Tesmec

Proxy Solicitation & Information Statement • Mar 6, 2019

ATTESTAZIONE DEL DELEGATO IN CASO DI CONSEGNA O TRASMISSIONE DI COPIA DELLA DELEGA

Io sottoscritto ____________________________________________________________________

__________________________________________________________________________ , in qualità di delegato/sostituto del delegato alla partecipazione all'assemblea di TESMEC S.p.A. ("TESMEC" o "Società"), che si terrà il giorno 16 aprile 2019, alle ore 14:30, presso la sede operativa della Società in Grassobbio (BG), Via Zanica, 17/O, in unica convocazione, sotto mia responsabilità, ai sensi e per gli effetti dell'art. 135-novies, comma 5, del D. Lgs. n. 58/1998 ("TUF")

ATTESTO

(i) la conformità all'originale della copia della delega per la partecipazione nella predetta assemblea consegnata / trasmessa a TESMEC; e (ii) l'identità del delegante __________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Prendo atto che, ai sensi dell'art. 135-novies, comma 5, del TUF, il delegato conserva l'originale della delega e tiene traccia delle istruzioni di voto eventualmente ricevute per un anno a decorrere dalla conclusione dei lavori assembleari.

______________________ _______________________

Data e luogo Firma del delegato

1

2 .

¹ Indicare nome, cognome ovvero ragione sociale, codice fiscale ovvero partita IVA, indirizzo completo del domicilio o della sede legale del delegato, o del sostituto del delegato.

² Indicare nome, cognome ovvero ragione sociale (così come appare nella comunicazione per l'intervento in assemblea di cui all'art. 83-sexies del TUF), codice fiscale ovvero partita IVA, indirizzo completo del domicilio o della sede legale del delegante.

Informativa ai fini privacy ai sensi dell'art. 13 Reg. UE n. 679/2016

Egregio Signore, Gentile Signora,

ai sensi dell'art. 13 Reg. Ue 679/2016 (in seguito "GDPR"), nonché in relazione ai dati personali che Lei ci ha fornito e che eventualmente ci fornirà mediante la compilazione della modulistica inerente la partecipazione all'Assemblea del 16/04/2019 e le formalità di voto, la società Tesmec S.p.A., con sede legale in Milano, Piazza S. Ambrogio n.16, codice fiscale e partita iva: 10227100152, in persona del legale rappresentante p.t. Ing. Paolo Mosconi, in qualità di titolare del trattamento (in seguito "Titolare"), desidera informarLa di quanto segue:

1. Oggetto del Trattamento:

Il Titolare tratta i seguenti dati personali (in seguito "Dati"):

• identificativi: ossia i dati personali che permettono l'identificazione diretta dell'interessato (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo: nome, cognome, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari etc);
• relativi ai rapporti giuridici in essere con Tesmec S.p.A. per esercitare il diritto di voto in Assemblea.

I Dati sono forniti direttamente dall'interessato.

2. Finalità del trattamento:

I Suoi Dati sono trattati in modo lecito e secondo correttezza per le seguenti finalità:

A. Esercizio del diritto di voto e formalità connesse;

B. Esecuzione e gestione amministrativa ed organizzativa dell'Assemblea;

C. Adempimento degli obblighi di legge connessi al rapporto giuridico in essere;

3. Modalità del trattamento:

Il trattamento dei Suoi Dati è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all'art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, strutturazione, conservazione, adattamento o modifica, estrazione, consultazione, uso, comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, raffronto o interconnessione, limitazione, cancellazione o distruzione dei dati.

I Suoi Dati sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico e/o automatizzato, nonché inseriti nelle pertinenti banche dati cui potranno accedere e, quindi, venirne a conoscenza, gli addetti ed i responsabili designati e/o autorizzati dal Titolare, i quali potranno effettuare operazioni di consultazione, utilizzo, elaborazione, raffronto ed ogni altra opportuna operazione anche automatizzata nel rispetto delle disposizioni di legge necessarie a garantire, tra l'altro, la riservatezza e la sicurezza dei dati nonché l'esattezza, l'aggiornamento e la pertinenza dei dati nel rispetto alle finalità dichiarate.

Non è previsto il trattamento di Dati di soggetti minorenni.

4. Periodo di conservazione dei Dati:

Il Titolare conserva i Dati nel rispetto delle leggi locali e delle politiche e procedure aziendali interne per il tempo necessario allo scopo di adempiere le finalità di cui sopra e soddisfare i propri legittimi interessi commerciali, obblighi giuridici ovvero per stabilire, esercitare o difendere diritti legali. Esaurita la necessità di conservazione dei Dati per detti scopi, i medesimi saranno eliminati in maniera sicura. Per maggiori informazioni sulla politica sulla conservazione dei documenti, è possibile consultare la data retention policy sui Dati personali di Tesmec S.p.A. sul sito http://www.tesmec.com/it/privacy.html.

5. Base giuridica del trattamento:

Il trattamento dei predetti Dati è necessario all'esecuzione del Suo rapporto contrattuale con il Titolare e si fonda sul titolo giuridico relativo alle azioni o delega all'esercizio dei diritti da esso nascenti in nome e per conto del titolare.

