortjenester for aksjeeiere som har tilgang til dette. Se vedlagte skjemaer for nærmere instruks. Frist for å avgi forhåndsstemmes er 5 juni 2018 kl. 15:00. Fram til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Etter Selskapets syn har verken den reelle aksjeeieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på forvalterkonto i Verdipapirsentralen (VPS), jf. allmennaksjeloven § 4-10. Aksjeeiere som holder sine aksjer på en forvalterkonto i VPS og som ønsker å avgi stemmer for slike aksjer må etter selskapets vurdering overføre aksjene til en VPS-konto i eget navn før generalforsamlingen for å være sikret å kunne avgi stemmer for slike aksjer. Hvis aksjeeieren godtgjør at det er tatt nødvendige skritt for slik overføring, og aksjeeieren har reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan aksjeeieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene, selv om aksjene ennå ikke er registrert på en separat VPSkonto.
There are 139,096,077 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company holds 576,690 of its own shares in treasury. No votes may be exercised for such shares.
The board requests that attendance at the general meeting, either in person or by proxy, is registered within 5 June 2018 at 15.00 hours (CEST). Shareholders can register attendance online through the Company's website; www.xxlasa.com or VPS investor services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.
Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairman of the board (or whomever he designates) or another person to vote for its shares. Proxies and votes in advance may be submitted electronically through VPS investor service or by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. The board encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received by the Company within 5 June 2018 at 15.00 (CEST). The chairman or his designate will only accept proxies which are specified as to how the representative shall vote on each matter. See the enclosed proxy form for further information on proxies.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such advance votes must be cast by completing and submitting the attached advance voting form to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway, by e-mail: [email protected], online through the Norwegian Securities Depository's (VPS) Investor Services for shareholders having access to this. Please refer to the attached forms for further instructions. The deadline for casting advance votes is 5 June 2018 at 15:00 CEST. Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
The Company is of the opinion that neither the beneficiary shareholder nor the nominee is entitled to vote for shares registered on a nominee account in the Norwegian Securities Depository (VPS), cf. the Norwegian Public Limited Act section 4-10. Shareholders, who hold their shares on a nominee account in the VPS, and who wish to vote for such shares must, based on the Company's assessment, transfer the shares to a securities account in the VPS held in their own name prior to the general meeting in order to be assured that it may vote for such shares at the general meeting. If the shareholder proves that the necessary steps for such transfer have been taken, and the shareholder has a real shareholder interest in the Company, the shareholder may in the Company's opinion vote for such shares even if the shares
| have not yet been registered on a separate VPS-account. | |
|---|---|
| Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall. |
Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote. |
| Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen, da fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5- 11 andre setning. Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på dagsordenen. |
Shareholders cannot require that new matters are put on the agenda as the deadline for this has lapsed cf. the Act section 5-11 second sentence. Shareholders have the right to propose resolutions under the matters to be addressed by the general meeting. |
| En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder tilstede på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver. |
A shareholder may require board members and the chief executive officer present at the general meeting to provide available information at the general meeting on factors that may affect the consideration of matters submitted to shareholders for decision. The same applies to information regarding the Company's financial condition and other matters to be addressed at the general meeting, unless the information required cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor. |
| Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder saker som skal behandles av generalforsamlingen kan sendes vederlagsfritt til aksjeeiere på forespørsel til Selskapets kontor. |
Information about the general meeting and documents to be considered by the general meeting or incorporated in the notice is posted on the Company's website, including the appendices to this notice and the Company's articles of association. Documents relating to matters to be considered by the general meeting may be sent free of charge to shareholders upon request. |
| Adresse til Selskapets nettside er: www.xxlasa.com | The address to the Company's website is: www.xxlasa.com |
| Oslo, 16. mai 2018 | Oslo, 16 May 2018 |
| Med vennlig hilsen, for styret i XXL ASA |
Yours sincerely, for the board of directors of XXL ASA |
