UCB — AGM Information 2013

Mar 26, 2013

Formalités de participation

Pour assister à l'Assemblée, les détenteurs d'actions sont tenus de se conformer aux formalités suivantes:

• (i) Veuillez noter que toutes les dates et les heures mentionnées dans ce document sont des échéances qui ne seront pas prolongées en cas de week-end, de vacances ou pour toute autre raison.
• (ii) Date d'enregistrement: la date d'enregistrement est le 11 avril 2013 à 24h00 au plus tard. Seules les personnes inscrites à titre d'actionnaire à la date et l'heure seront autorisées à assister et à voter à l'Assemblée.
• a. Les détenteurs d'actions au porteur sont tenus de déposer leurs titres au porteur, au plus tard le 11 avril 2013 à 24h00, à l'une des agences de KBC Bank SA. KBC Bank SA certifiera à UCB SA que les titres au porteur ont été déposés. Les titres au porteur seront déposés sur un compte sous forme dématérialisée et ne seront plus restitués sous forme matérielle.
• b. Les détenteurs d'actions nominatives doivent être inscrits à titre d'actionnaire dans le registre des actionnaires d'UCB SA, détenu par Euroclear, au plus tard le 11 avril 2013 à 24h00.
• c. Les détenteurs d'actions dématérialisées doivent, au plus tard le 11 avril 2013 à 24h00, être enregistrés en tant qu'actionnaire sur un compte auprès d'un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation.
• (iii) Intention de participer à l'Assemblée: l'actionnaire doit notifier son intention de participer (en personne ou par procuration), ainsi que le nombre d'actions avec lequel il entend participer à l'Assemblée, au plus tard le 19 avril 2013 à 15h00. Seules les personnes ayant notifié leur intention de participer (en personne ou par procuration) à l'Assemblée à cette date seront autorisées à voter à l'Assemblée.
• a. Les détenteurs d'actions nominatives doivent notifier leur intention de participer à l'Assemblée, au plus tard le 19 avril 2013 à 15h00, à UCB SA (c/o Mme Muriel Le Grelle) ou par e-mail à shareholders.meeting@ucb.com.
• b. Les détenteurs d'actions au porteur et d'actions dématérialisées doivent notifier leur intention de participer à l'Assemblée au plus tard le 19 avril 2013 à 15h00 à l'une des agences de KBC Bank SA. KBC Bank SA en informera UCB SA.
• (iv) Les procurations: les actionnaires sont autorisés à être représentés par des mandataires à l'Assemblée. Les formulaires de procuration approuvés par UCB SA, qui doivent être utilisés pour se faire représenter à l'Assemblée, peuvent être téléchargés à partir du site web d'UCB SA: http://www.ucb.com/investors/calendar/shareholders-meeting-2013. Les actionnaires doivent déposer ces procurations, dûment remplies et signées au plus tard le 19 avril 2013 à 15h00 au siège social d'UCB SA (c/o Mme Muriel Le Grelle) ou par e-mail à shareholders.meeting@ucb.com. (Veuillez noter qu'UCB SA appliquera l'article 547bis, § 2, troisième alinéa du Code Belge des Sociétés, qui l'emporte sur l'article 36 des statuts coordonnés d'UCB SA). Des copies de fax (02/559 98 00) et e-mail sont autorisées, à condition que le mandataire délivre l'original au plus tard à la date de l'Assemblée. A défaut de se conformer à ces exigences, UCB SA ne reconnaîtra pas les pouvoirs du mandataire.
• (v) Les points ou les résolutions proposés par les actionnaires doivent être transmis par écrit via l'adresse mail d'UCB SA: shareholders.meeting@ucb.com au plus tard le 3 avril 2013 à 15h00. Un ordre du jour modifié sera, si applicable, publié le 10 avril 2013. De plus amples informations sur ces droits se trouvent sur http://www.ucb.com/investors/calendar/shareholders-meeting-2013.
• (vi) Les questions doivent être envoyées à shareholders.meeting@ucb.com au plus tard le 19 avril 2013 à 15h00. De plus amples informations à ce sujet sont disponibles sur http://www.ucb.com/investors/calendar/shareholders-meeting-2013.
• (vii) Les détenteurs d'obligations et warrants émis par UCB SA peuvent assister à l'Assemblée à titre consultatif et sont soumis aux mêmes exigences de présence que celles applicables aux actionnaires.
• (viii) Afin d'assister à l'Assemblée, les détenteurs de titres et les porteurs de procuration doivent prouver leur identité et les représentants de personnes morales devront remettre les documents établissant leur identité et leur pouvoir de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de la réunion.
• (ix) A compter de la date de publication de cette convocation, les documents qui seront soumis à l'Assemblée, l'ordre du jour (modifié), et les formulaires de procuration (modifiés) seront disponibles sur http://www.ucb.com/investors/calendar/shareholders-meeting-2013 et pourront être examinés par chaque détenteur d'actions au siège social d'UCB SA.