AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

XXL

AGM Information May 15, 2017

3793_rns_2017-05-15_7b94a937-6b96-4ab3-972c-e473d7ad19e4.pdf

AGM Information

Open in Viewer

Opens in native device viewer

In case of discrepancy between the Norwegian language
original text and the English language translation, the
Norwegian text shall prevail
Til aksjeeierne i XXL ASA To the shareholders of XXL ASA
INNKALLING TIL
ORDINÆR GENERALFORSAMLING
NOTICE OF ORDINARY
GENERAL MEETING
Styret i XXL ASA ("Selskapet") innkaller herved til ordinær
generalforsamling.
The board of directors of XXL ASA (the "Company") hereby
convenes an ordinary general meeting.
Tid:
Sted:
7. juni 2017 kl. 15:00
Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter
(Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo
Time:
Place:
7 June 2017 at 15:00 hours (CET)
The Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna
Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo,
Norway
Generalforsamlingen åpnes av styrets leder, Øivind
Tidemandsen, eller noen utpekt av han. Møteåpner vil
opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
The general meeting will be opened by the chairman of the
board, Øivind Tidemandsen, or someone appointed by him.
The opener of the meeting will make a record of attendance
of shareholders present and proxies.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for
generalforsamlingen:
The board of directors of the Company proposes the following
agenda for the general meeting:
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne
protokollen
1. Election of a chairman of the meeting and a person to
co‐sign the minutes
2. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Approval of notice and agenda
3. Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for
regnskapsåret 2016, inkludert utbytte, samt behandling
av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2016
3. Approval of the annual accounts and the board of
directors' report for the financial year 2016, including
dividends, and presentation of the board's corporate
governance review for 2016
4. Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og
annen godtgjørelse til ledende ansatte
4. Approval of the declaration on salaries and other
remuneration for senior management
5. Fastsettelse av godtgjørelse til styret 5. Determination of remuneration to the board of
directors
6. Valg av styremedlemmer 6. Election of board members
7. Fastsettelse av godtgjørelse til revisor 7. Determination of remuneration to the auditor
8. Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av
valgkomiteen
8. Determination of remuneration to the members of the
nomination committee
9. Valg av medlemmer til valgkomiteen 9. Election of members to the nomination committee
10. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse ‐
Aksjeincentivprogram
10. Board authorisation to increase the share capital –
Share incentive program
11. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer ‐
Aksjeincentivprogram
11. Board authorisation for the acquisition of the
Company's own shares – Share incentive program
12. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer –
Oppkjøp
12. Board authorisation for the acquisition of the
Company's own shares – Acquisitions
1/10

* * * * * *

Det er 138 512 123 aksjer i Selskapet, og hver aksje representerer én stemme. Selskapet har per datoen for denne innkallingen 318 000 egne aksjer. Det kan ikke utøves stemmerett for slike aksjer.

Styret oppfordrer om at deltakelse på generalforsamlingen, enten personlig eller ved fullmakt, registreres innen 6. juni 2017 kl. 15.00 norsk tid. Aksjeeiere kan registrere påmelding elektronisk via Selskapets nettside; www.xxlasa.com eller VPS investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings‐ eller fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet.

Aksjeeiere som ikke har anledning til å møte selv på generalforsamlingen kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller annen person til å stemme for sine aksjer. Det er videre mulig å stemme og levere fullmakt elektronisk via VPS investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjema vedlagt som vedlegg 1 i henhold til instruksene angitt i skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Styret oppfordrer aksjeeiere til å sende inn fullmakter slik at de mottas av Selskapet innen 6. juni 2017 kl. 15.00 norsk tid. Styrets leder eller den han utpeker vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak. Se vedlagte fullmaktsskjema for ytterligere informasjon om fullmakter.

Etter Selskapets syn har verken den reelle aksjeeieren eller forvalteren rett til å stemme for aksjer som er registrert på forvalterkonto i Verdipapirsentralen (VPS), jf.

allmennaksjeloven § 4‐10. Aksjeeiere som holder sine aksjer på en forvalterkonto i VPS og som ønsker å avgi stemmer for slike aksjer må etter selskapets vurdering overføre aksjene til en VPS‐konto i eget navn før generalforsamlingen for å være sikret å kunne avgi stemmer for slike aksjer. Hvis aksjeeieren godtgjør at det er tatt nødvendige skritt for slik overføring, og aksjeeieren har reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan aksjeeieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene, selv om aksjene ennå ikke er registrert på en separat VPS‐ konto.

Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.

Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen, da fristen for å kreve dette er utløpt, jf. allmennaksjeloven § 5‐ 11 andre setning. Aksjeeiere har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som er på dagsordenen.

There are 138,512,123 shares in the Company, and each share represents one vote. As of the date of this notice, the Company hold 318,000 of its own shares in treasury. No votes may be exercised for such shares.

The board requests that attendance at the general meeting, either in person or by proxy, is registered within 6 June 2017 at 15.00 hours (CEST). Shareholders can register attendance online through the Company's website; www.xxlasa.com or VPS investor services or via. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form.