6. Accesso ai Dati:

I Suoi Dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra descritte:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di responsabili del trattamento e/o persone autorizzate al trattamento/incaricati del trattamento e/o amministratori di sistema;
• ai soggetti collegati al Titolare per la gestione dei rapporti con gli azionisti;
• a società terze o altri soggetti (a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, studi professionali, consulenti, studi per la rendicontazione provvigionale e i relativi adempimenti previdenziali etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento, tra cui i fornitori o i soggetti incaricati di eseguire servizi accessori o strumentali alle finalità sopra indicate, con cui il Titolare stipuli appositi accordi.

Il Titolare si riserva inoltre la facoltà di rendere accessibili i dati personali ad alcune terze parti, fra cui: provider IT per finalità di sviluppo di sistemi e assistenza tecnica; revisori e consulenti per accertare la conformità ai requisiti esterni e interni; enti, agenzie e/o Autorità preposte all'applicazione della legge, parti in causa, per l'adempimento di obblighi giuridici di informativa; eventuali successori o partner commerciali del Titolare, in caso di vendita, cessione o altre operazioni straordinarie; forze di polizia, forze armate ed altre amministrazioni pubbliche per l'adempimento di obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.

Nel caso in cui detti soggetti siano stabiliti in Paesi extra-UE il Titolare assicura che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea, come previsto al successivo articolo.

7. Trasferimento Dati:

I Dati sono conservati su server e strumenti di archiviazione ubicati all'interno dell'Unione Europea. Resta in ogni caso inteso che il Titolare, ove si rendesse necessario, ha la facoltà di trasferire i dati anche in Paesi non appartenenti all'Unione Europea o allo Spazio Economico Europeo riconosciuti dalla Commissione Europea e che garantiscano un livello adeguato di protezione dei dati personali ovvero, in caso contrario, solo se sia garantito contrattualmente un livello di protezione dei dati personali adeguato rispetto a quello dell'Unione Europea e sia assicurato l'esercizio dei diritti degli interessati. In tal caso, il Titolare assicura sin d'ora che il trasferimento dei Dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Il Titolare applicherà ai predetti trasferimenti tutte le tutele necessarie ai sensi della vigente normativa in materia di privacy.

8. Natura del conferimento dei Dati e conseguenze della mancata comunicazione dei Dati:

Il conferimento dei Dati per le finalità sopra indicate è obbligatorio. In loro assenza non potremo dar corso ai rapporti contrattuali medesimi e agli obblighi di legge.

9. Diritti dell'interessato:

Nella Sua qualità di interessato, Lei ha i diritti di cui agli artt. 13, comma 2, lettere b), c) e d), 15, 16, 17, 18, 19 e 21 GDPR e precisamente i diritti di:

• ottenere la conferma dell'esistenza o meno di Dati che La riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei Dati (qualora non siano stati ottenuti presso

l'interessato); b) delle finalità e modalità del trattamento, nonché della relativa base giuridica; c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del Titolare, del Responsabile della protezione dei dati e del rappresentante eventualmente designato ai sensi dell'art. 13, comma 1, GDPR; e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i Dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentanti designati nel territorio dello Stato e di responsabili;

• ottenere: a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei Dati; b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati personali trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati personali sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento dei Dati che La riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16 21 GDPR (Diritto di rettifica, diritto all'oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione), nonché il diritto di reclamo all'Autorità Garante (i contatti del Garante per la Protezione dei Dati Personali sono consultabili sul sito www.garanteprivacy.it);
• revocare in qualsiasi momento il proprio consenso eventualmente prestato.

Per quanto attiene al diritto alla portabilità dei dati, l'interessato può chiedere di ricevere o trasferire i propri dati personali in possesso del Titolare in un formato strutturato di uso comune e leggibile, per ulteriori usi personali ovvero per fornirli ad altri titolari del trattamento.

Con riferimento al rapporto contrattuale, in termini generali i dati che possono essere oggetto di portabilità sono i dati anagrafici e di contatto.

10. Modalità di esercizio dei diritti:

Lei potrà in qualsiasi momento esercitare i diritti o formulare una richiesta inviando una raccomandata a.r. a Tesmec S.p.A., Via Zanica n.17/O, 24050 Grassobbio (BG), ovvero una e-mail all'indirizzo info@tesmec.com.

Il termine per la risposta è di un mese. Il predetto termine può essere prorogato di due mesi in casi particolarmente complessi: ove ciò si verificasse, entro un mese il Titolare fornirà una comunicazione relativa ai motivi della proroga.

Il Titolare ha il diritto di richiedere le informazioni necessarie per l'identificazione del richiedente.

In termini generali l'esercizio dei diritti è gratuito, salvo il caso di richieste manifestamente infondate o eccessive, per cui Il Titolare può riservarsi la facoltà di richiedere all'interessato un ragionevole contributo spese basato sui costi amministrativi da sostenere.

11. Titolare, Responsabile della protezione dei dati e Responsabili del trattamento:

Il Titolare del trattamento è la società Tesmec S.p.A. con sede legale in Milano alla Piazza S. Ambrogio n.16, codice fiscale e partita iva: 10227100152, in persona del legale rappresentante p.t. Ing. Paolo Mosconi.

L'elenco delle categorie dei Responsabili del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare.