Syn — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Mar 4, 2022

Aðalfundur Sýnar hf.

Aðalfundur Sýnar hf. verður haldinn föstudaginn 18. mars 2022 kl. 15:00. Fundurinn verður rafrænn og honum streymt frá Suðurlandsbraut 8, 108 Reykjavík, en hluthafar sem það kjósa eru jafnframt velkomnir á fundarstað.

Dagskrá fundarins:

1. Skýrsla stjórnar félagsins um starfsemi þess á liðnu starfsári.
2. Ársreikningur félagsins fyrir liðið starfsár lagður fram til staðfestingar.
3. Ákvörðun um hvemig skuli fara með afkomu félagsins á reikningsárinu 2021.
4. Tillaga um lækkun hlutafjár vegna kaupa á eigin hlutum.
5. Tillaga um breytingar á samþykktum félagsins, sem felur í sér:
   a) Að lækkka hlutafé félagsins vegna kaupa á eigin hlutum.
   b) Að heimila félaginu kaup á eigin hlutum, sem verður viðauki við samþykktimar.
6. Tillaga um stefnu um arðgreiðslur og/eða endurkaup eigin hluta.
7. Tillaga um starfskjarastefnu félagsins.
8. Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna fyrir komandi starfsár.
9. Kosning stjórnar félagsins.
10. Kosning tveggja fulltrúa í tilnefningamefnd félagsins í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningamefndar.
11. Kosning endurskoðenda félagsins.
12. Önnur mál löglega upp borin.

Aðrar upplýsingar:

Stjórn Sýnar hf. hefur álveðið að aðalfundurinn verði rafrænn, þ.e. hluthafar munu taka þátt í fundinum með rafrænum hætti gegnum aðalfundarkerfi Lumi AGM. Rafræn þátttaka mun því jafngilda mætingu á fundinn og veita þátttöku í honum að öðru leyti.

Hluthafar eða umboðsmenn hluthafa sem hafa hug á að sækja fundinn, hvort sem þeir ætla að mæta á fundarstað eða fylgjast með fundinum í vefstregmi, þurfa að skrá sig til að nálgast aðgangsupplýsingar á vefsvæðinu: lumiconnect.com/meeting/syn. Skráning fer eingöngu fram með þessum rafræna hætti. Hluthafar eru beðnir um að skrá sig tímanlega á fundinn og eigi síðar en kl. 18:00 þann 17. mars 2022, daginn fyrir fundardag, þar sem ekki er hægt að tryggja aðgang að fundinum berist skráning eftir þann tíma.

Þeir sem skrá sig til fundar með rafrænum hætti fá aðgang að stregmi af fundinum, geta kosið rafrænt og borir upp skriflegar spumingar. Atkvaðagreiðsla á fundinum mun eingöngu fara fram í gegnum aðalfundakerfi Lumi AGM. Allir hluthafar, hvort sem þeir mæta til fundarins á fundarstað eða taka þátt með rafrænum hætti, geta greitt atkvaði í gegnum vefslóð Lumi AGM á tölvu eða spjaldtölvu. Nánari upplýsingar um skráningu á fundinn og rafræna þátttöku verður að finna á heimasíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur

Hluthafi getur látið umboðsmann sækja hluthafafund fyrir sína hönd. Umboðsmaður skal leggja fram skriflegt eða rafrænt umboð og skal það dagsett. Umboðum skal skila við skráningu á fundinn á slöðinni: lumiconnect.com/meeting/syn

Endanleg dagskrá og tillögur stjórnar eru birtar í kauphöll samhliða fundarboði þessu.

Skjöl og tillögur sem lagðar verða fyrir aðalfund verður að finna á vefsíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Fundurinn fer fram á íslensku og verða fundargögn jafnframt að mestu leyti á íslensku.

Endanleg dagskrá og tillögur verða birtar tveimur víkum fyrir fundinn.

Sérstök tilnefningamefnd hefur verið að stöðrum í samræmi við starfsreglur stjórnar og tilnefningamefndar. Með fyrirvara um að stjórn staðfesti lögmæti hlutaðeigandi framboða leggur tilnefningamefnd til að eftirfarandi frambjóðendur, í staðfröfsrð, verði kosnir í aðalstjórn félagsins á aðalfundi: Hjörleifur Pálsson, Magnús Geir Þórðarson, Páll Gíslason, Petrea Ingleif Guðmundsdóttir og Sesselía Birgisdóttir. Jafnframt leggur nefndin til að þau Óli Rúnar Jónsson og Salóme Guðmundsdóttir verði kjörin til setu í varastjórn.

Eftir sem áður er unnt að tilkynna um framboð til stjórnar skriflega minnstfimm sólarhringum fyrir aðalfund, sbr. 63. gr.a. hlutafélagalaga nr. 2/1995 eða fyrir kl. 15 sunnudaginn 13. mars 2022. Framboð skulu berast á netfangið: tilnefningamefnd@syn.is

Í samræmi við starfsreglur stjórnar og starfsreglur tilnefningamefndar gefst hluthöfum tækifæri til að kjósa tvo af þremur fulltrúum í tilnefningamefnd. Framboðsfrestur til tilnefningamefndar er til kl. 15 sunnudaginn 13. mars 2021 og ber að skila framboðum á netfangið: tilnefningamefnd@syn.is. Reglur um stjórnarkjör gilda eftir því sem við getur átt um kosningu tilnefningamefndarfulltrúanna.

Endanlegar upplýsingar um frambjóðendur til stjórnar verða birtar eigi síðar en tveimur dögum fyrir aðalfund. Allar nánari upplýsingar verður að finna á heimasíðu félagsins: syn.is/fjarfestatengsl/adalfundur. Aðalfundur og helstu fundargögn verða á íslensku.

Stjórn Sýnar hf.

Sýn hf. Suðurlandsbraut 8 108 Reykjavík Sími 599 9000 Kennitala: 470905-1740