Shareholders who are unable to attend the general meeting may authorize the chairman of the board (or whomever he designate) or another person to vote for its shares. It is furthermore possible to vote and submit proxies electronically through VPS investor service or by completing and submitting the registration or proxy form attached as Appendix 1 in accordance with the instructions set out in the form. The proxy must be in writing, dated, signed and submitted no later than at the general meeting. The board encourages shareholders to submit proxies in time for it to be received by the Company within 6 June 2017 at 15.00 (CEST). The chairman or his designate will only accept proxies which are specified as to how the representative shall vote on each matter. See the enclosed proxy form for further information on proxies.

The Company is of the opinion that neither the beneficiary shareholder nor the nominee is entitled to vote for shares registered on a nominee account in the Norwegian Securities Depository (VPS), cf. the Norwegian Public Limited Act section 4‐10. Shareholders, who hold their shares on a nominee account in the VPS, and who wish to vote for such shares must, based on the Company's assessment, transfer the shares to a securities account in the VPS held in their own name prior to the general meeting in order to be assured that it may vote for such shares at the general meeting. If the shareholder proves that the necessary steps for such transfer have been taken, and the shareholder has a real shareholder interest in the Company, the shareholder may in the Company's opinion vote for such shares even if the shares have not yet been registered on a separate VPS‐account.

Decisions on voting rights for shareholders and representatives are made by the person opening the meeting, whose decision may be reversed by the general meeting by majority vote.

Shareholders cannot require that new matters are put on the agenda as the deadline for this has lapsed cf. the Act section 5‐11 second sentence. Shareholders have the right to propose resolutions under the matters to be addressed by the general meeting.

En aksjeeier kan kreve at styremedlemmer og daglig leder
tilstede på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger
om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er
forelagt aksjeeierne til avgjørelse. Det samme gjelder
opplysninger om Selskapets økonomiske stilling og andre saker
som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de
opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig
skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver,
og kan gi talerett til én rådgiver.
A shareholder may require board members and the chief
executive officer present at the general meeting to provide
available information at the general meeting on factors that
may affect the consideration of matters submitted to
shareholders for decision. The same applies to information
regarding the Company's financial condition and other
matters to be addressed at the general meeting, unless the
information required cannot be disclosed without causing
disproportionate harm to the Company. Shareholders are
entitled to bring advisors, and may grant the right of speech
to one advisor.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal
behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen er
gjort tilgjengelig på Selskapets nettside, herunder vedlegg til
innkallingen og Selskapets vedtekter. Dokumenter som gjelder
saker som skal behandles av generalforsamlingen kan sendes
vederlagsfritt til aksjeeiere på forespørsel til Selskapets kontor.
Information about the general meeting and documents to be
considered by the general meeting or incorporated in the
notice is posted on the Company's website, including the
appendices to this notice and the Company's articles of
association. Documents relating to matters to be considered
by the general meeting may be sent free of charge to
shareholders upon request.
Adresse til Selskapets nettside er: www.xxlasa.com The address to the Company's website is: www.xxlasa.com
Oslo,15. mai 2017 Oslo, 15 May 2017
Med vennlig hilsen,
for styret i XXL ASA
Yours sincerely,
for the board of directors of XXL ASA
Øivind Tidemandsen
styrets leder
(sign.)
Øivind Tidemandsen
chairman of the board
(sign.)
Styrets forslag The proposals of the board of directors
Til sak 3 Godkjenning av årsregnskapet og styrets
beretning for regnskapsåret 2016 inkludert
utbytte, samt behandling av styrets
redegjørelse for foretaksstyring for 2016
To item 3 Approval of the annual accounts and the
board of directors' report for the
financial year 2016 including dividends,
and presentation of the board's
corporate governance review for 2016
Styrets forslag til årsregnskap og årsberetning for
regnskapsåret 2016, Selskapet redegjørelse for
foretaksstyring for 2016, samt revisors beretning, er
tilgjengelig i årsrapporten, som kan finnes på selskapets
hjemmesider.
The board of directors' proposal for annual accounts and
annual report for the financial year 2016, the Company's
corporate governance review for 2016 and the auditor's
report, are included in the annual report available at the
Company's website.
vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
etterretning. "Årsregnskapet og årsberetningen for regnskapsåret
2016 godkjennes, herunder styrets redegjørelse for
foretaksstyring. Revisors beretning tas til
"The board of director's proposal for annual
accounts and annual report for the financial year
2016, including the board of directors' report on
corporate governance, are approved. The auditor's
report is taken into consideration.
Det skal utbetales et utbytte på NOK 2 per aksje.
Utbyttet skal tilfalle Selskapets aksjeeiere slik de
fremkommer i selskapets aksjeeierregister i VPS 9.
juni 2017, som er aksjeeierne på tidspunktet for
avholdelse av ordinær generalforsamling, 7. juni
2017, basert på normalt T+2 oppgjør. Selskapets
aksjer vil handles på Oslo Børs eksklusive retten til å
motta utbytte fra og med 8. juni 2017. Utbytte skal
utbetales omkring 4. juli 2017."
A dividend of NOK 2 per share shall be distributed.
The dividend shall accrue to the company's
shareholders as they appear in the company's
shareholder register in the VPS as per 9 June 2017,
being the company's shareholders at the date of the
general meeting, 7 June 2017, based on regular T+2
settlement. The company's shares will trade on the
Oslo Stock Exchange exclusive the right to receive
dividend as from 8 June 2017. The dividend shall be
paid on or about 4 July 2017."
Til sak 4 Godkjennelse av erklæring om
fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte
To item 4 Approval of the declaration on salaries
and other remuneration for senior
management
Selskapets nettsider. Styret viser til erklæringen inntatt i årsrapporten for 2016, og
som er gjort tilgjengelig som eget saksdokument på
The board of directors refers to the declaration included in
the annual report for 2016, and as made available as a
separate document at the Company's website.
Retningslinjer for tildeling av aksjer, tegningsretter, opsjoner
og andre former for godtgjørelse som er knyttet til aksjer
eller utviklingen av aksjekursen i Selskapet eller i andre
selskaper innenfor konsernet vil være bindende for styret ved
generalforsamlingens godkjennelse. Slike retningslinjer er
beskrevet i punkt 3 og 4 i styrets erklæring om fastsettelse av
lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Øvrige
retningslinjer i denne erklæringen er veiledende for styret.
Dersom styret i en avtale fraviker de veiledende
retningslinjene, skal begrunnelsen for dette angis i
styreprotokollen.
Guidelines for allocation of shares, subscription rights,
options and any other form of remuneration stemming from
shares or the development of the official share price in the
Company or in other group companies are binding on the
board of directors when approved by the general meeting.
Such guidelines are described in section 3 and 4 of the board
of director's declaration on salaries and other remuneration
for senior management. Other guidelines are precatory for
the board of directors. If the board of directors in an
agreement deviates from these guidelines, the reasons for
this shall be stated in the minutes of the board of directors'
meeting.
Det skal avholdes en rådgivende avstemming for
retningslinjer som er veiledende for styret. Bindende
retningslinjer skal godkjennes av generalforsamlingen.
