Unicredit — AGM Information 2019

Feb 19, 2019

One Bank, One UniCredit.

3. Nomina del Collegio Sindacale e dei Sindaci Supplenti

Informazioni in merito alla procedura di nomina dei Sindaci di UniCredit S.p.A.

2019

Assemblea ordinaria e straordinaria

Indice

Avvertenze

1. Informazioni generali	4
2. Presentazione delle liste	5
3. Documentazione da depositare con le liste	6
4. Liste di minoranza e collegamenti tra liste	7
5. Procedura di nomina	8
6. Requisiti	9

Il contenuto del presente documento è messo a disposizione dei Soci di UniCredit S.p.A. a mero titolo informativo e come tale non intende, pertanto, sostituire o integrare in alcun modo le prescrizioni normative, regolamentari e statutarie in materia di nomina del Collegio Sindacale, alle quali i Soci sono pregati di fare riferimento.

Informazioni generali

La nomina dei Sindaci è disciplinata dal Codice Civile, dal D.Lgs. n. 58/98 (TUF), dal D.Lgs. n. 385/93 (TUB) e dalle correlate disposizioni regolamentari nonché dall'articolo 30 dello Statuto sociale di UniCredit S.p.A., normativa alla quale si rinvia nel suo complesso.

Modalità di nomina dei sindaci

Ai sensi di Statuto, l'Assembla Ordinaria deve nominare cinque Sindaci effettivi e quattro Sindaci supplenti. La durata del mandato del Collegio Sindacale è di 3 esercizi e scade alla data dell'Assemblea di approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della carica.

I Sindaci effettivi e i Sindaci supplenti sono nominati sulla base di liste presentate dai soggetti legittimati, nelle quali i candidati devono essere elencati mediante un numero progressivo. Le liste sono ripartite in due elenchi, riportanti rispettivamente fino a cinque candidati per la carica di Sindaco effettivo e fino a quattro candidati per quella di Sindaco supplente.

Chi può depositare le liste

I titolari di almeno lo 0,5% del capitale sociale rappresentato da azioni ordinarie con diritto di voto nell'Assemblea ordinaria. La quota di azioni che legittima al deposito delle liste può essere detenuta da uno o più titolari di azioni.

Termine per il deposito delle liste

Le liste di candidati, corredate dalla necessaria documentazione, devono essere depositate entro il 25° giorno precedente la data dell'Assemblea (18 marzo 2019) con le modalità specificate nel relativo avviso di convocazione.

Termine per la pubblicazione delle liste

Le liste dei candidati saranno messe a disposizione del pubblico almeno 21 giorni prima della data dell'Assemblea (21 marzo 2019) presso la Sede Sociale di UniCredit S.p.A., sul sito internet della Società e con le altre modalità indicate nell'avviso di convocazione.

Presentazione delle liste

Ogni soggetto legittimato può presentare, o concorrere alla presentazione, di una sola lista (anche per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie). I Soci appartenenti al medesimo gruppo o che aderiscano ad un patto parasociale avente ad oggetto azioni UniCredit, non possono presentare più di una lista (anche per interposta persona o per il tramite di società fiduciarie).

Ogni candidato può presentarsi in una sola lista, a pena di decadenza della sua candidatura.

La titolarità della quota minima di partecipazione richiesta per la presentazione delle liste è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore del singolo azionista, ovvero di più azionisti congiuntamente, nel giorno in cui le liste sono depositate presso la Società. L'attestazione ai sensi della normativa vigente della titolarità del numero di azioni necessario per la presentazione delle liste può pervenire alla Società anche successivamente al deposito, purché entro il termine previsto per la pubblicazione delle liste da parte della Società stessa (cioè almeno 21 giorni prima della data dell'Assemblea).

Almeno i primi due candidati alla carica di Sindaco effettivo e almeno il primo candidato alla carica di Sindaco supplente riportati nei rispettivi elenchi devono essere iscritti nel Registro dei revisori legali e devono avere esercitato l'attività di revisione legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni.

Ciascun elenco per la nomina a Sindaco effettivo e a Sindaco supplente deve presentare un numero di candidati appartenenti al genere meno rappresentato che assicuri, nell'ambito dell'elenco stesso, il rispetto dell'equilibrio fra generi almeno nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, vigente. Infatti, le modalità di formazione delle liste e i criteri suppletivi di individuazione dei componenti dell'organo devono garantire che il genere meno rappresentato ottenga almeno un terzo dei Sindaci eletti.

Documentazione da depositare con le liste

Unitamente a ciascuna lista devono essere depositati i seguenti documenti, datati e sottoscritti:

• le informazioni relative all'identità dei Soci che hanno presentato le liste, con l'indicazione della percentuale di partecipazione complessivamente detenuta;
• la dichiarazione dei Soci diversi da quelli che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, attestante l'assenza di rapporti di collegamento con questi ultimi previsti dall'articolo 144-quinquies del Regolamento Emittenti CONSOB (Delibera n. 11971/99), avendo preso visione delle raccomandazioni formulate dalla CONSOB con la Comunicazione n. DEM/9017893 del 26 febbraio 2009;
• un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali dei candidati (curriculum vitae dettagliato) nonché l'elenco degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società ai sensi dell'articolo 2400 del Codice Civile¹ ;
• le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano irrevocabilmente l'incarico (condizionatamente alla propria nomina) e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché il possesso dei requisiti prescritti dalle vigenti disposizioni di legge e regolamentari, in particolare di quelli di professionalità, onorabilità e indipendenza. In calce al presente documento è riportato un facsimile di dichiarazione di candidatura utilizzabile a tal fine.

Le liste unitamente alle quali non sono depositati i predetti documenti saranno considerate come non presentate.

Nel presentare le liste, i soci sono invitati a tenere conto anche dei risultati dell'analisi svolta dal Consiglio di Amministrazione di UniCredit, d'intesa con il Collegio Sindacale uscente, in merito alla composizione dell'organo di controllo considerata ottimale al fine del corretto assolvimento delle funzioni al medesimo attribuite, contenuti nel documento "Profilo del Collegio Sindacale di UniCredit S.p.A.". Al riguardo, si raccomanda in particolare di fornire insieme alle liste anche le informazioni riguardanti il possesso di due o più delle aree di competenza previste nel predetto Profilo.

Si ricorda infine che ciascun candidato deve prendere visione dell'informativa sul trattamento e la protezione dei dati personali riportata in calce al presente documento.

¹ Si invita a fornire questa documentazione sia in italiano che inglese.

Liste di minoranza e collegamenti tra liste

Nel rispetto della normativa vigente che prevede che almeno un membro effettivo del Collegio Sindacale sia espresso dai Soci di minoranza che non sono collegati, neppure indirettamente, con i Soci che hanno presentato o votato la lista risultata prima per numero di voti, lo Statuto di UniCredit S.p.A. stabilisce che siano eletti dalle minoranze 2 Sindaci effettivi e 2 Sindaci supplenti, secondo le modalità illustrate nel successivo paragrafo "Procedura di nomina".

Al fine di assicurare piena trasparenza su eventuali collegamenti tra liste, CONSOB ha formulato dettagliate raccomandazioni agli azionisti che depositano una lista di minoranza per la nomina dei Sindaci² . In particolare, CONSOB richiede che i Soci che presentano "liste di minoranza" indichino, nella dichiarazione richiamata al paragrafo "Documentazione da presentare con le liste" attestante l'assenza di rapporti di collegamento previsti dall'articolo 144-quinquies del Regolamento Emittenti CONSOB, anche:

• l'assenza di relazioni significative con gli azionisti che detengono, anche congiuntamente, una partecipazione di controllo o di maggioranza relativa, ovvero
• le relazioni eventualmente esistenti, qualora significative, con tali azionisti insieme alle motivazioni per le quali tali relazioni non sono state considerate determinanti per l'esistenza dei rapporti di collegamento.

La Società mette a disposizione del pubblico tale dichiarazione unitamente alla lista.

CONSOB ha precisato che la nozione di collegamento è "atecnica" e "non può essere limitata alle fattispecie normativamente individuate del controllo e del collegamento" e che alla stessa "considerata la finalità antielusiva, deve essere attribuito un ampio significato".

² Comunicazione CONSOB n. 9017893 del 26 febbraio 2009.