| Øivind Tidemandsen styrets leder (sign.) |
Øivind Tidemandsen chairman of the board (sign.) |
| Styrets forslag | The proposals of the board of directors | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Til sak 3 | Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2017 inkludert utbytte, samt behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2017 |
To item 3 Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2017 including dividends, and presentation of the board's corporate governance review for 2017 |
|||
| Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2017, Selskapets redegjørelse for foretaksstyring for 2017, samt revisors beretning, er tilgjengelig i årsrapporten, som kan finnes på selskapets hjemmesider. |
The board of directors' proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2017, the Company's corporate governance review for 2017 and the auditor's report, are included in the annual report available at the Company's website. |
||||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| etterretning. | "Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret 2017 godkjennes, herunder styrets redegjørelse for foretaksstyring. Revisors beretning tas til |
"The board of director's proposal for annual accounts and annual report for the financial year 2017, including the board of directors' report on corporate governance, are approved. The auditor's report is taken into consideration. |
|||
| Det skal utbetales et utbytte på NOK 2,00 per aksje. Utbyttet skal tilfalle Selskapets aksjeeiere slik de fremkommer i selskapets aksjeeierregister i VPS 8. juni 2018, som er aksjeeierne på tidspunktet for avholdelse av ordinær generalforsamling, 6. juni 2018, basert på normalt T+2 oppgjør. Selskapets aksjer vil handles på Oslo Børs eksklusive retten til å motta utbytte fra og med 7. juni 2018. Utbytte skal utbetales omkring 3. juli 2018." |
A dividend of NOK 2.00 per share shall be distributed. The dividend shall accrue to the company's shareholders as they appear in the company's shareholder register in the VPS as per 8 June 2018, being the company's shareholders at the date of the general meeting, 6 June 2018, based on regular T+2 settlement. The company's shares will trade on the Oslo Stock Exchange exclusive the right to receive dividend as from 7 June 2018. The dividend shall be paid on or about 3 July 2018." |
||||
| Til sak 4 | Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte |
To item 4 Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management |
|||
| Selskapets nettsider. | Styret viser til erklæringen inntatt i årsrapporten for 2017, og som er gjort tilgjengelig som eget saksdokument på |
The board of directors refers to the declaration included in the annual report for 2017, and as made available as a separate document at the Company's website. |
|||
| Retningslinjer for tildeling av aksjer, tegningsretter, opsjoner og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer eller utviklingen av aksjekursen i Selskapet eller i andre selskaper innenfor konsernet vil være bindende for styret ved generalforsamlingens godkjennelse. Slike retningslinjer er beskrevet i punkt 3 og 4 i styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Øvrige retningslinjer i denne erklæringen er veiledende for styret. Dersom styret i en avtale fraviker de veiledende retningslinjene, skal begrunnelsen for dette angis i styreprotokollen. |
Guidelines for allocation of shares, subscription rights, options and any other form of remuneration stemming from shares or the development of the official share price in the Company or in other group companies are binding on the board of directors when approved by the general meeting. Such guidelines are described in section 3 and 4 of the board of director's declaration on salaries and other remuneration for senior management. Other guidelines are precatory for the board of directors. If the board of directors in an agreement deviates from these guidelines, the reasons for this shall be stated in the minutes of the board of directors' meeting. |
||||
| Det skal avholdes en rådgivende avstemming for retningslinjer som er veiledende for styret. Bindende retningslinjer skal godkjennes av generalforsamlingen. |
An advisory vote shall be held for the guidelines that are precatory for the board of directors. Binding guidelines shall be approved by the general meeting. |
| Styret foreslår at det avholdes en rådgivende avstemning for | The board of directors proposes that an advisory vote is held | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| veiledende retningslinjer. | for precatory guidelines. | ||||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak med hensyn til punkt 3 og 4 i erklæringen: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution with respect to section 3 and 4 of the declaration: |
||||
| "Generalforsamlingen godkjenner punkt 3 og 4 i | "The general meeting approves section 3 and 4 of | ||||
| erklæringen om fastsettelse av lønn og annen | the board of director's declaration on salaries and | ||||
| godtgjørelse til ledende ansatte." | other remuneration for senior management." | ||||
| Til sak 5 Fastsettelse av godtgjørelse til styret |
To item 5 Determination of remuneration to the board of directors |
||||
| Det vises til valgkomiteens innstilling til godtgjørelse til styret inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen. |