An advisory vote shall be held for the guidelines that are
precatory for the board of directors. Binding guidelines shall
be approved by the general meeting.
Styret foreslår at det avholdes en rådgivende avstemning for
veiledende retningslinjer.
The board of directors proposes that an advisory vote is held
for precatory guidelines.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak
med hensyn til punkt 3 og 4 i erklæringen:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution with respect to section 3 and
4 of the declaration:
"Generalforsamlingen godkjenner punkt 3 og 4 i
erklæringen om fastsettelse av lønn og annen
godtgjørelse til ledende ansatte."
"The general meeting approves section 3 and 4 of
the board of director's declaration on salaries and
other remuneration for senior management."
Til sak 5 Fastsettelse av godtgjørelse til styret To item 5 Determination of remuneration to the
board of directors
Det vises til valgkomiteens innstilling til godtgjørelse til styret
inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen.
Reference is made to the nominations committee's
recommendation for remuneration to the board of directors,
attached to this notice as appendix 2.
Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter
følgende vedtak om godtgjørelse til styremedlemmene:
The Nomination Committee recommend that the general
meeting adopts the following resolution regarding
remuneration of the board of directors:
2016: "Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til
styret for tjenesteperioden siden ordinær generalforsamling i
"The general meeting approves the following remuneration
for the board of directors for the period that started at the
annual general meeting of 2016:
- Øivind Tidemandsen (styrets leder): - Øivind Tidemandsen (styrets leder):
NOK 400 000 NOK 400,000
- Tore Valderhaug (styremedlem): - Tore Valderhaug (styremedlem):
NOK 250 000 NOK 250,000
- Ronny Blomseth (styremedlem): - Ronny Blomseth (styremedlem):
NOK 250 000 NOK 250,000
-
Anna Birgitta Attemark (styremedlem):
NOK 250 000
-
Anna Birgitta Attemark (styremedlem):
NOK 250,000
- Mernosh Saatchi (styremedlem): -
Mernosh Saatchi (styremedlem):
NOK 250 000 NOK 250,000
Generalforsamlingen godkjenner følgende godtgjørelse til
medlemmene av revisjonskomiteen for tjenesteperioden siden
ordinær generalforsamling i 2016:
The general meeting approves the following remuneration
for participation in the audit committee for the period that
started at the annual general meeting of 2016:
Tore Valderhaug, leder av revisjonskomitéen Tore Valderhaug, chairman of the audit committee
NOK 60 000 NOK 60,000 Mernosh Saatchi, member of the audit committee
NOK Mernosh Saatchi, medlem av revisjonskomitéen
40 000"
NOK 40,000"
Til sak 6 Valg av styremedlemmer To item 6 Election of board members
innkallingen. Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av
styremedlemmer inntatt som vedlegg 2 til denne
to this notice as appendix 2. Reference is made to the nominations committee's
recommendation for election of board members, attached
Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter
følgende vedtak:
The Nomination Committee recommend that the general
meeting adopts the following resolution:
ett år. "Følgende styremedlemmer velges for en tjenesteperiode på "The following members of the board of directors are elected
for a period of one year.
-
-
-
-
Tore Valderhaug (styremedlem)
Ronny Blomseth (styremedlem)
Anna Birgitta Attemark (styremedlem)
Anette Mellbye (styremedlem)
-
Tore Valderhaug (board member)
-
Ronny Blomseth (board member)
-
Anna Birgitta Attemark (board member)
-
Anette Mellbye (board member)
Styret skal etter dette ha følgende sammensetning: The following persons shall comprise the board of directors:
-
-
-
-
-
Øyvind Tidemandsen (styrets leder)
Tore Valderhaug (styremedlem)
Ronny Blomseth (styremedlem)
Anna Birgitta Attemark (styremedlem)
Anette Mellbye (styremedlem)"
-
Øyvind Tidemandsen (chairman)
-
Tore Valderhaug (board member)
-
Ronny Blomseth (board member)
-
Anna Birgitta Attemark (board member)
-
Anette Mellbye (board member)"
Til sak 7 Fastsettelse av godtgjørelse til revisor To item 7 Determination of remuneration to the
auditor
Påløpte honorarer til revisor for 2016 utgjør totalt NOK
2,11 millioner, hvorav NOK 1,96 millioner er relatert til
ordinær lovpålagt revisjon, NOK 0,15 millioner er relatert til
øvrige tjenester. Generalforsamlingen skal treffe vedtak om
honorar relatert til lovpålagt revisjon.
Accrued fees to the auditor for 2016 amount to NOK
2.11 million for the Company, whereof NOK 1.96 million is
related to the statutory audit, NOK 0.15 million is related to
other services. The general meeting shall make a resolution
regarding the remuneration related to the statutory audit.
vedtak: Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
"Godtgjørelse til revisor for 2016 på NOK
1,96 millioner for lovpålagt revisjon, samt NOK
0,15 millioner for andre tjenester, godkjennes."
"Remuneration to the auditor for 2016 of NOK
1.96 million for statutory audit, as well as NOK
0.15 million is approved."
Til sak 8 Fastsettelse av godtgjørelse til
medlemmene av valgkomiteen
To item 8 Determination of remuneration to the
members of the nomination committee
Styret innstiller til godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer. The board of directors proposes the remuneration to the
members of the nomination committee.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende
vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
"Valgkomiteens medlemmer skal motta følgende
godtgjørelse:
"The members of the nomination committee shall
receive the following remuneration:
Ingar Solheim NOK 75 000
Robert Iversen NOK 50 000"
Ingar Solheim NOK 75,000
Robert Iversen NOK 50,000"
Til sak 9 Valg av medlemmer til valgkomiteen To item 9 Election of members to the nomination
committee
Det vises til valgkomiteens innstilling til valg av medlemmer
av valgkomiteen inntatt som vedlegg 2 til denne innkallingen.
Reference is made to the nominations committee's
recommendation for election of members to the nomination
committee, attached to this notice as appendix 2.
følgende vedtak: Valgkomiteen innstiller på at generalforsamlingen fatter
6/10
The Nomination Committee recommend that the general
meeting adopts the following resolution:

"Følgende valgkomite medlemmer velges for en tjenesteperiode på to år. Valgkomiteen skal ha følgende sammensetning:

Ingar Solheim (valgkomiteens leder) Robert Iversen (valgkomite medlem) Ottar Haugerud (valgkomite medlem)"

Til sak 10 Styrefullmakt til kapitalforhøyelse ‐ Aksjeincentivprogram

Selskapets styre har i dag en fullmakt til gjennomføring av rettede emisjoner mot ansatte i Selskapet og dets datterselskaper, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at en samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor.

Formålet med fullmakten er å sikre levering av aksjer under Selskapets aksjeincentivprogram.

Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til å utstede et antall nye aksjer som medfører en forhøyelse av dagens aksjekapital på opp til 3 %. Fullmakten vil etter forslag til vedtak erstatte tidligere fullmakter til aksjekapitalforhøyelse. For å kunne ivareta formålet som er angitt for fullmakten foreslår styret at aksjeeiernes fortrinnsrett skal kunne fravikes.

Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle årsregnskapet for 2016, vises det til dette, samt til Selskapets øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs' nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om Selskapet og Selskapets virksomhet.

Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Selskapets styre tildeles fullmakt til aksjekapitalforhøyelse i henhold til allmennaksjeloven § 10‐14 på følgende vilkår:

  • 1 Aksjekapitalen skal i en eller flere omganger i alt kunne forhøyes med inntil NOK 1 662 590,40.
  • 2 Fullmakten skal gjelde til ordinær generalforsamling i 2018, dog senest til 30. juni 2018.
  • 3 Fullmakten kan benyttes ved utstedelse av aksjer til ansatte under Selskapets aksjeincentivprogram (som også kan omfatte ansatte i datterselskaper).

"The following members to the nomination committee are elected for a period of two years. The following persons shall comprise the nomination committee:

Ingar Solheim (chairman) Robert Iversen (member) Ottar Haugerud (member)"

To item 10 Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program

The Company's board of directors currently has an authorisation to perform private placements towards the Company's and its subsidiaries' employees, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below.

The purpose of the authorisation is to secure delivery of shares under the Company's share incentive program.

The board of directors' proposal implies an authorisation to issue a number of new shares that result in an increase of the current share capital of up to 3 %. The authorisation will in accordance with the proposed resolution replace previous authorisations for share capital increases. The purpose of the authorisations implies that the preferential rights for existing shareholders to subscribe for new shares can be set aside if the authorisations are used.

As the ordinary general meeting shall deal with the annual accounts for 2016, reference is made to the financial statements, as well as to stock exchange notifications published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock Exchange's news service www.newsweb.no and the Company's website for information about matters of material importance to the Company and the Company's business.

The board of directors proposes that the general meeting makes the following resolution:

"The Company's board of directors is authorised to increase the share capital pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10‐14, on the following conditions:

  • 1 The share capital may, in one or more rounds, be increased by a total of up to NOK 1,662,590.40.
  • 2 The authorisation shall be valid until the ordinary general meeting in 2018, but no later than 30 June 2018.
  • 3 The authorisation may be used for issuing shares to the Company's employees under the Company's share incentive schemes (which may include employees in subsidiaries).
  • 4 Aksjeeiernes fortrinnsrett etter allmennaksjeloven
  • 4 The shareholders pre‐emption for subscription of

  • 5 Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse ved innskudd i andre eiendeler enn penger og rett til å pådra Selskapet særlig plikter i henhold til allmennaksjeloven § 10‐2.

  • 6 Fullmakten omfatter ikke beslutning om fusjon etter allmennaksjeloven.
  • 7 Styret fastsetter de øvrige vilkår og kan foreta de vedtektsendringer som aksjekapitalforhøyelse ved bruk av denne fullmakten gjør påkrevd.
  • 8 Med virkning fra tidspunktet for registrering av denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter denne fullmakten alle tidligere utstedte styrefullmakter til aksjekapitalforhøyelse.
  • 9 Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten foreslått under sak 11, slik at den totale bruk av begge fullmakter ikke overstiger 3 % av totalt antall aksjer i selskapet."

Til sak 11 Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer ‐ Aksjeincentivprogram

Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer til bruk i Selskapets aksjeincentivprogram, som utløper ved den ordinære generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås og fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp med formål om å benytte aksjene i Selskapets aksjeincentivprogram.

Slik fullmakt vil gi Styret mulighet til å utnytte de finansielle instrumenter og mekanismer som allmennaksjeloven gir anledning til. Hovedformålet med fullmakten er å kunne erverve egne aksjer for å benytte disse i forbindelse med XXLs aksjeincentivprogram. Dersom det viser seg at de ervervede aksjene ikke skal benyttes i aksjeincentivprogrammet likevel, kan de benyttes som virkemiddel for optimalisering av Selskapets kapitalstruktur.

Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende tilnærmet 3 % av Selskapets aksjekapital. Fullmakten vil etter forslaget til vedtak erstatte tidligere fullmakter til erverv av egne aksjer.

shares, pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10‐4, may be set aside.

  • 5 The authorisation includes increase of the share capital against contribution in kind and the right to incur the Company special obligations pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act section 10‐2.
  • 6 The authorisation does not include decision on merger pursuant to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
  • 7 The board decides the other terms and may amend the articles of association following the completion of share capital increases pursuant to the terms in this authorisation.
  • 8 With effect from the time of registration of this authorisation with the Norwegian Register of Business Enterprises, this authorisation replaces any previous authorisations to carry out share capital increases.
  • 9 The authorisation must be viewed together with the authorisation proposed under item 11 so that the total utilisation of the both authorisations does not exceed 3 % of the total number of shares in the company."

To item 11 Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program

The Company's board of directors currently has an authorisation to acquire shares in the Company to be used in the Company's share incentive program, which expires at the annual general meeting. The board deems it appropriate that the general meeting grants the same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to continue to be limited to only cover a repurchase of shares to be used in the Company's share incentive program.

Such authorisation would give the board of directors the opportunity to take advantage of the financial instruments and mechanisms provided by the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. The main purpose of the authorisation is to acquire own shares in order to use such shares in connection with XXL's share incentive schemes. To the extent the shares are not required for the share incentive program after all the shares may be a tool to aid for optimising the Company's share capital structure.

The board of directors' proposal entails that the general meeting gives the board of directors an authorisation to acquire shares in the Company, with a total nominal value corresponding to 3 % of the Company's share capital. The authorisation will in accordance with the proposed

resolution replace previous authorisations for acquiring own
shares.
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle
årsregnskapet for 2016, vises det til dette, samt til Selskapets
øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs'
nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets
hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av
vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om
Selskapet og Selskapets virksomhet.
As the ordinary general meeting shall deal with the annual
accounts for 2016, reference is made to the financial
statements, as well as to stock exchange notifications
published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock
Exchange's news service www.newsweb.no and the
Company's website for information about matters of
material importance to the Company and the Company's
business.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen
treffer følgende vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
1 "Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av
Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger
opptil samlet pålydende verdi NOK 1 662 590,40.
Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer.
1
"The board of directors of the Company is authorised
to purchase the Company's own shares, in one or
more rounds, with a total nominal value of up to
NOK 1 662 590.40. The authorisation also includes
pledge of own shares.
2 Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales
for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten
er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for
øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og
avhendelse av egne aksjer skal skje.
2
The highest and lowest purchase price payable for
shares acquired pursuant to the authorisation shall
be maximum NOK 1 and minimum NOK 500
respectively. The board of directors is incidentally
free to decide on the means to be used to acquire
and dispose of own shares.
3 Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære
generalforsamling i 2018, dog senest
30. juni 2018.
3
The authorisation shall be valid until the ordinary
general meeting in 2018, though at the latest until
30 June 2018.
4 Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal enten
brukes i aksjeincentivprogram eller slettes ved
kapitalnedsettelse i Selskapet.
4
Shares acquires pursuant to this authorisation shall
either be used for share incentive schemes or be
deleted in connection with a later reduction of the
registered share capital.
5 Med virkning fra tidspunktet for registrering av
denne fullmakten i Foretaksregisteret, erstatter
denne fullmakten alle tidligere utstedte fullmakter til
erverv av Selskapets egne aksjer.
5
With effect from the time of registration of this
authorisation with the Norwegian Register of
Business Enterprises, this authorisation replaces
previous authorisations granted to the board of
directors for purchase of the Company's shares.
6 Fullmakten må sees i sammenheng med fullmakten
foreslått under sak 10, slik at den totale bruk av
begge fullmakter ikke overstiger 3 % av totalt antall
aksjer i selskapet."
6
The authorisation must be viewed together with the
authorisation proposed under item 10 so that the
total utilisation of the both authorisations does not
exceed 3% of the total number of shares in the
company."
Til sak 12 Styrefullmakt til erverv av Selskapets
egne aksjer – Oppkjøp
To item 12
Board authorisation for the acquisition of
the Company's own shares – Acquisitions
Selskapets styre har i dag en fullmakt til erverv av Selskapets
egne aksjer til bruk som vederlag i forbindelse med
eventuelle oppkjøp, som utløper ved den ordinære
generalforsamlingen. Styret anser det hensiktsmessig at
samme fullmakt også gis for det kommende år på de vilkår
The Company's board of directors currently has an
authorisation to acquire shares in the Company to be used
as consideration in connection with potential acquisitions,
which expires at the annual general meeting. The board
deems it appropriate that the general meeting grants the

same authorisation to the board for the coming year at the terms set out below. The authorisation is proposed to

som fremkommer nedenfor. Fullmakten foreslås å fortsatt være begrenset til å kun gjelde tilbakekjøp av aksjer til bruk

som vederlag i forbindelse med eventuelle oppkjøp. continue to be limited to acquisitions of shares in the
Company to be used as consideration in connection with
potential acquisitions.
Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av
egne aksjer med samlet pålydende verdi tilsvarende
tilnærmet 3 % av Selskapets aksjekapital.
The board of directors' proposal entails that the general
meeting gives the board of directors an authorisation to
acquire shares in the Company, with a total nominal value
corresponding to 3% of the Company's share capital.
Da den ordinære generalforsamlingen skal behandle
årsregnskapet for 2016, vises det til dette, samt til Selskapets
øvrige børsmeldinger offentliggjort gjennom Oslo Børs'
nyhetstjeneste www.newsweb.no og på Selskapets
hjemmeside, for redegjørelse for hendelser som er av
vesentlig betydning for Selskapet og informasjon om
Selskapet og Selskapets virksomhet.
As the ordinary general meeting shall deal with the annual
accounts for 2016, reference is made to the financial
statements, as well as to stock exchange notifications
published under the Company's ticker symbol on Oslo Stock
Exchange's news service www.newsweb.no and the
Company's website for information about matters of
material importance to the Company and the Company's
business.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen
treffer følgende vedtak:
The board of directors proposes that the general meeting
makes the following resolution:
1
"Selskapets styre tildeles fullmakt til erverv av
Selskapets egne aksjer i en eller flere omganger
opptil samlet pålydende verdi NOK 1 662 590,40.
Fullmakten omfatter også avtalepant i egne aksjer.
1
"The board of directors of the Company is authorised
to purchase the Company's own shares, in one or
more rounds, with a total nominal value of up to
NOK 1,662,590.40. The authorisation also includes
pledge of own shares.
2
Den høyeste og laveste kjøpesum som skal betales
for aksjene som kan erverves i henhold til fullmakten
er henholdsvis NOK 1 og NOK 500. Styret står for
øvrig fritt med hensyn til på hvilken måte erverv og
avhendelse av egne aksjer skal skje.
2
The highest and lowest purchase price payable for
shares acquired pursuant to the authorisation shall
be maximum NOK 1 and minimum NOK 500
respectively. The board of directors is incidentally
free to decide on the means to be used to acquire
and dispose of own shares.
3
Fullmakten skal gjelde frem til Selskapets ordinære
generalforsamling i 2018, dog senest
30. juni 2018.
3
The authorisation shall be valid until the ordinary
general meeting in 2018, though at the latest until
30 June 2018.
4
Aksjer ervervet i henhold til fullmakten skal kunne
benyttes som vederlagsaksjer i forbindelse med
erverv av andre virksomheter."
4
Shares acquires pursuant to this authorisation may
be used as consideration shares with regards to
acquisition of other businesses."
* * * * * *
Ingen andre saker foreligger til behandling. No other matters are on the agenda.