Procedura di nomina

Ogni avente diritto al voto può votare una sola lista.

I Sindaci effettivi e i Sindaci supplenti sono tratti dalle liste di maggioranza e di minoranza - secondo l'ordine progressivo con il quale sono elencati i candidati - con le seguenti modalità:

• per quanto riguarda l'elezione dei Sindaci effettivi, i voti ottenuti da ciascuna lista sono divisi successivamente per uno, due, tre, quattro e cinque. I quozienti ottenuti sono assegnati progressivamente ai candidati del primo elenco di ciascuna lista nell'ordine previsto dallo stesso e sono disposti in un'unica graduatoria decrescente: risultano eletti i primi tre candidati della lista che ha ottenuto la maggioranza dei voti e i primi due candidati che hanno ottenuto il quoziente più elevato tra gli appartenenti alle liste di minoranza. E' eletto Presidente del Collegio Sindacale il candidato che ha ottenuto il quoziente più elevato tra i candidati appartenenti alla lista che ha ottenuto il maggior numero di voti tra le liste di minoranza.
• per quanto riguarda, invece, l'elezione dei Sindaci supplenti, i voti ottenuti da ciascuna lista sono divisi successivamente per uno, due, tre e quattro. I quozienti ottenuti sono assegnati progressivamente ai candidati del secondo elenco di ciascuna lista nell'ordine previsto dallo stesso e sono disposti in un'unica graduatoria decrescente: risultano eletti i primi due candidati della lista che ha ottenuto la maggioranza dei voti e i primi due candidati che hanno ottenuto il quoziente più elevato tra gli appartenenti alle liste di minoranza.

	Lista di maggioranza	Liste di minoranza
Sindaci effettivi	I primi 3 candidati	i 2 candidati più votati tra tutte le liste di minoranza
Sindaci supplenti	i primi 2 candidati	i 2 candidati più votati tra tutte le liste di minoranza
Presidente del Collegio Sindacale		Il candidato che ha ottenuto il maggior numero di voti tra le liste di minoranza

Nella tabella che segue sono riportati in forma sintetica i predetti criteri di nomina:

Requisiti

I Sindaci devono essere in possesso dei requisiti previsti dalle norme di legge e regolamentari vigenti, in particolare di quelli di professionalità, onorabilità e indipendenza (di seguito richiamati), e non devono trovarsi in situazioni di ineleggibilità, decadenza e incompatibilità. Essi inoltre devono rispettare i limiti al cumulo degli incarichi stabiliti dalla normativa vigente ed essere in grado di dedicare il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico.

Requisiti di professionalità

Almeno due dei Sindaci effettivi e almeno uno dei Sindaci supplenti devono essere scelti tra gli iscritti nel Registro dei revisori legali che abbiano esercitato l'attività di revisione legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni. I Sindaci che non sono in possesso del requisito di cui sopra sono scelti tra coloro che abbiano maturato un'esperienza complessiva di almeno un triennio nell'esercizio di:

• attività professionali di dottore commercialista o di avvocato prestata prevalentemente nei settori bancari, assicurativo e finanziario, ovvero
• attività di insegnamento universitario di ruolo in materie aventi ad oggetto in campo giuridico diritto bancario, commerciale, tributario nonché dei mercati finanziari e - in campo economico/finanziario - tecnica bancaria, economia aziendale, ragioneria, economia del mercato mobiliare, economia dei mercati finanziari e internazionali, finanza aziendale, ovvero
• funzioni dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni operanti, oltre che nel settore creditizio, finanziario e assicurativo, in quello della prestazione di servizi di investimento o della gestione collettiva del risparmio, come definite entrambe dal TUF, ovvero
• attività di amministrazione o di controllo ovvero compiti direttivi presso società di capitali che abbiano un capitale sociale non inferiore a due milioni di euro.

Requisiti di onorabilità

I Sindaci devono essere in possesso dei requisiti di onorabilità prescritti dal Decreto del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998 n. 161, nonché dal Decreto del Ministero della Giustizia del 30 marzo 2000 n. 162.

Requisiti di indipendenza

I Sindaci devono svolgere l'incarico con obiettività e integrità e nell'assenza di interessi, diretti o indiretti, che ne compromettano l'indipendenza di giudizio.

Fermi i casi di ineleggibilità previsti dalla normativa, ai sensi del Codice di Autodisciplina per le società quotate i Sindaci sono scelti tra persone che possono essere qualificate come indipendenti anche in base ai criteri previsti dall'art. 3 del Codice stesso con riferimento agli amministratori.

Cause di ineleggibilità, decadenza e incompatibilità

Non possono essere eletti Sindaci e, se eletti, decadono dall'ufficio (art.148 TUF):

• a) coloro che si trovano nelle condizioni previste dall'articolo 2382 del Codice Civile;
• b) il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori della società, gli amministratori, il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado degli amministratori delle società da questa controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;
• c) coloro che sono legati alla società od alle società da questa controllate od alle società che la controllano od a quelle sottoposte a comune controllo ovvero agli amministratori della società e ai soggetti di cui alla lettera b) da rapporti di lavoro autonomo o subordinato ovvero da altri rapporti di natura patrimoniale o professionale che ne compromettano l'indipendenza.

Non possono inoltre ricoprire la carica di Sindaco coloro che si trovano/si siano trovati nelle situazioni o abbiano subito i provvedimenti previsti dal Decreto del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998 n. 161, nonché dal Decreto del Ministero della Giustizia del 30 marzo 2000 n. 162 e coloro per cui ricorrano le fattispecie di incompatibilità previste dal D.Lgs. n. 39/2010.

Si ricorda altresì che ai sensi delle Disposizioni di Vigilanza in materia di governo societario per le banche (Circolare Banca d'Italia n. 285/2013) i componenti dell'organo con funzione di controllo non possono assumere cariche in organi diversi da quelli con funzione di controllo presso società nelle quali la banca detenga, anche indirettamente, una partecipazione strategica, intendendosi per tale la partecipazione che sia almeno pari al 10% del capitale sociale o dei diritti di voto nell'assemblea ordinaria della società partecipata e al 5% del patrimonio di vigilanza consolidato del gruppo bancario.

Disciplina della concorrenza

L'articolo 36 del Decreto Legge 6 dicembre 2011 n. 201³ stabilisce che "è vietato ai titolari di cariche negli organi gestionali, di sorveglianza e di controllo e ai funzionari di vertice di imprese o gruppi di imprese operanti nei mercati del credito, assicurativi e finanziari di assumere o esercitare analoghe cariche in imprese o gruppi di imprese concorrenti".

I titolari di cariche incompatibili nel termine di 90 giorni dalla nomina devono comunicare l'opzione esercitata tra le predette cariche. Decorso inutilmente tale termine, decadono da entrambe le cariche.

Limiti al cumulo degli incarichi – time commitment

Ai sensi di quanto previsto in Statuto, i Sindaci possono assumere incarichi di amministrazione e controllo presso altre società nei limiti stabiliti dalle disposizioni, anche regolamentari, vigenti.

Secondo quanto prescritto dal Regolamento Emittenti CONSOB n. 11971/99 in attuazione dell'articolo 148-bis del TUF non possono assumere la carica di componente dell'organo di controllo di un emittente coloro i quali ricoprono la medesima carica in cinque emittenti.

Il componente dell'organo di controllo di un emittente può assumere altri incarichi di amministrazione e controllo presso le società indicate dalla menzionata normativa nei limiti ivi stabiliti. Gli incarichi esenti e gli incarichi di amministrazione e controllo presso le società piccole (così come definite nell'ambito della citata normativa) non rilevano al fine del calcolo del cumulo degli incarichi.

Il componente dell'organo di controllo che superi per cause a lui non imputabili tali limiti, entro 90 giorni dall'avvenuta conoscenza di detto superamento, rassegna le dimissioni da uno o più degli incarichi precedentemente ricoperti.

Si ricorda, in ogni caso, che la normativa riguardante le banche stabilisce che gli esponenti aziendali devono dedicare il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico, anche tenuto conto della natura e della qualità dell'impegno richiesto e delle funzioni in esse esercitate nonché di altri incarichi in società o enti, impegni o attività lavorative svolte (c.d. time commitment) 4 .

Con specifico riferimento ai limiti in materia di cumulo degli incarichi previsti per gli esponenti aziendali delle banche dalla Direttiva 2013/36/UE (c.d. CRD IV), espressamente menzionati anche dalla Circ. n. 285/13 della Banca d'Italia (Disposizioni di Vigilanza per le banche), e fatte salve le diverse prescrizioni in argomento che potrebbero derivare dall'emanando decreto del Ministero dell'economia e delle finanze attuativo del disposto dell'art. 26 TUB, si richiama l'attenzione dei Soci sulle specifiche previsioni al riguardo contenute nel "Profilo del Collegio Sindacale di UniCredit S.p.A.".

Si ricorda infine che i Sindaci nominati saranno soggetti anche alla valutazione della Banca Centrale Europea, per cui si invitano i presentatori delle liste, nel valutare le candidature da proporre, a prendere visione delle indicazioni al riguardo emanate da tale Autorità nel documento "Guida alla verifica dei requisiti di professionalità e onorabilità".

*****

³ Convertito con modificazioni dalla legge 22 dicembre 2011, n. 214.

⁴ Cfr, in particolare, l'art. 26 TUB e la Circ. n.285/13 della Banca d'Italia.

DICHIARAZIONE DI CANDIDATURA E ATTESTAZIONE DELL'INESISTENZA DI CAUSE DI INELEGGIBILITÀ, DECADENZA E INCOMPATIBILITÀ, NONCHÉ DI POSSESSO DEI REQUISITI PRESCRITTI DALLE DISPOSIZIONI VIGENTI, ANCHE REGOLAMENTARI

Il sottoscritto _________________ (codice fiscale ________), nato a __________________________ il ________________, di cittadinanza _____________________, in relazione alla nomina del Collegio Sindacale di UniCredit S.p.A. all'ordine del giorno dell'assemblea convocata per l'11 aprile 2019, sotto la propria responsabilità:

DICHIARA

di accettare la candidatura / di candidarsi a membro effettivo / supplente del Collegio Sindacale di UniCredit S.p.A. e di accettare irrevocabilmente l'eventuale nomina a Sindaco.

Viste, tra l'altro, le disposizioni di cui all'art. 26 del D.Lgs. 1° settembre 1993, n. 385, all'art. 148 del D.Lgs. 24 febbraio 1998 n. 58 ("TUF"), al Decreto del Ministero del Tesoro, del Bilancio e della Programmazione Economica del 18 marzo 1998 n. 161, al Decreto del Ministero della Giustizia del 30 marzo 2000 n. 162 ("DM 162"), alle Disposizioni di Vigilanza in materia di governo societario per le banche (Circolare Banca d'Italia n.285/2013, Parte I, Titolo IV, Capitolo 1, Sezione III, paragrafo 3.2) e all'art. 30 dello Statuto sociale di UniCredit S.p.A.

ATTESTA

l'insussistenza a suo carico di cause di ineleggibilità, decadenza e incompatibilità, nonché di possedere i requisiti prescritti dalla normativa vigente e dallo Statuto sociale di UniCredit S.p.A. per ricoprire la carica di Sindaco e

DICHIARA

1) di essere iscritto nel Registro dei Revisori Legali E di avere esercitato l'attività di revisione legale dei conti per un periodo non inferiore a tre anni

[iscrizione nel Registro : n. ____________; periodo di esercizio dell'attività: da ______________ (mese/anno) a _________________ (mese/anno)] /

2) in assenza delle condizioni indicate al precedente punto 1, di possedere i requisiti di professionalità di cui all'art. 30 dello Statuto sociale e all'art. 1 del DM 162, in particolare avendo maturato un'esperienza complessiva di almeno un triennio nell'esercizio di una o più delle seguenti attività:

• a) attività professionale di dottore commercialista o di avvocato prestata prevalentemente nei settori bancari, assicurativo e finanziario:

____________________________________________________________________________________

[indicare lo Studio professionale e il periodo di svolgimento]

• b) attività di insegnamento universitario di ruolo in materie aventi ad oggetto - in campo giuridico diritto bancario, commerciale, tributario nonché dei mercati finanziari e - in campo economico/finanziario - tecnica bancaria, economia aziendale, ragioneria, economia del mercato mobiliare, economia dei mercati finanziari e internazionali, finanza aziendale:

_____________________________________________________________________________________ [indicare la materia di insegnamento, l'Università di riferimento e il periodo di svolgimento]

• c) funzioni dirigenziali presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni operanti, oltre che nel settore creditizio, finanziario od assicurativo, in quello della prestazione di servizi di investimento o della gestione collettiva del risparmio, come definite entrambe dal TUF:

_____________________________________________________________________________________ [indicare la funzione svolta, l'ente di riferimento e il periodo di svolgimento]

Con riferimento all'art. 148, comma 3, del TUF e agli artt. 3 e 8 del Codice di Autodisciplina approvato dal Comitato per la Corporate Governance (il "Codice di Autodisciplina delle società quotate")

DICHIARA

di essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dall'art. 148, comma 3, del TUF

e

• di essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dall'art. 3 del Codice di Autodisciplina delle società quotate /
• di NON essere in possesso dei requisiti di indipendenza previsti dall'art. 3 del Codice di Autodisciplina delle società quotate

Il sottoscritto, altresì:

- SI IMPEGNA, in caso di nomina:

• a dedicare il tempo necessario all'efficace espletamento dell'incarico anche avuto riguardo alle indicazioni sull'attività espletata dai Sindaci di UniCredit S.p.A. nel corso del 2018 contenute nella Relazione illustrativa "Nomina del Collegio Sindacale e dei Sindaci supplenti" pubblicata sul sito della Società;
• a non assumere incarichi di amministrazione e controllo presso altre Società oltre i limiti stabiliti dalle disposizioni vigenti;

- SI IMPEGNA a comunicare tempestivamente ad UniCredit S.p.A. ogni modifica a quanto sopra dichiarato e a produrre, su richiesta della Società, la documentazione idonea a confermare la veridicità dei dati dichiarati;

• DICHIARA di aver preso visione dell'informativa qui allegata sull'utilizzo dei dati personali da parte di UniCredit S.p.A. e dei diritti ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati personali - Regolamento (UE) 2016/679.

Data, ___________________ Firma _______________________________

Allegati:

• Curriculum vitae contenente le caratteristiche personali e professionali del candidato
• Elenco degli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti presso altre società
• Informativa sul trattamento e la protezione dei dati personali

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI¹

La seguente informativa ha lo scopo di fornirLe una panoramica dell'utilizzo dei Suoi dati personali da parte di UniCredit S.p.A. e dei Suoi diritti ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Generale sulla Protezione dei dati personali - Regolamento (UE) 2016/679 (qui di seguito anche GDPR).

1. Titolare del trattamento e Responsabile della protezione dei dati

Il Titolare del Trattamento è UniCredit S.p.A., con sede legale presso Piazza Gae Aulenti n. 3, Tower A, 20154 Milano (UniCredit).

Il Responsabile della protezione dei dati (Data Protection Officer - DPO) può essere contattato presso:

UniCredit S.p.A. Data Protection Office, Piazza Gae Aulenti n. 3, Tower A, 20154 Milano, E-mail: Group.DPO@unicredit.eu, PEC: Group.DPO@pec.unicredit.eu.

2. Finalità e base giuridica del trattamento

UniCredit tratta i dati personali in suo possesso, raccolti direttamente presso di Lei, ovvero eventualmente presso le competenti amministrazioni locali, anche al fine di verificare la veridicità degli stessi, per le seguenti finalità:

A. Necessità di adempiere ad obblighi normativi derivanti dalla Sua assunzione della carica di Esponente in UniCredit. Tali obblighi riguardano, fra l'altro, la verifica, in fase di candidatura e nel continuo, della sussistenza dei requisiti di idoneità richiesti dalla legge, dallo Statuto di UniCredit e da disposizioni del Codice di Autodisciplina delle Società quotate, per l'assunzione e il mantenimento della carica o di particolari qualifiche (requisiti di onorabilità e correttezza, professionalità e competenza, indipendenza, time commitment e cumulo di incarichi, rispetto del divieto di interlocking) e per l'applicazione della normativa sulle operazioni con parti correlate nonché per l'adempimento di obblighi previdenziali e fiscali legati al compenso erogato.