Reference is made to the nominations committee's recommendation for remuneration to the board of directors, attached to this notice as appendix 2. |
||||
| Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om godtgjørelse til styremedlemmene: |
The Nomination Committee recommend that the general meeting adopts the following resolution regarding remuneration of the board of directors: |
||||
| "Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til | "The general meeting approves the following remuneration | ||||
| styret for tjenesteperioden siden ordinær generalforsamling i | for the board of directors for the period that started at the | ||||
| 2017: | annual general meeting of 2017: | ||||
| - | - | ||||
| Øivind Tidemandsen (styrets leder): | Øivind Tidemandsen (styrets leder): | ||||
| NOK 400 000 | NOK 400,000 | ||||
| - | - | ||||
| Tore Valderhaug (styremedlem): | Tore Valderhaug (styremedlem): | ||||
| NOK 250 000 | NOK 250,000 | ||||
| Ronny Blomseth (styremedlem): | Ronny Blomseth (styremedlem): | ||||
| - | - | ||||
| NOK 250 000 | NOK 250,000 | ||||
| Anna Birgitta Attemark (styremedlem): | Anna Birgitta Attemark (styremedlem): | ||||
| - | - | ||||
| NOK 250 000 | NOK 250,000 | ||||
| Anette Melbye (styremedlem): | Anette Melbye (styremedlem): | ||||
| - | - | ||||
| NOK 250 000 | NOK 250,000 | ||||
| Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til | The general meeting approves the following remuneration | ||||
| medlemmene av revisjonskomiteen for tjenesteperioden | for participation in the audit committee for the period that | ||||
| siden ordinær generalforsamling i 2017: | started at the annual general meeting of 2017: | ||||
| Tore Valderhaug, leder av revisjonskomitéen | Tore Valderhaug, chairman of the audit committee | ||||
| NOK 60 000 |
NOK 60 000 | ||||
| Ronny Blomseth, medlem av revisjonskomitéen NOK 40 000" |
Ronny Blomseth, member of the audit committee NOK 40,000" |
||||
| Til sak 6 | To item 6 | ||||
| Valg av styremedlemmer | Election of board members | ||||
| Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av | Reference is made to the nominations committee's | ||||
| styremedlemmer inntatt som vedlegg 2 til denne | recommendation for election of board members, attached | ||||
| innkallingen. | to this notice as appendix 2. | ||||
| Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter | The Nomination Committee recommend that the general | ||||
| følgende vedtak: | meeting adopts the following resolution: |
| "Øivind Tidemandsen gjenvelges som styreleder for en | Øivind Tidemandsen is re-elected as chairman of board of | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| tjenesteperiode på to år. Ronny Blomseth og Anette Mellbye | directors for a term of two years. Ronny Blomseth and | ||||
| gjenvelges som styremedlemmer for en tjenesteperiode på to | Anette Mellbye are re-elected as board members for a term | ||||
| år. Anders Misund og Adele Bugge Norman Pran velges som | of two years. Anders Misund and Adele Bugge Norman Pran | ||||
| styremedlemmer for en tjenesteperiode på ett år. | are elected as board members for a term of one year. | ||||
| Styret skal etter dette ha følgende sammensetning: | The following persons shall comprise the board of directors: | ||||
| Øivind Tidemandsen (styrets leder) - |
Øivind Tidemandsen (chairman) - |
||||
| - Anders Misund (styremedlem) |
- Anders Misund (board member) |
||||
| Ronny Blomseth (styremedlem) - |
Ronny Blomseth (board member) - |
||||
| - Adele Bugge Norman Pran (styremedlem) |
- Adele Bugge Norman Pran (board member) |
||||
| - Anette Mellbye (styremedlem)" |
- Anette Mellbye (board member) |
||||
| Til sak 7 Fastsettelse av godtgjørelse til revisor |
To item 7 Determination of remuneration to the auditor |
||||
| Påløpte honorarer til revisor for 2017 utgjør totalt NOK 2,15 millioner, hvorav NOK 2,09 millioner er relatert til ordinær lovpålagt revisjon, NOK 0,06 millioner er relatert til øvrige tjenester. Generalforsamlingen skal treffe vedtak om honorar relatert til lovpålagt revisjon. |
Accrued fees to the auditor for 2017 amount to NOK 2.15 million for the Company, whereof NOK 2.09 million is related to the statutory audit, NOK 0.06 million is related to other services. The general meeting shall make a resolution regarding the remuneration related to the statutory audit. |
||||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||||
| "Godtgjørelse til revisor for 2017 på NOK 2,09 millioner for lovpålagt revisjon, samt NOK 0,06 millioner for andre tjenester, godkjennes." |
"Remuneration to the auditor for 2017 of NOK 2.09 million for statutory audit, as well as NOK 0.06 million is approved." |
||||
| Til sak 8 Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen |
To item 8 Determination of remuneration to the members of the nomination committee |
||||
| Styret innstiller til godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer. |
The board of directors proposes the remuneration to the members of the nomination committee. |
||||
| Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
||||
| "Valgkomiteens medlemmer skal motta følgende godtgjørelse: |
"The members of the nomination committee shall receive the following remuneration: |
||||
| Ingar Solheim NOK 75 000 | Ingar Solheim NOK 75,000 | ||||
| Robert Iversen NOK 50 000 | Robert Iversen NOK 50,000 | ||||
| Ottar Haugerud NOK 50 000" | Ottar Haugerud NOK 50,000" | ||||
| Til sak 9 Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram |
To item 9 Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program |
||||
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til gjennomføring av | The Company's board of directors currently has an | ||||
| rettede emisjoner mot ansatte i Selskapet og dets | authorisation to perform private placements towards the | ||||
| datterselskaper, som utløper ved den ordinære | Company's and its subsidiaries' employees, which expires at | ||||
| generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at en samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. |
the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. |
| Formålet med fullmakten er å sikre levering av aksjer under Selskapets aksjeincentivprogram. |
The purpose of the authorisation is to secure delivery of shares under the Company's share incentive program. |
||||
|---|---|---|---|---|---|
| fravikes. | Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede et antall nye aksjer som medfører en forhøyelse av dagens aksjekapital på opp til 5 %. Fullmakten vil etter forslag til vedtak erstatte tidligere fullmakter til aksjekapitalforhøyelse. For å kunne ivareta formålet som er angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne |
The board of directors' proposal implies an authorisation to issue a number of new shares that result in an increase of the current share capital of up to 5%. The authorisation will in accordance with the proposed resolution replace previous authorisations for share capital increases. The purpose of the authorisations implies that the preferential rights for existing shareholders to subscribe for new shares can be set aside if the authorisations are used. |
|||
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2017, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2017, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business. |
||||
| vedtak: | Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende | The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| "Selskapets styre tildeles fullmakt til aksjekapitalforhøyelse i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 på følgende vilkår: |
"The Company's board of directors is authorised to increase the share capital pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-14, on the following conditions: |
||||
| 1 | Aksjekapitalen skal i en eller flere omganger i alt kunne forhøyes med inntil NOK 2 781 921,20. |
1 | The share capital may, in one or more rounds, be increased by a total of up to NOK 2,781,921.20. |
||
| 2 | Fullmakten skal gjelde til ordinær generalforsamling i 2019, dog senest til 30. juni 2019. |
2 | The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2019, but no later than 30 June 2019. |
||
| 3 | Fullmakten kan benyttes ved utstedelse av aksjer til ansatte under Selskapets aksjeincentivprogram (som også kan omfatte ansatte i datterselskaper). |
3 | The authorisation may be used for issuing shares to the Company's employees under the Company's share incentive schemes (which may include employees in subsidiaries). |
||
| 4 | Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes. |
4 | The shareholders pre-emption for subscription of shares, pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-4, may be set aside. |
||
| 5 | Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlig plikter i henhold til allmennaksjeloven § 10-2. |
5 | The authorisation includes increase of the share capital against contribution in kind and the right to incur the Company special obligations pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10-2. |
||
| 6 | Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter allmennaksjeloven. |
6 | The authorisation does not include decision on merger pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. |
||
| 7 | Styret fastsetter de øvrige vilkår og kan foreta de vedtektsendringer som aksjekapitalforhøyelse ved bruk av denne fullmakten gjør påkrevd. |
7 | The board decides the other terms and may amend the articles of association following the completion of share capital increases pursuant to the terms in this authorisation. |
| denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte styrefullmakter til aksjekapitalforhøyelse. |
authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces any previous authorisations to carry out share capital increases. |
|||
|---|---|---|---|---|
| 9 | Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten foreslått under sak 10, slik at den totale bruk av begge fullmakter ikke overstiger 5 % av totalt antall aksjer i selskapet." |
9 | The authorisation must be viewed together with the authorisation proposed under item 10 so that the total utilisation of the both authorisations does not exceed 5% of the total number of shares in the company." |
|
| Til sak 10 | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer - Aksjeincentivprogram |
To item 10 | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program |
|
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk i Selskapets aksjeincentivprogram, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås og fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp med formål om å benytte aksjene i Selskapets aksjeincentivprogram. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used in the Company's share incentive program, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to only cover a repurchase of shares to be used in the Company's share incentive program. |
