XGIMI TECH CO., LTD. — Governance Information 2021

Oct 27, 2021

成都极米科技股份有限公司

董事会秘书工作制度

（第一届董事会第十次会议审议通过，第一届董事会第二十七次会议修订）

第一章 总则

第一条 为规范公司运作，根据《中华人民共和国公司法》（下称“《公司法》”） 《中华人民共和国证券法》《上海证券交易所科创板股票上市规则》有关法律、 法规、规范性文件及《成都极米科技股份有限公司章程》（以下简称“《公司章程》”） 的有关规定，参照上市公司有关规定，并结合公司实际情况，制订本制度。

第二条 公司董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，忠实、 勤勉地履行职责。

第三条 公司董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。

第二章 董事会秘书的选任

第四条 董事会设一名董事会秘书，由董事长提名，董事会聘任或解聘，对董 事会负责。

第五条 公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任董 事会秘书离职后3个月内聘任董事会秘书。

第六条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

（一）具有良好的职业道德和个人品质；

（二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

（三）具备履行职责所必需的工作经验；

（四）取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

第七条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

1 / 6

• （一）《中华人民共和国公司法》第146条规定的任何一种情形；

• （二）最近三年受到过中国证监会的行政处罚，或者被中国证监会采取市场

• 禁入措施，期限尚未届满；

（三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

• （四）最近三年受到过交易所公开谴责或三次以上通报批评；

（五）公司现任监事；

（六）公司章程规定不得担任公司董事的情形的；

（七）中国证监会、上海证券交易所或《上海证券交易所科创板股票上市规

则》认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第八条 公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前5个交易日向上 海证券交易所备案，并报送以下材料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本制度规定的董事会秘 书任职资格的说明、现任职务和工作履历；

（二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。

上海证券交易所自收到报送的材料之日起5个交易日后，未对董事会秘书候选 人任职资格提出异议的,公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。

对于上海证券交易所提出异议的董事会秘书候选人,公司董事会不得聘任其为 董事会秘书。

第九条 公司董事或其他高级管理人员可以兼任公司董事会秘书。公司聘请的 会计师事务所的注册会计师和律师事务所的律师不得兼任公司董事会秘书。

第十条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别做出 时，则该兼任董事及公司董事会秘书不得以双重身份做出。

第三章 董事会秘书的职责

第十一条 董事会秘书负责公司信息披露管理事务，主要包括： （一）负责公司信息对外发布；

2 / 6

• （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度；

• 督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方及有关

人员履行信息披露义务；

• （三）负责公司未公开重大信息的保密工作；

• （四）负责上市公司内幕知情人登记报备工作；

• （五）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会

• 及时披露或澄清。

第十二条 公司董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：

• （一）组织筹备并列席上市公司董事会会议及其专门委员会会议、监事会会

• 议和股东大会会议，负责董事会、股东大会会议记录工作并签字；

• （二）建立健全公司内部控制制度；

• （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

• （四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

• （五）积极推动公司承担社会责任。

第十三条 公司董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的 沟通、接待和服务工作机制。

第十四条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

• （一）保管公司股东持股资料；

• （二）办理公司限售股相关事项；

• （三）督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买

卖相关规定；

• （四）其他公司股权管理事项。

第十五条 公司董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协 助筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

第十六条 公司董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、

3 / 6

高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。

第十七条 公司董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、 勤勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程，做 出或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。

第十八条 公司董事会秘书应履行《公司法》、中国证监会和上海证券交易所 要求履行的其他职责。

第十九条 公司应为董事会秘书履行职责提供便利条件，董事、监事、其他高 级管理人员和相关工作人员应支持、配合董事会秘书的工作。任何机构及个人不 得干预董事会秘书的正常履职行为。

第二十条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，参加有 关会议，查阅相关文件，要求有关部门和人员提供资料和信息。

第二十一条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应及 时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

第二十二条 公司董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠 时，可以直接向上海证券交易所报告。

第二十三条 公司董事会应当聘请证券事务代表，协助公司董事会秘书履行职 责。

董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行 职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。

证券事务代表应当取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

第四章 董事会秘书的辞职及解聘

第二十四条 董事会秘书辞职比照《公司章程》中关于董事的规定。

4 / 6

第二十五条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应自相关事实发生之日起 一个月内将其解聘：

（一）本制度第七条规定的任何一种情形；

（二）连续3年未参加董事会秘书后续培训

（三）连续三个月以上不能履行职责；

（四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；

（五）违反法律、行政法规、部门规章或其他规范性文件以及《公司章程》， 后果严重的。

公司解聘董事会秘书应当有充分的理由，不得无故解聘。

董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公 告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

第二十六条 公司在聘任董事会秘书时，应与其签订保密协议，要求董事会秘 书承诺在任职期间及离任后持续履行保密义务直至有关信息披露为止，但涉及公 司违法违规行为的信息除外。

董事会秘书离任前应接受董事会和监事会的离任审查，在监事会的监督下移 交有关档案文件、正在办理的事项及其他待办理事项。董事会秘书辞职后未完成 上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文件和工作移交手续的，仍应承 担董事会秘书职责。

第二十七条 董事会秘书空缺期间，公司应及时指定一名董事或高级管理人员 代行董事会秘书的职责并报上海证券交易所备案，同时尽快确定董事会秘书的人 选。公司指定代行董事会秘书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

第二十八条 董事会秘书空缺时间超过三个月的，董事长应代行董事会秘书职 责，直至公司聘任新的董事会秘书。

第五章 附则

第二十九条 本制度未尽事宜，依照有关法律、法规、规范性文件以及《公司

5 / 6

章程》的有关规定执行。

本制度与有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定不一致 的，以有关法律、法规、规范性文件以及《公司章程》的有关规定为准。

第三十条 本制度经董事会审议通过之日起生效。

第三十一条 本制度所称“以上”含本数，“超过”不含本数。

第三十二条 本制度由公司董事会负责修订和解释。

6 / 6