Si precisa che alcune delle verifiche indicate comportano il trattamento di dati riferiti ai Suoi familiari² e, pertanto, Le chiediamo di far prendere Loro visione della presente Informativa.

Le necessità sopra rappresentate costituiscono la base giuridica che legittima i relativi trattamenti. Il conferimento dei dati è necessario per dare esecuzione agli obblighi derivanti dalla assunzione della carica di Esponente; in mancanza dei Suoi dati personali UniCredit sarebbe nell'impossibilità di instaurare/proseguire il rapporto o di dare esecuzione allo stesso.

B. Adempimento di obblighi legali e di richieste delle Autorità Pubbliche e/o di Vigilanza riguardanti la necessità di acquisire, comunicare e/o rendere pubbliche - anche nella fase di candidatura precedente l'eventuale assunzione della carica - sul sito www.unicreditgroup.eu e/o in specifici documenti aziendali (ad es. Prospetti / Relazione sul governo societario, Bilancio di esercizio) alcune delle informazioni che La riguardano (ad es. quelle contenute nel Suo curriculum vitae, nell'elenco degli incarichi ricoperti, come richiesto dalle normative vigenti ed in conformità allo Statuto di UniCredit SpA e al Codice di Autodisciplina).

La necessità sopra rappresentate costituiscono la base giuridica che legittima i relativi trattamenti. Il conferimento dei dati è necessario per dare esecuzione agli obblighi di legge, alle richieste delle Autorità nonché per l'assunzione della carica di Esponente in UniCredit; in mancanza dei Suoi dati personali UniCredit sarebbe nell'impossibilità di adempiere agli obblighi di legge e pertanto nell'impossibilità di instaurare il rapporto con Lei.

3. Categorie di dati trattati

UniCredit tratta dati personali raccolti direttamente presso di Lei, ovvero presso terzi (ad esempio le competenti amministrazioni locali), che includono, a titolo esemplificativo dati anagrafici (es. nome, cognome, indirizzo, data e luogo di nascita) dati bancari, informazioni sulla situazione finanziaria (es. situazione patrimoniale, informazioni su relazioni creditizie), cariche detenute e remunerazioni connesse, rapporti di lavoro, rapporti di natura commerciale/professionale.

Tali informazioni possono riguardare sia rapporti esistenti o pregressi con UniCredit che con società del Gruppo UniCredit e soggetti terzi.

¹ Consiglieri, Sindaci e relativi familiari.

²Il perimetro dei familiari è identificato secondo quanto previsto dalle specifiche norme applicabili.

3.1 Dati giudiziari

UniCredit tratta dati giudiziari (vale a dire dati personali relativi alle condanne penali, a reati o a connesse misure di sicurezza, ivi comprese eventuali informazioni su procedimenti in corso) a Lei riferibili per accertare i requisiti soggettivi e di onorabilità e/o i presupposti interdettivi ai fini dell'assunzione della carica di Esponente.

In tali casi il trattamento è necessario per assolvere ad un obbligo legale ovvero per adempiere a richieste delle Autorità Pubbliche o di Vigilanza (a titolo esemplificativo la compilazione del questionario richiesto dalla BCE). Tale necessità rappresenta la base giuridica che legittima i relativi trattamenti. Il conferimento dei dati è necessario per dare esecuzione agli obblighi di legge; in mancanza dei Suoi dati personali UniCredit sarebbe nell'impossibilità di adempiere a quanto previsto dalla normativa e pertanto nell'impossibilità di instaurare il rapporto con Lei.

4. Destinatari o categorie di destinatari dei dati personali

Possono venire a conoscenza dei Suoi dati in qualità di Responsabili del trattamento le persone fisiche e giuridiche di cui all'elenco consultabile presso i locali di UniCredit e sul sito www.unicredit.it, nonché in qualità di persone autorizzate al trattamento dei dati personali, relativamente ai dati necessari allo svolgimento delle mansioni assegnategli, le persone fisiche appartenenti alle seguenti categorie:

• i lavoratori dipendenti o somministrati o tirocinanti addetti alle funzioni di HR, di PL & BS Management/ IAD Budget & Administrative Support/Individual Reports nonché di Group Corporate Affairs di UniCredit, i consulenti e altre persone fisiche occasionalmente addetti a tali funzioni;
• i dipendenti, i lavoratori interinali, gli stagisti ed i consulenti delle società esterne nominate Responsabili.

I dati possono essere comunicati:

• a quei soggetti cui tale comunicazione debba essere effettuata in adempimento di un obbligo previsto dalla legge (a titolo esemplificativo Banca d'Italia e BCE), da un regolamento o dalla normativa comunitaria. Maggiori informazioni al riguardo sono rinvenibili nella sezione "Privacy" del sito web www.unicredit.it;
• alle società appartenenti al Gruppo UniCredit, ovvero controllate o collegate ai sensi dell'art. 2359 c.c. (situate anche all'estero), quando tale comunicazione sia consentita in conseguenza di un provvedimento del Garante della Privacy o di una previsione di legge.

L'elenco dettagliato dei soggetti ai quali i dati possono essere comunicati può essere consultato nella sezione "Privacy" del sito web www.unicredit.it.

5. Trasferimento dei dati verso paesi terzi

UniCredit informa che i dati personali potranno essere traferiti anche in paesi non appartenenti all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo (cd. Paesi Terzi) riconosciuti dalla Commissione Europea aventi un livello adeguato di protezione dei dati personali o, in caso contrario, solo se sia garantito contrattualmente da tutti i fornitori di UniCredit situati nel Paese Terzo un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell'Unione Europea (es. tramite la sottoscrizione delle clausole contrattuali standard previsti dalla Commissione Europea) e che sia sempre assicurato l'esercizio dei diritti degli Interessati. Ulteriori informazioni possono essere richieste scrivendo a Group.DPO@unicredit.eu.

6. Modalità di trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente collegate alle finalità stesse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.

7. Diritti degli interessati

Il GDPR Le attribuisce il diritto di conoscere quali sono i dati che La riguardano in possesso di UniCredit, nonché come vengono utilizzati e di ottenere, quando ne ricorrano i presupposti, la copia, la cancellazione nonché l'aggiornamento, la rettificazione o, se vi è interesse, l'integrazione dei dati nonché in diritto alla portabilità.

7.1 Periodo di conservazione dei dati e diritto alla cancellazione

UniCredit tratta e conserva i Suoi dati personali per la durata della Sua carica sociale, per l'esecuzione degli adempimenti alla stessa inerenti e conseguenti, per il rispetto degli obblighi di legge, contrattuali e regolamentari applicabili, nonché per finalità difensive proprie o di terzi fino alla scadenza del periodo di prescrizione più lungo previsto dalla legge applicabile (i.e. 11 anni) decorrente dalla data di cessazione dalla carica.

Al termine del periodo di conservazione applicabile, i dati personali a Lei riferibili verranno cancellati o conservati in una forma che non consenta la Sua identificazione (es. anonimizzazione irreversibile), a meno che il loro ulteriore trattamento sia necessario per uno o più dei seguenti scopi: i) risoluzione di precontenziosi e/o contenziosi avviati prima della scadenza del periodo di conservazione; ii) per dare seguito ad indagini/ispezioni da parte di funzioni di controllo interno e/o autorità esterne avviati prima della scadenza del periodo di conservazione; iii) per dare seguito a richieste della Pubblica Autorità italiana e/o estera pervenute/notificate ad UniCredit prima della scadenza del periodo di conservazione.

8. Modalità di esercizio dei diritti

L'indirizzo e-mail al quale potrà rivolgersi per l'esercizio dei diritti di cui al precedente paragrafo 7 è il seguente: corporate.law@pec.unicredit.eu.

Il termine per la risposta è un (1) mese, prorogabile di due (2) mesi in casi di particolare complessità; in questi casi, UniCredit fornisce almeno una comunicazione interlocutoria entro un (1) mese. L'esercizio dei diritti è, in linea di principio, gratuito.

9. Reclamo o segnalazione al Garante per la protezione dei dati personali

UniCredit La informa che Lei ha diritto di proporre reclamo ovvero effettuare una segnalazione al Garante per la Protezione dei Dati Personali oppure in alternativa presentare ricorso all'Autorità Giudiziaria. I contatti del Garante per la Protezione dei Dati Personali sono consultabili sul sito web http://www.garanteprivacy.it.