|||
| Slik fullmakt vil gi Styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til. Hovedformålet med fullmakten er å kunne erverve egne aksjer for å benytte disse i forbindelse med Liability Companies Act. The main purpose of the XXLs aksjeincentivprogram. Dersom det viser seg at de ervervede aksjene ikke skal benyttes i aksjeincentivprogrammet likevel, kan de benyttes som the extent the shares are not required for the share virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur. |
Such authorisation would give the board of directors the opportunity to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited authorisation is to acquire own shares in order to use such shares in connection with XXL's share incentive schemes. To incentive program after all the shares may be a tool to aid for optimising the Company's share capital structure. |
|||
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 5 % av Selskapets aksjekapital. Fullmakten vil etter forslaget til vedtak erstatte tidligere fullmakter til erverv av egne aksjer. |
The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 5% of the Company's share capital. The authorisation will in accordance with the proposed resolution replace previous authorisations for acquiring own shares. |
|||
| Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2017, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet. |
business. | As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2017, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's |
||
| Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: |
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution: |
|||
| 1 | "Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger |
1 | "The board of directors of the Company is authorised to purchase the Company's own shares, |
8 With effect from the time of registration of this
8 Med virkning fra tidspunktet for registrering av
| includes pledge of own shares. | |||
|---|---|---|---|
| 2 | Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og avhendelse av egne aksjer skal skje. |
2 | The highest and lowest purchase price payable for shares acquired pursuant to the authorisation shall be maximum NOK 1 and minimum NOK 500 respectively. The board of directors is incidentally free to decide on the means to be used to acquire and dispose of own shares. |
| 3 | Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære generalforsamling i 2019, dog senest 30. juni 2019. |
3 | The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2019, though at the latest until 30 June 2019. |
| 4 | Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal enten brukes i aksjeincentivprogram eller slettes ved kapitalnedsettelse i Selskapet. |
4 | Shares acquires pursuant to this authorisation shall either be used for share incentive schemes or be deleted in connection with a later reduction of the registered share capital. |
| 5 | Med virkning fra tidspunktet for registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte fullmakter til erverv av Selskapets egne aksjer. |
5 | With effect from the time of registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces previous authorisations granted to the board of directors for purchase of the Company's shares. |
| 6 | Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten foreslått under sak 9, slik at den totale bruk av begge fullmakter ikke overstiger 5 % av totalt antall aksjer i selskapet." |
6 | The authorisation must be viewed together with the authorisation proposed under item 9 so that the total utilisation of the both authorisations does not exceed 5% of the total number of shares in the company." |
| Til sak 11 | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp |
To item 11 | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions |
| Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås å fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp av aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp. |
The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to acquisitions of shares in the Company to be used as consideration in connection with potential acquisitions. |
||
| Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 3 % av Selskapets aksjekapital. |
The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 3% of the Company's share capital. |
||
| vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om | Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2017, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av |
As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2017, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the |
in one or more rounds, with a total nominal value of up to NOK 2,781,921.20. The authorisation also
opptil samlet pålydende verdi NOK 2 781 921,20. Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer.
business.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
* * *
Ingen andre saker foreligger til behandling.
The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:
* * *
No other matters are on the agenda.
Ordinær generalforsamling i XXL ASA avholdes 6. juni 2018 kl. 09:00 på selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter (Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo
Du kan forhåndsstemme på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 5. juni 2018 kl. 15.00. Forhåndsstemmer kan kun foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via VPS Investortjenester.
Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 6. juni 2018 og avgi stemme for:
egne aksjer
For påmelding via selskapets hjemmeside, må overnevnte pin og referansenummer oppgis. Elektroniske aktører (innkalling via Investortjenester) får ingen pin og referansenummer, og kan kun melde seg på via Investortjenester. Alternativt kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 5. juni 2018 kl. 15:00.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Fullmakt uten stemmeinnstruks for ordinær generalforsamling i XXL ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamling, kan du gi fullmakt til en annen person.
| Ref.nr.: | Pinkode: | |||
|---|---|---|---|---|
| Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via Investortjenester. For fullmakt via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pin og referansenummer oppgis. Elektroniske aktører (innkalling via investortjenester) får ingen pin og referansenummer, og kan kun gi fullmakt via Investortjenester. Alternativt kan du signere og sende inn denne blanketten til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. |
||||
| Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger. | ||||
| Fullmakten må være mottatt senest 5. juni 2018 kl. 15:00. | ||||
| Undertegnede: gir herved (sett kryss) |
||||
| o | Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller |
o __________________________________
(fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 6. juni 2018 i XXL ASA for mine/våre aksjer.
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinnstruks til en fullmektig.
Fullmakter med stemmeinnstruks kan kun registreres av DNB, og sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 5. juni 2018 kl. 15:00.
Dersom det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses som gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.
gir herved (sett kryss på én)
o Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller
o __________________________________
(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 6. juni 2018 i XXL ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ordinær generalforsamling 2018 | Mot | Avstå | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen | o | o | o |
| 2. | Godkjenning av innkalling og dagsorden | o | o | o |
| 3. | Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2017, inkludert utbytte, samt behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2017 |
o | o | o |
| 4. | Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | o | o | o |
| 5. | Fastsettelse av godtgjørelse til styret | o | o | o |
| 6. | Valg av styremedlemmer | o | o | o |
| 7. | Fastsettelse av godtgjørelse til revisor | o | o | o |
| 8. | Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | o | o | o |
| 9. | Styrefullmakt til kapitalforhøyelse - Aksjeincentivprogram | o | o | o |
| 10. | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer - Aksjeincentivprogram | o | o | o |
| 11. | Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp | o | o | o |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinnstruks)
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Annual General Meeting in XXL ASA will be held on 6 June 2018 at 09.00 (CET). Address: the Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo, Norway
The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 5 June 2018 at 15:00 (CET). Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services.
The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 6 June 2018 and cast votes for:
own shares.
Notice of attendance should be registered electronically through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. Shareholders who have chosen electronical communication will not receive PIN and reference numbers, and can only give notice through VPS Investor services.
Notice of attendance may also be sent by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 5 June 2018 at 15:00 (CET).
If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: ______________________________
Place Date Shareholder's signature
Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of XXL ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
Ref no: PIN code:
Proxy should be submitted electronically through the Company's website www.xxlasa.com or via VPS Investor Services. To access the electronic system for granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and PIN code must be stated. Shareholders who have elected electronical communication will not receive PIN and reference numbers, and can only give proxy via VPS Investor services. Proxy may also be sent by E-mail to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.
This proxy must be received no later than 5 June 2018 at 15:00 (CET).
hereby grants (tick one of the two)
o the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
o _____________________________________________
(Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 6 June 2018.
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 5 June 2018 at 15:00 (CET).
If you leave the "Name of the proxy holder" blank, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors, or an individual authorised by him or her.
hereby grants (tick one of the two)
o the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
o ____________________________________
proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 6 June 2018.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 2018 | Against | Abstention | ||
|---|---|---|---|---|
| 1. | Election of a chairman of the meeting and a person to co-sign the minutes | o | o | o |
| 2. | Approval of notice and agenda | o | o | o |
| 3. | Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2017, including dividends, and presentation of the board's corporate governance review for 2017 |
o | o | o |
| 4. | Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management | o | o | o |
| 5. | Determination of remuneration to the board of directors | o | o | o |
| 6. | Election of board members | o | o | o |
| 7. | Determination of remuneration to the auditor | o | o | o |
| 8. | Determination of remuneration to the members of the nomination committee | o | o | o |
| 9. | Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program | o | o | o |
| 10. | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program |
o | o | o |
| 11. | Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions | o | o | o |
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting instructions)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.