Ref no: PIN code:

Notice of Annual General Meeting

Annual General Meeting of XXL ASA will be held on 7 June 2017 at 3.00 a.m.(CEST) at the Company's headquarter, Strømsveien 245, Alna Senter (entrance on the right side of Maxbo), Oslo, Norway

If the above‐mentioned shareholder is an enterprise, it will be represented by: _________________________________________

Name of enterprise's representative (To grant a proxy, use the proxy form below)

Notice of attendance

The undersigned will attend the Annual General Meeting on 7 June 2017 and vote for:

Own shares Other shares in accordance with enclosed Power of Attorney A total of Shares

This notice of attendance is requested sent to DNB Bank ASA so that it is received no later than 3 p.m. (CEST) on 6 June 2017. Notice of attendance may be sent electronically through the Company's website www.xxlasa.com or through VPS Investor Services. To access the electronic system for notification of attendance or to submit your proxy, through the Company's website, the above‐mentioned reference number and PIN code must be stated.

Notice of attendance may also be sent by e‐mail: [email protected], or by regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.

Place Date Shareholder's signature (If attending personally. To grant a proxy, use the form below)

Proxy (without voting instructions) Ref no: PIN code:

Annual General Meeting of XXL ASA

This proxy form is to be used for a proxy without voting instructions. To grant a proxy with voting instructions, please go to page 2. The chairman of the board or his designate will only accept proxies which are specified as to how the representative shall vote on each matter.

If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, this proxy may be used by a person authorised by you.

The proxy form may be sent to DNB Bank ASA, Registrar's Department so that it is received no later than 3 p.m. (CEST) on 6 June 2017 or be delivered to the proxy holder and brought to the general meeting. The proxy may be sent electronically through XXL ASA's website http://www.xxlasa.com, or through VPS Investor Services. It may also be sent by e‐mail: [email protected]. Regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.

The undersigned ___________________________ hereby grants:

_____________________________________________

(Name of proxy holder in capital letters)

a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 7 June 2017.

Place Date Shareholder's signature (Signature only when granting a proxy)

With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.

Proxy (with voting instructions) Ref no: PIN code:

This proxy form is to be used for a proxy with voting instructions. If you are unable to attend the Annual General Meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions. You may grant a proxy with voting instructions to a person authorised by you, or you may send the proxy without naming the proxy holder, in which case the proxy will be deemed to have been given to the Chair of the Board of Directors or a person authorised by him.

The proxy form may be sent DNB Bank ASA, Registrar's Department, no later than 3 p.m. (CEST) on 6 June 2017 or be delivered to the proxy holder and brought to the general meeting. It may be sent by e‐mail: [email protected] /regular mail to DNB Bank ASA, Registrar's Department, P.O.Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo, Norway.

The undersigned: __________________________________ hereby grants (tick one of the two):

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him), or

____________________________________

Name of proxy holder (in capital letters)

a proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of XXL ASA on 7 June 2017.

Neither the Company nor the chair of the Board of Directors (or a person authorised by him) can be held responsible for any loss resulting from the proxy form not being received by the proxy in time. The Company and the chairman of the board (or a person authorised by him) are not responsible for ensuring that votes will be cast in accordance with the proxy form and have no responsibility in connection with cast of votes pursuant to the proxy form.

The votes shall be exercised in accordance with the instructions below. Please note that if any items below are not voted on (not ticked off); this will be deemed to be an instruction to vote "for" the proposals in the notice. However, if any motions are made from the floor in addition to or in replacement of the proposals in the notice, the proxy holder may vote or abstain from voting at his discretion. In such case, the proxy holder will vote on the basis of his reasonable understanding of the motion. The same applies if there is any doubt as to how the instructions should be understood. Where no such reasonable interpretation is possible, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda Annual General Meeting 2017 For Against Abstention
1.
Election of a chairman of the meeting and a person to co‐sign the minutes
2.
Approval of notice and agenda
3.
Approval of the annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2016, including
dividends, and presentation of the board's corporate governance review for 2016
4.
Approval of the declaration on salaries and other remuneration for senior management
5.
Determination of remuneration to the board of directors
6.
Election of board members
7.
Determination of remuneration to the auditor
8.
Determination of remuneration to the members of the nomination committee
9.
Election of members to the nomination committee
10. Board authorisation to increase the share capital – Share incentive program
11. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Share incentive program
12. Board authorisation for the acquisition of the Company's own shares – Acquisitions

Place Date Shareholder's signature

(Only for granting proxy with voting instructions)

With regard to rights of attendance and voting, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a company, the company's certificate of registration must be attached to the proxy.

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i XXL ASA avholdes 7. juni 2017 kl. 15.00 i Selskapets hovedkontor, Strømsveien 245, Alna Senter (Inngang på høyre side av Maxbo), Oslo

Dersom ovennevnte aksjeeier er et foretak, oppgi navnet på personen som representerer foretaket: __________________________________________________

Navn på person som representerer foretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under)

Møteseddel/forhåndsstemmer

Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 7. juni 2017 og avgi stemme for:

antall egne aksjer andre aksjer i henhold til vedlagte fullmakt(er) I alt for aksjer

Denne påmelding oppfordres sendt slik at den mottas av DNB Bank ASA senest 6. juni 2017 kl. 15.00.

Påmelding foretas elektronisk via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via Investortjenester.

For å få tilgang til elektronisk påmelding eller å levere fullmakt via selskapets hjemmeside, må ovennevnte pinkode og referansenummer oppgis. Alternativt: e‐post: [email protected] Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift
(Undertegnes kun ved eget oppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfor)

Fullmakt uten stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:

Ordinær generalforsamling i XXL ASA

Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersom De ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2. Styrets leder vil bare ta imot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak.

Dersom De selv ikke kan møte på ordinær generalforsamling, kan denne fullmakt benyttes av den De bemyndiger.

Fullmakten kan sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, slik at den mottas senest 6. juni 2017 kl. 15.00 eller gis til fullmektigen og medbringes på generalforsamling. Elektronisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com eller via Investortjenester. Alternativt: e‐post: [email protected]. Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo.

Undertegnede: __________________________________ gir herved:

__________________________________ (Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme i XXL ASAs ordinære generalforsamling 7. juni 2017 for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Det gjøres spesielt oppmerksom på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig og datert fullmakt fra aksjepostens reelle eier. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Fullmakt med stemmeinstruks Ref.nr.: Pinkode:

(elektronisk forhåndsstemme kan avgis via selskapets hjemmeside www.xxlasa.com)

Denne fullmaktsseddelen gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersom De ikke selv kan møte på ordinær generalforsamling, kan De benytte dette fullmaktsskjema for å gi stemmeinstruks til en fullmektig. De kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den De bemyndiger, eller De kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert og signert.

Fullmakten kan sendes til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, slik at den mottas senest 6. juni 2017 kl. 15.00 eller gis til fullmektigen og medbringes på generalforsamling.

E‐post: [email protected] (skannet blankett) Postadresse: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, 0021 Oslo.

Undertegnede: _________________________________ gir herved (sett kryss på én):

Styrets leder (eller den han bemyndiger), eller

__________________________________

(Fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 7. juni 2017 for mine/våre aksjer.

Verken Selskapet eller styrets leder (eller den han bemyndiger) kan holdes ansvarlig for tap som måtte oppstå som følge av at fullmakten ikke kommer frem til fullmektigen i tide. Selskapet og styrets leder (eller den han bemyndiger) er ikke ansvarlig for at det blir avgitt stemme i henhold til fullmaktsskjemaet og har intet ansvar i forbindelse med avgivelse av stemme i henhold til fullmakten.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslaget i innkallingen. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en for fullmektigen rimelig forståelse til grunn. Det samme gjelder dersom det er tvil om forståelsen av instruksen. Dersom en slik tolkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2017 For Mot Avstå
1.
Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
2.
Godkjenning av innkalling og dagsorden
3.
Godkjenning av årsregnskapet og styrets beretning for regnskapsåret 2016, inkludert utbytte, samt
behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring for 2016
4.
Godkjennelse av erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte
5.
Fastsettelse av godtgjørelse til styret
6.
Valg av styremedlemmer
7.
Fastsettelse av godtgjørelse til revisor
8.
Fastsettelse av godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen
9.
Valg av medlemmer til valgkomiteen
10. Styrefullmakt til kapitalforhøyelse – Aksjeincentivprogram
11. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Aksjeincentivprogram
12. Styrefullmakt til erverv av Selskapets egne aksjer – Oppkjøp

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte‐ og stemmerett vises til allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.