Syn — Proxy Solicitation & Information Statement 2023

Mar 3, 2023

Aðalfundur Sýnar hf. 2023

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 17. mars 2023 kl. 10:00. Fundurinn verður rafrænn og honum streymt frá Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, en hluthafar sem það kjósa eru jafnframt velkomnir á fundarstað.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun um hvemig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2022.
4. Tillaga um lækku hlutafjár með innlausn (ögildingu) eigin hluta félagsins í framhaldi af kaupum á eigin hlutum.

5. Tillaga um breytingu á sambykktum félagsins og um heimild til kaupa á eigin hlutum (sem getið verður í viðauka við sambykktirnar):
   a) Breytingar á fyrirkomulagi boðunar og framkvæmd aðal- og hluthafafunda.
   b) Að heimila félaginu kaup á eigin hlutum, sem verður viðauki við sambykktirnar.

6. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.

7. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
8. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.
9. Kosning stjórnar félagsins.
10. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningamefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningamefndar.
11. Kosning endurskoðenda félagsins.
12. Önnur mál löglega upp borin.

Upplýsingar fyrir hluthafa:

Heildarfjöldi hluta í félaginu er 268.376.962 hlutir og jafn mörg atkvæði.

Aðrar upplýsingar:

Stjórn Sýnar hf. hefur ákveði að aðalfundurinn verði rafrænn, þe. hluthafar munu taka þátt í fundinum með rafrænum hætti gegnum aðalfundarkerfi Lumi AGM. Rafræn þátttaka mun þvíjafngilda mætingu á fundinn og veita þátttöku í honum að öðru leyti.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á að sækja fundinn, hvort sem þeir ætla að mæta á fundarstað eða fylgjast með fundinum í vefstretmi, þurfa að skrá sig til að nálgast aðgangsupplýsingar á vefsvæðinu: www.lumiconnect.com/meeting/syn2023.

Skráning fer eingöngu fram með þessum rafræna hætti. Hluthafar eru beðnir um að skrá sig tilmanlega á fundinn og eigi síðar en kl. 16:00 þann 16. mars 2023, daginn fyrir fundardag. Þar sem ekki er hægt að tryggja aðgang að fundinum berist skráning eftir þann tíma, auk þess sem atkvæðisréttur á fundinum miðast við fjölda hluta á því tímarmark.

Þeir sem skrá sig til fundar með rafrænum hætti fá aðgang að streymi af fundinum, geta kosið rafrænt og borir upp skriflegar spumingar. Atkvæðagreiðsla á fundinum mun eingöngu fara fram í gegnum aðalfundakerfi Lumi AGM. Allir hluthafar, hvort sem þeir mæta til fundarins á fundarstað eða taka þátt með rafrænum hætti, geta greitt atkvæði í gegnum vefslöð Lumi AGM á tölvu eða spjaldtölvu. Nánari

upplýsingar um skráningu á fundinn og rafræna þátttöku verður að finna á heimasíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur.

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt eða rafrænt umboð og skal það dagsett. Umboðum skal skila við skráningu á fundinn á slöðinni: www.lumiconnect.com/meeting/syn2023.

Endanleg dagskrá og tillögur stjórnar eru birtar í kauphöll samhliða fundarboði þessu.

Hluthafar eiga rétt á að leggja fram mál eða ályktunartillögur fyrir fundinn ef gerð hefur verið skrifleg eða rafræna krafa um það eigi síðar en 10 dögum fyrir fund, þe. fyrir kl. 10:00 þriðjudaginn 7. mars 2023. Hafí hluthafar krafist þess að tiltekið mál eða ályktun verði tekið fyrir verða endanleg dagskrá og tillögur uppfærðar á vef félagsins eigi síðar en þremur dögum fyrir aðalfundinn. Hægt er að senda tillögur, ályktanir eða spumingar fyrir fundinn á netfangið adalfundur@syn.is. Skjöl og tillögur sem lagðar verða fyrir aðalfund verður að finna á vefsíðu félagsins syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt að mestu leyti á íslensku.

Sérstök tilnefningamefnd hefur verið að stöðrum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningamefndar. Hluthafar og aðrir sem óska eftir tilnefningu nefndarinnar til framboð til stjórnar að aðalfundi félagsins hafa átt þess kost að koma áhuga sínum og eftir atvikum framboði á framfæri við nefndina. Skýrsla tilnefningamefndar er send kauphöll samhliða fundarboði þessu. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningamefnd

til að eftirfarandi frambjöðendur, í staðfrýsörð, verði kosnir í aðalstjórn félagsins á aðalfundi: Hákon Sigurðsson, Páll Gíslason, Jón Skaftason, Rannveig Eir Einarsdóttir, Salome Guðmundsdóttir. Þá leggur nefndin til að eftirtaldir frambjöðendur, í staðfrýsörð, verði kosnir í varastjórn félagsins: Daði Kristjánsson, Ingibjörg Ásdis Ragnarsdóttir.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnst fimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr. a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 10 sunnudaginn 12. mars 2023. Framboð skulu berast á netfangið: hluthafar@syn.is.

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningamefndar gefst hluthöfum tækifæri til að kjósa tvn af þremur fulltrúum í tilnefningamefnd. Framboðsfrestur til tilnefningamefndar er til kl. 10:00 sunnudaginn 12. mars 2023 og ber að skila framboðum á netfangið: hluthafar@syn.is.

Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningamefndarfulltrúanna.

Endanlegar upplýsingar um frambjöðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund.

Allar nánari upplýsingar verður að finna á heimasíðu félagsins syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Aðalfundur og helstu fundargögn verða á íslensku.

Stjórn Sýnar hf.

Sýn hf. Suðurlandsbraut 8 108 Reykjavík Sími 599 9000 Kennitala: 470905-1740